焦港閘工程建設(shè)檔案管理

鄔霞軍

該文結(jié)合焦港閘工程建設(shè)，分析了工程建設(shè)中在檔案管理方面采取的系列措施，總結(jié)了建設(shè)水利工程檔案的作用和意義，為同類工程施工提供了借鑒。

焦港閘工程是利用連申線（通榆河南延）結(jié)合送水工程的重要組成部分，通過改造焦港閘工程能提高焦港閘防洪標(biāo)準(zhǔn)，增加焦港閘引排水能力，充分發(fā)揮連申線輸水功能，緩解蘇北沿海地區(qū)用水矛盾。該工程總投資7677萬元，該工程于2012年10月30日通過完工驗(yàn)收并投入使用。

在焦港閘工程建設(shè)過程中，建設(shè)單位在強(qiáng)化質(zhì)量、安全管理的同時，充分認(rèn)識到做好工程建設(shè)檔案管理工作的重要性，扎實(shí)做好焦港閘工程建設(shè)管理的檔案管理工作。焦港閘工程建設(shè)檔案于2013年10月通過水利廳組織的專項(xiàng)驗(yàn)收，并達(dá)到“優(yōu)良”等級。為能做好工程建設(shè)檔案管理工作，焦港閘工程建設(shè)處主要從以下幾個方面入手：

一、目標(biāo)明確， 分級管理

焦港閘工程建設(shè)一開始，工程建設(shè)處就將檔案工作納入工程建設(shè)的重要組成部分，提出“創(chuàng)優(yōu)良工程、建精品檔案”的工作要求，明確以“優(yōu)良”等級為檔案管理目標(biāo)，要求各參建單位在工程竣工時提交完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的工程檔案資料。按照“統(tǒng)一管理、分級管理”的原則，焦港閘工程檔案管理實(shí)行三級管理。工程建設(shè)處要求各參建單位建立健全檔案工作制度，完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，建立自上而下的檔案責(zé)任網(wǎng)絡(luò)，明確檔案負(fù)責(zé)人、分管責(zé)任人和檔案員，形成各級部門和有關(guān)人員各盡其責(zé)，各司其職的工作制度。

二、制定制度，有序分類

建立健全檔案管理制度是檔案管理工作的重要保障，根據(jù)焦港閘工程的實(shí)際情況，焦港閘工程建設(shè)處制定了《焦港閘工程檔案管理規(guī)定實(shí)施細(xì)則》，建立焦港閘工程檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理，并按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)實(shí)現(xiàn)檔案編制、收集、整理、編目、保管、利用等，以保證檔案管理各項(xiàng)工作有章可循。

為保證焦港閘工程檔案管理工作制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，建設(shè)處結(jié)合工程檔案管理工作的實(shí)際情況，制定了《焦港閘檔案分類方案》，在檔案整編過程中，對檔案分類、歸檔格式、歸檔范圍、保管期限提出詳細(xì)、具體的要求。

三、收集齊全，規(guī)范整理

焦港閘工程形成的文件材料涉及面廣，涵蓋工程立項(xiàng)、審批、核準(zhǔn)、前期準(zhǔn)備、建設(shè)、采購、試運(yùn)行、驗(yàn)收、移交的全過程；涉及部門和人員多，共涉及業(yè)主、設(shè)計、監(jiān)理、質(zhì)監(jiān)、施工、政府等多個單位；經(jīng)歷時間長。整個項(xiàng)目文件收集時間從2010年3月至2013年8月，歷時經(jīng)四年。該文原載于中國社會科學(xué)院文獻(xiàn)信息中心主辦的《環(huán)球市場信息導(dǎo)報》雜志http：//www.ems86.com總第535期2014年第03期-----轉(zhuǎn)載須注名來源整個焦港閘檔案管理工作內(nèi)容繁雜，稍有疏忽就有遺漏。為了能保證檔案資料收整齊全、完整，檔案管理人員首先了解水利工程建設(shè)的基本建設(shè)程序，掌握每一階段工作中需要形成哪些檔案資料、對每種資料的內(nèi)容、數(shù)量做到心中有數(shù)。對于焦港閘工程檔案的收集我們采取分階階段收集，盡力避免檔案原始材料的散失，保證工程檔案資料的連續(xù)性、完整性。

四 、加強(qiáng)培訓(xùn)，提高水平

在焦港閘工程建設(shè)檔案管理工作方面，我們提高焦港閘工程檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，加強(qiáng)對檔案管理工作人員的專業(yè)培訓(xùn)，充分發(fā)揮檔案管理工作人員的積極性、創(chuàng)造性。檔案管理工作人員在工作中做到主動、熱情、耐心、周到、及時，具有高度的責(zé)任感和事業(yè)心。

為實(shí)現(xiàn)檔案資料的數(shù)據(jù)化管理和網(wǎng)絡(luò)化的報送、傳遞，為水利工程建設(shè)和管理者提供方便、快捷、高效的檔案服務(wù)，滿足水利工程建設(shè)者多方面、多區(qū)域利用檔案資料的需求。我們要求檔案管理工作人員要不斷更新觀念，加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，拓寬知識面，掌握檔案業(yè)務(wù)知識，更要加強(qiáng)對水利專業(yè)知識的學(xué)習(xí)，精通與水利工程相關(guān)的一些專業(yè)知識，還要認(rèn)真學(xué)習(xí)執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》，樹立法制觀念，在工作中做到“三懂”即懂業(yè)務(wù)，懂法規(guī)，懂有關(guān)規(guī)章制度，不斷提高自身的綜合素質(zhì)，切實(shí)擔(dān)負(fù)起水利檔案的管理責(zé)任。

為止，工程建設(shè)處邀請省水利廳檔案專家到工地現(xiàn)場培訓(xùn)授課進(jìn)行工作指導(dǎo)，組織各參建單位檔案人員參加 省水利廳舉辦的檔案培訓(xùn)，學(xué)習(xí)檔案規(guī)范要求和檔案管理業(yè)務(wù)知識。

五 、添置設(shè)備，安全保管

焦港閘工程建設(shè)處高度重視檔案管理的硬件設(shè)施建設(shè)，建立了檔案專用庫。專用庫房管理貫徹了“以防為主，防治結(jié)合” 的原則，切實(shí)做好防塵，防火，防盜等工作。為改善檔案工作條件，建設(shè)處專門配備了電腦、數(shù)碼相機(jī)、掃描儀、復(fù)印機(jī)、檔案柜、空調(diào)、裝訂機(jī)以及其它檔案常用設(shè)備用具，為實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化、規(guī)范化創(chuàng)造硬件條件。

為了配合檔案的收集，整理工作，工程建設(shè)處落實(shí)了檔案管理經(jīng)費(fèi)，配備電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)檔案設(shè)施。在與工程中標(biāo)單位簽訂合同中，明確檔案收整要求。工程實(shí)施過程中，各參建單位均配檔案專業(yè)設(shè)備，對實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化，辦公自動化、管理信息化，起到了良好的推動作用。

六、方便查閱 ，資源共享

檔案數(shù)字化管理是對工程檔案的更高要求，為做好檔案數(shù)字化工作，工程建設(shè)處及各參建單位安裝了檔案管理軟件，按照制定的分類方案建立了各自的檔案案卷目錄、卷內(nèi)目錄等數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)了檔案電子化管理、查詢，并對工程建設(shè)過程形成的綜合管理文件、竣工圖實(shí)施了原文錄入，最后各方數(shù)據(jù)庫進(jìn)行了整合，建立了完整的電子檔案數(shù)據(jù)庫。在檔案管理、利用過程中我們直接運(yùn)用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)來進(jìn)行電子檔案信息的收集、整理和傳輸，真正體現(xiàn)“信息數(shù)學(xué)化、傳輸網(wǎng)絡(luò)化、館藏超時空化、服務(wù)有線化”，利用者足不出戶便可查閱有關(guān)目錄、索引和全文，即方便又快捷，實(shí)現(xiàn)了檔案信息資源的共享。

焦港閘工程建設(shè)處在江蘇省水利廳的指導(dǎo)幫助下，通過強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)、落實(shí)責(zé)任、建立健全各項(xiàng)管理制度，切實(shí)做好檔案資料的收集整編工作，力求做到建設(shè)檔案完整、齊全、可靠、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。按照工程檔案管理與工程建設(shè)“四同步”的要求，共形成工程檔案120卷，竣工圖269張，照片檔案2卷，會計檔案6卷，并于2013年10月順利通過江蘇省水利廳檔案專項(xiàng)驗(yàn)收，被評為“優(yōu)良”檔案。

在整個焦港閘工程建設(shè)過程中，我充分認(rèn)識到水利工程檔案除與其它檔案一樣具有科學(xué)性、完整性、服務(wù)性，還有其固有的特點(diǎn)和多方面作用。一是對工程管理單位日常工作起查考作用。工程管理單位可借助檔案，在擬訂計劃、總結(jié)工作、水利工程設(shè)計等方面作查考憑據(jù)。二是在防汛時期，可借助檔案，詳細(xì)了解歷年來的水情及工程的狀況，為領(lǐng)導(dǎo)防汛決策提供考慮。三是水利工程檔案不僅可以真實(shí)記錄工程建設(shè)過程的歷史面貌，而且還是全面鑒定工程質(zhì)量、查明事故原因、追究事故責(zé)任的依據(jù)，更可為后人在工程使用、維護(hù)、改擴(kuò)建方面提供必不可少的依據(jù)。