辦公自動化對文秘工作的重要性

張偉晨

（南京曉莊學(xué)院行知學(xué)院，江蘇 南京 211100）

文秘的日常工作比較瑣碎零散，所以需要通過辦公自動化來提高效率，減少忙中出錯的概率，為領(lǐng)導(dǎo)減輕負擔(dān)，營造有條不紊且輕松的工作氛圍.文秘的工作大致為以下幾條

（1）負責(zé)公司各年度報表的制定與修改，按時的收發(fā)各部門的考勤表及部門工作月度報表，發(fā)現(xiàn)問題與紕漏及時的向上層領(lǐng)導(dǎo)匯報，讓其審閱.

（2）負責(zé)會議室的預(yù)定，會議材料的準備，記錄當(dāng)天會議所要傳達的意思及下放的任務(wù)，以此向領(lǐng)導(dǎo)傳達.

（3）做好公司的宣傳報道工作，收集公司運營情況.（4）綜合客戶及老板的時間，做好客戶預(yù)約，接待前來拜訪及咨詢的客戶.

（5）認真的接聽客戶的投訴電話，做好記錄，及時的發(fā)現(xiàn)問題并向領(lǐng)導(dǎo)反映

（6）對公司的文件進行校對，做好各類文件的收發(fā)，打印，呈批，歸檔，定期的收集整理檔案，堅守保密原則.

（7）協(xié)助各部門之間的運營，做好員工的考勤考核工作及工資表的核對.

每一條所說的事情貌似都很小很容易，但若是一個粗心，損失將是巨大的，這就要求文秘應(yīng)有一定的耐心及踏實負責(zé)的態(tài)度.瑣碎的事情通過辦公自動化隨之也將變得井井有條.

1 辦公自動化的重要及必要性

原始信息時代，信息的錯綜復(fù)雜，傳輸成本的提高及傳輸時的不安全性，耗時大等缺點催生出了新的信息時代的到來.現(xiàn)代辦公設(shè)備已經(jīng)大面積的普及到了政府機關(guān)部門及私企事業(yè)單位的辦公室.這一應(yīng)用直接替代了傳統(tǒng)辦公手工的辦公模式，大大的提高了辦公的效率，改善了辦公的質(zhì)量，節(jié)省了一部分人力，減少了因失誤所帶來的損失，提高了準確率.所以掌握現(xiàn)代辦公自動化的知識，學(xué)會操作及能用這項技能，成為新世紀文職人員的必備技能.

1.1 辦公自動化改善了辦公質(zhì)量，提升辦公效率

在信息時代來臨之前，人們運用最傳統(tǒng)的方法進行辦公.文件要先有文秘人員在工作簿上整理出來，然后進行不斷的閱讀，從中發(fā)現(xiàn)問題，然后對文字進行校正，對語言進行調(diào)整修改.如若是改動的地方稍多，則需要另起一張紙進行謄抄，經(jīng)過反復(fù)修改之后，若是沒有紕漏則交給打字員，打字員根據(jù)文秘寫好的文件在電腦上進行打印，打出的字樣需要進行再一次的校對，如果發(fā)現(xiàn)打印好的文件出現(xiàn)錯字或是打印過程中出現(xiàn)語句不通則需要整段的修改，后對文件再次進行打印.這一系列的過程耗費了大量的時間及人力，大大的降低了工作效率.如今采用微處理器為核心的文字處理，（也就是辦公軟件的一部分功能）對文字進行處理的時候，可直接將文字輸入電腦上，然后在電腦上進行更改，利用文字處理進行“增刪改查”等操作，反復(fù)修改無誤之后可將文件存入磁盤，以備隨時使用及傳送.文件存入磁盤也可隨時打印，直接插入電腦，導(dǎo)出文件，點擊打印預(yù)覽，確保無誤之后，點擊打印即可.辦公軟件的應(yīng)用極大的改善了辦公質(zhì)量，提高了辦公效率，節(jié)省了用人成本.

1.2 辦公自動化使辦公活動煥然一新

辦公自動化打破了原始辦公的繁瑣面貌，現(xiàn)如今的辦公活動簡潔有序，有條有理.從最表面的辦公室的擺設(shè)及整潔度來看，以往的辦公室：堆積如山的文件，數(shù)不清的檔案袋，陳舊文件跟新的混雜在一起，文件的味道充斥著辦公室.況且文件的保存也是一個大問題，倘若是重要的文件老化了，則需要重新輸入打印，混亂繁瑣成為傳統(tǒng)辦公活動的代名詞.如今所有的文件只需要存入一個小小的磁盤即可，節(jié)省了辦公的空間，優(yōu)化了辦公的環(huán)境，使得文秘可以在整潔寬松舒適的環(huán)境里盡情的釋放工作的熱情，從而在一定層面上提升了辦公的效率.另一層面，文秘不再擔(dān)心外出吃飯或午休的時候辦公室的電話無人接聽，從而給公司造成損失，如今無人接聽的電話將直接存入電腦，待外出回來之后及時撥通電腦上的號碼即可.如今顯示屏代替了寫字簿，鼠標(biāo)代替了筆，打印機代替了大量的抄寫和復(fù)印工作.辦公自動化開啟了辦公室辦公的新局面.

1.3 辦公自動化無形中要求了工作人員的能力及素質(zhì)

辦公自動化的應(yīng)用不僅僅是因新的機器運行才帶來的便捷，更多的是通過人的操控來達到效率的轉(zhuǎn)變.文秘不僅要會操作硬性的軟件，而且還要知道如何更加便捷高效的使用，對于文秘的要求不僅僅是了解辦公自動化的功能，更多的是讓其掌握和靈活的運用.所以辦公自動化在一定層面上要求了文秘工作者的工作素質(zhì).辦公自動化的軟件升級也會隨著整個網(wǎng)絡(luò)時代及工作者的需要而不斷的換代更新，文秘需要具備適應(yīng)瞬息萬變的信息時代的能力，接觸新鮮事物并能立馬上手的本領(lǐng).辦公自動化畢竟是一個需要人操作的軟件，所以文秘工作者需要提高自身的職業(yè)素質(zhì)，以認真負責(zé)的態(tài)度投入到工作中.對事物的敏感性及對工作的可預(yù)見性也成為文秘應(yīng)當(dāng)擁有的良好品質(zhì).文秘人員需要通過錯綜復(fù)雜的現(xiàn)象觀察到本質(zhì)，第一時間抓住事物發(fā)展的規(guī)律及跟上事物更新的速度.辦公自動化的飛速發(fā)展及應(yīng)用使得文秘人員無時不刻的在進行學(xué)習(xí)，倘若不學(xué)習(xí)不努力，就無法適應(yīng)這一歷史的變化.早早的拋開過去傳統(tǒng)文秘做事唯唯諾諾，小心謹慎，不敢邁大步的心態(tài)，做信息時代敢于協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)，陪伴公司一起走向昌盛的新新文秘！

2 辦公自動化——提升文秘辦公效率的必備武器

2.1 辦公自動化的應(yīng)用

現(xiàn)如今鍵盤代替了寫字筆，所以若要提高效率，不得不把打字的速度放在首要位置.現(xiàn)在很多企業(yè)單位招聘文秘，第一條規(guī)定就是要求打字速度，比如說要求一分鐘打幾個字，準確率必須保持在多少等等.打個比方，假使有一人應(yīng)聘，他能熟練的掌握辦公軟件的各個應(yīng)用，但是打字的速度是極其的慢的，那么我們可知企業(yè)錄用他的概率會是怎樣的呢？可想而知，打字速度的緩慢直接影響到辦公效率的低下，縱使是樣樣功能都了解，真正辦公起來的時候也如那熱鍋上的螞蟻，急上急下.反過來說，若是打字的速度很快，但是對辦公軟件軟件的應(yīng)用一知半解的話也同樣是不可的.文秘不僅要求打字的速度，同樣還要精通辦公自動化里面WORD文字處理的應(yīng)用及excel表格制作的應(yīng)用.熟練的操作辦公軟件是對文秘的基本要求.同時還需熟練的操作打印機，復(fù)印機，投影儀，掃描儀，碎紙機等相關(guān)的現(xiàn)代化設(shè)備，這樣才能把辦公自動化操控的靈巧自如.

2.2 文秘的日常事務(wù)流程

辦公自動化的應(yīng)用，使得文秘的工作變得井然有序起來.總結(jié)的概括一下，工作流程大概一下幾點（1）文件收發(fā)登陸（2）電子文檔管理（3）辦公日常管理（4）人事管理（5）財務(wù)統(tǒng)計（6）報表管理（7）個人數(shù)據(jù)庫等.這些流程都可打包放入一個文件包里，然后通過程序之間相互調(diào)用和共享數(shù)據(jù)庫，將這些文件大范圍的共享，以此來提高辦公效率.

2.3 檔案信息化管理

文秘通過對專業(yè)的學(xué)習(xí)，掌握對文件的歸檔，能更好的直截了當(dāng)?shù)目闯鑫募膶傩裕阌谂c檔案管理員溝通，減少不必要的，因模棱兩可所產(chǎn)生的分歧.因為要處理會議室的相關(guān)事宜，編寫會議的資料，制作會議需要的PPT，所以對于文秘的寫作功底有著硬性的要求.與此同時，要運用與之相關(guān)的軟件進行編寫可以大大的提升辦公效率，節(jié)約時間成本，從而達到事半功倍的效果.辦公自動化運用先進的編程語言技術(shù)，使得其在企業(yè)等相關(guān)文職領(lǐng)域得到極大的應(yīng)用，不僅給文秘帶來了便捷高效的工作效率，舒適整潔的辦公環(huán)境，同時要給企業(yè)創(chuàng)造了效益，大大的節(jié)約了人力成本，提生了企業(yè)的管理運轉(zhuǎn)的效率.不斷的學(xué)習(xí)，掌握最新的辦公自動化的知識，是每位文秘人員的職責(zé)要求，與時俱進，才能創(chuàng)造出那個時代的輝煌！

3 辦公自動化在完善的過程中應(yīng)注意的問題

3.1 辦公自動化的應(yīng)用開創(chuàng)了新的辦公局面，打破了原有辦公的繁瑣，簡化了辦公的流程，精簡了人員的數(shù)量，為公司創(chuàng)造了一定的價值利益.但是網(wǎng)絡(luò)時代的瞬息萬變，信息速度的更新要求辦公軟件也需隨之改進及完善，所以不應(yīng)當(dāng)僅僅的重視硬件系統(tǒng)的建設(shè)，應(yīng)當(dāng)把完善辦公自動化的重點放在軟件系統(tǒng)開發(fā)的工作上.軟件系統(tǒng)的開發(fā)直接適應(yīng)了市場對辦公軟件的需求，能更好的被應(yīng)用者所接納，直接針對性的解決其需求.因為辦公自動化已被廣泛的應(yīng)用，在各行各業(yè)都能找到其身影，所以軟件系統(tǒng)的開發(fā)對開發(fā)者們的要求有了進一步的提升.開發(fā)者不僅要在短時間內(nèi)吧原有的，不同行業(yè)的全部工作方式掌握，同時還要設(shè)計出一套全新的適用于市場的新的工作方式，如若是在辦公室照本研究，通過圖標(biāo)設(shè)計、編程算法的方式，期望能夠設(shè)計出理想的軟件，那是不現(xiàn)實的.所以這就要求軟件開發(fā)人員調(diào)研市場，真正的了解各行各業(yè)對辦公自動化應(yīng)用的特點，從而總結(jié)數(shù)據(jù)，歸納設(shè)計的重點，然后對軟件進行反復(fù)的試驗，修改與完善.

3.2 開發(fā)者的不斷“更新”

不與時俱進的思想是陳舊固執(zhí)的，落后的思想終歸是無法適用日新月異的時代.每個年代都有每個年代的需求，就像現(xiàn)如今辦公自動化被廣泛的應(yīng)用，而以往的辦公方式不再被人所沿用的一樣，社會在發(fā)展，人類在進步，所以停滯不前，畫地為牢只能讓我們被社會拋棄.所以對于開發(fā)者而言，需要不斷的學(xué)習(xí)充實自己，不斷的發(fā)現(xiàn)市場對軟件所提出的新要求，進駐新技能，探索新方法，更新原有的知識體系，不要讓辦公自動化只是成為一種良好的主觀愿望.由于辦公自動化是一種管理為模式的工作方式，需要人為的運用其管理的功能對其工作做出相應(yīng)的管理，協(xié)助完成一系列辦公工作.在這過程中就會存在很多的問題，所以辦公自動化需要不斷的改進，以此來適應(yīng)工作者的需求.辦公自動化的普及，使得越來越多用戶廣泛使用，所以開發(fā)者應(yīng)當(dāng)聆聽用戶需求的聲音，征求他們的意見和建議，敢于找出自身的不足，摒棄以往的設(shè)計思路，不斷的改進完善，以此為辦公自動化注入新鮮的血液，讓其日久彌新.

3.3 團隊創(chuàng)作的重要性

一切美好事物的形成都不簡簡單單靠一個人的努力，眾人的齊心協(xié)力才能催生出美麗事物的產(chǎn)生.所以團隊合作在軟件開發(fā)的過程中極為重要.辦公自動化的開發(fā)工作不同于其他的工作，這是一個環(huán)環(huán)相扣，鏈條似的工作模式，需要開發(fā)者不單單要完成自身環(huán)節(jié)的設(shè)計與完善，同樣要求其能關(guān)注大局，了解軟件設(shè)計的主旨，以此來圍繞軟件的核心思想進行設(shè)計，做到統(tǒng)籌兼顧.團隊的通力合作使得辦公自動化更好的被研發(fā)，被推廣應(yīng)用.同樣知曉業(yè)務(wù)，精通技術(shù)的復(fù)合型人才更是給軟件開發(fā)錦上添花.

〔1〕劉菲菲.淺談辦公自動化及其在辦公室管理中的應(yīng)用[J].科技創(chuàng)新與生產(chǎn)力，2011(08).

〔2〕徐曉平.辦公自動化中常用軟件的應(yīng)用技巧[J].科技信息，2008(28).