高校畢業生檔案管理實踐與探索

孫璐

隨著近年來我國高等教育的快速發展，高校畢業生檔案管理工作也進入了新的時期。大學錄取比例逐年升高帶來的學生人數增多、大學自身發展帶來的學科專業增加以及日益嚴峻的高校畢業生就業形勢等因素都從多個角度改變了高校畢業生檔案管理的外部環境。同時，這種變化也給高校畢業生檔案管理工作帶來了新的挑戰，暴露了高校畢業生檔案管理工作中存在的一些問題。如何在看到問題的同時找到這些問題的解決之道成了擺在檔案管理工作者面前的一道難題。本文作者試圖以自身檔案管理工作的日常實踐為出發點，從高校畢業生檔案的轉遞、留存、管理等角度，探索這些問題的解決之道。

1 高校畢業生檔案工作的內涵

高校畢業生檔案是指已經完成國家教育部或者就讀高校所規定的的學分或者學時的學生的個人干部檔案。主要內容就是在高校就讀期間形成的各種記錄，包括：成績冊（學籍卡）、綜合素質評定表（鑒定表）、體檢冊、錄取名冊、社會實踐評定表、在校期間獲得的各種獎勵與懲罰、相關技能證書、畢業報到證復印件以及高中階段的相關材料等。這些材料全面記載了一個人從高中階段求學到高校畢業期間形成的所有材料，是社會了解該同志的第一手原始資料，也是該同志步入社會的第一手推薦資料。

20世紀90年代以前，高校畢業生檔案基本上是由畢業生就業的相關單位、高校學生工作部門、招生就業等相關部門全面負責管理，與檔案部門的綜合檔案管理是兩個各自獨立的管理體系。20世紀90年代末期開始，隨著我國經濟體制的進一步深化改革和我國高校就業體系的改革，同時根據高校各自的實際情況，各高校的畢業生檔案逐步轉入社會人事代理中心與學校檔案部門館進行統一全面管理。

2008年，國家教育部第27號令-《高等學校檔案管理辦法》的頒布，明確規定了學生檔案作為高校檔案管理之一門類進行統一管理，各高校都在籌備學生檔案的統一管理工作，這才真正意味著學生檔案納入到了高校檔案管理的范疇。它標志著高校畢業生檔案兩極存放體系的真正建立，即出校畢業生檔案由各地人事代理中心檔案部門存放，留校畢業生檔案由高校檔案部門統一存放。

2 高校畢業生留存檔案管理中存在的問題

近年來，高校畢業生面臨的就業環境日趨復雜，高校畢業生在雙向選擇的就業形勢下，越來越多地到各種體制的單位就業。這些用人單位的檔案管理體制也各不相同、良莠不齊，甚至有的單位根本就沒有完整的人事檔案管理部門，加之畢業生本人在就業過程中缺乏重視自己檔案管理保存狀態的意識，造成了高校畢業生檔案的大量遺留。

2.1 畢業生檔案內容匹配問題

在高校留存畢業生檔案管理工作中，檔案內容匹配錯誤、檔案歸檔混淆的問題并不普遍，可以說只是個別現象，但是這類問題一旦發生卻不易及時發現，并且給下一步的畢業生檔案轉遞工作留下嚴重的隱患。隨著高校畢業生人數的逐年增加，高校畢業生檔案管理工作日益繁重，畢業生檔案在歸檔管理的過程總越來越多地出現材料不全、同一個畢業生的檔案材料分散保管、不同畢業生的檔案混淆的現象。

這種檔案內容陪陪錯誤是由于多種原因造成的。一方面是學生從入學到畢業的過程中檔案要進過多個管理機構、多人次管理，在這些管理環節的交接過程中，就可能出現交接檔案不完全、多次歸檔的現象。另一方面，在學生檔案由各院系轉往畢業生檔案管理機構的時候，由于不同院系之間或者相同院系不同年級之間對學生檔案管理工作的互不聯系，導致了一個人的信息相似的檔案內容發生混淆、難以區分的現象。出現檔案內容匹配問題的學生檔案一旦歸檔，就很難發現問題，一般只有等到相關畢業生在檔案流轉規程中發現問題，再逆向追溯檔案歸檔管理的過程，重新整理匹配錯誤的畢業生檔案內容。

2.2 畢業生檔案缺乏統一規范

畢業生檔案缺乏統一規范的問題看似是檔案管理工作的表面形式問題，但正是這種形式上的不統一，造成了檔案管理過程中無法進行統一有效的管理。畢業生檔案缺乏統一規范的問題主要體現在一下兩點：一是材料手續不完備；二是材料規格不統一。

材料手續的不完備，主要是指畢業生在校期間的檔案材料的完整性問題。畢業生在校檔案是畢業生在入學后生成的一系列相關檔案，包括黨團材料、學籍材料、獎懲材料、課程成績材料、鑒定材料、學位授予材料等。由于沒有統一化的材料管理標準，使得畢業生檔案材料中不完備的現象時有發生，給畢業生檔案在下一級檔案管理機構的管理工作帶來不便。

材料規格的不統一，表現在各種畢業生檔案材料中缺乏統一的格式管理要求。目前，畢業生檔案已經由過去相對單一的檔案形式發展成多樣化的檔案形式，紙質檔案與電子檔案并存、各種材料表格的規格各異、不同材料的使用紙張各不相同。這些不同規格的檔案材料，一方面，使最終形成的畢業生檔案看起來雜亂、不美觀，同時，也給檔案的正常裝訂帶來麻煩。另一方面，電子檔案和紙質檔案在信息分配上的重復或者缺失、畢業生檔案無法統一辨識，都給畢業生檔案管理工作帶來不便。

3 高校畢業生檔案管理的規范化管理策略研究

針對目前高校畢業生檔案管理和利用的現狀，本人從畢業生檔案的主體與客體角度提出自己的應對策略，改善現有的畢業生檔案管理的不合理性與被動性，搞好資源整合，實現物盡其用，人盡其才。

3.1 加強對畢業生的宣傳教育，從思想上提高畢業生的檔案管理意識

畢業生作為國家的知識儲備資源，關系到國家、社會的發展大計，畢業生檔案是這些知識資源的另一種載體，它對畢業生是否能夠全面融入社會，知識能否轉化為國家的發展動力關系重大，因此我們應該利用社會宣傳媒體入電視、廣播、報紙等加強宣傳，讓全社會重視畢業生檔案，納入關注畢業生就業工作體系之中。

3.2 統一管理存放地，實現資源整合

現在異地存放體系對畢業生檔案管理極為不利，不利于畢業生檔案的明確去向，也不利于畢業生檔案明確轉遞。更為主要的是，這種狀況使得畢業生檔案工作成了兩方的邊沿工作。國家應該從資源整合的角度來解決這個問題，把畢業生檔案重點納入地方人事代理中心進行統一管理，讓地方人事代理中心真體體現社會、國家、和地方人事資源的代理中心職責，把這項職責從高校檔案管理職責中解放出來，讓高校檔案管理部門專職為高校教育事業服務，以此推動高校教育事業和社會檔案管理工作的雙重發展。

3.3 更新管理觀念，變被動為主動

1、主動與畢業生檔案來源地聯系協調，力求畢業生檔案來源內容與來源渠道的安全。

定期做好館藏畢業生檔案的管理情況統計，熟悉所藏的畢業生檔案的詳細情況，以便于對外的宣傳和提供利用。

加強調研：定期開展“出的去，進的來”的活動。“出的去”是指我們的管理人員要主動走出辦公室，到轄區內的各相關用人單位進行調研，了解用人單位的人事檔案代理情況?！斑M的來”是指所藏的檔案內容能夠得到及時的更新與補充。定期與不定期相結合的方式到相關單位收集相關人員的人事檔案材料，確保所藏檔案得到及時更新與豐富。