淺談采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制在水泥企業(yè)中的應(yīng)用

張偉強(qiáng)

淺談采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制在水泥企業(yè)中的應(yīng)用

張偉強(qiáng)

本文以水泥企業(yè)為例，分析了其采購(gòu)業(yè)務(wù)的管理現(xiàn)狀和存在問(wèn)題，結(jié)合水泥企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)，針對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)的關(guān)鍵控制點(diǎn)及容易被忽視的環(huán)節(jié)，提出了相應(yīng)的控制措施，簡(jiǎn)述了采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制在水泥企業(yè)中的應(yīng)用。

采購(gòu)業(yè)務(wù)；內(nèi)部控制；水泥企業(yè)；應(yīng)用

俗話(huà)說(shuō)“兵馬未至，糧草先行”，采購(gòu)是籌備“糧草”的階段，是保障企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)持續(xù)開(kāi)展的重要環(huán)節(jié)。水泥企業(yè)生產(chǎn)工藝與管理粗放，制度過(guò)于簡(jiǎn)單或不健全，運(yùn)行效率低下，起不到堵塞漏洞和防范風(fēng)險(xiǎn)的作用，加強(qiáng)采購(gòu)業(yè)務(wù)控制建設(shè)顯得尤為重要。本文以水泥企業(yè)為例，并結(jié)合其生產(chǎn)特點(diǎn)和管理要求，談一談采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)部控制在實(shí)踐中的應(yīng)用。

一、請(qǐng)購(gòu)

縱觀水泥企業(yè)，相當(dāng)部分企業(yè)庫(kù)存長(zhǎng)期居高不下，尤其是五金倉(cāng)庫(kù)存的零配件可使用半年，且每月還在不斷的采購(gòu)，庫(kù)存積壓的問(wèn)題一直得不到解決，究其原因，多半是需求不合理、請(qǐng)購(gòu)審核不嚴(yán)造成。

請(qǐng)購(gòu)是物料需求部門(mén)預(yù)計(jì)次月生產(chǎn)所需的物料量而提出的購(gòu)買(mǎi)申請(qǐng)。請(qǐng)購(gòu)由于需求決定，涉及需求什么、需求多少、什么時(shí)候要的問(wèn)題，但需求是否合理，卻未引起關(guān)注。在實(shí)際工作中，常常會(huì)碰到這樣一種現(xiàn)象，需求等相關(guān)部門(mén)為保生產(chǎn)寧可多備料，擔(dān)心備料不足不及時(shí)造成停工待料而受到處罰，因?yàn)閭淞显俣嘁膊挥贸袚?dān)責(zé)任，一旦備料不足影響生產(chǎn)就非同小可了，因此有請(qǐng)必購(gòu)成了常態(tài)。

水泥企業(yè)要使需要物料在使用日能配足備齊，滿(mǎn)足生產(chǎn)需要，在不要的時(shí)期不要過(guò)量占用庫(kù)存，應(yīng)當(dāng)建立嚴(yán)格的請(qǐng)購(gòu)審核崗位責(zé)任制，明確審核標(biāo)準(zhǔn)和程序，約束需求的隨意性。需求部門(mén)提出的物料需求應(yīng)當(dāng)經(jīng)企業(yè)技術(shù)部門(mén)、生產(chǎn)部門(mén)審核，審核其合理性，嚴(yán)格把關(guān)。審核部門(mén)若未履行標(biāo)準(zhǔn)和程序?qū)徍?，如出現(xiàn)不合理采購(gòu)或采購(gòu)過(guò)量，使庫(kù)存占用上升，就要承擔(dān)經(jīng)濟(jì)責(zé)任。

二、采購(gòu)計(jì)劃

采購(gòu)計(jì)劃由采購(gòu)部門(mén)編制，有年度計(jì)劃和月份計(jì)劃，是對(duì)次年采購(gòu)工作做出的安排，也是控制過(guò)度采購(gòu)的第二道防線。時(shí)下大部分水泥企業(yè)沒(méi)有編制年度采購(gòu)計(jì)劃，一般只有對(duì)請(qǐng)購(gòu)申請(qǐng)進(jìn)行匯總后編制的次月采購(gòu)計(jì)劃，年采購(gòu)總量得不到有效控制，庫(kù)存過(guò)高也在所難免。

三、供應(yīng)商管理與價(jià)格的確定

供應(yīng)商管理是企業(yè)框定合格供應(yīng)商的過(guò)程，是保證供應(yīng)和防止舞弊的重要舉措。多數(shù)水泥企業(yè)為降低成本往往選擇價(jià)格低廉的產(chǎn)品，過(guò)分強(qiáng)調(diào)價(jià)格，結(jié)果不但沒(méi)使成本降下來(lái)反而影響生產(chǎn)。水泥企業(yè)在選擇供應(yīng)商時(shí)要權(quán)衡得失綜合考慮，要采取差異化的策略，區(qū)別對(duì)待。對(duì)于通用的五金等零備件可在當(dāng)?shù)刭?gòu)買(mǎi)，實(shí)行貨比三家、遠(yuǎn)近搭配確定供應(yīng)商；對(duì)于專(zhuān)用配件、球鍛、耐磨耐火材料，因不具備檢測(cè)技術(shù)，應(yīng)當(dāng)采用詢(xún)比價(jià)選擇正規(guī)廠家作為供貨商；對(duì)于煤、石膏等消耗性材料，由于用量大，對(duì)其依賴(lài)度較強(qiáng)，議價(jià)能力相對(duì)較弱，因此應(yīng)首先考慮保供應(yīng)，分別在不同地區(qū)選擇貨源，就同一種材料應(yīng)在同一地區(qū)確定二家供應(yīng)商。因?yàn)閮H與一家供應(yīng)商打交道，會(huì)存在斷貨的風(fēng)險(xiǎn)。在選擇供應(yīng)商的過(guò)程中還應(yīng)公開(kāi)其相關(guān)信息，接受員工的監(jiān)督。

四、重大采購(gòu)合同的簽訂與審批

在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，合同已成為企業(yè)最常見(jiàn)的契約形式，采購(gòu)合同是以材料、設(shè)備等為標(biāo)的的經(jīng)濟(jì)合同。在現(xiàn)實(shí)中，相當(dāng)部分水泥企業(yè)對(duì)重大采購(gòu)合同未實(shí)行集體聯(lián)簽，或?qū)嵭械貌粔蛞?guī)范，使集體聯(lián)簽得不到有效實(shí)施。對(duì)于影響重大的涉及較高專(zhuān)業(yè)技術(shù)或法律關(guān)系復(fù)雜的合同，應(yīng)當(dāng)組織法律顧問(wèn)、技術(shù)、財(cái)會(huì)等專(zhuān)業(yè)人員參與談判，實(shí)行集體聯(lián)簽。至于重大合同的集體聯(lián)簽，在操作上可使用集體聯(lián)簽審批表，相關(guān)人員在表上簽字確認(rèn)，注明合同的編號(hào)、標(biāo)的內(nèi)容及授權(quán)在合同上簽字的代表等內(nèi)容，同時(shí)將其作為合同的附件存檔,通過(guò)集體聯(lián)簽審批表規(guī)范審批程序，使集體聯(lián)簽制得到有效執(zhí)行。

五、采購(gòu)業(yè)務(wù)關(guān)鍵崗位的輪換

在實(shí)際工作中，大多數(shù)水泥企業(yè)管理層對(duì)崗位輪換意識(shí)不強(qiáng)，對(duì)關(guān)鍵崗位強(qiáng)制輪崗的不多。實(shí)踐表明，采購(gòu)流程中采購(gòu)員、材料驗(yàn)收員、質(zhì)量檢測(cè)員是關(guān)鍵崗位，且容易出現(xiàn)舞弊。采購(gòu)員從事采購(gòu)工作過(guò)久，難免會(huì)形成縱橫交錯(cuò)的“關(guān)系網(wǎng)”，一個(gè)普通的做法是在不同的商品之間更替采購(gòu)員，一來(lái)可以防止腐敗現(xiàn)象的產(chǎn)生，二來(lái)可提高采購(gòu)隊(duì)伍的整體素質(zhì)。材料驗(yàn)收員、質(zhì)量檢測(cè)員從事煤、石膏等材料的抽樣和檢測(cè)工作，而煤和石膏是重要物資，價(jià)格較高，其結(jié)算金額的多少主要體現(xiàn)在檢測(cè)結(jié)果上，檢測(cè)結(jié)果很大程度上取決于材料驗(yàn)收員取樣的好壞和檢驗(yàn)員的操作，對(duì)這樣崗位長(zhǎng)期不實(shí)行輪換，較容易出現(xiàn)弄虛作假、利用職務(wù)上的便利謀取私利。通過(guò)對(duì)這些關(guān)鍵崗位實(shí)行定期輪換，能有效抑制職務(wù)舞弊，并保證供應(yīng)材料的質(zhì)量。

六、采購(gòu)結(jié)算

對(duì)于采購(gòu)材料的結(jié)算，采用按月或按批次結(jié)算，由采購(gòu)經(jīng)辦人負(fù)責(zé)，是多數(shù)水泥企業(yè)的一般做法，但“壓?jiǎn)巍钡默F(xiàn)象十分常見(jiàn)，一是采購(gòu)員未及時(shí)報(bào)賬或企業(yè)付款不及時(shí)，二是供應(yīng)商開(kāi)票不及時(shí)，三是跨期結(jié)算，造成結(jié)算單據(jù)壓在采購(gòu)員手上，形成“壓?jiǎn)巍?。由于存在“壓?jiǎn)巍?，?dāng)期購(gòu)進(jìn)的物料已入庫(kù)，但在會(huì)計(jì)期末未能及時(shí)入賬，使得賬實(shí)不符。水泥企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立材料結(jié)算制度，明確結(jié)算方式和期限，規(guī)范結(jié)算環(huán)節(jié)，約束采購(gòu)經(jīng)辦人及時(shí)將結(jié)算單據(jù)交到財(cái)務(wù)部門(mén)入賬，對(duì)按批量訂貨的材料，當(dāng)年未到齊也應(yīng)按實(shí)際到貨量預(yù)結(jié)暫估入賬，避免“壓?jiǎn)巍爆F(xiàn)象造成不能準(zhǔn)確提供采購(gòu)業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)信息。

七、采購(gòu)業(yè)務(wù)的監(jiān)督檢查

加強(qiáng)監(jiān)督是一個(gè)老生常談的話(huà)題，企業(yè)由于缺乏監(jiān)督，導(dǎo)致舞弊案件頻繁發(fā)生，給企業(yè)造成重大損失的例子屢見(jiàn)不鮮，應(yīng)當(dāng)引起企業(yè)高度重視。水泥企業(yè)管理相對(duì)粗放，更應(yīng)引入監(jiān)督機(jī)制，從不同部門(mén)抽調(diào)人員成立監(jiān)督檢查小組，定期實(shí)施監(jiān)督工作。對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)的監(jiān)督檢查，應(yīng)從采購(gòu)制度的設(shè)計(jì)及運(yùn)行層面進(jìn)行檢查，檢查授權(quán)審批是否到位、崗位設(shè)置是否恰當(dāng)、關(guān)鍵崗位是否實(shí)行輪換等，從而幫助管理層發(fā)現(xiàn)采購(gòu)業(yè)務(wù)中存在的問(wèn)題，以便及時(shí)加以整改。

八、結(jié)語(yǔ)

內(nèi)部控制規(guī)范及應(yīng)用指引的頒布，對(duì)促進(jìn)企業(yè)制度建設(shè)有非常大的現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)意義。水泥企業(yè)運(yùn)用內(nèi)部控制規(guī)范及指引建立和健全采購(gòu)業(yè)務(wù)內(nèi)控制度，規(guī)范采購(gòu)流程，是一個(gè)不斷調(diào)整、逐步完善的動(dòng)態(tài)過(guò)程，在實(shí)施過(guò)程中，水泥企業(yè)應(yīng)充分考慮企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)特點(diǎn)，采取相應(yīng)的控制措施、方法和程序，靈活運(yùn)用授權(quán)審批、不相容崗位分離、關(guān)鍵崗位定期輪崗等控制措施，不斷提高企業(yè)的管理水平，堵塞漏洞，防范風(fēng)險(xiǎn)，增強(qiáng)企業(yè)采購(gòu)效能。

[1]楊秀榮主編.企業(yè)內(nèi)部控制規(guī)范指引解讀及案例分析.北京.中國(guó)財(cái)政經(jīng)濟(jì)出版社，2010.9.

[2]王德敏.企業(yè)內(nèi)控精細(xì)化管理全案.北京.人民郵政出版社，2012.6.

[3]廣東省財(cái)政廳會(huì)計(jì)人員繼續(xù)教育教材編委會(huì).內(nèi)部會(huì)計(jì)控制.廣州.暨南大學(xué)出版社，2003.10.

（作者單位：惠州固力水泥集團(tuán)有限公司）