OA系統(tǒng)運行下新建高職院校二級系部信息管理有效性分析*

黃加敏

(東莞職業(yè)技術(shù)學(xué)院，廣東 東莞 523000)

OA(Office Automation)是辦公自動化的英文簡稱，它是基于計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)人機互動的信息處理系統(tǒng)，以提高行政管理效率、達到科學(xué)有效管理為目的。20世紀(jì)80年代末以來，OA共經(jīng)歷了起步、應(yīng)用、發(fā)展三個階段，在政府機關(guān)、企事業(yè)單位、高校的應(yīng)用日漸普及。以東莞職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例，該學(xué)院于2009年成立，2012年開始引入OA系統(tǒng)。作為一項新生事物，新建高職院校內(nèi)各級人員對OA系統(tǒng)也經(jīng)歷了一個從陌生、適應(yīng)到熟悉的過程，但由于運行時間短，適逢新建高職院校的快速發(fā)展，OA系統(tǒng)的運行還有不盡人意的方面。本文嘗試在新建高職院校推行OA系統(tǒng)運行的大背景下考查其對下屬二級系部信息管理有效性的影響及存在問題，并給出有關(guān)建議。

一、OA系統(tǒng)的信息處理功能

OA系統(tǒng)其中一個重要的功能就是信息處理。一般來說，OA系統(tǒng)包括了個人辦公、公文處理、發(fā)文傳閱、督辦管理、會議管理、公共事務(wù)、公共信息等模塊，主要應(yīng)用于個人日程管理、信息發(fā)布、公文傳閱辦理、事務(wù)申請。每一個模塊都涉及了大量的信息，囊括了信息處理的每一個環(huán)節(jié)，如起草信息、送審信息、批閱信息、發(fā)布信息、獲取信息和處理信息等方面，系統(tǒng)內(nèi)每一節(jié)點所處的位置不同對應(yīng)信息管理的角色也不同。

二、OA系統(tǒng)運行下新建高職院校二級系部信息管理現(xiàn)狀

為了推進內(nèi)涵式發(fā)展，當(dāng)前高職院校內(nèi)部普遍推行二級管理，將大量事權(quán)向二級系部下放。二級系部因此成為高職學(xué)院內(nèi)部信息處理的一個最小單元，而事權(quán)的擴展意味著二級系部信息處理量的急速增加。因此在OA系統(tǒng)運行的背景下，如何有效地對這些信息進行處理，切實達到提高行政工作效率的目的，是各高職院校二級系部關(guān)注的重點之一。

而現(xiàn)實情況是，由于OA系統(tǒng)推行的時間短，系統(tǒng)本身的不完善，再加上人為方面的原因，導(dǎo)致目前新建高職院校二級系部對信息的處理缺乏有效性，具體表現(xiàn)為：

1.缺乏專職管理人員

限于人員的限制，二級系部不可能像學(xué)院層面那樣成立專門的辦公室、配置專門的人員分門別類地負責(zé)處理OA系統(tǒng)上的各類信息，而是由行政或教學(xué)管理人員兼任聯(lián)絡(luò)員，負責(zé)接收各類OA公文。由于同時還兼任其他工作，這些聯(lián)絡(luò)員自然難以集中精力應(yīng)付處理紛至沓來的大量公文信息，信息處理的有效性自然大打折扣。

2.沒有形成有效的管理模式

在大部分新建高職院校里，OA系統(tǒng)仍然算是比較新穎的事物，許多從業(yè)人員對其運行仍處于摸索階段，業(yè)務(wù)熟練程度參差不齊，對信息的處理很多時候還是從以往的工作經(jīng)驗出發(fā)，沒有針對OA系統(tǒng)運行下信息處理的特點形成有效的管理模式，導(dǎo)致信息處理效率低下，缺乏有效性。

3.過于依賴非正式信息傳播渠道

盡管各高職院校都在全力推廣OA系統(tǒng)的應(yīng)用，但是在廣大教職工中間，對OA系統(tǒng)的運行仍抱有一定的懷疑。有調(diào)研表明，在OA系統(tǒng)運行的初期，上線率偏低是普遍存在的情況，實行坐班制的行政人員還好，但絕大多數(shù)教師由于日常上課的原因，上線率偏低的情況仍然十分突出。由于上述情況的存在，再加上移動設(shè)備的廣泛應(yīng)用，在許多二級系部內(nèi)部，信息的傳播還是十分依賴QQ、飛信等非正式渠道，形成了QQ等方式為主、OA為輔的局面，信息處理的有效性幾乎得不到體現(xiàn)。

三、高職院校二級系部信息管理缺乏有效性的原因分析

1.人員認識不到位

由于OA系統(tǒng)在新建高職院校推行的時間較短，校內(nèi)各級人員對其運行都存在著一個適應(yīng)的過程，對OA系統(tǒng)運行下信息處理的理解和認識不夠深入，不熟悉自然會下意識的進行排斥，導(dǎo)致使用意識淡薄。此外，傳統(tǒng)的辦公方式雖然費時費力，但是人們已經(jīng)普遍習(xí)慣和接受，成為頭腦中根深蒂固的觀念。這種思想上的錯誤認識，導(dǎo)致OA系統(tǒng)沒能充分的發(fā)揮其優(yōu)越性，信息管理談何有效？

2.信息處理不及時

信息處理的有效與否與信息處理的是否及時有著密切的關(guān)系。換而言之，信息處理得及時、正確，意味著信息能夠被充分的消化，說明信息的處理是有效的。由于事權(quán)的擴大，新建高職院校二級系部需要與學(xué)院各行政管理層進行對接，每天通過OA系統(tǒng)接收來自學(xué)院內(nèi)部和外部各樣的公文信息的數(shù)量是十分巨大的，如此龐大的信息量如果處理不及時的話，必然對其信息處理的有效性產(chǎn)生嚴重的影響。

3.業(yè)務(wù)操作不熟練

許多新建的高職院校為了盡快提高行政管理效率，都在不遺余力地推行辦公自動化系統(tǒng)，但在一定程度上存在急功近利、重建設(shè)輕管理的思想，OA系統(tǒng)推行之初，只希望盡快推廣，實現(xiàn)全面覆蓋，對相關(guān)人員的使用前培訓(xùn)流于片面，只注重對基本操作的培訓(xùn)，許多人員業(yè)務(wù)操作還沒完全熟悉，就必須帶著邊摸索邊適應(yīng)的心態(tài)“上崗”。負責(zé)OA運行的人員的業(yè)務(wù)操作都不熟練，怎么能要求一般人員也能熟悉運用OA系統(tǒng)，更談不上說能有效的處理龐大的信息量了。

4.信息反饋環(huán)節(jié)缺失

信息處理是否有效的另外一個指標(biāo)就是信息反饋環(huán)節(jié)是否存在，是否發(fā)揮了作用。信息從上往下的傳達過程中，我們可以從OA系統(tǒng)的流程管理里面看到信息的流轉(zhuǎn)情況，方便我們掌握信息的動向，及時處理文件。可是在目前的實際應(yīng)用中，可以發(fā)現(xiàn)在OA系統(tǒng)內(nèi)部缺失這樣的一個信息反饋環(huán)節(jié)：在信息的橫向傳達過程中，我們無法掌握傳達出去的信息是否已經(jīng)傳達到需要處理信息的人員手中，只能通過面談、電話、QQ、短信等手段進行確認。

5.系統(tǒng)功能不完善

許多新建高職院校的成立時間短，許多內(nèi)部架構(gòu)和事務(wù)還沒完全理順。為了施行辦公自動化，這些高職院校要不直接購買相關(guān)現(xiàn)成的辦公系統(tǒng)，要不對現(xiàn)成系統(tǒng)結(jié)合自身特點進行適當(dāng)?shù)母脑臁５请S著發(fā)展的逐漸深入、層次的逐漸拔高，原來的OA系統(tǒng)漸漸表現(xiàn)出與實際工作不相符的情形，而系統(tǒng)的升級和完善又是“牽一發(fā)而動全身”的事情，需要進行整體規(guī)劃和全局統(tǒng)籌，不是短時間就能完全解決的，如此一來，信息管理的有效性自然要打折扣了。

四、如何提高二級系部信息管理工作的有效性

盡管在運行的初期會出現(xiàn)這樣那樣的問題，但OA系統(tǒng)在廣大高職院校的推廣應(yīng)用是大勢所趨，這是不容置疑的事實。為了充分發(fā)揮其功效，提高二級系部信息管理的有效性，更好地服務(wù)部各項工作，我們可以從以下方面努力，進一步推進二級系部信息管理有效性進程。

1.加強OA系統(tǒng)應(yīng)用的推廣工作，改變錯誤認識

在許多新建高職院校，OA系統(tǒng)可以算得上是新穎的事物，而人們往往對新事物存在著天然的抵觸。為了消除人員的抵觸，讓他們在熟悉系統(tǒng)的同時也對使用OA系統(tǒng)的必要性及重要性有充分的了解，必須加大宣傳推廣工作的力度。具體到二級系部來說，首先要從系部負責(zé)人入手，部門“一把手”的重視是OA系統(tǒng)暢順運行的前提和保證。只有系部負責(zé)人認可并習(xí)慣網(wǎng)絡(luò)辦公，以身作則，才能調(diào)動下面的人使用新系統(tǒng)的積極性，才能要求他們盡可能地使用OA辦公系統(tǒng)處理各類信息；其次要加強對廣大基層人員，主要是二級系部普通教師的宣傳工作，他們才是信息處理的主體，各項工作最后還得由他們具體落實，因此可以采取現(xiàn)場講座、宣傳板報、視頻演示等多種方式讓他們認識到OA辦公系統(tǒng)的便利性， 從而打消其顧慮，更好地接受并運用OA系統(tǒng)。

2.加強OA系統(tǒng)使用的培訓(xùn)工作，提升操作水平

我們發(fā)現(xiàn)，當(dāng)前新建高職院校二級系部信息管理缺乏有效性，很大一部分原因在于各級人員業(yè)務(wù)操作的不熟練，導(dǎo)致信息處理的不及時。為了解決該問題，必須進一步加強OA系統(tǒng)使用的培訓(xùn)工作，同時在進行的過程中避免出現(xiàn)“一刀切”的情況，即為了工作的簡便和易操作性，降低成本，而對系統(tǒng)信息處理每一節(jié)點的每個人施以同樣的培訓(xùn)內(nèi)容。這項工作必須從整個學(xué)院層面上進行統(tǒng)籌實施，第一步就是OA系統(tǒng)的主管部門要將整個OA系統(tǒng)的用戶分門別類，對不同的用戶群進行有針對性的培訓(xùn)。以二級系部的OA信息員為例，他們主要是對上對外接收各級文件，對內(nèi)對下根據(jù)工作要求分發(fā)文件，對他們的培訓(xùn)則要求要熟悉甚至精通OA系統(tǒng)，全面掌握收發(fā)文件的所有流程，以及出現(xiàn)常見問題如何進行解決等內(nèi)容。對廣大教師而言，對他們的培訓(xùn)則要求能夠準(zhǔn)時收文，并及時作出回復(fù)，掌握撰寫各類辦公申請的格式和流程。只有分門別類地做好培訓(xùn)工作，讓OA系統(tǒng)所有環(huán)節(jié)上的用戶都能夠掌握其所應(yīng)掌握的系統(tǒng)的操作方法，這樣才能順利推動辦公自動化的進程，從而提高信息處理的效率和有效性。

3.加強OA系統(tǒng)軟硬件建設(shè)，完善系統(tǒng)功能

每一所高職院校采用和推廣的OA系統(tǒng)并不完全符合自身的實際情況，由于系統(tǒng)自身軟硬件的問題所造成信息處理缺乏有效性的問題，也應(yīng)被學(xué)院各級領(lǐng)導(dǎo)所重視。像上文提到的影響二級系部信息處理有效性的其中兩個因素：信息反饋環(huán)節(jié)缺失和系統(tǒng)功能不完善就是由于系統(tǒng)軟硬件自身的問題所帶來的具體表現(xiàn)。對于OA系統(tǒng)的建設(shè)，高職學(xué)院的領(lǐng)導(dǎo)層必須立足實際，講究實效，隨著學(xué)院工作重點的階段性變化而對OA系統(tǒng)軟硬件進行切實有效的改造，使之更適合所處階段的工作實際；還要堅持統(tǒng)籌規(guī)劃、科學(xué)管理，從技術(shù)、人員、財務(wù)、設(shè)備等方面提供充分的保障，不斷完善OA系統(tǒng)的功能，使之能更好地服務(wù)學(xué)院及二級系部信息管理工作，切實提高行政管理的效率。

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