檔案管理信息化建設(shè)探討

檔案管理信息化建設(shè)探討

本文首先探討了檔案管理信息化的意義，然后根據(jù)筆者工作實際對于檔案管理信息化建設(shè)需要遵循的原則進(jìn)行了歸納性總結(jié)，最后提出了加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的措施。

檔案管理；信息化；建設(shè)

隨著現(xiàn)代高新技術(shù)的不斷普及，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的大量使用給檔案管理提供了新鮮的土壤，并為其提供了可靠的保證，傳統(tǒng)檔案管理方式面臨著越來越大的挑戰(zhàn)。我院是歷史悠久水利綜合科研單位，積累大量有價值的科技檔案資料，對指導(dǎo)水利工程建設(shè)及工作具有很高的參考利用價值，如何加快檔案現(xiàn)代化管理，充分發(fā)揮檔案工作的重要作用是檔案工作者面臨的一個重大課題。

一、檔案管理信息化的意義

（一）高速、準(zhǔn)確的檢索

檔案管理的信息化使得檔案信息的檢索由手動變?yōu)榱穗娮踊瘷z索，加快了檢索速度、提高檢索準(zhǔn)確性。檔案管理相關(guān)工作人員在案卷及目錄中進(jìn)行手動查找，查找效率不高，也很容易出現(xiàn)差錯。轉(zhuǎn)化檔案管理的工作，實現(xiàn)檔案管理的信息化，可以很大程度上提升檔案管理信息的查找的速度以及正確率。除此之外，借助檔案信息化管理模式的自動化以及智能化功能，即使是較為復(fù)雜的模糊查詢也可以順利實現(xiàn)。

（二）方便信息遠(yuǎn)程傳輸

按照傳統(tǒng)模式，使用檔案信息主要有兩種途徑：一是實際到相關(guān)的檔案管理部門進(jìn)行查找；二是發(fā)傳真或者郵寄，這為使用者帶來極大的不便。科研工作實際應(yīng)用在全國各地，遠(yuǎn)程傳輸很重要。檔案信息化管理模式的應(yīng)用，借助信息網(wǎng)絡(luò)，使用者通過自動檢索即可實現(xiàn)與檔案管理部門之間的檔案信息傳輸，特別當(dāng)二者相距較遠(yuǎn)時，這種便利性則更加突出，在很大程度上節(jié)省了人力、物力和財力。

（三）最大化實現(xiàn)資源共享

目前檔案管理機(jī)構(gòu)大多實行的是辦公自動化。檔案管理信息化與辦公的自動化可以實現(xiàn)很貼合的對接，最終實現(xiàn)檔案管理信息收集以及整理甚至使用的一體化。同時，可以同步完善檔案管理信息文件的生成、管理和使用。檔案管理的信息化使得檔案的發(fā)文、歸檔和使用三者無縫對接，同步開展成為可能，資源共享對我們綜合性科研單位檔案利用意義很大。

二、檔案管理信息化的原則

（一）標(biāo)準(zhǔn)化原則

檔案管理的工作需要標(biāo)準(zhǔn)化以及規(guī)范化，是檔案管理工作不斷現(xiàn)代化的需要，也是提升檔案管理工作質(zhì)量以及效率的需要。在不斷加強(qiáng)檔案管理信息化的過程之中，電子文檔的接收不斷加大，必須堅持規(guī)范性原則，制定相應(yīng)的規(guī)范以及信息管理的法規(guī)，對于相關(guān)的電子文檔不斷地進(jìn)行正確而且有效的歸檔。

（二）安全性原則

隨著計算機(jī)科技的不斷發(fā)展，大數(shù)據(jù)時代的到來，網(wǎng)絡(luò)問題頻發(fā)。潛藏在網(wǎng)絡(luò)之中的安全問題受到了相關(guān)檔案管理人員的重視。必須加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)的研究與開發(fā)，采取有力的安全策略，充分保證檔案信息的安全性。

（三）效益性原則

檔案管理的信息化是一個整體而且復(fù)雜的工程，需要投入相當(dāng)?shù)娜肆Α⑽锪Α⒇斄Γ员局度胍约靶б娴脑瓌t，檔案管理必須相應(yīng)地創(chuàng)造效益，而檔案管理的效益其實就是檔案的利用率。選擇數(shù)字化的內(nèi)容要“經(jīng)典”，主題要與社會利用“熱點”相結(jié)合，把重要的，利用率較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化，可以帶來巨大的經(jīng)濟(jì)、社會效益。

三、加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的措施

（一）建立檔案管理的規(guī)范性體系

檔案信息化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。我國檔案信息化建設(shè)總體上還處于初級發(fā)展階段，在信息標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理方面比較薄弱。規(guī)范性體系的建立能夠能滿足檔案信息化快速、有序發(fā)展的需要，在這不斷推進(jìn)檔案管理發(fā)展。制定、實施統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范是當(dāng)前檔案信息化建設(shè)的當(dāng)務(wù)之急。檔案管理信息化的“文件資料”越來越表現(xiàn)為磁盤以及光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類、著錄及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。面對當(dāng)前的情況，對于檔案管理信息化必須制定統(tǒng)一的、標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范體系，切實推動檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。

（二）完善全過程管理制度

進(jìn)一步完善管理制度。檔案管理需要建立科學(xué)合理的管理制度，從而實現(xiàn)對整個電子檔案信息的全過程管理。1.明確劃定電子檔案文件制作責(zé)任。電子檔案文件的制作人員要對由其制作的文件負(fù)責(zé)，允許使用者用只讀形式進(jìn)行調(diào)取和閱讀2.及時積累電子檔案文件。當(dāng)形成電子檔案文件后，要及時地予以積累，如果確有必要進(jìn)行改動的，需要經(jīng)過嚴(yán)格的審批；3.建立科學(xué)的歸檔制度，并嚴(yán)格予以執(zhí)行。對電子文件進(jìn)行歸檔時需要仔細(xì)加以檢查檔案的真實以及是否完整。

（三）利用先進(jìn)技術(shù)優(yōu)化檔案管理工作

1.加密技術(shù)。加密技術(shù)主要有兩種，一種是對稱式另一種是非對稱式。其中對稱式的加密，將加密以及解密的密鑰設(shè)置成一致的格式，檔案管理工作比較適用于這種加密技術(shù)。

2.簽署技術(shù)。電子文件的簽署技術(shù)主要有兩種，分別是歸為證書式以及手寫式，電子文件的簽署技術(shù)主要用于證實證書出處，并且同時確保證書沒有被經(jīng)過未經(jīng)通知的改動。

3.權(quán)限控制。檔案管理中運(yùn)用比較多的是向多個合法用戶發(fā)放通行證，通行證有效地控制了非工作人員進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫之中的可能性，此種通行證一般是由數(shù)字、字母或者專門的符號而構(gòu)成。

綜合運(yùn)用上述的三種技術(shù)達(dá)成檔案管理的信息化有效的提升檔案管理的效益以及安全性。

（四）培養(yǎng)適應(yīng)檔案管理信息化發(fā)展的人才

檔案管理人員需要做好紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果這種特殊電子檔案的管理工作，并且掌握必要的掃描、文字識別、格式轉(zhuǎn)換等數(shù)字化轉(zhuǎn)換技能。檔案管理人員在檔案形成的不同時期有著不同的責(zé)任，才能夠保證檔案信息化建設(shè)的順利進(jìn)行。首先，在電子文件形成階段，檔案人員就要參與設(shè)計，使得檔案符合長期保管以及歸檔的需求；然后，電子文件形成后，在運(yùn)轉(zhuǎn)過程中，檔案人員要參與對其管理，熟知在運(yùn)轉(zhuǎn)過程中發(fā)生的各種情況，并進(jìn)行積累。檔案管理人員在檔案的電子文件形式形成以及管理方面扮演著很重要的角色。首先，檔案管理人員的培養(yǎng)必須從檔案管理人員從事工作之前進(jìn)行培養(yǎng)。高校內(nèi)都設(shè)有相關(guān)的檔案管理專業(yè)，在檔案管理專業(yè)開設(shè)的過程之中，要不斷地滲透計算機(jī)知識和數(shù)據(jù)通訊技術(shù)知識等現(xiàn)代化知識的培養(yǎng)。其次，將檔案干部的計算機(jī)和數(shù)據(jù)通訊技術(shù)等相關(guān)知識的培訓(xùn)，作為檔案干部培訓(xùn)的重要內(nèi)容。檔案管理人員入職后要注重在職強(qiáng)化培訓(xùn)，相關(guān)機(jī)構(gòu)要開拓培訓(xùn)渠道，創(chuàng)新培訓(xùn)內(nèi)容。最后，檔案管理人員也要從實踐之中不斷增強(qiáng)自學(xué)的能力，通過自學(xué)現(xiàn)代化管理知識提高自身素質(zhì)，提高管理水平，適應(yīng)工作需要。

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