科研檔案信息資源的開發與利用

舒 濤

（成都大學檔案館，四川成都 610106）

一 科研檔案信息資源開發與利用的意義

科研檔案信息資源是科研活動的真實記錄，是知識創新、科技創新以及成果轉化的基礎和依據［1］。立項背景、研發思路、核心技術、參數指標、工序流程、控制措施、結論報告，都是科研檔案信息資源的重要組成部分，它們通過文字、圖表、數據、聲像等載體表現為文件材料，具有憑證作用。可以為保護科研成果的所有權及正確處理科研工作中的各種權益提供法律依據;可以為科研信息資源的開發與利用提供物質基礎，促進廣泛的科研交流;可以為后期的科研活動提供參考，充分發揮其潛在價值;還可以有效避免重復研發。科研檔案管理人員收集、整理科研檔案信息資源要與科研活動同步，以避免信息資料在研發過程中遺失或損壞。完整的信息資源經過后期分析編研、數據處理，可供檢索、開發與利用。科研檔案信息資源的開發利用，一方面可以促進科研成果直接轉化為現實生產力，產生社會效益和經濟效益;另一方面，科研人員在檢索、開發與利用某一科研檔案信息資源的過程中，可能觸類旁通、發散思維，產生新的研發課題，或者舉一反三，突發靈感，對研發課題中一直沒能解決的問題豁然開朗，疑難迎刃而解。因此，最大限度地開發科研檔案信息資源，是科研檔案管理人員的重要職責，是實現科研工作“創新化、產業化”的保證。

二 科研檔案信息資源開發與利用的現狀及其原因

目前，科研檔案信息資源的開發與利用大多停留在較低層次，科研檔案信息資源中所蘊含的知識信息沒能被充分地挖掘。主要原因一是認識問題。首先是領導不重視。認為科研檔案不會直接產生經濟效益，只要把科研檔案保管好不出事就可以了，因而在人員、設備、資金等方面配置較低。表現在經費投入不夠，辦公環境差，庫房狹窄，設備老化陳舊，管理人員年齡偏大。其次是管理人員則認為領導不重視，部門在單位的地位又不高，做多做少、做好做賴都一個樣，既然如此，多一事不如少一事，沒有必要費力勞神，只要按部就班做好傳統的收集整理與查詢服務，能夠滿足基本的工作需要就可以了。二是軟件硬件滯后。科研工作日新月異，發展迅猛，而現有的科研檔案管理人員無論政治道德素養、業務綜合素質、運用現代信息技術能力、創新意識均跟不上發展的需要。表現為:法律意識比較淡薄，對科研檔案的保密意識不強，依法治檔、依法辦事的自覺性主動性不高，思想方面趨于保守，對現狀比較滿足，缺乏上進心和開拓創新精神，管理水平不高，服務效率低下，研發能力、計算機應用能力不強，綜合素質不高。加上計算機網絡設備等硬件落后，科研檔案信息資源編研技術手段不高，編研出來的成果檔次較低，缺乏多次編研和深層次編研，編研過程又往往注重數量輕視質量，利用率不高，成果的轉化慢而且少，閑置浪費現象驚人，科研檔案信息資源的高層次管理人員嚴重缺乏。

三 科研檔案信息資源開發利用的對策

科研檔案蘊含著豐富的知識信息，應多渠道、多形式加強科研檔案信息資源的開發與利用，對人才培養和科研工作具有重要的意義。

（一）提高歸檔意識，加強制度建設

科研活動一般都要經過論證、立項、實施、驗收、推廣等過程，形成周期從幾個月到幾年甚至幾十年［2］。檔案材料的匯總雖然是在科研活動結束之后完成的，但每一份材料卻產生于不同的階段，即所謂科研檔案形成于科研活動過程之中，完成于結題之后，只有加強過程歸檔才能保證材料的完整性，提升歸檔質量。然而科研人員長期以來形成的習慣是注重科研的數量、經費，注重科研實驗和科研實踐，注重科研成果的發表與獲獎，忽視科研活動相關資料的積累，忽視科研文獻資料的收集與歸檔，歸檔意識淡薄。不少科研人員將獲獎證書、專利證書、論著等科研成果視為個人私有財產，有的甚至把其中重要的部分，如合同、協議等據為己有，在科研檔案管理人員的一再催促下才極不情愿地延期歸檔。其實，科研人員既是科研檔案形成的主體，也是科研檔案利用的最大群體與最大的受益者，及時完整歸檔對他們只有益處。為避免科研檔案殘缺不全，確保歸檔順利，在實際工作中應以制度來規范，實行科研檔案項目負責人立卷歸檔責任制，強化他們的歸檔意識。

健全科研檔案管理制度，是科研檔案工作順利開展、科學規范管理的可靠依據和根本保證［3］。要做好科研檔案信息資源的開發利用，必須建章立制，建立一套行之有效的管理制度。在執行過程中，以制度管人，憑規矩辦事，包括科研活動從開始到結題整個過程的材料管理，明確收集內容、歸檔時間、整理方法、立卷方式、保管程序、利用服務等，同時要建立相應的激勵措施，引導科研檔案管理人員自覺主動地認真工作，通過目標體系的建立、實現、考核等管理制度，做到責任任務明確，目標指標量化，分配考核掛鉤，成果獎罰兌現，并且營造弘揚先進、鞭策落后的氛圍，通過樹立標兵、展示成果、獎勵先進等活動，大張旗鼓地宣傳報道優秀科研檔案管理人員，讓他們在工作中有充分的成就感和榮譽感，激發他們在今后的工作中最大限度地發揮自身的潛能，為開發科研檔案信息資源做出新的貢獻。

（二）加大繼續教育力度，提高科研檔案管理人員的綜合素質

一是要加強職業道德教育，對科研檔案管理人員進行愛國主義教育和人生觀價值觀教育。以馬列主義、毛澤東思想和鄧小平理論，用優秀的品質高尚的思想引導、帶動他們，要求科研檔案管理人員熱愛檔案工作，要有事業心責任感，要愛崗敬業，忠于職守，對待工作要有默默無聞、甘于奉獻的精神。科研檔案管理既是一項基礎性的工作，又是一項服務性的工作［4］［5］。面對收集、整理、編目、提供利用等大量繁瑣的工作，科研檔案管理人員要樹立全心全意的服務意識，注重積累。在服務過程中要有耐心，誠信務實，實事求是，對檔案材料認真核實，保證其真實可靠，不能憑主觀臆斷，更不能隨意編造，這是對科研檔案管理人員的基本要求。二是要加強業務培訓，提高綜合素質。信息時代新知識、新技術層出不窮，提供機會讓科研檔案管理人員走出去，多與同行交流，開闊他們的視野，學習先進的管理方式并加強學習能力的培養，在學習基礎理論和專業知識的同時，要注重新知識、新技能的學習，主動提升專業技能，包括編目能力、編研能力、信息咨詢服務能力、交流溝通能力、概括總結能力、發展創新能力等等。而計算機應用能力的高低則直接關系到工作的效率與質量，以多媒體技術為標志的現代信息處理技術的推廣和應用，正在改變科研檔案的管理模式和服務手段，電子文件歸檔、電子檔案管理以及數字信息處理技術都需要具備計算機網絡知識，大量的科研檔案信息資源必須在網絡環境下才能快速地查詢檢索，因而提升網絡環境下處理信息的能力是當務之急。三是要引進人才。高學歷、高層次復合型人才的引進，是改變科研檔案管理隊伍現狀的最好方式，是優化現有人才隊伍結構的關鍵，也是提升科研檔案信息資源開發利用的最佳途徑。

（三）保護知識產權，做好密級降解工作，擴大開發利用范圍

科研檔案是科研工作最為原始的資料，其中蘊含著大量鮮活的知識信息，作為一種信息的載體，其核心是技術信息。保護知識產權法律意識的普及以及長期受到的國防保密教育，固化了人們對科研檔案保密性的理解，普遍認為科研檔案是保密的，是不能對外公開的。即使因為工作需要查詢某方面的信息，辦理手續也會相當繁瑣復雜。在這種認識下，為了減少不必要的麻煩，對一些可查可不查的信息，大多數人選擇了不查，這是長期以來人們對科研檔案利用形成的偏見。正是受到這種不正確認識的影響，致使科研檔案信息資源的開發利用受到很大的束縛。與此同時，科研檔案除了具有保密性的一面，還有時效性的一面。科研檔案的時效性，是指一項科研成果，在一段時間和一定范圍內是需要保密的，但是經過一定時間之后，一旦被更新的技術取代，原有技術就無需保密，屬于解密或降密的范疇，因而保密只是暫時、局部和相對的。在實際工作中要正確認識科研檔案的保密性，并做好密級降解工作，以擴大開發利用范圍。首先要加大宣傳力度，去除“就檔案論檔案”、“為保管而保管，重保管輕利用”的消極被動思想，樹立積極主動的服務意識。其次，要正確處理好開發利用與密級降解以及知識產權的關系，按照相關規定在一定范圍內及時做好科研檔案密級降解工作，在不違背《檔案法》并充分保護科研人員科研成果的所有權、使用權及處置權等知識產權的基礎上，注重開發科研檔案信息資源，使其價值得到最大限度的開發與利用。同時要做好科研成果的宣傳報道，通過舉辦各種展覽，展示科研檔案知識，教育與啟迪廣大科研愛好者，提升科研檔案的社會價值與經濟價值。

（四）做好橋梁與跟蹤服務工作

科研檔案管理要從重視實體檔案管理轉變到重視科研檔案信息資源的管理上來，要主動為用戶服務并跟蹤用戶需求。重復研發，在今天絕不是個別現象，究其原因，主要是信息不暢，缺乏相應的平臺供科研人員交流學術信息造成的。為避免科研人員盲目申報項目，減少不必要的勞動，科研檔案管理人員要及時對結題的科研檔案進行編研編目，主動為科研人員提供檢索查詢服務。同時，注重收集供求信息，積極發布科研成果需求信息，為科研人員和用戶架起溝通的橋梁，以便更好地推動科研成果轉化為現實生產力。在此基礎上，持續跟蹤科研活動，繼續開發科研檔案信息資源，為科研工作者再次利用提供保證。

解放思想、打破傳統觀念、大力發展科研檔案信息資源的開發利用，實現資源共享，為社會造福，既是科研工作的需要，也是體現科研檔案的價值和生命力所在。

:

［1］姜平．試論科技檔案信息資源開發利用［J］，黑龍江史志，2011（21）:28－29．

［2］孫曉云．高校科技檔案管理工作與高校科研工作［J］．黑龍江高教研究，2004（8）:44 －45．

［3］李伶，鄔雪軍．應重視高校科技檔案的開發利用［J］．蘭臺世界，2005（5）:19－20．

［4］王成東．淺談高校檔案信息資源開發與利用［J］．哈爾濱學院學報，2006（4）:139－140．

［5］戴蘊威．高校科技檔案開發利用的問題與對策［J］．時珍國醫國藥，2005（8）:796．