論高校人事檔案質量保障體系的構建

仲 英 濤

(濱州學院人事處，山東濱州256603)

人事檔案“是國家在用人治事以及處理與人有關的事情中所形成的文件材料”。[1]332隨著我國高校教育教學和人事制度改革的不斷深入,人事檔案作為個人和社會的實踐載體,在人才的選擇、培養、使用和考核等工作中發揮著巨大的作用。[2]為使高校人事檔案管理工作更加規范化、科學化，以更好地服務于各項工作，不斷提升人事檔案管理工作的質量和水平，不斷總結檔案管理工作中的經驗與教訓，使實踐得到理論的升華，高校人事檔案急需建立一套可以使檔案管理工作有序進行又不斷完善的質量保障體系。探索高校人事檔案質量保障體系的模式構建有著極其重要的理論與實踐意義。

一、高校人事檔案質量保障體系構建研究的學術回顧

通過對中國知網、維普中文網等學術網絡資源的搜索，可以發現，目前關于高校人事檔案質量保障體系構建的研究可謂鳳毛麟角。其中張林英、[3]王洪江、[4]紀紅衛[5]等針對高校人事檔案管理模式進行了研究。對高校綜合檔案管理研究相對較多，比較有代表性的是溫艷秋、[6]計佳[7]等。另有職東成、[8]蘇國君[9]74等人，專門針對人事檔案電子系統開發進行了研究，應與本文探討的質量保障體系的管理模式研究相區分。筆者在參考眾多前輩研究成果的基礎上，在總結自身從事高校人事檔案管理工作實踐經驗的基礎上，結合高校實際，把握高校人事檔案的發展規律和特點，以期建立真正符合高校自身發展規律的人事檔案質量保障體系。

二、高校人事檔案質量保障體系構建的必要性分析

(一)建立高校人事檔案質量保障體系是提高人事檔案管理水平的需要

早在19世紀末, 美國科學管理理論創始人弗雷德里克·泰勒即提出解決生產程序標準化和生產組織方式科學化的管理理論。泰勒的觀點主要包括以下幾個方面：科學管理的根本目的是謀求最高效率；將一切問題實現科學化；用科學的管理方法代替舊的管理經驗。[10]7泰勒的管理理論對高校人事檔案管理具有重要的借鑒意義，高校人事檔案若要提升管理水平，應借鑒有效的管理模式，改革當前阻礙檔案事業發展的管理模式，實現人事檔案管理模式的科學化。一個單位檔案管理的好壞是衡量管理水平的關鍵，[11]一流的質量源自一流的管理，通過建立質量保障體系既為加強管理提供了統一標準，又能夠有針對性地解決目前高校人事檔案管理中存在的不規范問題。按照體系的要求來規范管理行為，記錄管理過程，評價管理成效，使高校人事檔案管理水平進一步得到提升。

(二)建立高校人事檔案質量保障體系是探索新的人事檔案管理模式的需要

管理模式是由眾多管理知識集合而成的一個系統, 不同的管理模式具有不同的管理作用, 有效地認識和運用管理模式是實現科學管理的基礎。高校人事檔案管理模式按照不同的分類標準，具有多樣性、復雜性的特點。[5]21世紀是競爭的時代，隨著經濟全球化步伐的加快，高校教育全球化的步伐也明顯加快，這為高校人事檔案管理水平也提出了更高的要求。因此，高校人事檔案工作必須適應時代發展的新形勢、新變化，改革和創新管理模式。建立規范化、科學化的人事檔案質量保障體系，對人事檔案管理工作全過程進行控制，能夠使質量觀念得到提升，使人事檔案管理變得更加有序和暢通。

(三)建立高校人事檔案質量保障體系是提高人事檔案利用率，提升服務質量的需要

人事檔案管理的目標在于服務，據統計，我國目前的檔案利用率只有9.3%，[12]而人事檔案的利用率則更低，應大力提升人事檔案的利用率，美國的人事檔案管理部門就積極提倡“為納稅人服務”。[13]為了提高人事檔案的利用率，更好地服務于干部工作、人才工作，服務于學校教職員工，有必要建立一套科學有效的人事檔案質量保障體系。高校人事檔案質量保障體系的建立，將使檔案工作目標更加明確，使人事檔案管理者、檔案材料形成部門以及每位管理人員都明白各自的目標、責任和權利是什么，如此便減少了工作與服務的盲目性與隨意性，提高了自覺性。通過規范過程管理，以及監督評價的后續督導功能，通過有效的過程控制方法和全面、全員、全程的管理，必將不斷提升高校人事檔案服務質量，提高人事檔案的利用率。

三、高校人事檔案質量保障體系建設應遵循的基本原則

(一)目標性原則

早在1996年12月，中共中央組織部在《干部人事檔案工作目標管理暫行辦法》和《干部人事檔案工作目標管理考評標準》的通知中就提到“實行干部人事檔案工作目標管理，是干部人事檔案工作制度化、規范化、科學化建設的一項重要內容”。關于考評標準和考核評分標準的制定，中組部也有明確的規定，干部人事檔案工作目標管理考評標準由高到低分為三個等級，即一級標準、二級標準和三級標準，根據中組部1998年發布的《干部人事檔案工作目標管理檢查驗收細則》的通知文件，每個標準都制定了檢查驗收細則和考核評分表。對此高校應結合實際，提出自已的人事檔案管理具體質量目標和質量標準，并制定具體可行的目標管理考評標準及詳細的考核評分表。通過具體質量目標的實現與監控，規范地完成人事檔案的日常管理，及時滿足各部門及人員的檔案服務工作需求。

(二)全員性原則

高校人事檔案管理質量的提高需要全體教職工的積極參與、協調配合，真正體現了全員性原則，主要表現在以下幾個方面。首先，需要人事檔案管理者認真負責、耐心細致的工作態度，人事檔案管理人員是人事檔案工作的主要因素，其隊伍建設水平決定著人事檔案質量的優劣和利用效率的高低。[14]其次，需要人事檔案材料制作部門規范細致地形成人事檔案入檔材料并及時移交人事檔案室保管，人事檔案入檔材料的優劣與材料制作部門規范的工作態度緊密相關；再次，需要后勤保障部門的支持，良好人事檔案管理氛圍的形成離不開后勤保障部門的努力；最后，需要干部人事檔案材料當事人即全體教職員工的自覺自律和共同努力。高校人事檔案質量保障體系在構建過程中應該考慮到每一位涉及的人員，各相關人員要各司其職，溝通交流，互相監督促進，實現全員參與、全員監督、全員負責的良好態勢。

(三)全程性原則

高校人事檔案工作質量保障體系的構建應該遵循全程性原則，要將整個體系運行的方方面面情況都考慮進去，提倡將“循環思想”融入到高校人事檔案管理工作的各個方面和各個環節中，做到每個環節都能夠有計劃，有執行，有檢查，有改進。使影響高校人事檔案管理工作質量的關鍵環節始終處于受控狀態，做到事前監控準備過程，事中監控實施過程，事后監控整改過程。實現“計劃、執行、檢查、改進”的良性循環，形成持續改進、自我完善的閉環運行機制。

四、高校人事檔案質量保障體系的構成及運行機制

高校人事檔案質量保障體系由五個子體系構成，分別為：人事檔案決策目標體系、人事檔案運行體系、人事檔案日常支持體系、人事檔案基礎保障體系、人事檔案監督評價體系。

高校人事檔案質量保障體系如圖1所示。高校人事檔案質量保障體系由外到內，由大到小，由整體到局部形成三個循環。通過三個循環，以建立和諧關系、提高滿意度為出發點和落腳點，以過程管理、持續改進和創新為核心，以加強領導和監督為推動力，建立全員參與、全過程管理、層次分明、相互銜接的質量保障體系，形成戰略與策劃、控制與執行、測量與評估的良性循環運行機制。具體可表述為以下幾方面內容。

首先，在需求與滿意度之間形成第一大循環，其循環路徑為：需求→五大體系→滿意度→需求。形成了從需求(含教職工個人、服務部門等的需求)出發，經過人事檔案管理質量保障體系的系統管理，然后對服務的效果進行滿意度調查(含服務部門、教職工滿意度)與診斷，最后根據調查結論來調控決策目標體系。

圖1 高校人事檔案質量保障體系圖

其次，在“五大體系”之間形成第二大循環，其循環路徑為：決策目標體系→(運行管理體系、日常支持體系、基礎保障體系)→監督評價體系→決策目標體系。此循環突出的是監督評價體系，即在運行管理、日常支持、基礎保障三大體系循環工作的同時，還進行著全方位、全過程的監督與監控，使檔案管理工作時刻有監督、有評價、有意見反饋，從而實現人事檔案管理質量的持續改進。

再次，在運行管理體系到日常支持體系之間形成第三大循環，其循環路徑為：運行管理體系→日常支持體系→運行管理體系。兩個體系之間的循環形成了日常檔案管理相對完整的過程，兩個體系之間的關系是：運行管理體系對日常支持體系提出了要求，高校人事檔案管理工作的日常支持條件同時制約著人事檔案工作的運行管理。

五、高校人事檔案質量保障體系子體系的構成及運行

高校人事檔案質量保障體系的五個子體系都由構成要素、功能、責任部門、監督管理、質量要求等部分組成。按照質量目標與標準要求對質量控制點進行信息收集、質量診斷與評價、反饋與整改，進而影響服務質量的生成過程，改進服務質量。

第一，決策目標體系。高校人事檔案決策目標體系由整體規劃、目標設定、分工合作與協調配合等要素構成。該體系是人事檔案質量管理所追求的目標和達到的效果，是人事檔案質量保障體系的出發點和落腳點。負責整個檔案管理工作重大事項及未來發展的規劃與定位，責任部門為分管校領導及人事檔案管理部門。當前，高校人事檔案管理工作普遍缺乏長期性和連續性發展規劃，通過決策目標體系的運行，可以促進高校分管校領導及人事檔案管理部門重視人事檔案管理工作，成立目標管理領導小組，[15]領導小組負責制定宏觀規劃，設立具體目標，協調各相關部門統籌進行分工合作，并時刻接受群眾及各相關部門監督，通過群眾及相關部門的信息反饋，調整思路，從而不斷調整著決策與目標。決策目標體系引導著整個人事檔案管理體系的運行，目標設定的可行與否，目標是否符合實際，目標的適切度等等都最終影響著整個質量保障體系的運行。

第二，運行體系。高校人事檔案運行體系是在決策目標體系指導下，具體從事各項工作，由檔案接收轉出、檔案材料收集、檔案審核整理、檔案信息錄入、建立電子檔案、提供查借閱服務及信息匯總統計等要素構成。該體系的責任部門為高校人事檔案管理部門，通常為高校組織部或人事處。運行體系是整個高校人事檔案管理體系的核心，承載著整個檔案管理工作的主體任務，任務繁重復雜，其完成的效果直接影響著服務質量的優劣。在眾多的工作步驟中，各部分環環相扣，其中任何一個步驟稍有疏忽或者差錯，便會影響其他步驟的進行，所以工作人員在具體工作過程中一定要理清思路，嚴格按照程序來，不能馬虎大意，更不能毛躁應付、急于求成。要學會彈鋼琴的工作方法，既要全面又要協調，如此方能促進工作的有效、快速、順利開展。[16]高校人事檔案運行體系在運行過程中，同時受到多方面的監督與評價，也需要不斷調整運行的相關事項與質量。

第三，監督評價體系。高校人事檔案監督評價體系由日常監督評價、年終考核等要素構成。監督評價體系是整個體系的動力，具有導向、激勵、診斷、監督和改進功能。高?？稍O立專門的質量保障領導小組作為責任部門，采用多種方式收集信息，對各職能部門的相關工作在服務質量和服務效果等方面進行客觀公正的監督評價。日常監督評價可通過調查問卷、設立投訴信箱等方式收集信息進行監督評價，年終考核可通過對人事檔案管理單位的考核、材料形成部門的考核以及具體的人事檔案管理工作者的考核等方式進行監督評價。通過監督評價體系的建立，可以堅決杜絕弄虛作假問題，防止嚴重損害人事檔案的真實性和可靠性、損害黨和國家利益的情況發生。[4]

第四，日常支持體系。高校人事檔案日常支持體系由財務支持、材料形成部門支持、校園網絡建設等要素構成。該體系的功能即為高校人事檔案管理工作提供日常支持。高校人事檔案管理工作的順利開展需購置標準的檔案用品，需購置先進的管理軟件等，這些都需要財務的支持。人事檔案管理保密性的要求則需要校園專網設置的配合。而檔案的根本載體——檔案原始材料則需要材料形成部門的積極配合，根據中共中央組織部2009年7月印發的《干部人事檔案材料收集歸檔規定》的通知精神，人事檔案材料形成部門應按時按要求移交人事檔案材料，歸檔材料填寫不規范，手續不完備，或材料上的姓名、出生時間、參加工作時間和入黨時間等與檔案記載不一致的，材料形成部門須重新制作，補辦手續。該體系的責任部門為各相關職能部門，如財務處、設備處以及組織部、人事處、教務處、科研處、工會、外事處、宣傳部等材料形成部門。

第五，基礎保障體系。高校人事檔案基礎保障體系由人才保障、基本設施保障、校園環境保障等要素構成。基礎保障體系對整個體系起到宏觀保障的作用。良好的高校人事檔案管理氛圍離不開檔案管理人才的保障，離不開檔案庫房用地、水電暖等基本設施的保障，離不開安全穩定的校園環境的保障，沒有這些基本的條件，任何想法都是空談。該體系的責任部門為高校組織人事部門、后勤處、保衛處等相關職能部門。

六、高校人事檔案質量保障體系建設的意義

(一)質量保障體系的建立，能夠不斷提升人們的檔案意識

檔案意識問題已成為制約我國檔案工作乃至檔案事業發展的關鍵性問題。[17]高校人事檔案管理質量保障體系的建設，是一個涉及到全方位人事檔案管理工作的質量保障系統工程，各部門和全體工作人員都必須積極參與、協調配合，不斷健全完善人事檔案質量保障的基本制度和管理機制，通過持續的全員參與以及全程參與，使全校乃至全民的檔案意識不斷得到提升。

(二)質量保障體系的建立，能夠不斷提升檔案管理人員的素質

高校人事檔案管理工作是一項政策性和專業性很強的工作，人事檔案管理人員是檔案資源與服務對象之間的橋梁與紐帶，是具有創新精神的高素質的檔案管理人員，是檔案事業發展的動力。[3]高校人事檔案質量保障體系的建立，要求檔案管理人員要進行定期培訓和考試以實現知識更新，并實行資格認證制度，[4]這提高了對檔案管理人員綜合能力的要求，檔案管理人員只有不斷學習，不僅學習人事檔案管理的專業知識，同時不斷學習其他科學知識，提升自身綜合素質，才能適應變化的形勢對檔案工作的新要求。另外，質量保障體系的建立，加強了對檔案管理人員的監督與評價，使檔案管理人員更加有動力不斷提升自身素質，以適應時代發展與本職工作的要求。

(三)質量保障體系的建立，能夠不斷提升高校人事檔案管理水平

高校人事檔案質量保障體系是高校人事檔案管理的基礎，能夠切實促進人事檔案管理工作的有效開展。[7]通過建立質量保障體系，能夠明確責任分工，優化工作流程，規范日常管理，確保各項工作的落實，保證高質量人事檔案管理工作目標的實現。為了確保質量保障體系持續的適宜性和有效性，要定期對質量保障體系進行審核，及時發現問題與不足，及時對體系進行規范和調整，以不斷優化質量保障體系，進而持續提升高校人事檔案管理工作的整體水平。

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