電子化時代圖書館的文書資料管理

孫然

摘 要：電子化時代，對于圖書館中文書資料的管理提出了新的要求。傳統對文書資料的管理多在于檔案形式，這種形式的管理存在丟失、損壞等弊端，不利于文書資料的長期保存。電子化時代，文書資料已經能夠充分利用現有設備與技術，提升管理有效性。該文論述當前圖書館文書資料管理的現狀，并介紹圖書館文書資料電子化，最后，簡要敘述了電子化時代加強文書資料管理的辦法，希望能加強文書資料的管理。

關鍵詞：電子化 文書資料 管理

中圖分類號：G25 文獻標識碼：A 文章編號：1672-3791（2014）11（b）-0249-01

進入21世紀，計算機技術的快速發展，加之各種軟件和應用程序等的推出，推動了計算機技術在各個領域的廣泛應用。在如今電子化時代，書籍資料已經完全實現電子化，可以隨時在線或者是在計算機上進行書籍的閱讀，傳統的紙質圖書和資料的使用率明顯降低。對于圖書館而言，對于文書資料的管理、借閱等，目前已經在大力向電子信息化發展。文書資料管理工作主要有文書資料的特征記錄、文書資料的目錄等相關方面的數據。隨著時代的發展，由于文書資料的秩序結構、信息資料和圖書完全不同，保存的路徑與普通的圖書出版物有著很大的不同，因此，在實際的文書資料管理中，必須注重管理的有效性和使用的便捷性。該文以此為背景，簡單闡述了當前文書資料管理現狀，分析了圖書館文書資料電子化的發展，并針對電子化時代加強文書資料管理的辦法展開分析，現報道如下。

1 當前文書資料管理現狀

在我國，由于歷史文明底蘊深厚，歷經上下5000余年，在文學藝術、科學技術等各方面均有著世界領先的大量記錄資料，而且我國從古至今在文字方面有著獨特的記錄技巧，因此，在現今的圖書館中，不僅能夠查到或者借閱到現代的科學技術相關的資料，而且對于一些歷史珍藏尤其是文書資料也能借閱到。圖書館需要做好這些資料的保護、管理與收藏，往往會耗費很大的功夫。

在圖書館文書資料的管理中，由于文書資料與普通的圖書資料存在許多根本性的不同，因此，往往會依據不同的形態、內容或者年代進行劃分，進而形成了更多的具有獨特特色的分類方法；在目錄的整理過程中，采取了第一類與第二類的分類方法，采用不同的文書資料體系進行了保存。80年代，對于公文等文書資料的保存，圖書館的重視程度比較高，分類方法也比較獨特。這一進程中，由于許多圖書館的文書資料的閱覽存在許多難點，使得文書資料沒有被充分的利用。

在如今，由于信息技術的廣泛應用，文書資料的管理實現了信息化和電子化。文書資料的閱覽已經從傳統的借閱室閱覽的形式發展為能夠借助WEB等電子媒體進行閱覽，使得文書資料的利用程度明顯增強。而且，對于圖書館而言，傳統的文書資料的管理，也大多實現了公開的電子化管理。由于圖書館電子文書資料的公開化的信息管理，使得地方的歷史信息和特色能夠有效的被外界了解，而且這種方式對于歷史文書資料的管理的完整性也有很大的幫助。

2 圖書館文書資料電子化

電子信息化時代，對于各種材料或者資料實行電子化是歷史發展的必然要求，也應是最終的結果。由于科學技術水平的發達，目前這些材料、資料實現電子化的手段多樣，對于不同的文書資料，目前也依據各資料的獨特特點，采用了與之相適應的方法。例如，對于一般的圖書館文書資料，采用的方法是模擬資料的方法，如在收縮膠卷的管理中；對于原始資料和實物資料，主要采取羅馬數字的方式予以記錄；對于電子化的目錄數據和資料，主要用英文字母進行展示，采用這種辦法對于各種文書資料進行了有效的分類：具體的就是模擬復制的資料、圖書資料、電子化資料和實物資料。近年來，隨著電子照相技術的高速發展，相機的像素功能越來越高，對于文書資料，實現電子化展示與保存，是最有效的管理方式。文書資料的電子化不僅提高了文書資料的利用率，也使得其資料復制保存過程中出錯和質量較低的問題得到有效的改善。

目前，對于文書資料的保存，利用傳統的物理性資料和現代電子信息的結合，對于資料實現數字信息化管理；對于實物文書資料的保存，主要是首先做好目錄數據，對相關數據進行存儲，并連接好相關資源與數據的信息記載，這樣，電子化和實物化資料能夠實現有效的結合，進而方便文書資料的管理。

不過，隨著電子化時代的不斷發展，信息化水平的不斷提升，使得電子信息資料不斷的硬化。為了適應不斷變化的環境，更好的將文書資料進行保存，采用目前較為實用的文書資料數據格式Born Digital Contents，用實物資料以及電子圖書資料的形式進行保存。

3 電子化時代加強文書資料管理的辦法

在電子化時代，做好文書資料的管理，是一件十分迫切也是一件意義重大的事件。在電子化時代，加強文書資料管理，首先應做好文書資料數據的設計，然后采用現代化的方式做好相關文書資料數據的保存與使用。

在電子化時代，對圖書館文書資料的管理，除了要對文書資料要素進行有效的保存之外，還要對各種交卷進行模擬復制，并且注重與其他圖書館之間進行資料信息的交換，從而適應各種不同的數據目錄形式。對于數字化時代的發展中，文書資料的管理雖然實現了一定的數字化，但是為了更好的適應時代發展，在文書資料管理時，實現數字化信息管理的規范化、模型化是發展的趨勢。在當前，建立OAIS模型化的數字信息管理，將文書資料逐漸分為保存記述、內容信息、組合信息以及相關組合信息模型。在這樣的模型中，不僅能實現文書資料的有效管理，而且還能使個要素之間具有良好的互換性，促進各種文書資料內容之間的要素轉換，方便文書資料的保存、使用。

4 結語

在電子信息化時代不斷高速發展的今天，人們生活習慣發生了重大改變，尤其是在閱讀行為方面，對于傳統的文書資料的物理介質使用率逐漸降低，但是，由于許多物理介質中蘊含著豐富的信息，為了促進這些信息在人們的生產生活中發揮更大的作用，需要結合時代發展的形勢，做好對這些文書資料的管理。對于文書資料的管理，充分發揮電子化的優點，不斷提高文書資料的使用率，使我國圖書館在人們生產生活中的作用不致降低。

參考文獻

[1] 湛楠.電子化時代圖書館的文書資料管理之我見[J].中國科教創新導刊，2013（13）：248，250.

[2] 燕春愛.中專學校圖書館資料的管理[J].中學時代，2013（12）：6-7.

[3] 朱蓮花，黃衛東.電子化時代圖書館的文書資料管理[J].圖書館理論與實踐，2011（3）：82-86.

[4] 白蘇紅.電子化時代圖書館的文書資料管理探究[J].知識經濟，2012（15）：55.