淺談煤礦基本建設項目檔案的收集問題

馬松梅

基本建設項目檔案工作，是項目建設的重要組成部分，是一項重要的基礎性工作。項目檔案是指建設項目從醞釀、決策到竣工投產全過程中形成的、具有保存價值的各種形式和載體的全部歷史記錄。項目檔案的形成單位涉及地質勘探、設計、施工、監理、建設等單位，每個單項工程和單位工程都涉及到投招標、簽訂合同、施工組織設計、設計變更及環保、安全方面的措施等程序。一個工程項目往往需要幾年、甚至十幾年才能竣工運行。由此可見，項目檔案涉及的面廣、單位多、周期長的特點，會給項目檔案的收集工作帶來很大的困難。煤礦建設項目大多是地下作業、隱蔽工程，有其特殊性，項目檔案也有其特殊性。

近年來，煤炭行業隨著國家社會經濟的快速發展，煤炭產量也在逐年增長，一大批安全高效的現代化礦井需要改擴建。與之相適應，煤礦建設項目檔案工作面臨著前所未有的繁重任務。對檔案工作而言，收集工作是檔案管理工作的首要環節，收集工作做不好，何談做好歸檔整理工作，歸檔不齊全、完整，就很難做好檔案的利用工作，檔案工作也就失去了意義。特別是煤礦項目檔案，有很多地質勘探和隱蔽工程項目，如果檔案不齊全完整，會給以后維修和再建帶來很多的安全隱患。因此，項目檔案的收集工作具有非常重要的歷史意義。

在煤礦基建項目檔案工作過程中，特別是在收集中，我發現還存在著很多的問題。

一、不重視，建設單位沒有把檔案工作納入項目建設管理領導程序

建設單位在項目工程建設初期，根本就沒考慮檔案工作，直到若干年后，項目建設進入中后期，才來關注檔案的驗收問題。煤礦建設項目檔案涉及地質勘探、土建、礦建、設備安裝等專業，技術要求高、工作量大，單項工程、單位工程眾多，所以，對檔案工作人員的專業水平要求更高，檔案工作人員不僅要有檔案管理的專業知識，還應有一定的礦井專業知識。領導不重視，檔案工作人員無法參與項目工程的全過程，不能及時掌握施工過程中的更改、變化，不能及時了解工程狀況，更不能及時收集已竣工的單位工程項目檔案資料。特別是立項、審批、征地、合同、招投標等前期文件材料，如收集不齊全，等多年后整個工程項目竣工驗收時再尋找補救，是很難補齊全的，而且往往得不到原件。

二、施工單位沒有配備專職的檔案工作人員，施工資料不能及時整理到位

施工單位一般是工程技術人員兼職，負責施工資料的收集和整理工作，他們往往沒有經過檔案管理工作的培訓，對一些檔案整理的標準并不熟悉，需要檔案工作人員及時指導。由于檔案人員無法介入，所以在施工過程中產生的大量原始記錄和施工變更單只能隨便堆積，工程技術人員很難保證有時間去收集、整理，再加上項目工程周期長，資料不隨時整理，時間久了很容易丟失、損壞。致使后期竣工驗收時，出現了大量的缺失和復印件現象，嚴重影響了項目檔案的質量。

三、大型設備開箱驗收，檔案工作人員不能及時介入，大型設備檔案不能及時歸檔

建設單位購置的一些大型的設備，在開箱驗收時沒有檔案人員參加，開箱驗收資料，如使用說明書、設備廠家圖紙等，一般存放在設備或機電科，也沒有經過系統整理，為了方便自己用往往不愿移交檔案部門，所以很容易損壞或丟失，使用時也不容易查找，給以后設備的檢修帶來很多的麻煩。

四、隱蔽工程資料、電子檔案不齊全為今后的生產、維修帶來隱患

由于一些領導和工程技術人員在前期施工時，沒有檔案意識，致使一些隱蔽工程沒有留下錄像、照片等電子檔案，今后如果沒有出現問題還好，一旦出現問題，會給維修工作帶來難以想象的困難。

五、竣工驗收資料裝訂不規范，影響了歸檔質量

建設項目所形成的全部項目文件材料，在歸檔前應根據國家有關規定，并按檔案管理的要求，由文件材料形成單位進行整理，然后移交建設單位檔案部門歸檔管理。

由于施工單位的竣工資料都是技術人員整理，所以他們對檔案整理的一些要求和標準并不很清楚，在裝訂時為了結實會用很多的大的釘子或鐵絲，在移交時才知道歸檔的檔案是不允許有釘子或鐵絲出現，然后再想辦法拆除，既浪費時間又破壞了歸檔資料的整體美觀。

針對以上煤礦項目檔案的一些特點和具體工作中出現的問題，我想談談自己的一些看法和建議。

一、提高認識，加強領導，增強責任意識做好煤礦基建項目檔案的基礎工作

要做好基建項目檔案工作，首先要解決認識問題。項目檔案是指導并檢查建設項目的決策是否科學、合理的重要依據，是工程項目審計稽查的基礎資料和主要依據，為工程項目的投產運行、竣工驗收及投產后制定生產計劃、指導安全生產搶險救災、設備維護、事故處理、技術改造等提供全面可靠的信息和憑證，是依法生產經營、維護合法權益的最有效的法律依據。

基建項目建設單位的各級領導必須充分認識到項目檔案的重要性、專業性、復雜性，積極支持項目檔案的收集、歸檔、管理工作，樹立牢固的責任意識，只有這樣，做好檔案工作才能有保障。

二、嚴格規章制度，完善控制措施，保證項目檔案的齊全、完整、準確、系統

根據國家法規、政策，結合自己的特點和實際情況制定相應的指導性文件和規章制度。項目建設單位應將項目檔案工作納入項目建設管理程序，與項目建設實行同步管理，建立項目檔案工作領導責任制和崗位責任制。從前期工作開始，就將檔案工作納入項目建設管理計劃和工作程序，明確工作職責，制定規章制度和業務規范，并與經濟利益掛鉤，納入考核體系。實行以建設單位為檔案管理核心，以設計、施工單位為檔案管理主體，以監理單位為重要手段，實施事前介入、事中控制、事后驗收的全過程管理模式。將檔案工作納入合同管理，實行檔案不驗收合格不能結算。只有這樣，才能更有效地保證項目檔案的齊全、完整、準確、系統。

三、加強施工單位文件材料的管理，提高竣工驗收資料和竣工圖的質量標準

施工單位應配備專職的檔案工作人員，及時收集、整理施工過程中產生的大量文件材料，及時留存原件。項目檔案收集工作應與項目建設同步進行。設計審批完成后及時向檔案部門移交設計基礎資料，每一階段工程完成后及時移交竣工驗收資料。施工單位、監理單位應根據工程實際情況和行業規定、標準以及合同規定的要求編制項目驗收資料和竣工圖。上級檔案管理部門和項目主管部門要加強對項目建設單位檔案工作的監督和指導，以保證項目檔案的歸檔質量。

四、建設單位做好大型設備的開箱驗收和隨機資料的收集和歸檔工作

購置大型設備到貨開箱時，要有檔案人員在現場，及時移交隨機資料，凡是引進技術，設備文件應首先登記歸檔，再行譯校、復制和分發。由于工程項目施工過程中會購置大量的設備，所以要配備專人管理設備檔案，以便能及時做好設備檔案的收集、整理、歸檔工作。

五、積極做好財務、器材管理文件的收集工作

在工程項目施工過程中還會產生大量的財務、器材管理文件，如財務計劃、工程預決算等等。財務管理單位應負責收集、積累所承建項目器材供應及財務管理中形成的文件材料，工程項目竣工后應及時向檔案部門移交。

六、努力做好特殊載體檔案的收集工作

工程項目前期施工過程中會有很多隱蔽工程，不但會有大量的文字資料，還會有大量的音像資料。這都需要及時收集歸檔，以備今后生產維修之用。另外，現在我們已經進入信息化時代，在項目工程前期工作中會產生大量的電子檔案，檔案部門要參與施工過程，才能及時收集到，否則很容易丟失。

總之，煤礦基本建設項目檔案工作質量，不僅關系當前，更是利益百年，要想做好項目檔案的歸檔管理工作，必須協調好各環節關系，積極努力細致地做好項目檔案的收集工作，只有這樣，才能保證煤礦基建項目檔案齊全、完整、準確、系統。endprint