高速公路建設項目竣工檔案文件的整理要點初探

金崢

摘 要：介紹了高速公路建設項目竣工檔案文件的特點，并分析了其整理原則和要求，以及建設單位、施工單位和監理單位的具體工作，最后對其案卷編目進行了分析。

關鍵詞：竣工檔案整理；案卷編目

0 引言

竣工檔案是對整個工程建設過程的如實記錄，為工程的維護、擴建等提供了重要依據，也是鑒定工程質量的保障，必須對其進行科學地整理。

1 高速公路建設項目竣工檔案文件及其特點

1.1 資料數量多

高速公路竣工檔案記錄和反映的是整個建設過程，涉及到各個崗位，對多個專業的知識都有所運用，而且所有資料信息均是隨著建設實時產生的，既包括原設計資料，也包括修改后的資料，數量龐大、種類繁多。

1.2 流轉復雜

工程周期較長，且存在有諸多不確定因素，資料可能會隨時改動，所以在竣工之前，資料大都比較分散，加上數量較多，在分類時有很大的難度，從資料產生，到鑒定收集，再到分類歸檔，需要經過多個部門。

1.3 載體多樣

紙質檔案一直以來占據著很大比例，十分方便，但存在著易損等缺陷。電子檔案是當前較為流行的，不僅儲存量大，而且便于查閱，但容易被網絡盜竊。另外，還有聲像檔案和實體檔案等。

2 高速公路建設項目竣工檔案文件的整理

2.1 整理原則和要求

由于資料繁多復雜，是對工程的實時反映，所以必須在第一時間完成資料的收集整理，并形成檔案保存；在整理時，需保證資料信息的原始性，盡量保存原始文件；內容應完整真實，尤其是一些關鍵信息，決不能漏掉，而且資料要具有絕對的真實性，能夠反映工程各個環節的實際狀況；檔案整理過程要規范化，嚴格按照規定的程序進行，保證合理辦理各項手續，每一步操作都符合要求。

具體而言，首先要做到字跡清晰工整、圖表規范整潔，針對需永久保存的文件，如熱敏紙等，應及時復印，確保字跡清晰、圖片完整，并將原件和復印件共同保存。紙質文件容易破損，或者大小不合要求，通過裱糊、折疊等形式使其滿足要求。

其次，在書寫時，應認真選擇 材料，盡量避免使用容易褪色的材料，在簽名、原始記錄等手寫處，多用黑色墨水。除了傳真，其他的檔案文件都應有原始文件，為保證產品和材料質量，如果供貨商提供的是復印件，需加蓋銷售單位的印章。

此外，在組卷時，需嚴格控制其厚度，保持在20mm左右，同時將大頭針、訂書針等金屬物去除，以免引起銹蝕?？⒐D由施工單位繪制，確保其能夠真實地反映當地地理條件及建設工程的每一個細節。繪制完竣工圖，需加蓋竣工圖章，并送至監理處 ，尤其進行審核許可。照片、錄像文件應保證載體的有效性。長期存儲的電子文件應采用不可擦除型DVD光盤進行刻錄。

2.2 建設單位的整理工作

信息資料數量較大，為方便整理，需對其進行分類歸檔，通常包括設計、施工、驗收、監理、竣工圖表、科研技術、資金管理等，分別由不同的單位進行整理。

建設單位主要負綜合文件、責科研技術、工程設計及竣工驗收方面，工程前期準備到竣工驗收期間的綜合文件大都屬于管理范圍，主要由市高速公路建設指揮部按照形成時間或其他方式進行收集分類，并確保在竣工驗收前結束整理工作。

2.3 施工單位的整理工作

施工單位主要負責具體施工以及竣工圖繪制的工作，施工過程最為關鍵，也最容易出現問題，務必要認真對待。

①綜合管理文件

比較繁雜，涉及諸多方面，如施工日志、合同管理、計量支付、音像材料等；施工進度控制類包括階段計劃、調整計劃、進度保證、巡查通知、施工月報等；工程管理類包括各個崗位職責、規章制度、總結報告、獎懲措施、績效結果、會議紀要、質量責任登記卡等；工程質量類包括技術交底、儀器檢定證書、專項技術方案、圖紙會審紀要、質量保證、水準點復測的報批文件、階段性檢測結果、機械設備校驗證書、以及質量巡查通知等。

②材料工序文件

工序資料主要包括工程開工報告、檢驗認可書、現場質量檢驗單、檢測記錄表等，質量檢測文件則有橋梁基礎匯總資料、荷載實驗報告等；材料文件包括原材料的購置記錄、合格證書、混凝土的配合比實驗報告、各項設備的調試記錄等。

③竣工圖的編制

竣工圖必須清晰完整規范，且真實反映竣工驗收過程。確定無誤后，應加蓋竣工圖章，圖章應使用紅色印泥，蓋在標題欄附近空白處或圖紙反面。編制單位、編制人、監理單位、監理負責人、技術負責人幾項圖章內容必須齊全。若原施工圖無需變更或變更較少，則可直接作為竣工圖；若涉及結構形式、工藝、平面布置等重大改變，或圖面變更面積在10%以上，應重新繪制竣工圖，采用計算機出新圖，使用統一的竣工圖框，并認真填寫相關內容，主要增加了校核人員、制圖人員、更改日期等內容。

2.4 監理單位的整理工作

主要負責工程監理、資金管理方面的資料整理，包括基本管理、安全管理、質量管理、會議記錄、進度控制、資金管理等，如監理計劃、監理制度、監理日志月報、安全監理細則、工程師指令、重要會議記錄，對工程量清單的審查意見；對中間計量、支付的審查意見；施工過程中對計量支付提出的要求、意見等。

3 關于竣工檔案的案卷編目

3.1 卷內文件頁號

卷內文件有書寫內容的頁面均應編寫頁號。頁號編寫位置：單面書寫的文件材料在右上角編寫頁號；雙面書寫的文件材料，正面在右上角編號，背面在左上角編號；監理日記頁號編寫同文件材料；圖樣的頁號編寫在標題欄外右上角。頁號編寫統一使用鉛筆。案卷封面、卷內目錄、卷內備考表均不編寫頁號。每卷文件材料從“1”起編頁號，各卷之間頁號互不連續。

3.2 卷內目錄填寫

①序號用阿拉伯數字從1起依次標注卷內文件的順序，一份文件一個號。

②文件編號填寫文件的文號或圖樣的圖號，無文號或圖號可空白。

③文件材料題名：填寫文件材料標題的全稱。

例：

（1）××監理組××監理工程師×年×月—×年×月監理日記

（2）××監理組關于×××的工地指示、現場指令

（3）××監理組×××年××月瀝青抽檢試驗

④日期填寫文件材料或圖紙形成最后日期，用8位阿拉伯數字標注年、月、日，如2004年1月1日，標注為20040101。

3.3 案卷封面的填寫

①案卷題名應簡明、準確揭示卷內文件的內容。

例：

×××高速公路××標段××大橋0#臺工程檢驗認可書、工程報驗單及附件

②起止日期填寫卷內文件形成的起止日期。日期用8位阿拉伯數字標注年、月、日，中間用“-”隔開。如：2003年1月1日至2004年1月1日，標注為20030101-20040101。

③保管期限填寫劃定的保管期限。

④密級不填寫。

⑤檔號填寫檔案的分類號和案卷流水號，中間用“-”連接，統一用鉛筆填寫。

4 結束語

從上述分析中可知，竣工檔案整理在高速公路建設中起著重要作用，而整理工作又極為復雜，必須端正態度、認真負責，進行細致化整理。

參考文獻

[1] 劉海.淺析高速公路工程竣工資料整理工作[J].城市建設理論研究，2012，23（26）：143-144

[2] 彭鹿.淺談高速公路建設項目檔案控制與管理[J].公路交通科技，2010，26（S1）：213-214