淺析高校教學秘書工作

潘琦

（棗莊學院 外國語學院，山東 棗莊 277100）

淺析高校教學秘書工作

潘琦

（棗莊學院 外國語學院，山東 棗莊 277100）

高等院校是為祖國培養未來建設者的搖籃.高校教學管理是高等院校管理工作的核心，影響著高等院校的發展.教學秘書又是教學管理中不可缺少的部分，位置雖小卻非常重要.筆者在本文中將結合工作實踐，從教學秘書的工作內容,作用以及高校教學教學秘書應具備的素質三個方面淺談幾點認識.

教學秘書；工作內容；作用；素質

1 院系教學秘書的工作內容

在各高等院校中，教務處和各院系是相互獨立的兩個部門，前者是職能部門，后者是二級學院，后者在前者的領導管理下進行各種教學管理工作.教學秘書是教務處和各院系的連接紐帶，受教務處和院系的雙重領導.不僅要成為院里領導的助手，還要傳達教務處的各種工作任務，聯系內外，交流信息，上傳下達.歸為一點，教學秘書的所有工作都是在協助本院領導做好院系的教學管理工作.

教學秘書工作量大，并且覆蓋面廣.包括落實并執行教學計劃，做好考務工作，教學檔案歸檔管理，大學英語四六級等考試的報名繳費等等.要想保證教學工作有條不紊地進行，就要了解教學秘書的工作內容、工作性質以及教學秘書工作的主要環節.

1.1 協助領導做好教學計劃，施行教學任務

教學計劃是各高等學校培養專門人才和組織教學活動的依據和標準.院系教學秘書的主要任務是協助院領導制訂教學計劃，并將每學期教學任務通知給各位教研室主任.最后按照已制訂的教學計劃，編排學期課程表.

1.2 落實考務工作，整理學生成績

考試是檢測教師教學成果和學生學習效果的最重要手段.一個學期的教學工作包括，學期初補考，學期中的等級考試和資格考試以及學期末的期終考試.各種考試工作能夠順利進行的最重要基礎是做好考務工作.考務工作包括：增強學生考風考紀的宣傳教育，根據各學期到課表現審查學生的考試資格，為暫時不能參加考試的學生辦理相關的緩考、免考手續；根據校歷安排制訂考試安排表、安排考場、準備監考時的必需用品、安排監考老師；考試結束后,教學秘書安排通知教師批改試卷；教師將學生的成績輸入成績管理系統后，教學秘書要認真審核，整理、存檔各班成績表.

1.3 分類、建立教學檔案

為使領導能夠及時方便地查閱教學歷史資料，掌握學生學習工作情況，以便規劃下一步工作計劃，教學秘書的又一重要工作是分類、建立整齊，條目清晰的教學檔案.

1.3.1 教師個人檔案

教師個人檔案包括教師的個人基本信息、教師聽課記錄、課程執行計劃表、主講教師申請表、教師教學日志、教師科研情況表等材料.

1.3.2 學生信息檔案

包括學生基本信息、學生學籍登記表、學生補辦學生證申請表等材料.

1.3.3 教學業務檔案

包括每學期教務處下發的各種通知、教學計劃表、教師教學工作總結、教學獲獎登記表、教改立項材料、教學大綱、授課計劃、任課計劃、課程表、聽課調課記錄、實習見習計劃總結、教材匯總表等材料.

1.3.4 考試檔案

包括各種考試時間安排表、各種考試分工細則、考場記錄單、考試巡視記錄單、各種資格考試成績匯總表、成績匯總表、成績分析表等等.

2 院系教學秘書的作用

2.1 助手的作用

教學秘書是高校教學管理工作的基層執行者，直接面向廣大師生.同時教學秘書受院系領導指揮，根據學校領導各階段的工作重心安排院系各階段的具體工作.這就決定了教學秘書是執行者而非決策者.由于領導工作繁忙，不可能面面俱到，這就要求教學秘書在實際教學工作運轉過程中要做好助手的工作，協助領導將各項事務具體分門別類，落到實處.與此同時，在布置完教學工作后，教學秘書還要督促相關人員按時完成工作.并在工作安排過程中向領導匯報進展情況.教學秘書每完成一項工作時，要及時總結工作經驗和教訓，在以后的工作中揚長避短爭取更高效地完成工作并且收集工作進行過程中各方面反饋的信息，將這些信息及時傳達給院系領導，為院系領導部署下一步工作計劃提供有利參考.

2.2 協調和傳達的作用

教學秘書聯系著學校職能部門以及所在教學部門，聯系著老師和學生，起著上傳下達，下情上報的協調和傳達的作用.教學秘書協調和傳達的具體工作內容是:（1）學校教務處的各項通知：各項等級考試的報名，教材的征訂，學生證的辦理，學生信息的填報等等.這些都是要通過教學秘書傳達給院系領導，老師和學生.（2）各項考試的組織安排：考試時間安排，監考老師安排，考試所需用品準備，考試時的巡查，應急事件的處理，考試過后成績錄入，以及學生對有異議成績的查詢等等.教學秘書在做這些工作的時候要全面考慮，一方面是各班級的情況，院系各位老師的情況，乃至于各位老師的年齡，身體以及家庭情況；另一方面要及時將考試落實情況以及考試過后學生成績信息傳達給教務處.（3）課程表課程的調換以及教師因病，因事調停課的協調：每學期初新課程表都要進行試運行，在試運行期間課程表如出現問題，要及時進行修改，并將新調換后的課程表及時告知相關老師和上課班級；另外如遇老師需要調課的，需要及時填寫調課單，并將調課時間通知各上課班級.

2.3 檢查和監督的作用

教學秘書作為最基層教學管理人員，還要隨時跟進院系實際教學情況，要對老師的教學情況、教學計劃完成、學生的教學效果隨時進行監控.教學秘書的檢查和監督作用又為其助手作用打下了基礎.在對教學工作進行檢查監督的過程中，將出現的問題和取得的成績及時傳達給院系領導，以便領導及時采取措施從而保證教學秩序有序進行，教學質量不斷提高.

3 做好高校教學秘書應具備的素質

上文提到了高校教學秘書的工作內容和作用，高校教學秘書的工作內容多而雜，在教學管理工作中起著十分重要的作用.那么作為參加工作不久的新任教學秘書應該積極提高自身素質，盡快適應工作要求.

3.1 要有良好的思想政治素質

良好的思想政治素質是做好教學管理工作的基礎.教學秘書要認真學習馬克思列寧主義，毛澤東思想，鄧小平理論，“三個代表”重要思想，貫徹落實科學發展觀，樹立正確的人生觀，世界觀，價值觀；提高服務意識，培養兢兢業業、任勞任怨、踏踏實實的工作作風.一方面，教學秘書從事教學管理基層工作，不可避免的要和學生打交道.只有具備過硬的思想政治素質，才能在教育學生的過程中給予學生正確的引導和指引；另一方面，教學秘書工作任務繁重，工作量大，完成時間緊迫，稍有不慎就有可能引發教學事故.只有在工作中加強自身的服務意識，培養樂于奉獻、不怕吃苦、任勞任怨的精神，才能完成工作任務，保證教學工作的順利進行.

3.2 要有扎實的業務素質

教學管理工作涉及范圍廣，工作任務重.教學秘書需要不斷提高業務素質才能對本院教學工作進行有效管理.教學秘書平時工作中掌握本院教學計劃的內容和設置，各專業的培養目標，各門課程的主要授課內容及特點等等.還要熟練運用各教學系統，例如教學管理系統，各等級考試報名繳費系統，學生學籍管理管理系統等等；熟練操作辦公系統：例如WORLD,EXCEL等電腦辦公系統，網上信息查詢等等.從而可以為師生提供方便，快捷，準確的服務.

3.3 要有強大的心理素質

教學秘書在工作中要面對方方面面的事情,例如：排課表，領教材，調課，停課，安排考試等等.在這些工作中教學秘書既是組織者又是參與者，既聯系教務處，又聯系本院領導，既面對老師又要和學生打交道.教學秘書要協調做好這些事情，承受著巨大的壓力.因此，教學秘書要做好心理調適，培養自身的心理素質.加強對教學秘書工作的認識，樹立自身工作的責任感，自豪感.注意加強身體鍛煉，養成良好的生活習慣，做到身心健康.

總之，高校教學工作是十分繁瑣復雜的.教學秘書是溝通教務處和二級學院的紐帶.教學秘書對于高校教學工作的有效運轉起著十分重要的作用.作為年輕教師，要想做好教學秘書工作，就要以正確的價值觀武裝自己，以扎實的業務知識為基礎，以強大的心里素質為保障，在工作中不斷成長，以適應工作要求.

〔1〕陳文貴,楊玉林.教學秘書在高校教學管理工作中的作用及隊伍建設[J].天津職業技術師范學院學報,2002.

〔2〕淺談如何做一名合格的高校教學秘書[J].湖北師范學院學報（哲學社會科學版）,2003.

〔3〕劉積靈,張大師.談高校教學秘書在高校教學管理中的作用[J].吉林化工學院學報,2006.

〔4〕郭威.試論教學秘書在高校教學管理中的作用[J].吉林工程技術師范學院學報,2008.

G451；G47

A

1673-260X（2014）04-0143-02