淺析事業(yè)單位文書檔案管理及發(fā)展趨勢(shì)

淺析事業(yè)單位文書檔案管理及發(fā)展趨勢(shì)

檔案管理是推進(jìn)事業(yè)單位行政管理的重要手段，是事業(yè)單位日常管理工作的重要組成部分，文書檔案反映著黨務(wù)、行政管理等活動(dòng)，是各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄。規(guī)范處理文書檔案，合理開發(fā)利用檔案信息資源，充分發(fā)揮檔案的作用，為決策服務(wù)、為社會(huì)服務(wù)，是提高工作效率和質(zhì)量的必要條件?！按髷?shù)據(jù)”時(shí)代下，文書檔案管理的數(shù)字化是檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。

文書檔案；科學(xué)管理；發(fā)展趨勢(shì)

一、引言

在文書檔案管理工作中，文書工作和檔案管理工作既聯(lián)系又獨(dú)立，文書工作和檔案管理相互協(xié)同，才是一種有效的、科學(xué)的管理方式。規(guī)范處理文書工作是實(shí)現(xiàn)檔案工作的重要基礎(chǔ)，雖然文書處理工作與檔案工作各有不同的任務(wù)，具有相對(duì)的獨(dú)立性，但兩者又是文檔工作流程中緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)。應(yīng)強(qiáng)化系統(tǒng)思維意識(shí)，樹立文書處理工作與檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的指導(dǎo)思想。同時(shí)要充分認(rèn)識(shí)到網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來，對(duì)傳統(tǒng)檔案管理的沖擊，以及對(duì)檔案管理帶來新的挑戰(zhàn)和契機(jī)。

二、文書檔案科學(xué)化管理

（一）規(guī)范公文制作是檔案管理的前提

文書檔案主要來源于文件，文件是工作的記錄，檔案由文件轉(zhuǎn)化而來，檔案是文件的歸宿，文書工作是檔案工作的前提和基礎(chǔ)，可以說文書質(zhì)量對(duì)檔案質(zhì)量具有決定性影響。由于文件及檔案種類和載體的多樣化，文書人員在公文制發(fā)中必須要堅(jiān)持及時(shí)、準(zhǔn)確、安全的文書處理原則。高水平的檔案管理是建立在文書部門規(guī)范處理文件的基礎(chǔ)上，筆者從事文書檔案管理工作多年，結(jié)合實(shí)際工作認(rèn)為要從4個(gè)方面加以重視，1.文件處理要及時(shí)、準(zhǔn)確，收發(fā)文件要及時(shí)登記，發(fā)現(xiàn)缺少要及時(shí)查找，由辦公室負(fù)責(zé)全單位的文書資料的收集工作，定期督辦、促辦、促交，確保文書檔案的完整性。2.規(guī)范公文制作，行文要規(guī)范，核查使用文種是否合理，擬制格式是否規(guī)范等，要注重效用，要少而精，以利于日后標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化檢索手段的實(shí)施應(yīng)用。3.辦公用紙質(zhì)量要統(tǒng)一、要履行簽發(fā)手續(xù)、符合審批權(quán)限，主送和抄送單位正確，公文字跡牢固清晰，不論是草擬公文，還是做出的各種記錄、報(bào)表、簽字、批注等，都不應(yīng)使用容易褪色的筆種、墨水和紙張，以保證字跡鮮明清晰，有利于日后長(zhǎng)久保管利用。4.加強(qiáng)文書、檔案專業(yè)知識(shí)的技能培訓(xùn)，提高文書處理工作的效率和公文的質(zhì)量，培養(yǎng)既熟悉文檔專業(yè)知識(shí)，又掌握新技術(shù)的人才，為提高檔案總體質(zhì)量，為檔案管理工作實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、現(xiàn)代化、科學(xué)化管理打下牢固的基礎(chǔ)。

（二）立卷歸檔是檔案管理的關(guān)鍵

建立健全文書立卷歸檔制度，檔案部門應(yīng)做好文書檔案的收集和接收工作，必須全面收集反映本單位職能的具有參考利用價(jià)值的各種載體的文件材料（文件、文字、圖表、照片、錄音、錄像、電報(bào)等），并于每年規(guī)定的時(shí)間進(jìn)行收集歸檔，指導(dǎo)各科室按案卷類別做好歸檔工作，保證文件材料的齊全完整、安全，為立卷歸檔工作打好基礎(chǔ)。各業(yè)務(wù)部門也應(yīng)主動(dòng)在規(guī)定時(shí)間將具有保存價(jià)值的文件資料移送文書檔案室，任何部門或個(gè)人不得把規(guī)定不歸檔的資料擅自歸檔，也不得把具有保存價(jià)值的文件資料據(jù)為已有，或者拒絕歸檔。文檔的立卷、歸檔必須依據(jù)《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》要求，對(duì)需要?dú)w檔的文件按照發(fā)文單位、內(nèi)容、文種、時(shí)間等特征組卷；案卷標(biāo)題要簡(jiǎn)明確切，根據(jù)內(nèi)容和作用，確定其保管期限；案卷必須認(rèn)真填寫卷內(nèi)目錄和備考表，裝訂整齊、牢固、美觀。編制存放檔案資料《檔案目錄》《案卷文件目錄》和有關(guān)專題目錄，建立檔案資料目錄總冊(cè)，以保證檔案的安全和利用。

歸檔的文件以本單位在實(shí)際工作中形成的文件材料為主，這是在我國(guó)文書立卷歸檔工作實(shí)踐中形成并堅(jiān)持下來的一條原則，是檔案工作指導(dǎo)解決問題、實(shí)現(xiàn)目標(biāo)管理的關(guān)鍵性工作。在嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)務(wù)院辦公廳《不歸檔文件銷毀辦法》的基礎(chǔ)上，要切實(shí)解決好三個(gè)問題：一是要準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔的時(shí)效性，完成現(xiàn)行文件階段任務(wù)的，才能予以立卷或歸檔；沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會(huì)給檔案管理造成無序和混亂。二是明確立卷歸檔的重點(diǎn)進(jìn)行合理的立卷分工，要以本單位工作中形成的材料為主，以與本單位業(yè)務(wù)有關(guān)的文件為立卷歸檔的重點(diǎn)，在實(shí)際工作中要注意區(qū)分文件與資料，特別是要注意區(qū)分內(nèi)容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料差別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復(fù)度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是要注意有效地維護(hù)全宗的完整性，在歸檔工作中既要掌握重點(diǎn)，分清主次，把住全宗的入口關(guān)，使不該歸檔文件不致混入，同時(shí)，又要注意防止應(yīng)歸檔文件的散失，特別是在立卷中，要把同類并具有內(nèi)在聯(lián)系的文件材料組在一個(gè)卷內(nèi)，保持同一問題的完整性，反映同一問題的全部處理過程及來龍去脈。在提高檔案利用價(jià)值的同時(shí)，使立卷歸檔后所形成的檔案既完整，又不龐雜，為檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化管理奠定堅(jiān)實(shí)的工作基礎(chǔ)。

（三）案卷質(zhì)量是檔案管理的保證

實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化的根本目標(biāo)就是要實(shí)現(xiàn)檔案利用價(jià)值最大化、案卷完整化和檢索利用便捷化。實(shí)踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價(jià)值的因素，而立卷方法與案卷裝訂質(zhì)量則是影響檔案工作質(zhì)量的操作性因素。因此，在推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作進(jìn)程中，必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質(zhì)量問題，以有利于檔案規(guī)范化管理。同時(shí)，還有注意最大限度地保持檔案資料長(zhǎng)期性、完整性的保管條件和技術(shù)措施，有防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防丟失、防撕頁(yè)或換頁(yè)、防隨意涂改和防斑點(diǎn)、褪色或字跡模糊等設(shè)施和技術(shù)手段；定期檢查存放檔案室內(nèi)的檔案資料狀況，對(duì)字跡模糊、變質(zhì)、損壞、破碎的檔案資料必須及時(shí)進(jìn)行恢復(fù)、修補(bǔ)或復(fù)制等。

文書檔案發(fā)展經(jīng)歷兩個(gè)階段：手工管理和系統(tǒng)管理階段，基層事業(yè)單位往往還停留在手工管理階段，文檔流程受空間位置的影響具有封閉性，發(fā)文、收文、檔案管理的實(shí)現(xiàn)均囿于機(jī)構(gòu)內(nèi)部。從本單位文件管理的角度出發(fā)，進(jìn)行發(fā)文、收文、鑒定歸檔，檔案管理在機(jī)構(gòu)內(nèi)部實(shí)現(xiàn)，紙質(zhì)載體也是通過手工交接方式或傳統(tǒng)物流的傳送渠道實(shí)現(xiàn)文件的傳遞和檔案的移交，就一個(gè)機(jī)構(gòu)內(nèi)部而言，文檔流程相對(duì)獨(dú)立，結(jié)構(gòu)單一，比較穩(wěn)定。20世紀(jì)90年代中期，事業(yè)單位開始使用計(jì)算機(jī)，辦公自動(dòng)化系統(tǒng)逐步應(yīng)用于電子文件處理，近些年，設(shè)計(jì)和開發(fā)各類文檔管理系統(tǒng)的基本沿襲手工管理的文檔流程，沒有人質(zhì)疑傳統(tǒng)手工管理流程是否合理和必要，沒有考慮并優(yōu)化文檔流程，以適應(yīng)電子文件的特點(diǎn)和信息化的需求。

三、文書檔案管理發(fā)展方向

隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來，檔案的信息化、數(shù)字化、科學(xué)化管理已成為必然趨勢(shì)，建立數(shù)字檔案室不僅是紙質(zhì)時(shí)代的簡(jiǎn)單替代，而是通過多媒體、數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等手段，將部門檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，建立檔案信息資源庫(kù)，是檔案載體由粗糙到精細(xì)，由小容量到海量存儲(chǔ)，由不方便查閱到全球便攜共享的質(zhì)變。因此，文書檔案管理存在的問題也逐漸顯現(xiàn)，文件從一個(gè)機(jī)構(gòu)轉(zhuǎn)到另一個(gè)機(jī)構(gòu)的流程的交接過程復(fù)雜化，各個(gè)模塊之間相對(duì)獨(dú)立、缺乏銜接，本應(yīng)完整的文檔流程變得分散等，由于各機(jī)構(gòu)只對(duì)自己的工作負(fù)責(zé)，無人對(duì)整體流程負(fù)責(zé)，造成文件流轉(zhuǎn)效率低下、機(jī)能退化，各機(jī)構(gòu)在文件和檔案管理中職能分割、各自為政，系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)各不相同，業(yè)務(wù)內(nèi)容單調(diào)重復(fù)，造成文檔管理體制不順、相對(duì)封閉。傳統(tǒng)文檔的管理一直是文件、檔案分別管理，文件管理以行政事務(wù)為中心形成了現(xiàn)行文件周期，與檔案管理劃分出一個(gè)相對(duì)分明的領(lǐng)域，文檔分治的體制在數(shù)字時(shí)代弊端日顯，文檔分治的兩段管理方式割斷了文件和檔案管理的內(nèi)在聯(lián)系。文件管理系統(tǒng)中產(chǎn)生和保存的無紙化電子文件歸檔后進(jìn)入檔案管理階段時(shí)，由于沒有相應(yīng)的進(jìn)行全過程蹤跡保全，達(dá)不到檔案管理要求而不具備長(zhǎng)期保存價(jià)值，大多數(shù)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的文件管理往往把檔案管理需求排斥在外。

計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，為數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的提供了硬件支撐和技術(shù)保障，使跨部門、跨地區(qū)、在線開展電子檔案的收集、整理、保存和利用成為可能。目前，省、市、縣系統(tǒng)內(nèi)部建立的三級(jí)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)文件的無紙化傳輸，改變了以往的文件人工傳遞、物流傳送的方式，通過發(fā)文單位對(duì)電子文件數(shù)據(jù)封存、傳輸，接受單位啟動(dòng)捕捉系統(tǒng)、解壓解密、保存歸檔等過程，即實(shí)現(xiàn)了“保存即歸檔”的電子文件傳輸模式。

由于我國(guó)尚無一部真正完善的法律用以確認(rèn)一份電子文件真實(shí)、可靠、完整和不可抵賴的依據(jù)，目前檔案管理仍實(shí)行雙套歸檔的保管策略，即電子文件歸檔的同時(shí)需歸檔相應(yīng)的紙質(zhì)文件，歸檔后同樣內(nèi)容的電子文件和紙質(zhì)文件二者共存，共同處于存儲(chǔ)和可利用狀態(tài)，電子文件主要發(fā)揮參考價(jià)值，紙質(zhì)版本實(shí)現(xiàn)憑證價(jià)值。雙套歸檔的銜接、浪費(fèi)與重復(fù)、規(guī)則失范是亟待解決的體制束縛問題。此外，數(shù)字檔案管理中，信息外泄、信息消失，存儲(chǔ)設(shè)備故障，檔案信息出錯(cuò)等安全風(fēng)險(xiǎn)依然存在。對(duì)《檔案法》以及相關(guān)政策利用與保護(hù)，法規(guī)以及標(biāo)準(zhǔn)的制定和完善，規(guī)范檔案管理程序和制度等，可以從政策層面規(guī)范電子檔案的管理。加大資金投入、構(gòu)建電子文件管理系統(tǒng)、從技術(shù)層面使檔案管理得到保障，以及對(duì)文檔管理人員責(zé)任心的提升、技能培訓(xùn)，將是事業(yè)單位由傳統(tǒng)檔案管理向數(shù)字檔案管理轉(zhuǎn)變過程中亟待解決和今后較長(zhǎng)一段時(shí)間工作的重點(diǎn)。

四、結(jié)論

綜上所述，數(shù)字檔案具有檔案管理自動(dòng)化、館藏資源數(shù)字化、信息存儲(chǔ)海量化、信息資源共享化等特點(diǎn)，代表著檔案管理發(fā)展的未來。文書檔案管理的“紙質(zhì)時(shí)代”向數(shù)字檔案管理過渡是社會(huì)進(jìn)步的趨勢(shì)。

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