運用現代化管理手段提高教學管理工作效率

龐偉勤

（南寧市衛生學校，廣西 南寧 530031）

教學管理是學校運作的中心樞紐，是對教學、學生管理等方面綜合信息資源進行管理與控制，維持學校正常教學秩序的管理工作，教學管理直接影響著學校管理的整體水平。隨著職業教育的改革和發展，中職學校招生規模擴大，學生數量猛增，為了拓寬學生就業渠道，專業設置和教學形式趨于多樣化，在這種形勢下，教學管理人員數量并未隨之增加，教學管理工作強度增大，難度增加。為適應新形勢的要求，教學管理方式就要不斷更新，可以通過建立規范化、科學化、信息化的管理體系，運用現代化教學管理手段等措施來提高教學管理效率。

1 運用現代化管理手段是教學管理的必然趨勢

1.1 提高工作效率的必要性

近年來，各校辦學規模不斷擴大。以我校為例，近幾年的招生及專業設置情況為：2007年中專招生1 335人，2011年中職招生1 957人，招生數量逐年遞增；專業數量由2007年的10個增加到現在的16個，且每年都有新設置的專業。我校從2008年開始與桂林醫大等醫學院校聯辦大專業余套讀班，即學生在中專階段學習的同時學習大專課程，目前中專學生就讀大專率為70%以上，且就讀率逐年增加。學生在校期間中、大專課程套讀教學是我校的一個特色，在給學生就業帶來優勢的同時，也增加了教學工作的難度。同時近幾年來我校教學管理體制和人才培養機制也在不斷進行改革和調整，辦學形式更加多樣化，各種教學信息的處理和分析工作越來越繁雜，在教學管理人員數量相對未變的情況下，只有提高工作效率才能適應新的教育管理形勢和工作需要。

1.2 提高工作效率的必然要求

在當前形勢下，要想完成越來越繁雜的教學管理工作，就必須提高教學管理工作效率，加快教學管理技術和手段的革新，運用現代化管理手段，即運用計算機及其輔助現代信息技術進行管理，形成一個現代化的高質量、高效率的教學管理模式[1]。

2 目前職業學校教學管理現狀及影響其效率的因素

2.1 教學管理現狀

2.1.1 采用系統管理軟件進行管理，效果顯著 大部分教學管理工作已采用了系統管理軟件，有排課系統、學生成績管理系統、學生畢業驗證系統、實驗教學設備管理系統、教學管理控制系統等，基本將教學管理各項工作納入計算機系統軟件管理中，實現了現代化管理，節省了大量的人力與物力。大量數據源的存貯與精確的統計結果，為監測教學動態與效果及監控教學質量提供了科學有效的平臺，不僅方便、快速，而且能減少數據計算統計的失誤，有效提高了教學管理的質量和效率。

2.1.2 逐步加大了硬件設施投入 學校重視對教學管理硬件設施的建設，每年投入大量的經費購置辦公設備，由于計算機等硬件設施的更新周期越來越短，學校每兩年給教學管理人員更換已使用一定期限的計算機，到2011年實現了各教研室教師兩人配備1臺計算機，行政管理人員每人配備1臺計算機，同時還購入了掃描儀、數碼相機等辦公輔助設備。為加快信息傳遞，數次增加帶寬，接入光纖，提高了網絡傳輸速度，為提高工作效率打下了基礎。

2.1.3 充分利用網絡資源 我校于2007年初建立了南寧市衛校QQ群，隨后又建立了班主任專群、外聘教師管理群等。教師通過QQ群，可及時接收學校下發的通知和文件，也可隨時下載群共享中的各種教學資源。教學管理人員和教師可通過QQ進行工作上的交流，及時通知和反饋，加快了信息傳遞速度。

利用電子郵件收發教學文件。目前教學計劃、教案、學生成績、教師論文、課件等大量的教學文件都通過電子郵件上交，教學管理人員只需通過電子郵件接收教學文件，提高了收集教學文件的速度，使日常教務工作變得條理清晰、簡單快捷，全面提高了辦公效率。

通過登錄學校網站可進行學生管理信息、教學信息、實訓基地信息、招生信息、就業信息等的網上查詢，使教師、學生能及時獲得相關信息，通過暢通的網絡化通訊平臺，實現迅速、便捷的信息交流和資源共享，提升了工作效率和管理質量。

2.2 影響教學管理工作效率的因素

2.2.1 工作方式陳舊，不愿嘗試新的管理手段 某些管理人員教學管理觀念較落后，習慣以手工方式進行信息收集、管理、反饋和交流，不愿嘗試新的工作方式，甚至有些管理人員不會操作計算機，仍沿襲落后的管理手段，不注重信息化綜合技能的提高，工作效率低下。

2.2.2 管理人員產生職業倦怠，缺乏工作積極性 教學管理人員是職業倦怠的高發人群，學校在招生形勢喜人的同時出現工作量與人員比例失衡的問題，導致教學管理人員不得不延長工作時間，有的人員工作時間長達12小時以上。長期高強度、長時間以及繁冗瑣碎的工作，易使管理人員產生職業倦怠。

2.2.3 教學管理人員工作強度大，沒有時間和精力學習先進管理方法 學校的教學管理工作十分繁重，除了日常工作外還有教學改革、業務學習、課題研究等，此外，教學管理人員還擔負著各級部門各式各樣頻繁的檢查及評估驗收材料的準備工作。學校每年都有2～3次評估檢查，這些工作幾乎都由各崗位教學管理人員配合完成，時間緊、任務重，在完成日常工作之外，他們主要的精力都放在評估及檢查工作的材料準備上，從而無法顧及學習和研究新的工作方法。

2.2.4 采用的管理軟件存在缺陷，軟件的適用性較差 在教學管理中，大部分工作已采用了系統管理軟件，但有些軟件存在缺陷，各個模塊不一定都適用于我校實際情況，使得軟件的適用性低，達不到預期的管理目的。如我校教學管理雙向控制系統某些模塊的功能不是很完善，并不完全適合我校實際情況，在使用一段時間后，又需更換新的管理軟件，而頻繁更換管理軟件造成一些文件信息及數據丟失，且每次更換軟件要將大量的數據重新導入，工作量非常大，影響了工作效率。

2.2.5 管理硬件不完備 盡管學校已加大了教學管理硬件投入力度，但某些崗位的硬件設施配置仍相對不足，例如一些工作量比較大的崗位目前使用的仍是單張送紙的針式打印機，打印速度較慢，導致工作效率低。

3 運用現代化管理手段，提高工作效率的措施

3.1 更新觀念

隨著教學改革的不斷深入，教學管理工作也要不斷調整和變化，教學管理人員在日常工作中應樹立創新觀念，與時俱進，不能一味地固守著舊的工作方法和思維方式，應不斷學習、探索、加強創新意識，利用科學的管理知識及方法，創造性地開展工作，把新的理念引入教學管理工作當中。

3.2 加強教學管理隊伍建設

隨著教學管理信息化進程的加快，提高教學管理人員的信息素養和信息管理能力是學校發展的必然要求，管理人員素質的高低和能力的強弱直接決定了教學管理水平與信息化建設的成效[2]。管理人員的計算機操作熟練程度與工作效率成正比，學校要加強教學管理人員培訓，根據管理人員的崗位特點，有針對性地加強其信息管理能力的訓練，提高其信息意識和信息化操作能力。給管理人員提供學習新技術、新方法的平臺和時間，通過培訓、進修、繼續教育等渠道提高教學管理人員的計算機水平。

3.3 克服職業倦怠，提高工作積極性

職業倦怠的產生有客觀和主觀兩方面原因，可從工作和心理方面進行減壓。可通過適當減少工作量，合理分配工作等方式進行調節，同時減少加班、避免疲勞工作狀況。在管理上“以人為本”，加強上下級溝通，使教學管理在寬松、和諧的氣氛中進行。采取相應的業績評價量化標準，給優秀工作人員予以鼓勵，激發其工作熱情和信心，以提高其工作積極性。

3.4 積極開發或引進規范適宜的教學管理軟件

充分結合我校教學工作和教務管理的特點，積極開發或引進規范適宜的教學管理軟件。在教學管理軟件的引進或開發過程中，教學管理人員要全程參與，及時發現軟件設計缺陷，并提出意見，使引進或開發的教學管理軟件在結構、功能、使用上更加科學、合理、高效。

要提高教學管理工作效率，探索更高效的工作方式，就要使教學管理的全過程匯入計算機應用技術。一套合適的管理軟件可以數倍提高工作效率。我校的教學管理工作大部分已采用了系統管理軟件，在繼續完善現有的各子系統管理功能的同時，建議增加以下的教學管理系統。

3.4.1 教材管理軟件 教材征訂可采用教材管理軟件進行管理，我校年征訂教材數量約為13萬冊、710種，征訂教材的班級平均為61個，教材種類繁多，數量大，給教材管理工作帶來困難，如采用軟件管理，可使教材采購、入庫、教師和學生領用處于計算機監控之下，使訂、收、發、存環節合理清晰，減少大量手工錄入及統計工作，提高工作效率。

3.4.2 教師檔案管理軟件 中職學校評估檢查工作較多，教師學歷、職稱的不斷提高，各種技能、獲獎證書的增加，給師資情況統計工作增加了工作量，如采用教師人事檔案管理軟件，可對人員增加、教師調動、職稱提高、證書管理、教師培訓、獲獎情況等進行快速準確統計；也可以圖片的形式將教師檔案（如學歷學位證、職稱證、教師證、技能證、獲獎證書等）信息掃描入系統，解決了評估檢查時需要大量的人力物力的問題；同時便于對教師檔案及時更新，隨時掌握最新的師資情況，也避免了人員變更交接不清的問題。

3.4.3 評估材料可使用電子文檔系統管理 每年的評估工作需要花費大量的人力物力來進行材料整理，若能實現評估材料的系統化管理，可將各部門的材料定時更新，以圖片或文本的形式存入系統，系統自動將各評估條目的內容歸類。此外，也可進行無紙化評估，從而節省大量的人力、物力、財力，提高工作效率。

3.5 加大教學管理現代化建設經費的投入

隨著計算機技術和網絡技術的迅猛發展，計算機等硬件設施的更新周期越來越短。因此，學校應加大對教學管理經費的投入力度，更新教學管理硬件配套設施。

3.6 尋求更快捷、更便利的網絡資源

優化校園網，應用網絡實現迅速便捷的信息交流和資源共享。通過網站發布信息，讓教師和學生及時了解最新的教學動態。教師、學生以及其他人員可以從網上獲得相關信息，從而解決通過打電話或親自到辦公室進行了解或咨詢的問題，提高辦事效率。學校網站可以開通問答式或交互功能，如留言板、E-mail等，建立教師與學生的網上交流平臺，實現網上評教評學。通過校園網的輔助功能，使教學管理人員提高工作效率，提高管理質量。

總之，要緊扣中職學校的特點，深入分析和總結當前教學管理中存在的問題，使教學管理工作擺脫落后的管理模式，充分利用現代化管理手段，建立完善的、科學的、規范的管理體系，推進教學管理的現代化和高效化。