基于條形碼技術的病案示蹤管理系統設計思路

楊 婷,方孝梅,鮑喜明,梅正平,楊 丹

在信息技術日新月異的今天,病案作為醫療信息的主要載體,已成為醫學領域信息高速公路中的重要分支。病案示蹤系統是醫院病案示蹤控制科學化、標準化的基礎電子平臺。我院使用的HIS系統中病案管理軟件,在示蹤管理方面有所不足。筆者總結了現行病案管理軟件的特點,借鑒其他同類軟件的優點,引入條形碼自動識別技術,制定了適合我院自身特點的病案示蹤系統修改方案,委托上海聯眾網絡信息公司進行開發和功能擴展,使系統的功能得到完善和提升。通過病案示蹤系統可規范運行流程和流通渠道,提升管理效率和服務質量,延伸病案管理的內涵,對加強醫療工作監管,維護病案法律文書的權威性,發揮著“數字化”無可比擬的優勢[1]。

1 目前病案管理的現狀與問題

1.1我院管理現狀 近年來,隨著我國經濟的迅猛發展、醫療保險和司法制度的日臻完善,病案在醫、教、研方面有著固有及深化作用[2]的同時,滿足社會諸多方面需求的原始憑證功能也不斷擴展。病案管理已由單純保管性能轉化為病案信息利用和資源共享的新階段。我院是一所集臨床、科研和教學為一體的大型綜合性三級甲等醫院,規模擴張迅速,科室分支細化,紙質病案源源不斷地產生。病案流通步驟涉及諸多環節(圖1),現行的手工操作管理模式,存在很多弊端和不足:病案在回收、歸檔、借閱和復印等業務環節信息錯誤率高、處理速度慢和歸檔錯位多；每個環節都需錄入相同的信息,手工處理病案效率低下,查找病案資料方式落后,且耗費大量的時間和精力；為避免手工操作錯誤,定期對照紙質單據盤查、核對,造成人力和物力資源浪費；長時間重復、異常繁瑣的工作,容易出現人為失誤；高密度、頻繁地流動以及信息未能及時更新,病案管理人員無法實時掌握病案的流向和使用情況,造成病案難于查找,流通過程中出現病案“丟失”現象,后果難以估計。因此,一套設計合理、功能齊全完整的病案示蹤系統,對保證日常醫院教研、患方復印、醫院管理以及社會多樣需求等顯得尤為重要[3]。

1.2國內研究進展 目前我國大部分地區還沒實現病案流通數字化示蹤管理,多數醫院病案流動情況僅為文字處理和數據統計,僅少數大型醫院已實現病案條形碼示蹤管理。條形碼技術借助特制的條形碼識別裝置,快速準確地識讀條碼信息并轉譯為計算機語言,是信息數據自動識別、輸入的重要方法和手段。北京醫科大學第一醫院于1992年率先成功開發條形碼計算機病案管理系統；1997年2月南方醫院設計了包含借還管理、查詢與催還、病案庫管理等6個模塊的多用戶條形碼病案流通專用軟件；2002年北京協和醫院進行了活躍病案的尾號、色標和條形碼系統的轉換,使得病案的采集、存儲、查詢和信息交換更加準確和快捷。

圖1 病案流通流程圖

2 病案條形碼示蹤管理系統的設計思路

病案示蹤系統功能設計充分考慮未來業務發展、流程優化、網絡結構以及系統設置的靈活擴展性,具有橫向聯網的特點。條形碼是本系統運行的基礎,條形碼生成機制為通過病案號碼加上住院次數加標識符,生成唯一條形碼,在病案首頁的病案號碼下方顯示對應的條形碼。利用條形碼技術與病案號碼、患者身份證號碼等信息建立有效關聯,用于記錄病案示蹤信息。條形碼技術在計算機數據庫的支撐下,對關鍵條碼進行定義,實現自動分類,按照檢索條件成組排序。管理系統中信息與其他系統數據之間可以相互交換,保證數據相互邏輯關系的正確,共享醫院信息系統資源。在系統具體設計中各組成部分能協調一致,具有連續性,形成一個整體,對流通信息變化在某一模塊中,如增加、刪除等可靈活應用,其結果可以及時更新。通過病案號碼可以查詢當前病案實際情況,如簽收時間、是否入庫、借閱情況以及操作人員等。運用集中和分布式處理相結合的方式采集數據,同一信息在某個系統只錄入一次,減少工作量。具有良好的提示功能,如錯誤和重復操作顯示對話框、拖欠未回收病歷以及病案借閱逾期未還匯總統計。使用多級用戶密碼權限管理,對不同用戶設置不同的使用權限。穩定可靠的數據接口保證掃描的數據及時、準確和安全的輸入計算機系統,病案條形碼示蹤管理能夠提高病案管理質量,強化崗位職責,使病案的采集、儲存查詢和信息交換更加快捷和科學。

3 病案示蹤系統構架

在現有計算機硬件和病案管理軟件的支持下,借助條形碼技術,建立病案管理軟件、示蹤系統及配套設施的應用管理系統體系。基于Microsoft.NET平臺面,向服務對象進行三層架構模式設計,Client(客戶端)→Application(應用層)→Database(數據層),數據庫應用SQL Server 2008r2,應用層利用最新的net Framework 4.0,前端客戶端采用c# 語言編寫,開發工具為Microsoft visual studio 2010,硬件增加了可以采集、保存和上傳數據,具有獨立運算處理的移動數據采集器(圖2)。確?；颊卟“柑柎a唯一性,通過病案號碼對患者住院信息全程追蹤。

圖2 移動采集終端與系統聯接結構圖

4 主要功能

依托現有的病案管理軟件,建立和完善病案示蹤系統,包含回收、歸檔、借閱和復印等多個子系統,系統功能主要是以登記、查詢和報表為主。條形碼隨病案首頁、封面打印,紙質病案在病案管理各環節運行的登記均使用掃描設備掃描條形碼,去除重復繁瑣的流程,降低勞動強度,避免手工操作的各種管理漏洞,杜絕流通中病案“丟失”；增強糾錯能力,強大查詢功能,實時掌握病案信息資源,在網絡環境中提供檢索和流通服務,對病案流通過程進行跟蹤管理,及時掌握病案的去向,精確定位每一份病案的流通狀態,保持病案的可獲得性；提高病案管理環節中數據采集和信息處理速度[4-5],全面快捷地掌握病案流通路徑和當前狀態以及科研病案、再入院病案等使用情況,確保病案管理過程和內容的準確性[6]。

4.1回收登記 設置批量回收和單份簽收功能,可取消當日回收操作,使該條記錄重置到未回收列表中；按科室、出院日期和拖欠天數統計未回收清單,通過自定義時間來統計簽收及時情況；設計包含“管床醫生”字段的催繳清單,建立與海泰電子病歷系統接口連接,自動彈出信息框提醒；實現短信貓提醒功能,將信息發送到臨床科室或個人的移動設備中進行催繳。

4.2歸檔登記 模式同回收功能。增設封面打印可選按鈕,可自定義在歸檔登記時并行封面打印。封面內容為患者姓名、條形碼、出院科別和出院時間。

4.3借閱登記 除借出病案號碼、患者姓名、出院科別和借閱醫生信息外,添加借閱用途、借出和歸還操作員登記。借閱催還方式與病歷催繳相同。

4.4復印模塊 應用條形碼掃描提取復印者類型、復印內容、頁數、工本費以及疾病信息等,便于分析病案利用方向,規范財務管理。

4.5病案數字化 取消逐份打印粘貼條形碼程序。

4.6示蹤查詢 在原有的回收、歸檔、借閱各環節查詢基礎上,增設內部流通查詢,示蹤查詢窗體顯示所需查看的病案信息:條形碼、出院科室、病案號碼、患者姓名、性別、入院日期、出院日期、出院診斷、流通路徑、當前流通狀態。

5 應用體會

基于條形碼技術的病案示蹤管理研究,軟件關聯患者住院環節,從住院科室開始監控醫療數據和信息,追蹤住院患者病案資料的運行,更加快速、簡捷、準確地控制病案流通使用,及時提供病案查詢信息和病案原始資料,可監管醫療質量及病歷回收情況。我院運用該系統前,每日借閱登記平均錯誤率為8.85%左右,運用新系統后平均差錯率為0.018%,大大提高登記信息的可信度；回收登記時并行錄入、整理登記,歸檔登記時執行封面打印,減少勞動強度,加快入庫速度,減小紙質病案毀損和丟失概率,加強了對原始病案的保護；查詢病案流通路徑,系統按時間順序顯示服務記錄,并報告最后的流通狀態,增加了控制頻繁流動病案的能力。自新系統使用以來,每月末回收與歸檔入庫核對錯誤率由5.93%下降至0.0056%,對2013年12月的差錯病案查找原因,發現有人為操作及原因不明的情況,無論是差錯數量,還是錯誤率均下降趨勢明顯,充分體現新系統在提高病案管理質量上的優越性。

隨著我國醫療行業的蓬勃發展和衛生體制改革的逐步推進,醫療信息的利用將被最大化,作為病案管理要跟上時代的步伐,必須創新管理模式。我院收治率屢創新高、病案數量劇增,新示蹤系統上線使病案管理產生了質的飛躍,提升了醫院病案利用效率,有效緩解病案管理人員工作壓力。但現應用的是一維條碼,僅有標識作用,無糾錯功能,還應不斷積累經驗,嘗試將二維條形碼[7](可根據需要擴展信息、全方位360°識讀以及抗損性強)應用于病案管理,進一步提高醫院管理水平及服務質量。

【參考文獻】

[1] 賴伏虎,王浩,陳連璞,等.條形碼技術在數字化病案中的新型應用[J].中國病案,2009,10(7):24-25.

[2] 郭方.新形勢下的病案管理[J].中國水電醫學,2010,3:184-185.

[3] 魏敬,董新昱,潘銳銳.病案示蹤計算機數字化管理的設計思路[J].中國病案,2009,10(10):28-29.

[4] 張菊芬,史娟,陳侃侃,等.條形碼在病案管理中的使用與效果[J].中國病案,2012,13(9):44-45.

[5] 丁清琳.開發數字化病案檢索系統實現病案管理現代化[J].中國數字醫學,2008,3(4):44-45.

[6] 張芙蓉.病案管理中條形碼自動識別技術的應用[J].河北醫學,2011,5:709-710.

[7] 張震軍.QR二維條形碼在病案管理中的應用[J].中國病案,2013,14(2):9-10.