淺談水利工程檔案的信息化建設(shè)

曹學(xué)玲

檔案記載著珍貴歷史，系統(tǒng)、完整、可靠的記錄著社會(huì)發(fā)展和進(jìn)步，客觀的反映了領(lǐng)導(dǎo)決策、工程的設(shè)計(jì)、建設(shè)等方面的過(guò)程和成果，是事實(shí)的佐證、客觀評(píng)價(jià)的依據(jù)。隨著社會(huì)的進(jìn)步，科技的發(fā)展，檔案工作開(kāi)展的更加深入，檔案的信息化建設(shè)提上重要日程。

檔案的信息化管理，就是利用現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)手段對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，使之轉(zhuǎn)化成用計(jì)算機(jī)操作供人們使用的電子檔案信息庫(kù)，使檔案的收集、存儲(chǔ)、分類(lèi)、查閱等變得方便、快捷。檔案信息化是檔案管理模式從檔案實(shí)體保管轉(zhuǎn)為以檔案實(shí)體的數(shù)字化信息為重心，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息高度共享，而這必將引發(fā)檔案管理模式的變革。

水利工程是國(guó)民經(jīng)濟(jì)的基礎(chǔ)工程，關(guān)系著國(guó)家經(jīng)濟(jì)發(fā)展和人民生活水平的提高，水利檔案真實(shí)客觀的記載著水利工程的進(jìn)展情況，是水利工程設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等活動(dòng)的重要依據(jù)，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，因此應(yīng)加強(qiáng)對(duì)水利工程檔案的管理，采取先進(jìn)的管理方式，充分利用現(xiàn)代信息管理技術(shù)，加快水利工程檔案的信息化管理進(jìn)程，逐步提高存檔質(zhì)量和工作效率。

一、傳統(tǒng)的檔案管理方式存在的弊端

1、檔案的查詢(xún)、管理不便。檔案管理人員從一本一本的目錄中找出所需的檔案來(lái)，然后根據(jù)記錄到庫(kù)房中查找，費(fèi)時(shí)、費(fèi)力。檔案在長(zhǎng)期頻繁的查閱過(guò)程中，會(huì)造成磨損、丟失、污損等情況，大大縮短檔案的保存壽命。伴隨著檔案接收工作的開(kāi)展，紙質(zhì)檔案逐年增多，不僅占用了大量庫(kù)房存儲(chǔ)空間，而且加重了檔案查閱的難度，造成檔案提檔和還卷工作復(fù)雜繁重。手工查詢(xún)檔案速度慢、工作量大，直接影響檔案的查詢(xún)效率，導(dǎo)致了檔案信息資源的浪費(fèi)。

2、檔案的管理存在很多安全隱患，包括：環(huán)境、人為等各方面的因素，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案對(duì)檔案庫(kù)房的保存環(huán)境要求很高，灰塵、高溫、潮濕、日光照射的強(qiáng)度等因素都會(huì)導(dǎo)致檔案壽命變短，檔案管理人員因調(diào)卷、還卷頻繁的進(jìn)出檔案室，本身就會(huì)破壞檔案的管理環(huán)境，不利于檔案的保管。

二、檔案信息化管理的重要性

傳統(tǒng)檔案管理的弊端迫切要求加快檔案的數(shù)字化進(jìn)程，提升檔案的管理水平，建立數(shù)字化檔案管理。在新的形勢(shì)下，國(guó)家檔案局頒布了《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，這是“十五”計(jì)劃期間全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展的唯一一個(gè)專(zhuān)項(xiàng)規(guī)劃。提出全國(guó)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)和主要任務(wù)是：本著統(tǒng)籌規(guī)劃、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、分級(jí)建設(shè)、安全保密的原則，加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加強(qiáng)電子文件歸檔和電子檔案的規(guī)范化管理，推動(dòng)館藏檔案的數(shù)字化和數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，在部分中心城市建設(shè)示范性數(shù)字檔案館，開(kāi)展公眾網(wǎng)上查詢(xún)檔案信息服務(wù)，加快推進(jìn)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)體系、安全保障體系和人才隊(duì)伍建設(shè)。根據(jù)國(guó)家檔案局“十五”規(guī)劃的要求，各省、直轄市都將檔案信息化建設(shè)納入了政府電子政務(wù)建設(shè)的總體規(guī)劃，同時(shí)陸續(xù)啟動(dòng)了大規(guī)模的檔案信息化建設(shè)。在國(guó)家檔案局《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展的“十二五”規(guī)劃》中提出：要加快數(shù)字檔案館及電子文件（檔案）備份中心建設(shè)，完成國(guó)家數(shù)字檔案館建設(shè)總體規(guī)劃的編制工作，對(duì)電子檔案進(jìn)行安全有效的管理的工作目標(biāo)。

河北省檔案局也提出了要在“十二五”期間全部完成檔案的數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)全省各級(jí)檔案館檔案信息資源共享的目標(biāo)任務(wù)。

開(kāi)展檔案的信息化建設(shè)，可以大大提高檔案的利用效率，減少檔案的提卷次數(shù)，加強(qiáng)檔案的原件保護(hù)，可以在檔案庫(kù)中檢索出需要的檔案信息，實(shí)現(xiàn)即時(shí)查詢(xún)，極大的減輕了工作人員的負(fù)擔(dān)。使檔案查借工作十分方便，檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化后，查借閱采用計(jì)算機(jī)管理，操作方便，可以自動(dòng)產(chǎn)生催還記錄，對(duì)過(guò)期不還的借閱者進(jìn)行有效的催還。

三、檔案的信息化管理的內(nèi)容

1、加強(qiáng)檔案信息化管理的制度建設(shè)。單位領(lǐng)導(dǎo)必須高度重視檔案管理工作，給予必要的支持和保障，建立健全檔案管理機(jī)構(gòu)和制度，成立專(zhuān)門(mén)的水利工程檔案管理小組，明確專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員，專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目資料的收集、整理及歸檔工作，明確檔案管理人員的工作職責(zé)和責(zé)任。要定期對(duì)國(guó)家制定的檔案管理的法規(guī)、制度進(jìn)行研究學(xué)習(xí)，及時(shí)制定、修改適合本單位的水利檔案管理規(guī)章制度。創(chuàng)建規(guī)范的管理機(jī)制，使檔案資料標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和共享化，不斷提高檔案實(shí)體質(zhì)量，避免相近公文重復(fù)立卷組合，建立健全各項(xiàng)檔案管理規(guī)章制度，如：檔案立卷歸檔制度、查閱制度、保密制度、安全管理制度等。加大檔案人才的培訓(xùn)力度，充實(shí)穩(wěn)定檔案隊(duì)伍，努力提高重點(diǎn)水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理人員的素質(zhì)，有計(jì)劃、有目的的對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使水利檔案管理人員不斷更新知識(shí)、掌握扎實(shí)的業(yè)務(wù)技能，要不斷增強(qiáng)檔案管理人員的現(xiàn)代化意識(shí)，使其充分認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性，牢固樹(shù)立檔案科學(xué)管理觀念，提高檔案管理人員的檔案安全管理和保密意識(shí)，逐步建立和完善檔案管理機(jī)制。

2、加強(qiáng)檔案信息化管理的設(shè)施建設(shè)。統(tǒng)籌安排檔案經(jīng)費(fèi)和設(shè)備，建立設(shè)備齊全、功能完善的計(jì)算機(jī)機(jī)房，配置承載檔案信息系統(tǒng)的高性能服務(wù)器和數(shù)據(jù)存儲(chǔ)器，安裝河北科怡檔案管理軟件，為檔案的信息化建設(shè)提供良好的數(shù)據(jù)處理和存儲(chǔ)環(huán)境。不斷提高檔案的檢索功能，使其能夠按照項(xiàng)目分類(lèi)、功能、年度、文號(hào)、密級(jí)等進(jìn)行靈活檢索。檔案的信息化建設(shè)需要復(fù)印機(jī)、電腦、掃描儀等先進(jìn)的電子設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案目錄電腦檢索，內(nèi)容電子化掃描工作，為檔案的數(shù)字化提供了物質(zhì)基礎(chǔ)。加強(qiáng)對(duì)各種系統(tǒng)和軟件的學(xué)習(xí)和開(kāi)發(fā)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息的有序整理、檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建立、檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)及信息資源的開(kāi)發(fā)利用，并不斷豐富和完善檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的內(nèi)容。

3、加強(qiáng)電子檔案的安全管理。加強(qiáng)檔案的安全管理，做好檔案的復(fù)制、備份工作，確保檔案不丟失、不遺漏，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)及操作系統(tǒng)的安全管理，及時(shí)對(duì)電子檔案使用的軟件進(jìn)行升級(jí)，加強(qiáng)檔案的信息安全管理，杜絕各類(lèi)危害檔案安全事故發(fā)生。一是注重檔案管理人員的學(xué)習(xí)培訓(xùn)，熟知檔案安全保護(hù)知識(shí)，定期進(jìn)行檔案安全檢查，做好檢查記錄，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題或存在的安全隱患應(yīng)及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并采取相應(yīng)的處理措施。二是制定檔案安全責(zé)任制，責(zé)任到人，將檔案安全工作列入本單位議事日程和工作計(jì)劃，確保檔案安全管理工作責(zé)任的落實(shí)。三是做好檔案安全管理的宣傳教育工作，采用多種形式開(kāi)展檔案安全教育活動(dòng)，增強(qiáng)檔案管理和廣大干部職工的檔案安全管理意識(shí)。四是建立健全檔案安全應(yīng)急處置預(yù)案。根據(jù)本單位的實(shí)際情況，制定檔案安全應(yīng)急處置預(yù)案并加以不斷完善，隨時(shí)應(yīng)對(duì)可能出現(xiàn)的各種突發(fā)性事件。

4、檔案信息化建設(shè)目標(biāo)。積極推進(jìn)水利工程檔案的數(shù)字化掃描工作，建立健全檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)群，包括：電子目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)、照片及聲像檔案數(shù)據(jù)庫(kù)等，建設(shè)檔案信息資源管理平臺(tái)，確保檔案的信息安全。

檔案的信息化是檔案的發(fā)展趨勢(shì)，推動(dòng)檔案的信息化建設(shè)是檔案管理的目標(biāo)。檔案的信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期、全面而又具體的工作，檔案管理人員要不斷更新理念、與時(shí)俱進(jìn)，創(chuàng)新工作方法，積極探索檔案管理的現(xiàn)代化道路，檔案管理才能跟得上時(shí)代的步伐，檔案工作才能更好的適應(yīng)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展，才能使檔案管理更加規(guī)范，既減少了檔案管理中的重復(fù)勞動(dòng)，也減少了人手翻閱檔案所造成的磨損和時(shí)間浪費(fèi)，開(kāi)展數(shù)字檔案?jìng)浞荩_保檔案信息安全。我們要加快檔案的數(shù)字化工作步伐，逐步完善檔案管理的信息系統(tǒng)，提升檔案管理的發(fā)展水平，大大提高水利工程檔案管理的工作效率和現(xiàn)代化水平，使水利工程檔案更好地發(fā)揮作用，更好地為水利工程建設(shè)服務(wù)。

（作者單位：秦皇島市引青管理局）endprint