計算機技術在檔案信息管理中的應用

趙春苗

摘 要：在檔案信息管理中，計算機技術的作用是非常大的，尤其在檔案信息檢索和檔案信息管理方面，應用計算機技術來進行檔案的管理能夠更好的在這個過程中實現檔案管理的數字化、網絡化和自動化發展，同時也能更好的利用計算機和網絡系統來進行信息的收集，同時在安全方面也是非常有保障的。

關鍵詞：檔案信息管理；計算機技術；信息網絡

檔案信息對經濟的發展和社會的進步是有著很大的影響，在科學技術不斷發展的同時，對檔案信息管理技術進行改革和發展是有很大的實際意義，這樣能夠更好的提高信息檢索的速度，同時在檔案信息管理方面也能更加的便捷，對于檔案信息管理來說是有很大的影響的。

1 檔案信息管理及計算機技術應用在檔案管理中的重要性

在檔案信息管理制度中，我國對計算機技術的應用是非常廣泛的，同時在效果方面也是非常明顯的。在檔案信息管理方面，對重要的檔案信息可以通過必要的技術和手段來進行安全管理，同時對檔案中隱藏的信息要進行保護。很多的檔案都是具有隱私性質的，例如我們個人的工作學習檔案，當時即使是具有隱私性質的都是要在相關的行政管理部門的管理下的。在計算機技術不斷發展的現在，很多的檔案信息在不斷的進行更新和發展，同時，也實現了檔案管理的信息化發展。在人們的生活和工作中，計算機已經成為了重要的組成部分，同時也成為了生活和工作中非常的工具。因此，將計算機技術和相關的技術應用到各個領域中已經成為了社會發展的重要組成部分，在檔案管理方面也不例外。檔案是一種非常特殊的信息資源，在社會信息系統中有著非常重要的地位和作用。現在，社會和科學技術都在不斷的發展過程中，檔案電子化已經慢慢成為了檔案管理工作中的重要組成部分，而且在實際的應用過程中也取得了非常顯著的成效。在進行檔案信息管理的時候，也是經歷了很多的發展過程的，在最初人們是完全依靠人力手工的方式來進行檔案管理，在計算機技術得以應用的情況下，人們的工作強度發生了很大的變化。現在，雖然檔案管理還是停留在人工管理和機器管理并存的情況下，在檔案管理方式和方法上是存在著不完全的問題。在信息科技不斷發展的情況下，人們對檔案管理的效率和水平也提出了新的要求，這樣就使得計算機技術的應用起到了很大的作用。計算機技術在近年來的發展速度表明，這項技術在發展過程中對人們的生活和工作是有很大的影響。

2 計算機技術在檔案信息管理中的益處及其功能

在檔案管理中應用計算機技術是有很多的益處的，計算機技術在檔案管理中進行使用，能夠實現對更多的檔案信息進行處理，同時，檔案管理的工作人員也能更好的提高信息處理的能力，將各種檔案信息以非常快的速度進行輸入和保存，這樣能夠更好的提高計算機在檔案管理方面的邏輯推理能力和信息判斷的能力。計算機在對檔案信息進行儲存的時候能夠更好的對信息進行必要的分類，同時，在對信息進行使用的時候能夠更好的進行提取和分析。信息在經過計算機處理之后能夠更好地提高工作人員的管理效率，同時，在對信息進行整合和利用的時候也能更好的提高效率。在檔案信息管理中應用計算機技術能夠更好的實現檔案信息的數字化發展。

檔案信息數字化是指應用計算機技術對圖書館或者是檔案室中的紙質檔案材料進行收集，然后將這些檔案信息利用計算機進行篩選和采集，這樣能夠更好地實現檔案進行的分類和加工，同時，也能將檔案信息存儲在計算機和網絡中，這樣能夠更好的方便人們進行信息的查閱，同時也能更好的對檔案信息進行利用。利用計算機軟件和硬件對檔案信息進行加工和處理形成的檔案信息和紙質的檔案進行比較，能夠更好地實現檔案信息的數字化，同時信息也能更好的進行保存和修改，在使用方面也是非常的方面的，使用的人員可以利用計算機和網絡在任何地點和任何時間對檔案信息進行使用。計算機技術的應用，不僅僅提高了檔案信息的處理效率，同時也避免了檔案信息出現的缺失損壞風險。檔案信息的網絡化和數字化管理能夠更好的提高檔案信息的管理方式，同時也能更好的實現檔案進行的檢索，這樣能夠更好的利用網絡來進行學習，同時也能更好的實現檔案信息的資源共享。

我國的檔案信息管理已經慢慢實現了電子化和數字化同步發展，同時在信息化和網絡化發展方面也是有很大的突破。在檔案信息管理中應用計算機技術能夠更好的實現管理和技術的同步，同時也能更好的對信息進行分類管理，這樣能夠更好的方便人們對檔案信息的使用，在社會影響力方面也是會有很大的效果。

3 計算機技術在檔案信息管理中的應用

3.1 通過計算機相關技術來創建檔案數據庫

在檔案數據信息的保存過程中，應用于計算機的相關技術來開發和建立檔案數據庫是檔案信息管理的核心，更是檔案管理正規化，數字化，網絡化的必須步驟。所謂的數據庫指的就是依照數據結構和信息的分類來存儲，組織以及管理數據的一種所謂的電子倉庫。同時，它也是用戶所需要的各種檔案信息的一種信息數據管理的方式。所以說通過計算機相關技術來建立數據庫在檔案信息管理當中占有重要的地位。在檔案管理當中建立完善的數據庫和相關的程序，來對大量信息進行管理和共享，對數據庫設計相配套的程序，修改并檢索原有數據，通過相應數據庫的建立來接管理和查詢檔案信息資料。

3.2 規范對檔案數據庫的建設和管理

在對檔案信息建立了相應的檔案數據庫之后，對其進行規范的管理和建設是重點。當前，檔案信息數據庫的管理上還是存在漏洞和缺失，并因此導致某些檔案的泄露。所以在現在的基礎上，應該加強對檔案的管理建立健全的管理規范。一方面，在原有管理機制的層次上，提高檔案管理方面的安全機制，防止泄露，另一方面，在檔案信息數據庫數據不斷擴大發展的情況下，通過建立新的檔案管理軟件和程序來擴大數據庫的信息，讓數據庫隨著時代的發展需要而發展。總之，通過加強對數據庫的管理和開發來做好做好檔案的規范化，標準化，發展化的建設。

3.3 提高檔案信息數據庫的安全系數

檔案數據庫系統的安全性十分重要，其的信息泄露將會導致嚴重的后果，而重者會有甚于危害社會和人民財產。所以，在數據庫的管理過程中應該加大數據庫的安全系數，使黑客難以竊取其中的重要信息。其一，我們要加強數據庫軟件本身運行及其的防病毒，黑客的系數，可以運用一些相應的防止病毒的軟件和密保軟件等；其二，要提高數據庫本身的安全性，并且要防止數據庫管理者來泄露數據庫當中的信息。

3.4 通過成熟的計算機技術來加強對檔案信息相關軟件的研發工作

對于檔案信息的管理離不開相關軟件的應用，因此加大檔案管理軟件的研發力度是十分重要的。在當前已有的檔案管理軟件上，根據檔案信息的發展以及計算機技術的成熟，通過對相關軟件總體的結構和模塊進行重新設計，編程以及調試和測試來編寫，開發新的數據庫軟件和管理軟件，并以此來開發出適合時代發展以及廣大客戶需求的檔案管理程序和相關軟件。

4 結束語

在檔案信息管理中應用計算機技術是有很大的促進作用，能夠更好的發展我國的檔案管理工作。在科學技術不斷發展的現在，將計算機技術和網絡技術應用到檔案管理工作中對檔案事業的發展是有很大的推動作用的，但是，在應用的過程中也是要解決一些問題，對出現的問題進行解決能夠更好的保證應用的效果。

參考文獻

[1]楊哲.計算機網絡技術在高校檔案管理中的應用[J].長春理工大學學報：社會科學版，2008（4）.

[2]丁梅.基于計算機網絡技術的檔案信息管理及應用研究[J].南京工業職業技術學院學報，2006（2）.