蘇全有 賈苗苗
(河南師范大學歷史文化學院,河南新鄉453007)
民國時期,北大圖書館具有一整套較為系統、科學的管理制度。然而,目前學界對于該方面的研究,卻鮮有觸及。有鑒于此,筆者擬以之為視點,梳理脈絡,以推動相關研究走向深入。
如何管理藏書資源,是當時北大圖書館需要解決的首要問題。對此,北大圖書館制定有一套系統的管理制度。概括來講,體現在書籍征購、分類布局、特藏管理和文獻保護等方面。
對于書籍征購方面,當時北大圖書館通過向社會公開征募和選購等渠道來豐富圖書館的藏書資源,并制定管理制度。
在征募制度方面,北大圖書館規定,圖書館根據藏書資源的管理需要刊登征書啟事,須對所要公開募集的圖書種類、范圍和回饋事項以及聯系地址等信息,進行說明。其中,對于向校內師生公開募集的藏書,圖書館須通報表揚;對于向校外公開募集的藏書,則須登報致謝。比如,圖書館曾在暑假到來之前,刊登了一則征書啟事。[1]隨后,便有人貢獻出了自己的藏書。圖書館按照該制度的規定,在《北大日刊》上通報表揚。[2]
在選購制度方面,北大圖書館規定,首先須制定書籍選購章程,其次將要選購的書籍目錄、編著作者、內容概要、種類價格、出版單位等信息登報說明,征求廣大師生的意見,最后經協商確定購書計劃。例如,學者馬廉逝世以后,北大圖書館為表彰他在學術研究方面的貢獻,決定會同一批藏書家選購他的所有藏書,入藏圖書館管理。在對其藏書進行整理后,北大圖書館按選購制度的規定,將這一購書計劃登報說明,對所要選購的藏書進行公布。在征求師生、專家的意見之后,經與馬廉家屬磋商,最終確定了這一購書計劃。[3]
對于分類布局方面,當時北大圖書館就如何對藏書分類、如何布局進行規定。
就分類制度而言,從橫向看,圖書館規定將藏書按照原版語言、圖書類別、使用功能等,劃分為中文和英文類、書籍和報刊類、類書和叢書類等;從縱向看,規定將藏書按成書或出版年代的前后,依序分類。以《北大日刊》刊登的一則書籍分類目錄為例,圖書館首先將書籍分為中文和英文類,在每一類中,又根據出版時間的前后,依序排列。[4]
就布局制度而言,也分縱向和橫向兩個方面。在縱向上,圖書館規定對于經常檢索使用的藏書,布局在較低的樓層內;對于像過期的期刊雜志、大部頭的參考用書等藏書,布局在較高的樓層中。而在橫向上,又規定像各種辭典、工具書等使用頻率較高的藏書,布局在讀者便于查找的位置。還規定將當日的各類報紙,布局在閱覽室兩側,每日須由專人負責更換。
以上制度安排,對于提高藏書管理效率、改善服務工作具有積極作用。當時有人撰文認為,圖書館這一分類布局制度,一方面節省了查閱資料所需的時間和精力,另一方面也提升了圖書館的管理服務水平。正如文中所說:“諸處的設備周到,使我們不敢辜負了這苦心的計劃,而沒有一絲荒廢光陰的意念存在。”[5]不難看出,這一管理制度已具有較高的科學化水平。
特藏管理方面,當時北大圖書館對于一些組織或個人捐贈的藏書,實行特藏管理制度。具體來說,有以下三點。
首先,規定圖書館在接受捐贈之后,須對捐贈方的藏書登記造冊,將藏書的類別、年代、作者等詳細記錄,并分別進行編號。比如,當時圖書館在接受一些組織及個人的藏書捐贈之后,將對這些藏書的登記造冊情況公布在《北大日刊》上,便是遵循這一管理制度的體現。[6]
其次,規定圖書館須根據捐贈方的要求,在所接受的藏書上加蓋印章。這即表示對捐贈藏書一事的謝意和紀念,也是為防止這些藏書丟失而添加的特殊標記。當時正在北大政治系就讀、后來成為青年黨骨干成員的夏濤聲就曾將一套史書,交由北大圖書館保管。圖書館根據規定,在征得夏氏本人同意之后,在這套史書上加蓋了印章。[7]這一通過加蓋印章來對藏書進行管理的規定,在今天看來仍然是有效的。
再次,規定對于一些價值較高的藏書,圖書館須單獨陳列管理。例如,蔣夢麟在擔任北大校長期間,鑒于北大圖書館藏書有限,不能滿足師生們的閱讀需求,決定會同國內外各大圖書館和文化機構,擴充圖書館的藏書資源。為此,蔣夢麟不惜大興土木,建設專門館舍陳列這些藏書捐贈,以進行特殊管理。[8]
文獻保護方面,當時北大圖書館對所藏文獻的保護很是重視,并制定相應的管理制度。就內容來說,包括兩個方面。
其一,規定圖書館須對所藏文獻進行必要修復,而對于一些修復難度較大的文獻,須會同專家學者共同進行。當時北大圖書館按這一規定,定期組織對所藏古籍進行清點修復。其中,對于像孤本、原件、絕版等珍貴文獻的修復,因其學術要求較高,北大圖書館便邀請當時國學研究領域的一批學者共同參與。[9]這項關于文獻修復的制度規定,對于圖書館加強藏書資源保護起到了積極作用。
其二,是關于對所藏文獻采取技術性保護措施的制度。其中規定,圖書館可以在必要時,對其所藏文獻采取一些技術性保護措施,但前提是必須確保受保護文獻不遭受破壞。這就對所要采取的技術措施提出了較高要求。因此,鑒于當時國內文獻保護技術較為落后的實際情況,圖書館又作出關于引進國外先進技術的規定。當時文獻縮影技術剛剛出現,由于這種技術在文獻保護方面具有很好的效果,隨后便在文獻保護領域逐漸興起。對此,北大圖書館出臺了關于引進該技術的章程。在這一章程中,北大圖書館規定,斥資從國外購買縮影技術設備和縮影圖書樣本,以通過對這些設備和樣本的研究來掌握這項技術。[10]
通過以上分析,不難看出,當時北大圖書館所制定的關于管理藏書資源的各項制度,不僅具有科學性,也具有可操作性,并在實踐中產生了良好效果。
如何加強對圖書借閱的管理,關系到圖書館管理水平和服務質量的提高。就此,北大圖書館制定有較為詳細的管理制度。總體來說,包括時間安排、室內閱取、外借管理和社會互借等方面。
就時間安排方面,當時北大圖書館在其所制定的借閱管理制度中,主要對圖書借閱時間進行規定。具體來看,有平常上課期間的借閱時間和節假日期間的借閱時間兩類規定。
一方面,對于平常上課期間,北大圖書館規定,從上午九點到晚上十點為借閱時間。但對個別特殊閱覽室,則另有時間規定。比如,當時北大圖書館規定,存放有重要圖書的典書課閱覽室借閱時間是,每天上午八點到十二點和下午一點半到六點。[11]
另一方面,對于在節假日期間,北大圖書館規定,不同的閱覽室依據具體情況實行不同的借閱時間制度。當時北大圖書館為滿足學生暑假期間的借閱需求,便對部分閱覽室的借閱時間作出規定。例如,對于圖書館第二、第四閱覽室的借閱時間,就規定在除星期日及例假以外,每天上午八點到十二點。[12]北大圖書館還在節假日期間,實行閱覽室部分時間段開放借閱的制度。仍以暑假為例,北大圖書館規定,暑假期間閱覽室的圖書借閱時間為,除星期日以外的每天上午八點到十二點,其它時間段不能借閱。[13]此外,對于重大活動期間的借閱時間,圖書館也有相應規定。比如,北大圖書館規定,在舉行大型活動期間的借閱時間為每周一至周五晚上七點到九點。[14]
就室內閱取方面,當時北大圖書館在其借閱管理制度中作出三點規定。
其一,規定在進入圖書館之前,必須檢查所帶物品,對于包裹之類的物件須存放在指定位置。讀者可以攜帶書籍進入,但必須在存物處填寫攜物單,將所帶書籍的書名、數量、本人姓名據實填寫。隨后,由管理人員發放小圓盤,并在小圓盤上標明給讀者所帶書籍編排的號碼,同時存物處也須留有備份。在從圖書館出來時,讀者須持小圓盤在存物處對號,以此來證明自己所帶的書籍并非圖書館里的圖書。如果沒有填寫攜物單,就把自己的書籍帶入圖書館,將會被以夾帶行為受到處分。
其二,規定在圖書館中查找所要看的圖書時,須按照類別、書名、作者等信息,在閱覽室門旁所張貼的圖書目錄中進行檢索,確定所需圖書的具體位置,看完后須將圖書重新放在原來的位置。這一制度規定,不僅使圖書館的圖書擺放保持井然有序,也提高了檢索圖書的效率。
其三,對于像萬有文庫等價值昂貴的書籍,或者是絕版參考書籍,圖書館制定有更為嚴格的閱取管理制度。北大圖書館規定,在閱覽室中閱取珍貴圖書時,必須出示本人的學生證或借書證,由工作人員根據讀者所寫的書號取書。如果不能出示有效證件,也無法開出有效證明,則不允許閱取。可見當時北大圖書館對閱覽室圖書閱取管理的嚴格性。[15]
就外借管理方面,當時北大圖書館在所制定的借閱管理制度中,從可以提供外借服務的對象群體、圖書外借的辦理手續、特殊圖書的外借管理三個方面做有規定。
首先,在可以提供外借服務的對象群體方面,圖書館規定,凡在北大工作的教職工,在北大就讀的同學,均可以借出圖書,圖書館也必須按規定為他們提供圖書外借服務。需要指出的是,當時北大圖書館鑒于社會上失學的青少年較多,對這些失學的孩子也提供外借服務。圖書館規定,失學同學只須有兩位北大在校學生為他們介紹,并按規定辦理手續,便能夠同北大在校生一樣借閱圖書。
其次,在圖書外借的辦理手續方面,圖書館規定,讀者在外借之時,應在借閱冊上填寫所要外借圖書的書名、編號、借閱時間期限等,也要填寫本人的姓名、年級、班級等個人信息,并憑自己的證件借出。為了使廣大師生了解圖書外借的手續,圖書館還就此編制了小冊子,介紹該方面的管理規定,以方便師生能夠按規定外借圖書。
再次,在特殊圖書的外借管理方面,圖書館還制定有專門的管理制度。當時圖書館規定,對于珍藏的特殊圖書,一般情況下不提供外借服務。但若是因學習或研究的急需,則需要出示具有足夠效力的證明,在能夠保證所借的特殊圖書不受損壞的情況下才能外借,同時在外借的時間期限方面也有嚴格的規定。[16]
就社會互借方面,當時北大圖書館在借閱管理制度中,涉及對校際之間圖書互借、同社會組織之間圖書互借兩個方面的規定。
校際之間圖書互借方面,北大圖書館規定,鼓勵同其它高校開展圖書互借。已同北大圖書館簽有圖書互借協議的其他高校師生,可以到北大圖書館借閱圖書,而北大在校師生也可以到這些高校的圖書館中借閱。例如,當時北大圖書館同北京女子高等師范學校就圖書互借達成協議,確定兩校在校師生能夠以基本讀者的身份進入對方的圖書館借閱圖書,雙方也應按協議規定互相提供借閱服務。[17]
同社會組織之間圖書互借方面,北大圖書館重視同其他社會組織開展圖書互借,并制定了管理制度。當時許多社會組織開辦有圖書館,并擁有較為豐富的圖書,甚至有一些圖書為北大圖書館所沒有。為實現圖書資源共享,北大圖書館同他們訂立了圖書互借協議。其中規定,北大圖書館可以從他們的圖書館中借調圖書,而這些社會組織的成員也可以到北大圖書館借閱圖書。舉例來說,當時北平建設學會開辦有讀者俱樂部,其中所藏圖書多為北平建設學會獨有。經協商,北大圖書館與該組織確定圖書資源共享協議,并按協議規定借調了這批圖書。[18]這一制度規定,不僅可以豐富北大圖書館的圖書資源,也可以提高圖書館的社會服務水平。
由上所述可以看出,當時北大圖書館制定的圖書借閱管理制度,在改善借閱工作方面發揮了積極作用。換言之,這是北大圖書館管理制度值得肯定的亮點所在。
如何對人事經費安排管理,牽涉到圖書館運作效率的提高和服務工作的開展。當時北大圖書館在該方面制定了較為完備的管理制度。具體來說,集中在部門設置、人員管理、經費籌措和預算使用等方面。
在部門設置方面,當時北大圖書館就應設置哪些部門和各個部門具有那些職能兩個方面,在人事管理制度中作出規定。
設置部門方面,規定設置三個類別的部門,分別是管理部門、服務部門和后勤部門。管理部門分規劃、調度和決策等部門,服務部門有咨詢、借閱、保衛等部門,后勤部門又分有選購、供應、清潔等部門。
各部門職能方面,北大圖書館在人事制度中也有相應規定。首先,管理部門負責布局規劃,負責調度圖書、家具等資源,并對計劃項目作出決策。其次,服務部門負責向讀者提供圖書咨詢和借閱服務,負責閱覽室內圖文資料和設施的安全,確保不出現丟失。再次,后勤部門負責選購圖書、家具、擺設,負責供應圖書館內的水電、茶水,負責組織人員對圖書館進行清掃。以典書課為例,典書課是北大圖書館設置的負責整理書籍的服務部門,同時也向師生提供咨詢服務。凡圖書館有新進圖書,或有值得一看的書籍,典書課均會及時通知。美國學者杜威曾向北大同學推薦了幾本有關倫理、教育和歷史方面的書籍,典書課便將這幾本書籍陳列在圖書館中,并登報通知。[19]此外,北大圖書館還設有出版部門。當時北大圖書館為使館藏古籍保存下來,多對其重新裝訂出版,便設置了出版部門,負責所整理古籍的排版印刷。[20]
在人員管理方面,當時北大圖書館從工作人員的聘用和業務素質的培訓兩個方面,在所制定的人事管理制度中進行規定。
其一,在工作人員聘用方面,當時北大圖書館規定,無論是在校教職人員和學生,還是校外社會人員,均可以被聘用。對于工作崗位的安排,實行量才任用的原則。北大圖書館曾張榜招聘學生管理人員,經嚴格考核,當時正在北大讀書的區聲白因有領導才干,在受聘的三十多位同學中脫穎而出。[21]此外,當時北大圖書館積極支持在校就讀學生勤工儉學,從閱覽室的管理部門到服務、后勤部門都給學生留有充足的受聘崗位,專門聘用寒門學子到崗工作。
其二,在工作人員業務素質培訓方面,北大圖書館很看重師生對閱覽室服務工作的認可度,便在提高人員業務素質上狠下功夫,并制定相應制度。其中規定,圖書館須對其工作人員進行業務培訓,使他們了解圖書館的基本知識,較為熟練地掌握基本技能,提高他們的業務素質,使他們能夠為廣大讀者提供更加周到的服務。當時北大圖書館制定了業務培訓章程,定期組織對閱覽室工作人員進行培訓,并在學期結束時集中考核。同時還注意聽取師生們針對圖書館人員素質所提出的意見,對工作人員進行評議,以督促一些業務不夠熟練、素質不夠達標的工作人員努力改進。[22]
在經費籌措方面,當時北大圖書館通過財政劃撥和自主籌集兩種方式來解決圖書館的經費來源問題,并在這兩個方面制定相應的管理制度。
對于財政劃撥方面,北大圖書館規定,凡圖書館所需經費均須開列計劃,將要支出的項目、金額以及負責人列出,經財務部門實際核算以后,由圖書館匯總編制成經費計劃,以此作為申報財政劃撥的依據。但需要指出的是,當時政府在教育上的財政投入極為有限,遠不能滿足教育事業的發展要求,這也使北大圖書館一度處于經費來源不足的境地。因此,北大圖書館便將大量精力放在自主籌集經費上。
對于自主籌集方面的管理制度,北大圖書館規定有三:首先,閱覽室自主籌集經費,須經圖書館和學校研究決定,其后向社會發布籌款啟事;其次,凡所接收的各類款項,圖書館都必須詳細備案,并將接收情況告知公眾;最后,圖書館必須尊重捐款方的意愿,根據捐款方的要求使用款項。蔡元培在擔任北大校長期間,便曾通過自主籌集的方式來緩解北大所面臨的經費困難局面。他首先召集各校務負責人協商研究籌款一事,經決定后便以校長的名義向社會發布了北大籌款啟事。在接到海內外的各項捐款后,他又將接收的具體情況進行公布。蔡元培的以上做法,也是遵照北大關于自主籌集經費的制度來實施的。[23]
在預算使用方面,當時北大圖書館在經費管理制度中,對怎樣規劃經費預算和怎樣安排使用經費兩個方面進行規定。
對于經費預算的規劃,北大圖書館規定,圖書館必須對每一季度和每一年度的經費預投入情況有清晰思路,對每一季度和每一年度的經費預算作出規劃。還規定,經費預算必須符合實際,使資金投入能夠解決實際問題。例如,當時圖書館內桌椅有限,給師生造成了不便,于是便有人要求增加桌椅數量。北大圖書館將這一建議納入預算,新購置了一批桌椅,解決了這一師生反應強烈的實際問題。[24]這是北大圖書館在規劃經費預算時,堅持從實際出發、解決實際問題原則的表現。
對于經費的安排使用,北大圖書館有如下規定:第一,要保證對圖書館基本建設的經費投入,及時購買新版圖書,更新館內家具、擺設;第二,要增加對職工的生活補貼,尤其是對困難職工和在館內做零工的貧苦學生的生活資助;第三,要加強對經費使用情況的檢查,并公布檢查結果。北大圖書館規定,圖書館必須在每一月末對經費使用情況總結上報,由學校統一核對檢查,并將結果登報公布。對于有出入的地方,則將責令認真核實。[25]由此可見,北大圖書館對經費的使用情況是尤為重視的。
從整體上看,當時北大圖書館的人事經費管理制度,是較為科學、完備的,并在解決實際問題的過程中,使圖書館的人事經費得到合理安排。
如何管理圖書館的空間設施,既涉及能否充分發揮圖書館的服務功能,也關系到能否合理利用圖書館的各種資源。當時北大圖書館在該方面的管理制度,表現在劃分專用、自習安排、活動預約和展覽使用等方面。
關于劃分專用方面,當時北大圖書館按照服務對象和院系將閱覽室劃分為不同的專用閱覽室,并對此制定了管理制度。
在按服務對象劃分方面,北大圖書館規定,將閱覽室劃分為教師專用和學生專用兩類。教師專用閱覽室,陳列教師所需的各類圖書,專為教師提供閱覽服務;同樣學生專用閱覽室,專門陳列學生所需的各種書籍,以給在校學生提供服務。
在按院系劃分方面,北大圖書館規定,首先將圖書館所有閱覽室劃分為文科院系專用和理科院系專用兩大類,文科院系專用區按文學、史學、哲學、外語等不同系別來劃分各自的專用閱覽室,同樣理科院系專用區按數學、工學、農學、醫學等來劃分各系的閱覽室。各個系的專用閱覽室,專門陳列與各系有關的圖書,以方便各系學生閱覽自己的專業書籍。
此外,還應說明的是,當時北大圖書館所劃分的各個專用閱覽室,并不是絕對的專供某一對象或某一院系使用的。教師可以到學生的專用閱覽室中去,在校學生可以到教師的專用閱覽室看書,同樣某一院系的師生也可以到其他院系的專用閱覽室查閱書籍。當時北大圖書館也在管理規定中指出,將閱覽室劃分為不同的專用閱覽室,各個專用閱覽室陳列與各系有關的圖書,既是為了對閱覽室進行合理的分配管理,也是為了給廣大師生閱覽專業書籍提供便利。[26]
關于自習安排方面,當時北大圖書館從空間上的安排和時間上的安排兩個方面制定該方面的管理制度。
在空間安排上,北大圖書館規定,在樓層較低的閱覽室設立自習座位,如果自習人數較多,則在樓層較高的閱覽室增設自習座位,以方便師生學習。各個系的閱覽室供各系師生自習使用,并可以根據需要對自習座位進行調整。
在時間安排上,北大圖書館在閱覽室的自習安排管理制度中,有平常期間的安排和考試期間的安排兩類不同的規定。對于平常期間的安排,北大圖書館規定,師生到閱覽室自習的時間與閱覽室在平時的開放時間一致;而對于考試期間的安排,考慮到這一期間的實際情況,當時北大圖書館規定,各系閱覽室可以在考試期間臨時調整自習時間安排。以化學系閱覽室為例,該閱覽室規定,將其在考試期間的自習時間延長,以保證同學們有足夠的自習時間。[27]此外,北大圖書館還對學生在放假期間到閱覽室自習的時間安排作出規定。當時北大圖書館為了給師生在放假期間自習提供便利,規定各個院系的閱覽室可以自主對放假期間的自習時間進行安排。舉例來說,當時的數理閱覽室就對此作出以下規定,學生在放假期間到該閱覽室自習,除晚上減少一個小時外,白天時段的自習時間同平常上課期間的自習時間安排保持不變。[28]
關于活動預約方面,當時北大圖書館是師生們舉行集體活動的場所,在舉辦活動時就不可避免地要占用圖書館的空間設施。因此,為了方便師生們開展集體活動,也為了加強對圖書館空間設施進行管理,北大圖書館規定,凡占用圖書館的空間設施,必須向圖書館提前預約。同時,北大圖書館還制定有相應的管理制度。從其內容上看,有對經常性活動預約和暫時性活動預約兩個方面的規定。
在經常性活動預約方面,由于這類活動需要經常占用圖書館的空間設施,北大圖書館規定,活動舉辦方在預約使用前,必須能夠確保所占用空間的清潔,并向圖書館保證所占用的設施不損壞、不丟失。當時一些青年在北京成立孫文主義學會,該會為了能夠經常在北大開展活動,擴大該會的影響力,決定以北大圖書館作為他們的活動基地。他們按規定向北大圖書館申請預約,還作出書面保證。其后,北大圖書館才批準了他們的預約占用申請。[29]
在暫時性活動預約方面,北大圖書館規定,凡是經學校批準的集體活動,都可以在圖書館舉辦。但占用圖書館空間設施,不能影響圖書館正常工作的開展。北大學生原準備在圖書館舉辦辯論會,并事先向圖書館申請預約,但因圖書館工作臨時有變,便取消原定計劃,而另外選擇地點進行。[30]
關于展覽使用方面,當時北大圖書館為能夠充分發揮圖書館的服務功能,合理利用圖書館的空間設施,也將圖書館供展覽使用,并對此制定了管理制度。具體來看,有以下兩個方面的規定。
其一,圖書館向校內外提供展覽服務,凡舉辦書畫鑒賞、文物展出之類的展覽,都可以使用圖書館的空間設施。但同時北大圖書館規定,在展覽期間,對于所展覽物品的安全,應由展覽方負責,圖書館不對展覽物品負有保護責任。例如,當時北大地質研究會將其所收集的各種礦石在圖書館展覽,但按規定,該會應對展出礦石的安全負責。于是,該會便召集全體會員輪流值日,對所展出的礦石進行看管。[31]
其二,圖書館會根據學術研究的需要,利用部分空間設施專設古籍展覽,同時也會設立像人物紀念、事件回顧等專題性展覽,以發揮圖書館的宣傳教化作用。對于展覽區所使用的圖書館空間設施,不能再由其它組織或個人使用。蔡元培對北大的發展作出過卓越的貢獻,他的學問人品也為北大師生所敬仰。在他逝世后,北大圖書館便在館里專門為他開設了紀念展覽區,對他的生平事跡尤其是他在北大期間的工作業績進行宣傳。為對紀念展覽區進行保護,北大圖書館規定,元培紀念展覽專區所用的空間設施,北大師生均有保護責任,不得隨意占用。[32]
應該說,以上北大圖書館所制定的關于圖書館空間設施的管理制度,不僅有利于發揮圖書館的服務功能,也有利于提升圖書館的空間設施資源使用效率。
總之,民國時期北大圖書館所制定并實行的上述管理制度,較為合理健全,并在實際工作中發揮了積極的作用,效果良好。即使在今天看來,這套圖書館管理制度仍有很強的借鑒意義。
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