試論節(jié)約型校園建設(shè)與基建檔案的有效利用

高國(guó)華

(蘇州大學(xué)檔案館，江蘇蘇州，215021)

長(zhǎng)期以來(lái)各高校將建設(shè)節(jié)約型校園作為落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀、提高辦學(xué)效益的重要舉措，從2006年以來(lái)都建立了節(jié)約型校園管理體系，推進(jìn)建章立制,加強(qiáng)宣傳引導(dǎo)，營(yíng)造了節(jié)約型校園的文化氛圍，給基建檔案的管理和有效利用帶來(lái)了新的機(jī)遇。當(dāng)前如何順應(yīng)節(jié)約型校園建設(shè)，探索適用于滿足用戶需要的基建檔案管理模式,是擺在檔案工作者面前值得思考的問(wèn)題。

學(xué)校的用能方式包括水、電、蒸汽、氣、油的消耗，其中以水、電、氣的消耗為主，各高校都以提高資源利用為核心，以節(jié)能、節(jié)水、節(jié)材、節(jié)地和資源綜合利用為重點(diǎn)進(jìn)行節(jié)約型校園建設(shè)。然而基建檔案和水、電、氣以及地這些資源有著千絲萬(wàn)縷的聯(lián)系，基建檔案資料是否得到有效利用將直接影響到節(jié)約型校園的建設(shè)。

以蘇州大學(xué)為例：有著近百年歷史的數(shù)學(xué)樓是西洋羅馬式古建筑風(fēng)格，1987年2月因小孩玩火引發(fā)火災(zāi)，燒毀大樓北面的一半屋頂、五層閣樓、四層樓面局部，共計(jì)建筑面積540 平方米。學(xué)校確定的方案是保持該樓羅馬式古建筑風(fēng)格，外形不變，燒毀部分的屋架照原樣修復(fù)。當(dāng)時(shí)建筑技術(shù)人員到現(xiàn)場(chǎng)詳細(xì)查勘，由于房子結(jié)構(gòu)和外墻外形比較復(fù)雜，工程難度大。當(dāng)時(shí)檔案室了解到這個(gè)情況后主動(dòng)將1956年由蘇州市建筑工程局對(duì)數(shù)學(xué)樓的結(jié)構(gòu)、屋頂、外墻進(jìn)行加固維修的基建圖紙?zhí)峁┏?/p>

來(lái)，建筑工人依據(jù)圖紙很順利地按照學(xué)校要求原樣修復(fù)，工程在暑假就結(jié)束，花費(fèi)25 萬(wàn)。2000年學(xué)校再次對(duì)該大樓進(jìn)行修繕，由于前幾次維修后收集的基建檔案資料比較完整齊全，在樓宇修繕時(shí)大大發(fā)揮了作用，又為學(xué)校節(jié)約了資金。

1990年代初學(xué)校在校園東邊（如今的東校區(qū)）征地40 畝，教學(xué)樓、辦公樓、食堂、浴室、學(xué)生公寓以及教工住宅拔地而起，隨之而來(lái)的是學(xué)校的基本建設(shè)檔案迅速增長(zhǎng)，由于當(dāng)時(shí)基建處人手緊張，加之人員流動(dòng)性大，當(dāng)時(shí)僅僅把建筑竣工材料收集整理后歸檔了，地下管線圖遭遺漏。如今隨著學(xué)校發(fā)展的需要，東校區(qū)的學(xué)生宿舍新增到了當(dāng)初的兩倍，下水道經(jīng)常堵住，污水泛濫，嚴(yán)重影響了學(xué)生的正常生活。由于沒(méi)有準(zhǔn)確的污水管道圖紙，維修人員找不到排污口，根本無(wú)從下手，至今問(wèn)題還沒(méi)解決。如果有了污水圖不費(fèi)力就能準(zhǔn)確確定位置，不僅提高了工作效力，更重要的是可以節(jié)省大量的人力、物力、財(cái)力，提高經(jīng)濟(jì)效益。

由此可見(jiàn)，基建檔案能否得到有效利用，對(duì)節(jié)約型校園的建設(shè)的影響頗大。目前在人們的意識(shí)中，對(duì)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)比較重視，往往忽略在建設(shè)過(guò)程中積累的檔案資料。基建檔案的價(jià)值主要體現(xiàn)在學(xué)校基礎(chǔ)設(shè)施的擴(kuò)建、維護(hù)，建筑物的翻新改造以及發(fā)生產(chǎn)權(quán)糾紛時(shí)的佐證等，在短期內(nèi)不能體現(xiàn)其經(jīng)濟(jì)價(jià)值，從而導(dǎo)致對(duì)基建檔案的重視程度不夠［1］，使得基建檔案的管理呈一個(gè)比較薄弱的現(xiàn)象。

1.基建檔案的有效利用問(wèn)題更是十分突出

1.1 檔案意識(shí)淡薄，管理不善，致使基建檔案材料缺失

一些改造和維修項(xiàng)目，在檔案利用時(shí)往往發(fā)現(xiàn)原有的建筑竣工資料以及管線檔案資料缺少，特別是煤氣、水等地下管線，因此后續(xù)的改造或維修工程變得無(wú)據(jù)可依，施工人員只能被迫放棄原有的管線，不得不重新開(kāi)辟途徑，敷設(shè)管線，直接導(dǎo)致改造或維修投資成本提高。

造成這種情況的原因，一是某些單位重新建重點(diǎn)工程項(xiàng)目，輕視擴(kuò)建、改造或小型項(xiàng)目；重地面建筑物，輕地下管線。新建重點(diǎn)項(xiàng)目由于投資大，建設(shè)單位領(lǐng)導(dǎo)重視，施工單位的管理相對(duì)規(guī)范，基建材料歸檔也有保障；對(duì)于一些改造項(xiàng)目雖然少則幾萬(wàn)多則幾十萬(wàn)甚至上百萬(wàn)，但是領(lǐng)導(dǎo)的重視程度就有所減弱，建筑竣工資料以及水電氣等管線資料缺損現(xiàn)象較為突出，特別是地下管線。再是由于各個(gè)工程階段所形成的檔案資料往往分散在項(xiàng)目負(fù)責(zé)人手中，他們?yōu)榱耸褂梅奖阕约罕９埽S著時(shí)間的推移和工程的推進(jìn)，一些檔案資料就丟失了；由于檔案意識(shí)缺乏，基建部門對(duì)借閱的基建檔案保管不妥，有的磨損嚴(yán)重，有的污漬斑斑，有的破舊不堪，有的多次涂改，甚至遺失現(xiàn)象也時(shí)有發(fā)生，嚴(yán)重影響了基建檔案的有效利用。

和地方合作辦學(xué)租賃出去的房屋改造后檔案資料歸檔率不高。以蘇州大學(xué)為例，2009年與平江區(qū)人民政府合作共建蘇大·平江科技產(chǎn)業(yè)園，共出租11 萬(wàn)平方米建筑物（占地面積200 多畝），用于產(chǎn)業(yè)園建設(shè)，合作周期20年。為了適合科技園發(fā)展需要，許多建筑物進(jìn)行了改造和修繕，房屋的結(jié)構(gòu)、管道網(wǎng)絡(luò)及地面道路改變很多，有的甚至在樓宇內(nèi)加裝了電梯。2011年學(xué)校將位于干將路的原出版大樓整體出租給某醫(yī)院，醫(yī)院按需要對(duì)大樓進(jìn)行改造，結(jié)構(gòu)、管網(wǎng)線路都有改動(dòng)，但是這部分檔案材料的歸檔率很低。這些檔案資料如果缺失，不僅削弱了建筑物原有基建檔案的利用價(jià)值，甚至有可能使之成為廢紙，后果不堪設(shè)想。

1.2 專業(yè)素質(zhì)不高，致使基建檔案材料收集質(zhì)量不高

由于基建工程從準(zhǔn)備到施工、竣工，各個(gè)環(huán)節(jié)都不是同一家施工單位，因此歸檔的基建材料質(zhì)量參差不齊。有的檔案人員缺乏相應(yīng)的基建專業(yè)知識(shí)，導(dǎo)致大量的單項(xiàng)工程成套性資料被分散開(kāi)來(lái)，破壞了單項(xiàng)工程資料的有機(jī)聯(lián)系；有的檔案人員在利用上你查我調(diào)，把自己的崗位職責(zé)當(dāng)作“看堆守?cái)偂保狈ο嚓P(guān)的基建工程專業(yè)知識(shí)，對(duì)于缺失以及不符合歸檔要求的基建檔案材料不能及時(shí)發(fā)現(xiàn)，等到利用時(shí)出了問(wèn)題往往為時(shí)已晚，檔案的完整性、系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性得不到保證。比如，蘇州大學(xué)理工大樓2001年竣工后曾被評(píng)為建筑業(yè)企業(yè)質(zhì)量管理工作和工程質(zhì)量的最高榮譽(yù)“魯班獎(jiǎng)”，但在近年維護(hù)維修時(shí)發(fā)現(xiàn)該建筑的弱電資料不全，導(dǎo)致維修成本增加。

1.3 溝通不暢，致使工程竣工前后名稱不一致，不便于基建檔案的有效利用

工程項(xiàng)目在申請(qǐng)計(jì)劃時(shí)的名稱（俗稱公安號(hào)）和竣工后的名稱不同。如蘇州大學(xué)東區(qū)教工宿舍項(xiàng)目計(jì)劃建設(shè)時(shí)立項(xiàng)的名稱分別是教工住宅點(diǎn)式1#、2#、3#；甲型1#、2#、3#，乙型1#、2#、3#”；東區(qū)7#教工宿舍，當(dāng)工程竣工后又重新命名，分別命名為蠶桑地1 幢、蠶桑地2 幢、蠶桑地3 幢……蠶桑地10 幢。學(xué)生食堂（北區(qū)）是立項(xiàng)名稱，竣工后變成學(xué)生一食堂。還有一種情況是有的建筑物是根據(jù)樓宇的功能命名的，隨著學(xué)校發(fā)展、多校合并、新校區(qū)建設(shè)等等，學(xué)校規(guī)模不斷擴(kuò)大，學(xué)校院系部門用房經(jīng)常調(diào)整，隨之建筑物的功能改變較頻繁。如1995年建造的蘇州大學(xué)化學(xué)實(shí)驗(yàn)樓，當(dāng)年立項(xiàng)以及竣工后歸檔的項(xiàng)目名稱是一致的即“化學(xué)實(shí)驗(yàn)樓”，但近二十年來(lái)其先后作過(guò)測(cè)試中心、計(jì)算機(jī)學(xué)院、社會(huì)學(xué)院，物理學(xué)院用房，如今又成了出版大樓。這些工程項(xiàng)目名稱和功能的變化后，如果檔案材料不能得到及時(shí)補(bǔ)充，不但給檔案整理帶來(lái)難度，更不便于檔案的查找和有效利用。

1.4 檔案管理手段落后，影響基建檔案的有效利用

由于檔案館經(jīng)費(fèi)不足，硬件建設(shè)跟不上時(shí)代發(fā)展的需要，基建檔案數(shù)字化程度不高，目前還停留在傳統(tǒng)的檔案管理方法上，檔案管理還未從傳統(tǒng)的手工勞動(dòng)中解放出來(lái)，基建檔案豐富而強(qiáng)大的信息優(yōu)勢(shì)沒(méi)有得到很好的開(kāi)發(fā)；基建檔案管理工作量大，存檔不方便，也不利于及時(shí)查找。這些情況都影響了基建檔案的有效利用。

2.提高基建檔案利用效果的措施

造成以上問(wèn)題的原因，一是檔案管理與基建項(xiàng)目管理脫節(jié)，二是檔案管理與檔案利用存在脫節(jié)。如何改進(jìn)檔案利用的工作，積極將檔案工作融入到節(jié)約型校園的建設(shè)中去，筆者認(rèn)為可以采取以下方面的措施：

2.1 增強(qiáng)檔案意識(shí)，重視基建檔案工作，是基建檔案有效利用的根本保證

基建檔案利用在追溯過(guò)往、獲取憑證、確保經(jīng)濟(jì)利益方等方面發(fā)揮著不可替代的作用，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員頭腦中有了檔案意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到基建檔案工作的重要性，基建檔案管理的工作就有了基礎(chǔ)保證。2000年蘇州大學(xué)獨(dú)墅湖校區(qū)建設(shè)，400 畝地分兩期進(jìn)行建設(shè)，一大批現(xiàn)代化的教學(xué)用房、辦公用房、學(xué)生公寓以及配套基礎(chǔ)設(shè)施投入建設(shè)，隨之而來(lái)的是基建檔案數(shù)量以驚人速度增長(zhǎng)。在有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的支持下，檔案館提前介入獨(dú)墅湖建設(shè)工程，在開(kāi)工前及時(shí)并多次組織各工程企業(yè)的資料員業(yè)務(wù)指導(dǎo)，要求他們嚴(yán)格按照蘇州大學(xué)檔案管理?xiàng)l例、實(shí)體分類法以及基建檔案的歸檔范圍和保管期限進(jìn)行收集整理，在工程項(xiàng)目進(jìn)行過(guò)程中經(jīng)常檢查其收集的檔案資料質(zhì)量，以確保獨(dú)墅湖校區(qū)建設(shè)基建檔案的完整、準(zhǔn)確、齊全。目前獨(dú)墅湖校區(qū)已進(jìn)入維修周期，改建、擴(kuò)建和維修的樓宇不斷增加，從用戶對(duì)檔案的利用效果來(lái)看，他們相當(dāng)滿意，沒(méi)有出現(xiàn)一例因資料不全造成的維修、維護(hù)浪費(fèi)。在具體實(shí)施工作中，還可以運(yùn)用經(jīng)濟(jì)手段來(lái)約束歸檔質(zhì)量，可考慮從施工單位工程款中扣留部分資金，作為基建檔案的保證金，以經(jīng)濟(jì)手段約束各工程單位的行為，甚至可以約定檔案管理較差的單位三到五年內(nèi)不得參加本校工程招投標(biāo)［2］。

與地方共建的項(xiàng)目要把合作共建基建項(xiàng)目檔案資料的收集工作納入到檔案、基建部門和合作方平時(shí)的工作中去，并進(jìn)行長(zhǎng)期監(jiān)管并形成制度；與共建方在制訂共建合作合同時(shí)，要將涉及房屋改造或改建、擴(kuò)建以及新建基建項(xiàng)目時(shí)基建檔案管理的內(nèi)容加入其中并細(xì)化，各共建單位設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，責(zé)任到人。

2.2 提高檔案人員的專業(yè)素質(zhì)，是基建檔案有效利用的人才保證

檔案基礎(chǔ)管理是一項(xiàng)專業(yè)性較強(qiáng)的實(shí)踐性工程，需要檔案人員具有相當(dāng)?shù)膶I(yè)技能，這是確保其科學(xué)有序地開(kāi)展檔案收集、整理、歸檔、鑒定以及開(kāi)發(fā)利用工作的重要前提［3］。檔案工作者由于不具備基建專業(yè)知識(shí)，給專業(yè)性較強(qiáng)的基建檔案的整理工作帶來(lái)困難。一方面學(xué)校可以考慮引進(jìn)一些建筑學(xué)或土木工程專業(yè)的畢業(yè)生充實(shí)到基建檔案管理隊(duì)伍中來(lái)，他們經(jīng)過(guò)相關(guān)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，可以得心應(yīng)手地進(jìn)行檔案管理工作；另一方面可以提供渠道讓檔案工作者進(jìn)行基建專業(yè)方面的學(xué)習(xí)，兩者結(jié)合可以確保基建檔案工作順利進(jìn)行。通常情況下，基建項(xiàng)目周期性比較長(zhǎng)，這就需要檔案工作人員變動(dòng)小，只有檔案工作人員相對(duì)穩(wěn)定了，基建檔案工作的延續(xù)性才得以進(jìn)行，基建檔案有效利用的質(zhì)量與時(shí)效才能得以提高。

2.3 加強(qiáng)溝通，建立健全的基建檔案利用制度，是基建檔案有效利用的制度保證

大部分領(lǐng)導(dǎo)重視工程前期工作，如工程的立項(xiàng)、開(kāi)工、施工進(jìn)度、工程質(zhì)量、投資控制等工作［4］，卻對(duì)工程檔案資料收集得是否齊全、完整、準(zhǔn)確不夠重視，檔案管理缺乏統(tǒng)一的約束機(jī)制以及有效的管理手段。因此完善檔案管理制度是關(guān)鍵，將檔案管理工作納入日常管理工作中去，使得檔案工作做到“有法可依、違法必究”，這是基建檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化的前提。基建部門和檔案部門要加強(qiáng)溝通，通過(guò)溝通使檔案館能了解到各個(gè)校區(qū)的基建工程情況，以便經(jīng)常對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檢查；通過(guò)溝通檔案館能及時(shí)得知建筑物竣工前后以及使用過(guò)程中名稱發(fā)生改變的信息，以便在檔案中及時(shí)補(bǔ)充，通過(guò)溝通可以促進(jìn)檔案有效利用工作的順利進(jìn)行。

檔案工作人員其服務(wù)意識(shí)、服務(wù)水平以及工作態(tài)度的好壞也直接影響到基建檔案的有效利用，要把開(kāi)展基建檔案的利用工作納入到檔案工作人員的崗位職責(zé)中，結(jié)合本單位工作的實(shí)際情況，制定出一套切實(shí)可行的規(guī)章制度，加強(qiáng)監(jiān)督與考核的力度，獎(jiǎng)懲分明。比如2010年蘇州大學(xué)出臺(tái)了檔案利用審批制度，基建檔案利用沒(méi)有領(lǐng)導(dǎo)蓋章簽字不得外借。自從利用審批制度出臺(tái)后檔案污損、久借不還情況得到很大控制，杜絕了基建檔案遺失情況的發(fā)生。

2.4 及時(shí)進(jìn)行查缺補(bǔ)漏，是基建檔案有效利用的質(zhì)量保證

基建檔案收集工作做得如何將關(guān)系到基建檔案材料是否完整、準(zhǔn)確、齊全，沒(méi)有完整、準(zhǔn)確、齊全的基建檔案，也就談不上基建檔案的有效利用。高校檔案部門平時(shí)要加強(qiáng)對(duì)施工單位收集的檔案材料進(jìn)行檢查和指導(dǎo)，對(duì)移交進(jìn)館的基建檔案材料進(jìn)行檢查核對(duì)，對(duì)不符合歸檔要求的材料及時(shí)進(jìn)行整改，對(duì)欠缺的材料及時(shí)進(jìn)行追補(bǔ)。對(duì)于竣工驗(yàn)收文件、竣工圖紙，特別是地下管線要加強(qiáng)收集的力度。對(duì)新竣工項(xiàng)目可以向施工檔案資料的移交人和負(fù)責(zé)人進(jìn)行追討；對(duì)于一些往年的竣工項(xiàng)目遇到施工企業(yè)破產(chǎn)解散或檔案資料遺失時(shí)，可以到城市建設(shè)檔案館復(fù)制，以確保基建檔案的有效利用。

2.5 利用現(xiàn)代化手段管理檔案，是基建檔案有效利用的技術(shù)保證

隨著CAD 技術(shù)在工程設(shè)計(jì)領(lǐng)域中的廣泛使用，建設(shè)單位可要求建筑設(shè)計(jì)單位提供電子化圖紙，學(xué)校可以利用網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的優(yōu)勢(shì)，借助計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備，在遵循規(guī)范性、安全性、效益性的原則下，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)轉(zhuǎn)化成為計(jì)算機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息，供相關(guān)部門利用，實(shí)現(xiàn)基建檔案信息的縮微化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，從而提高工作效率，從技術(shù)上確保檔案的有效利用。

結(jié)語(yǔ)

高校基建檔案真實(shí)反映高校基建工作記錄，其歷史憑證作用是高校進(jìn)行基建維修維護(hù)、管理、改建和擴(kuò)建以及資產(chǎn)評(píng)估的重要依據(jù)，在維護(hù)學(xué)校權(quán)益和學(xué)校建設(shè)方面的作用無(wú)可替代，是學(xué)校的珍貴財(cái)富。增強(qiáng)檔案意識(shí)，重視基建檔案的有效利用，對(duì)節(jié)約型校園建設(shè)作用將是重大的。

［1］柳群英. 高校基建檔案建設(shè)與管理［J］.南京工程學(xué)院學(xué)報(bào).2012.6

［2］李君，陳建群.高校基建檔案管理中存在的問(wèn)題與措施［J］.湖南醫(yī)科大學(xué)學(xué)報(bào)（社會(huì)科學(xué)版）.2009.7

［3］樓惠勤. 基建檔案利用的現(xiàn)狀及對(duì)策［J］.浙江檔案.2013.10

［4］趙海英，薛儉.加強(qiáng)高校基建檔案管理［J］.合作經(jīng)濟(jì)與科技.2013.8

［5］王艷莉.基建檔案在高校校園建設(shè)中的重要作用［J］.城建檔案.2011.12