檔案管理工作的創(chuàng)新性研究

張治霞

摘 要：隨著社會(huì)的不斷發(fā)展和市場競爭的激烈，企業(yè)對于檔案工作越來越重視，為企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展提供了重要的基礎(chǔ)。在企業(yè)不斷發(fā)展的過程中，會(huì)不斷的涌現(xiàn)新技術(shù)和新理念，所以檔案工作也要及時(shí)的創(chuàng)新，跟上時(shí)代的步伐，為企業(yè)的發(fā)展提供更加堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；創(chuàng)新；檔案工作

1 目前檔案管理工作的困境

由于受多年形成的封閉保守的傳統(tǒng)檔案管理意識的影響，檔案人員缺乏市場競爭意識和優(yōu)勝劣汰的危機(jī)感，缺乏開拓創(chuàng)新的精神和應(yīng)有的活力，沒有創(chuàng)新的主觀愿望，檔案中潛在的價(jià)值不能充分地開發(fā)出來，致使檔案工作與經(jīng)濟(jì)建設(shè)和精神文明建設(shè)不協(xié)調(diào)。

1.1 檔案基礎(chǔ)建設(shè)落后

由于傳統(tǒng)的檔案文件都是以紙質(zhì)的形式保管的，所以在數(shù)量上比較多，這就需要良好的保存條件。而現(xiàn)階段很多的企業(yè)檔案保管條件還停留在上個(gè)世紀(jì)五六十年代，安全防范措施不夠規(guī)格，溫濕度條件不符合保存條件。在檔案歸納整理方面不夠規(guī)范，給信息的錄入帶來了困難。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，很多企業(yè)的檔案管理工作中已經(jīng)應(yīng)用了計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，但是部分企業(yè)中硬件設(shè)施不夠齊全，無法進(jìn)行現(xiàn)代化的檔案管理工作。

1.2 檔案管理意識淡薄

檔案管理是現(xiàn)階段企業(yè)發(fā)展中的重要工作，為企業(yè)的發(fā)展提供了重要的依據(jù)。但是還有很多檔案管理人員沒有意識到檔案工作的重要性，每天都是得過且過，沒有積極主動(dòng)的投入到工作中去，致使檔案工作毫無創(chuàng)新可言，對于企業(yè)的發(fā)展也沒有借鑒性。

1.3 檔案從業(yè)者的綜合素質(zhì)不高

由于部分企業(yè)對檔案工作的不重視，所以檔案管理人員的綜合素質(zhì)較低，沒有引進(jìn)專業(yè)的技術(shù)人員，工作態(tài)度以及工作方式都無法適應(yīng)現(xiàn)階段的發(fā)展形勢。檔案工作始終停留在過去的俗套中，只是簡單的整理文件，并沒有進(jìn)行創(chuàng)新。

1.4 檔案收集范圍窄

目前的檔案工作大多數(shù)主要針對零散的文件，對于企業(yè)生產(chǎn)過程中的技術(shù)材料，平時(shí)的會(huì)議記錄，機(jī)械設(shè)備的安裝調(diào)試記錄等都沒有進(jìn)行收集整理，致使很多寶貴的資料丟失，不利于檔案管理工作的有效開展。

2 檔案管理創(chuàng)新

2.1 創(chuàng)新管理思路

要想改變檔案管理工作目前的狀態(tài)，首先要從思路上進(jìn)行創(chuàng)新。將過去被動(dòng)的工作轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)工作，積極主動(dòng)的到企業(yè)的各個(gè)部門去收集資料，將收集到的資料進(jìn)行科學(xué)合理的分類，為企業(yè)的經(jīng)營發(fā)展提供有利的條件。

2.2 創(chuàng)新管理模式

對于檔案管理的模式應(yīng)該進(jìn)行創(chuàng)新，改變過去繁瑣的工作流程，加工檔案收集整理的步伐，提高工作效率，縮短歸檔周期。在此過程中，可以充分的利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)，將計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)充分的應(yīng)用到檔案管理工作中來。將檔案信息錄入到電腦中，然后通過掃描條形碼的方式對檔案進(jìn)行管理，從而可以快速的進(jìn)行整理和查閱，大大的提高了工作效率，同時(shí)提升了檔案的利用率。在檔案的收集方面，應(yīng)該積極的調(diào)動(dòng)各個(gè)部門的人員，主動(dòng)將手中用過的具有一定價(jià)值的技術(shù)資料交到檔案室保存，然后將信息進(jìn)行共享，對于企業(yè)的發(fā)展具有重要的意義。

2.3 創(chuàng)新檔案基礎(chǔ)工作

2.3.1 豐富檔案資料。將檔案收集工作的范圍擴(kuò)大，不要局限在文字資料方面，對于企業(yè)中的科技類資料要重視收集。在企業(yè)日常生產(chǎn)中，會(huì)有很多的創(chuàng)新和科研，對于這些技術(shù)資料應(yīng)該妥善的保存，為企業(yè)以后的工作提供參考借鑒。在企業(yè)平時(shí)的會(huì)議記錄也要收集整理，對于企業(yè)經(jīng)營理念的制定具有重要的意義。在對機(jī)器設(shè)備進(jìn)行安裝和調(diào)試時(shí)，要將過程進(jìn)行記錄，并且封擋保存，在日后的使用中可以有所借鑒。

2.3.2 編制高效的檢索工具體系。檢索工具編制得越科學(xué)，對檔案的揭示就越全面，檔案信息就開發(fā)得越迅速。根據(jù)目前狀況，除了建立一個(gè)科學(xué)的更加完善的手工檢索系統(tǒng)外，還要逐步適應(yīng)信息社會(huì)的需要，積極應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)建立自動(dòng)化的檢索系統(tǒng)。在檢索工具編制中，要注意類型多樣化，泛化檢索點(diǎn)，既要有總目錄，也要有專題目錄，既要有敘述型檢索工具，也要有條目型檢索工具。

2.3.3 現(xiàn)代技術(shù)手段的運(yùn)用。可以建立檔案服務(wù)網(wǎng)站，制作信息含量高，個(gè)性化強(qiáng)，界面美觀的主頁。一方面有利于對檔案部門的宣傳，另一方面也便于企業(yè)了解和利用檔案，人們可以不受時(shí)間和地域的限制，隨時(shí)可以在網(wǎng)上瀏覽檔案信息。數(shù)字化檔案館也充分顯示出了它的優(yōu)勢，通過建立檔案數(shù)據(jù)庫，既節(jié)省空間又方便利用。

2.4 創(chuàng)新檔案工作機(jī)制

在管理體制上，要遵從管理創(chuàng)新的一般規(guī)律，建立以人為本的管理體制和服務(wù)機(jī)制。為員工創(chuàng)建良好的工作環(huán)境和生活條件，對員工的管理不再是以使用為中心，而是將人視為最有價(jià)值和最富有競爭力的資本，以企業(yè)和員工的共同發(fā)展（即“雙贏”）為中心。在用人制度上，要愛才，招才，惜才和用才。管理者應(yīng)在企業(yè)內(nèi)各項(xiàng)工作中體現(xiàn)愛才之心，容才之量，舉才之德，護(hù)才之魄，用才之道。推進(jìn)“能上能下”的競爭制度，在檔案工作中形成“能者上，平者讓，庸者下”的有效競爭機(jī)制，廢除領(lǐng)導(dǎo)干部職務(wù)終身制和員工職稱終身制，改管理干部的任命制為聘用制，員工用工制度的單項(xiàng)選擇為雙項(xiàng)選擇。在分配制度上，堅(jiān)決打破“大鍋飯”。與實(shí)際工效掛鉤，多勞多得，充分調(diào)動(dòng)全體員工的積極性，主動(dòng)性。

2.5 提高檔案從業(yè)人員的素質(zhì)

2.5.1 樹立創(chuàng)新意識。檔案工作的創(chuàng)新來自對檔案管理的創(chuàng)新想法，沒有創(chuàng)新的認(rèn)識，檔案創(chuàng)新就無從談起。網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)時(shí)代是一種全新的經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案工作要適應(yīng)這種新時(shí)代的要求，就應(yīng)當(dāng)有創(chuàng)新的意識和思想，檔案工作者要充分理解創(chuàng)新工作為知識經(jīng)濟(jì)的靈魂，在檔案工作網(wǎng)絡(luò)化方面，滲透創(chuàng)新思想，開展創(chuàng)新實(shí)踐。

2.5.2 培養(yǎng)知識的創(chuàng)新能力。檔案工作者應(yīng)努力優(yōu)化自己的知識結(jié)構(gòu)，持有懷疑的精神，求變的態(tài)度和綜合選擇的能力，使自己成為適應(yīng)、符合時(shí)代要求的復(fù)合型人才。

2.5.3 培養(yǎng)信息的處理能力。檔案工作者應(yīng)掌握如何使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、如何利用計(jì)算機(jī)處理信息等信息處理技術(shù)，使用網(wǎng)絡(luò)應(yīng)成為每一位檔案工作者的基本功。

2.5.4 培養(yǎng)信息技術(shù)開發(fā)應(yīng)用的能力。檔案工作者不僅應(yīng)學(xué)會(huì)利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案信息的應(yīng)用開發(fā)，最好還能根據(jù)工作實(shí)際獨(dú)立開發(fā)檔案網(wǎng)絡(luò)信息資源，在管理方面實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理，做到檔案信息資源共享。

3 結(jié)束語

檔案工作是企業(yè)發(fā)展中的基礎(chǔ)，為企業(yè)的發(fā)展提供了有利的條件。隨著市場經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，企業(yè)間的競爭逐漸加劇，所以檔案管理工作也要與時(shí)俱進(jìn)，不斷的創(chuàng)新。在管理理念、管理模式以及管理人員方面都要不斷的提升和改善，高度重視檔案管理工作，將其納入企業(yè)的重要工作日程中。在創(chuàng)新的過程中，要將現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與檔案管理工作相結(jié)合，有效的提高檔案管理工作的效率。積極的調(diào)動(dòng)企業(yè)各個(gè)部門的積極性，主動(dòng)的上交檔案資料，拓寬檔案收集的范圍，為企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)造更加有利的條件。

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