信息時代數字圖書館的檔案建設與管理研究
——以數字資源檔案為例

秦文珍，肖 瓊

(重慶郵電大學 圖書館，重慶 400065)

在信息技術快速發展的今天，各種新興技術如云計算、物聯網技術在圖書館得到快速應用。圖書館正朝著數字圖書館、智慧圖書館發展[1]。數字圖書館的重要特征就是圖書期刊資源的數字化，進而數字資源迅速增加。資源的數字化是建設數字圖書館的基礎，因此圖書館資源中的數字資源在館藏總量中所占的比列逐年加大，并快速增長。在日益增長的數字資源建設和管理過程中，產生了大量與其有關的具有原始性和保存價值的紙質和電子文本，這些紙質和電子文本可以稱為數字資源檔案。數字資源檔案正逐漸成為當今信息時代圖書館檔案工作的重要內容。本文以數字資源檔案的規范建設和管理為例，闡述數字圖書館的檔案工作。

1 數字資源檔案的概念與形式

圖書館檔案是圖書館在實踐過程中形成的具有保存價值的原始文件材料，是圖書館發展歷程的見證，是縱覽圖書館工作的重要證據，是圖書館總結過去，規劃未來進行科學決策的重要依據。隨著計算機網絡和通訊技術的普及，新興信息技術如云計算和物聯網技術的快速發展，圖書館已經邁入數字圖書館時代。與數字資源建設和圖書館發展相伴隨，一些重要的原始性的文件就具有保存價值，成為圖書館變革的見證者。大量與數字資源相關的具有原始性和保存價值的紙質和電子文本，就成為了數字資源檔案。與數字資源在當今圖書館中的地位一樣，數字資源檔案也已經成為目前圖書館檔案工作的重要部分。

從形式上分，數字資源檔案包括紙質和電子檔案兩類；從性能上紙質檔案又可分為政策性與建設性文檔[2]。政策性文檔主要是指圖書館對數字資源的規劃指導性文件，比如數字資源年度建設目標(包括采購和自建)、試用與推廣、運行管理等綱領性文件。一般而言，為了保持政策的延續性，政策文檔應保持規劃年度內不要有較大變化。建設性文檔則主要是數字資源具體建設和管理過程中形成的具有重要保存價值的文檔，比如大型數據庫采購的合同文本、供應商的資質材料、售后服務如數據庫維護、讀者使用培訓承諾書等，以及其他值得保存的書面材料等。電子檔案則包括數字資源建設中產生的具有保存價值的電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等[3]。與紙質文件相比，電子文件具有以下明顯特征： (1) 電子文件需要借助現代辦公設備，如計算機才能閱讀利用；(2) 電子文件可以借助網絡技術直接迅速地傳遞處理; (3) 電子文件的利用不受時間和距離的影響，容易實現共享。

2 數字資源檔案建設的內容

數字資源檔案建設不僅貫穿于數字資源建設的全過程，而且在其之前有規劃檔案，在其之后有總結檔案。因此，數字資源檔案建設的內容涵蓋了數字資源建設的各個方面。目前圖書館數字資源一般都是以數據庫的形式存在，因此大多數的數字資源，如數字圖書和期刊數據庫、學位論文和專利數據庫等都是經過采購由專業供應商提供的。當然，各個單位圖書館也有根據自身發展需要，建設一些特色數據庫數字資源。針對有專業供應商提供的數字資源，在圖書館中一般都有從試用、到購買使用，最后到停用這樣一個過程。在這個過程中還可能包括使用評價、續訂增訂等環節，因此數字資源檔案建設的內容非常多，從基本的數字資源基礎檔案到具體的數字資源成本檔案、數字資源財務檔案、數字資源試用檔案、數字資源新增報告、數字資源續訂報告以及數字資源停訂公示及停訂報告等等[2]。

建設數字資源檔案首先應該建立的是數字資源基礎檔案。一般將全部資源按某種標準簡單聚類，例如按照語種(如中文、外文)、文獻類型(如圖書、期刊、報紙、學位論文等)或者數據類型(如全文、文摘等)等進行劃分歸類。在歸類的基礎上，還可以根據數字資源的特征細分。此外也可以在簡單聚類的基礎上將以上標識設成字段，統計時按字段名稱組合聚類。目前數字資源基礎檔案較多采用組合聚類，一般數字資源基礎檔案具體內容可以包括：數字資源名稱、語種、學科及主題、數據類型、數據量、數據年限、數據來源、更新頻率、永久保存方案、傳遞和授權方式、并發用戶數等。

在數字資源建設過程中還將產生特定的具體檔案，如成本檔案、財務檔案、試用檔案、新增報告、續訂報告以及停訂報告等。這些檔案在數字資源的建設過程中多以電子檔案的形式形成，涉及建設過程的各個環節，能夠起到為數字資源的標準化建設提供參考依據等作用。

3 數字資源檔案的管理

數字資源檔案不僅要規范化建設，而且要科學管理和合理使用。以紙張為介質的紙質檔案和以新型載體材料為介質的電子檔案，是檔案信息存儲的傳統與現代化標志。紙質文檔的管理工作包括原始的紙質材料的分類、組卷、擬卷標題、編頁碼、裝訂、編號、上架等一系列工作。盡管是數字資源的紙質檔案，然而紙質文檔由于具有電子文檔所無法具備的“原始特征”，仍然在檔案管理電子化的潮流中占有一席之地。當然，紙質檔案也需要與時俱進，采用計算機信息技術科學管理，以便更便利地歸類、查詢和檢索，更好發揮其功能。

電子文件歸檔則是在社會活動中形成的，以計算機硬盤、便攜式U盤和光盤等載體的文字材料。電子文件由于沒有草稿與印件的區別，也不存在正本與副本的差異，甚至還很難將文件與檔案的界限劃分開來。因而在數字資源建設過程中，一些重要電子文檔在成為檔案之前由于工作人員的檔案意識淡薄，被不經意地刪除而沒能得到很好的保存。因此對電子檔案的管理，顯然不僅涉及檔案管理人員，而且還涉及技術工作人員。在電子檔案成為發展大趨勢的今天，增強圖書館員工的檔案保存意識，顯得迫在眉睫。此外，由于電子檔案借助信息技術儲存、傳播和利用，因此要特別注意信息安全。比如儲存在電腦或光盤、磁盤等載體上，很可能由于病毒入侵、載體損壞而丟失，因此需要做好備份工作。由于沒有加密可能被黑客篡改，因此隨時要對檔案加密，甚至必要時要將電子檔案轉換成紙質檔案進行保存。總之，在相當長的一段時期，電子文件和紙質檔案將是雙軌制管理，它們相互依存、優勢互補、共同發揮“歷史記憶”的作用[3]。

4 數字資源檔案建設的發展

隨著圖書館數字資源建設的快速發展，加強數字資源檔案建設日益重要。隨著圖書館朝著數字圖書館的轉型，檔案建設也正向著數字檔案發展。對于數字資源檔案的建設發展，筆者認為應該注意：

4.1 加強檔案數字化建設

當今檔案數字化已成為檔案工作的新趨勢。加快數字化建設步伐是加強檔案信息化建設、科學系統化管理、提升管理和服務水平的必然要求。從某種意義上講，圖書館檔案數字化建設可以認為是“二次建檔”。 “一次建檔”就是傳統側重于實體的檔案保存，“二次建檔”則是以檔案信息資源的有效整合為目的檔案建設[4]。每個圖書館可根據實際情況，確立一定的原則，選擇有特色、利用率高、可開放、保管期限長的檔案進行數字化，并可以借助圖書館網站，增設主檔案專欄，公開可以開放的檔案信息，不僅圖書館系統內部的工作人員可以查詢利用，而且主管部門及讀者都能借助網絡技術查詢了解，甚至利用圖書館檔案。憑借數字化檔案副本異地保存的優勢，即使發生意外也能最大限度地保持檔案的完整性，確保紙質原件的永久保存。隨著技術發展，圖書館將逐步實現檔案工作的自動化、一體化管理。

4.2 注重建立數字資源技術檔案

隨著數字資源建設及其共享工程等業務的發展，數字圖書館的工作越來越依賴于計算機和網絡通訊等信息技術的儀器設備。由于信息技術設備專業性強和產品更新換代快的特點，只有建立起相應的技術檔案，才能確保圖書館數字資源建設各項技術的相互銜接和工作的順利進行。建立技術檔案應包含三方面的內容：一是建立設備采購賬目清單。各種設備采購后購買人員需要及時驗收，登賬，建立原始記錄檔案。報賬前應對需保修設備的發票進行復印留檔，以便后期設備保修。二是建立設備管理檔案。在設備購置之后，工作人員要對每臺設備建立詳細的管理、使用和維護賬目。賬目要做到人、時間和地點三統一，建立起具體的管理、使用和維護人員、設備使用和維護的時間以及設備的存放地點三者相對應的檔案數據，能真實反映設備的性能。同時對設備使用說明書及資料應及時分類建檔。三是建立技術操作檔案。相對于設備采購賬目清單和管理檔案，技術操作檔案在數字資源檔案中尤為重要。業務系統的更新升級需要參考原有系統的技術指標，新舊系統轉換過程中產生的數據材料也應及時歸檔，并需要加以比較分析。同時系統維護從一開始就要著手建立新系統的專門操作記錄和數據處理檔案，以便于系統的升級或操作人員的交接。另外，大型的重要設備一般都有詳細規范操作的技術操作規程，這部分技術操作規程也要建檔。技術檔案的建立不僅可以幫助管理者了解設備的性能，做好各項維護工作，而且能夠使專業技術人員能快速地做好工作交接，維護業務系統的整體良好運行。

此外，在數字資源檔案建設的過程中，還需要注意對重要的電子郵件的保存，因為數字資源供應商與圖書館之間的許多事務交流和處理是通過電子郵件進行的，如果重要的電子郵件，如先期有關采購價格協商的郵件、后期售后服務條款等郵件沒有保存，那么可能涉及糾紛和官司的產生。

5 結束語

數字資源檔案中的各種資源數據、讀者數據、管理數據，能向讀者全面展示圖書館的信息化發展的概貌，是全面向讀者推介圖書館的第一手資料，也是當今圖書館評估定級的重要內容和依據[5]。總之，數字資源檔案是圖書館發展和建設歷程中極其重要的資源，它既源于圖書館的成長和發展過程，又是推動圖書館快速成長和長足發展的重要內動力。在信息技術飛速發展的今天，圖書館必須重視數字資源檔案的建設，采取有效地措施，建設、管理、利用好檔案信息資源。

參考文獻：

[1]嚴棟.基于物聯網的智慧圖書館[J].圖書館學刊，2010，(7):8-10.

[2]程波，黃艷娟，蘇敏，陳瑩.數字資源檔案建設與研究[J].圖書館建設，2012，(8):11-12.

[3]閆玲.圖書館檔案管理的發展趨勢[J].圖書館工作與研究，2008，(4):102-103.

[4]許惠.圖書館檔案管理探究[J].圖書館建設，2009，(9):95-98.

[5]鐘玲紅.基于數字圖書館的檔案信息資源整合及利用[J].四川檔案，2009，(6):48-49.