基于服務意識下的高校檔案管理工作探究

吳 珊

（湖南財政經濟學院 繼續教育部，湖南 長沙 410205）

檔案管理工作，是我國檔案事業中最基本的工作內容，一般是由檔案室對檔案實體、檔案信息等進行管理，并為需要檔案內容的個體、團體提供利用服務。因此，從檔案管理工作的性質來看，高校的檔案管理工作必須要充分認識到服務意識的重要性，在加強檔案收集與整理工作的同時，也要完善相應的服務設施與轉變服務觀念，為需求者提供更加好的工作服務。但是，目前我國高校檔案管理工作開展的實際效果并不樂觀，服務意識的落后導致高校師生對檔案管理工作普遍不滿意；服務設施的不齊全，導致師生對檔案的利用效率普遍較低。出現這些問題的原因，具有多面性，首先應該從理論研究上針對這一問題來詳細討論與制定解決思路，其次便是要通過實踐檢驗來落實高校檔案管理工作，以理論與實踐相結合的方式，改善我國高校檔案管理工作的服務理念、服務水平。

一、我國高校檔案管理工作的現狀分析

高校檔案管理工作的形成，通常是受到了教學工作、黨政管理工作、各類教學活動等因素的作用后，將這些工作中所創造、出現的具有保存價值的圖標內容、文字內容、聲音內容、視頻內容等進行記錄和檔案封存，從而成為一種見證高校歷史發展、便于師生參考利用的高校信息資源。結合我國高校檔案管理工作開展的實際情況，筆者認為其現狀可以概括為以下四點：第一，高校檔案管理工作是高校成立、發展過程中，必不可少的工作內容，但是檔案管理工作在高校中的實際地位卻并不明顯，與教學工作、學生管理工作、教師管理工作等相比，高校檔案管理工作無疑是被忽視的工作內容，這就導致了我國絕大部分高校的檔案管理工作，當前仍然只是以檔案信息整理與利用的方式而存在，加之師生對檔案利用的時間與內容相對局限，檔案管理工作自然就被忽視了。第二，高校檔案管理工作在近年來也取得了一定的突破，比如隨著電子計算機技術與網絡信息技術的進步，高校檔案管理工作在遵循實體檔案管理保存的同時，也開始嘗試將實體檔案的信息通過計算機編輯進行儲存，并將部分可公開的信息上傳到網上，以便他人閱讀。計算機的存儲空間可以說是無限大的，實體檔案保存必然會占據一定的空間，隨著時間的日積月累，高校在發展過程中所留下的檔案信息等不斷擴展，占據的檔案室空間也就越大，師生對實體檔案的查詢也就更加的麻煩，從這一點上講，計算機技術無疑可以有效解決這一問題，不過由于檔案管理工作被忽視，對實體檔案的信息輸入也需要人員操作，所以導致高校檔案的虛擬化保存始終是以緩慢的速度在開展中。第三，目前高校分配到檔案管理工作人員的數量與專業性，非常的不合理，往往高校安排的檔案室管理工作人員就只有一個人，而且相關工作人員的管理意識與工作思路并不清晰，對檔案室的管理就是防止檔案遺失、上檔下檔這些工作，并沒有對檔案室內的檔案信息進行有效的整理，也沒有對高校現階段各方面的檔案信息主動的進行收集與整理，導致檔案管理工作成為可有可無的工作內容，就更加被師生、高校高層所忽視。

二、高校檔案管理工作在服務方面存在的問題和不足之處

（一）高校檔案管理工作的服務意識不足

在服務意識上，大部分高校的檔案管理工作，仍然停留在“自己上門，自找自查”的方式上，即需要檔案信息查閱與使用的師生，必須自己跑到學校的檔案室，然后自己在檔案室眾多的文件中進信息查找，根本就沒有體現出檔案管理工作人員的工作價值與崗位責任。出現這一問題的原因，筆者認為主要受到了三個方面的影響：一是高校檔案管理工作人員自身工作意識、責任意識、服務意識的不足，沒有想到為需求者提供什么服務；二是高校管理層對高校檔案管理工作的服務要求不明確，導致檔案室工作人員在服務上不知道從何下手；三是高校師生對檔案管理工作的服務沒有積極的提出個人建議，助長了檔案室管理人員不作為的氣焰。

（二）高校檔案管理工作的服務管理不到位

服務管理主要指的是對高校檔案管理工作人員為檔案信息需求者提供的服務效率與服務質量的管理，由于高校領導對高校檔案管理工作的不重視，高校管理層對檔案管理工作的服務管理也就不到位，具體體現在三個方面：一是沒有有針對性的對高校檔案管理工作的服務方式、服務質量進行管理；二是對高校檔案管理工作的服務管理過于形式化，通常就是走個過場式的看一下，只有在領導明確要求檢查的時候，才對檔案室管理人員作出要求，然后“表演“一下；三是在培訓檔案管理工作人員的服務思路方面的工作不落實，沒有具體的對檔案管理工作的服務管理作出正確的指導。因此，上述三個原因導致了高校檔案管理工作的服務管理不到位，導致檔案管理人員不能夠為師生提供高質量的服務。

（三）高校檔案管理工作的服務方式單一

以目前高校檔案管理工作的服務方式來看，主要還是以人工服務為主，一定的計算機信息查詢服務為輔，當然，這一情況還是針對某些已經進行了檔案信息電腦輸入、檢索服務的高校而言，一部分根本就沒有用上計算機技術的檔案管理工作，就只有檔案管理人員的單一指導服務。檔案管理人員的服務能力是有限的，由于實體檔案數量多，檔案信息量大，所以檔案室管理人員所提供的服務也比較局限，只能給檔案信息需求者指出一個大概的查詢范圍，然后由需求者自己去查找；有些將檔案信息輸入到電腦中的高校，在信息的輸入量上也比較有限，主要是重要的檔案文件，且應用到的計算機技術，通常只是簡單的信息輸入、編輯、目錄制定、內容檢索的服務，對需求者的幫助不大。

（四）高校檔案管理工作的服務研究工作未開展

高校檔案管理工作的服務質量與服務效率始終不能得以提升，在很大程度上，是由于高校檔案管理工作的服務研究工作沒有具體落實，而導致這一情況出現的原因，則是高校管理層對檔案管理工作不重視，對檔案管理工作的服務管理不到位，且檔案管理人員對服務存在懶惰心理，自身的工作意識與責任意識不高，不對師生主動積極的提供檔案查閱服務。高校檔案管理工作的服務研究，應當由高校管理層、檔案管理人員、相關專家共同努力，致力于對高校檔案管理工作的服務理念與服務方式完善，不僅要研究如何提升檔案管理人員的服務意識，同時也要研究如何更好的將信息技術、網絡技術結合到高校檔案管理工作中，為師生提供更加便捷、高效的檔案信息查詢功能。

三、提升服務意識，加強高校檔案管理工作的合理策略

（一）加強高校檔案管理工作人員的工作意識與責任意識教育

高校檔案管理工作效率的提升，首先應該強化的，就是高校檔案管理工作人員的工作意識與責任意識，只有檔案管理工作人員明確了自身工作任務的重要性，清晰的認識到了自身所肩負的責任，才會使檔案管理人員在工作上轉變懶惰的服務意識，積極主動的為師生提供檔案管理服務，并通過多種手段來提高檔案管理工作的效率，不斷的縮短師生查閱檔案信息所需要的時間，提高師生查閱檔案的效率，在自身工作崗位上發光發熱。

（二）完善高校檔案管理工作制度與加強監管力度

高校檔案管理工作，應當建立起一套完善的工作制度，主要包括檔案的收集模式、檔案的質量考評模式、檔案信息提供的服務模式，以及檔案管理人員的監管模式。通過高校檔案管理工作制度的不同模式，形成有層次、有順序的檔案管理工作的管理，進而提高檔案管理工作的服務質量。另外，還要對檔案管理工作的監管力度進行加強，糾正以往高校管理人員對檔案管理工作的忽視問題，采取正確、合理的管理措施來推動那檔案管理工作的進步。

（三）創新高校檔案管理工作的服務思路與服務方式

高校檔案管理工作的服務思路也應該不斷完善與創新，一是要加強的檔案管理工作人員對服務的理解，二是向檔案管理工作人員展示部分高校先進的服務形式，三是明確提出檔案管理工作人員在服務方面的改進要求，促使檔案管理人員的服務思路得以完善。其次是要對檔案管理工作的服務方式進行創新，要擺脫單一的人工查找服務，多利用計算機技術與網絡信息技術等，并設計與提供檔案資料共享、宣傳教育等服務，在服務方式上獲得師生的認可和喜愛。

（四）加深國內外高校的檔案管理工作的服務經驗交流與學習

國外高校的檔案管理工作與國內這方面的工作相比，要遠遠領先于國內高校，這主要是國外高校對檔案管理工作十分看重，因為他們將學校的發展和檔案作為一種榮譽，鼓勵師生進行檔案查閱與收集提供，不斷豐富了館藏；并且，國外高校還有充足的管理人員進行檔案管理、分類排列、指引查閱，以及信息輸入與資源共享服務等，這是我國高校尚無法達到的。因此，要加深國內外高校的檔案管理工作的服務經驗交流與學習，取長補短，不斷完善我國高校的檔案管理工作的服務思路與創新服務形式，在人力資源與信息資源上保障檔案信息管理工作的正常有序開展。

（五）加大資金投入，提高高校檔案管理工作的硬件水平

當然，如果只從理論上談高校檔案管理工作服務質量的提升，沒有實際工作的開展與對應服務設施的完善，就只會是紙上談兵，根本就不會對高校檔案管理工作效率與工作質量的提升帶來有效的動力。因此，筆者認為應該結合高校自身發展的實際情況，合理的加大這方面的資金投入，提高高校檔案管理工作的硬件水平，比如檔案庫房的建設與對檔案資料的消毒保存、檔案室的空氣流通設施與計算機設備等，只有在硬件條件上得以滿足，才能將理論化的服務思路加以運用出來，從而為師生提供更好的檔案管理工作服務。

四、總結

高校檔案管理工作的提高，需要重點關注服務意識這一方面，通過對當前高校檔案管理工作的現狀和服務方面的問題進行深入分析，積極采取改進措施，加強高校檔案管理工作人員的工作意識與責任意識教育，完善高校檔案管理工作制度與加強監管力度，創新高校檔案管理工作的服務思路與服務方式，加深國內外高校的檔案管理工作的服務經驗交流與學習，加大資金投入，提高高校檔案管理工作的硬件水平，從而實現我國高校檔案管理工作服務質量的提升。

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