對范本合同在公司經營管理中的認識

●馬芝芳

對范本合同在公司經營管理中的認識

●馬芝芳

市場經濟是法治經濟、契約經濟。合同是商品經濟的產物，是商品交換的法律表現形式。合同管理是公司經營管理的重要手段，也是一項綜合性的工作，涉及到公司經營的多層面多方位。范本合同是規范公司合同管理工作中的重要內容之一，文章就如何對合同實施有效管理，杜絕或減少公司運營中的法律風險，從而提高經營管理效率進行了探討。

合同管理 風險防范 經濟效益

現代市場體系是由各種相對獨立的商品市場和生產要素市場所形成的不可分割的有機統一體，包括商品市場和要素市場（諸如資金、勞動力、房地產、技術、產權等）以及市場的運作、變化、發展運行機制和管理調控機制。在歷經了30多年的改革開放進程后，企業的合同管理工作也經歷著從無到有、從初步建立到逐步完善的發展過程。當下市場經濟體制逐步形成，合同管理已經成為企業管理、發展和壯大的一個關鍵環節，企業通過契約形式互動發展經濟已成為主導。在實踐中，企業為實現一定的經濟目的，明確相互權利義務關系所簽訂的合同以及通過合同所確立的民事關系，是一種受法律保護的民事法律關系，被社會各經濟主體廣泛認同和接受。同時，合同管理作為企業防范法律風險的基礎性措施也成為各企業常態化的工作。當然，由于社會經濟矛盾的客觀存在，合同糾紛也就在所難免，因此，企業在經營過程將合同糾紛作為防范法律風險的重要內容是必然的。那么，為規避和降低企業可能發生的潛在經濟損失或其它損害風險，最大可能地防范合同糾紛的出現，建立完善的企業法律風險防范機制，就必須采取科學規范的管理手段，合同范本的推廣和應用就應運而生了。

一、合同管理是企業管理的核心工作

合同管理是指合同管理機構和管理人員為預期的管理目標，運用管理職能和管理方法，對合同的訂立及履行實行全過程管理活動，合同管理對公司的生產經營來說至關重要，是有效防范企業法律風險和經營性風險的基礎性工作，合同管理的規范化對公司的各項經濟活動以及發展壯大產生著巨大的推動力。

合同管理的內涵是指以實現合同價值為目的,以合同為管理對象,依照法律、法規等規定,在合同從準備、談判、訂立、生效、履行、變更、解除、轉讓、爭議解決、終止以及審查、監督、控制、直至立卷歸檔全過程的管理行為，它是伴隨著公司的經營活動同步進行的。企業從最為基礎的生產設備、材料采購、產品銷售、投資融資以及所有人員的勞動合同等諸多方面無一不涉及，合同的管理工作已經涉及到了公司經濟管理的各個環節。

二、規范合同管理對企業發展意義重大

1.規范的合同，可以樹立良好的企業形象。在市場經濟主體競爭日益激烈的大環境下，合同關系呈現復雜多樣性，合同的作用越來越廣泛，依法簽約和履行合同，是開展守信活動的核心內容，它不僅有利于提高企業的經濟效益（贏得商家信譽可以提高物資采購的性價比），而且會在合同實施管理的整個過程中營造“重合同、守信用”的良好氛圍，是培育和樹立企業良好信譽的重要途徑和手段，也是規范企業經營發展和守法維法維權的具體體現，尤其是當企業在發展中面臨賣方市場的時候，企業的信譽尤顯重要。

2.執行規范的合同范本，有助于提高效率和監督管理。執行規范的合同范本，不僅可以有效地防范經營風險，也可以從另一個側面加強合同履行的監督管理及執行情況，這也是合同履行中管理的重要環節。就企業的合同管理而言，一份完整有效的合同必須進行簽訂前的法律審查，而在企業某些合同商定的價格具有相對保密性，為了實現防范合同的法律風險產生同時又兼顧合同的保密和企業的經濟利益，可以從完善合同范本入手，不僅滿足合同管理的要求，同時也保證了簽約效率和對合同主要條款不遺漏。

在合同范本的執行過程中，企業的法務部門、監管部門和合同管理人員對合同履行狀況實施全過程跟蹤管理，一則可以督促按質按量、全面履行合同義務，及時解決履行中遇到的阻力；二則根據國家和行業的法律法規等政策上的調整變化，及時發現和修訂完善范本合同，以確保企業效益的最大實現，從而避免潛在的經營風險、避免企業重大損失的發生。

3.依法簽訂合同，確保企業經濟利益的實現。依法簽約、全面履行合同的義務，是確保企業經濟利益實現的保證，合同范本的使用起到了不可或缺的作用。簽訂合同不違法，又能反映當事人的真實愿望，達到當事人交易等經濟活動的目的是使用合同范本的一個基本要求。當然，合同管理機制和監督機制，如合同授權委托、分類管理（按職能部門）、合同的審查、合同審批的權限、歸口負責等制度也是合同管理的重要措施。這些措施總體上形成了企業對合同管理的程序和模式，保證了企業經濟活動的正常運轉。

三、合同范本管理的方式和程序

合同范本具有反應及時、貼近工作、最大限度保護企業權益等三大優勢。企業按照市場經濟的類別進行歸屬，參照法規及相應的執行合同版本，制定出符合經濟活動需要的合同范本。在具體實踐中，可以把企業的各種合同范本歸類為“防范性(或規范性)合同”，這類合同是為了便于有約可循、操作規范、減少或避免爭議、防范合同風險而訂立的。

1.完善合同管理制度，制定常用格式合同。合同管理重在防范是理論研究和實踐的共識，也就是說企業法律顧問應該擔當防范企業法律風險的“防火員”，而不該只在風險已經產生后充當“滅火員”。不過，企業涉及的合同份數眾多、種類復雜，法律顧問人手有限，往往又難以事事參與、款款把關。

為了解決這一管理效率上的矛盾，首先必須從完善合同管理制度與制定格式合同開始，為企業建立或完善合同管理規章制度，發揮制度的作用，提高格式合同的使用效率。相關管理制度包括：（1）交易對象審查制度。從合同相對主體究竟如何開始，弄清交易相對方的身份、資質、資信等基本信息，做到不談、不訂糊涂合同。（2）高水準格式合同使用制度。對于常用、非重大的書面業務合同，區別其性質與種類，由企業法律顧問制定比較規范的合同格式，供業務管理等人員在工作中經常使用。（3）合同條款及法律講解、培訓制度。定期為業務管理人員講解條款、研讀法律，讓他們在提高合同法律及風險意識的同時，能夠真正理解有關條款的具體含義及利害關系，避免不知其所以然的機械套用。（4）合同簽訂前的最終把關制度，明確流程和責任。（5）已簽合同的企業法律顧問留存備案制度。（6）履行過程中風險出現或可能出現時，對企業法律顧問的第一時間報告或通報制度。

2.對于重大、復雜的業務合同,企業法律顧問必須從各個環節真正參與其中,必要時與單位外聘的律師協同管理。標的較大、法務復雜、事關企業重大利益的合同，從一開始洽談時就應該有企業法律顧問的全程參與,以便在交易對象、交易標的、結算方式、品質保證、合同擔保、爭議解決方式、訴訟管轄乃至于適用法律、合同文本等方面從嚴把關,在合同簽訂、履行、協商等各個環節，為企業爭取盡可能多的合法權益。考慮到專業知識、執業經驗等方面可能存在的局限，可會同單位外聘的律師進行合同協同管理，以真正幫助企業避免法律風險，維護企業最大的合法權益。

3.注意合同簽訂、履行、協商、聯絡等環節證據的留存與收集工作。對于與合同相關的票據、文書、往來業務資料認真收集，妥善保管；對于未能順利履行、可能發生糾紛的合同，相關往來文書必須由企業法律顧問起草與經企業法律顧問修改發出，避免業務人員因不諳法律而可能造成的被動局面；同時，又為其后的救濟性合同管理留下證據、打好基礎。

4.出現糾紛后，進行協商、調解解決問題可能性的判斷，并與業務人員一道，做好糾紛解決工作。現實中，利益的不同與沖突使得合同履行過程中(及履行后)的不同看法、爭議并不少見。如果爭議不可避免，且爭議明顯具備法律性質，則企業法律顧問就不能置身事外，而應根據爭議的具體情況，如爭議產生的原因、涉及企業利益的大小、對方態度與要求等等進行綜合判斷，看是否具備協商、調解解決問題的可能性；并與業務人員一道，制定好解決糾紛的各類具體協議并參與、監督這種救濟性協議或合同的實際履行情況,實現妥善解決糾紛的合同管理目標。

四、規范使用合同范本應注意的六個環節

建立完善公司的法制體系，使公司成為依法經營依法維權的經營企業。規范的范本合同管理將隨著市場經濟和行業的發展壯大而日顯重要，這要求在嚴格規范范本合同的訂立程序的同時，還要加強堅持程序和實體法并重的原則。從工作的實際出發，在管理實踐中重點把握好以下六個環節：

1.強化法律意識，即強化經營者、合同管理人員及合同承辦人的合同法律意識。通過培訓提高企業經營者、合同管理人員和合同承辦業務員素質是其首要任務，也是做好合同管理的最大前提。

2.健全管理制度，即建立健全合同管理制度和管理程序，在公司內部建立完整的制度體系，形成管理層次清楚、職責明確、程序規范、協調與制衡并存的有效機制。

3.夯實基礎工作，即建立健全合同簽訂和履行基礎檔案，實行合同實施流程的統一管理和監管，防止經營活動中可能出現的個人行為，加強公司相關人員工作調動的交接工作程序及監督，減少或杜絕國有資產的流失。

4.嚴格把關流程，即把好對合同實施有效管理的控制關，根據不同種類的合同，采取不同的管理方式和程序，嚴格工作程序，實行分類管理。

5.完善監督職能，即強化合同的履行監督，通過公司的法律機構、監察審計機構和工作目標責任制相結合的大監督模式，全面掌握各類合同的履行情況，及時排除阻礙，防止違約的發生和法律風險的出現。

6.適時創新管理，即積極推進合同管理的創新，推廣范本合同的廣泛應用。隨著國家合同法的頒布和實施的推進，結合不斷變化著的市場經濟形勢，合同管理作為市場經濟中新型的管理學科，會有很多需要在實踐中不斷認識、不斷探索的新情況、新問題。因此，公司的合同管理工作也需要根據公司內外部經濟環境的變化不斷地更新管理觀念和方式，不斷創新合同管理的模式。

隨著市場經濟的深入發展，要求企業不斷增強風險意識，建立健全法律風險防范機制，規范企業合同管理工作，不斷提高公司依法經營管理水平。

[1] 李杰利.合同管理[M].中國時代經濟出版社，2004

[2] 國資委.國有企業法律顧問管理辦法[Z].2004

（作者單位：三門峽華陽發電有限責任公司 河南三門峽 472143）

（責編：若佳）

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1004-4914（2014）01-097-02