對水利工程檔案管理現(xiàn)狀的反思

沈紅梅SHEN Hong-mei

（隨州市水利水電建筑工程處，隨州 441300）

（Suizhou Water Conservancy and Hydropower Construction Engineering Department，Suizhou 441300，China）

0 引言

檔案主要是指對過去歷史真實情況的一種投射，是綜合整理各類原始文件所得的最終成果，相對應的水利工程檔案是指水利工程建設的涉及到的一切活動記載，包括水利工程施工前階段形成的基礎設計文件、可行性研究任務書以及規(guī)劃設計文件等文件材料以及施工合同、招投標以及審查等相關管理性文件；施工階段形成的施工過程鑒定書、來往文件、竣工圖、表格等文件材料以及監(jiān)理來往形成的檢驗表格、文書、聲像以及報告等監(jiān)理材料；竣工驗收階段形成的驗收報告、評審文件以及總結(jié)等文件材料。這些工程檔案記錄了水利工程建設的每一個階段、環(huán)節(jié)、細節(jié)，可以真實、全面的反映水利工程建設中具體的管理以及維護，在發(fā)現(xiàn)問題時，可作為追根究底、追責到人的重要依據(jù)，對于日后水利工程建設的生產(chǎn)、管理與維護都具有極其重要的意義。因此做好水利工程檔案管理工作顯得尤為重要，為了促進水利工程建設的進一步發(fā)展，應盡量做到水利工程檔案的科學化、標準化以及規(guī)范化。

1 水利工程檔案管理的重要性

水利工程檔案管理的主要功能時真實的反映水利工程建設以及工程管理的全過程，真實、完整的水利工程檔案不僅可以全面、系統(tǒng)的反映水利工程在運行管理過程中每一個細節(jié)的真實情況，同時在水利工程竣工后的工程質(zhì)量評定、維護以及管理工作中也起著重要作用，因此水利工程檔案管理水平直接體現(xiàn)著水利單位的綜合管理水平。在水利工程建設的整個過程中會有不同的階段，每一個階段會有很多細小的分支，不同專業(yè)技術(shù)人員會形成不同種類的檔案信息，只有確保檔案的形成環(huán)節(jié)以及檔案形成后的管理環(huán)節(jié)都沒有出現(xiàn)偏差，才可以確保整個施工環(huán)節(jié)的質(zhì)量以及安全。同時，健全、完善的水利工程檔案資料方便相關工作人員及時掌握工程的動態(tài)，及時的做好維護及改造工作，從而確保整個水利工程的安全運行。

2 當前我國水利工程檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

自我國頒發(fā)《建設項目檔案驗收辦法》以及《國家重點建設項目檔案管理登記辦法》等相關檔案管理條例，我國工程建設檔案管理工作取得了一定的成效，檔案管理質(zhì)量有了很大提高，但由于水利工程與其他工程相比存在很多特殊性，外界自然狀態(tài)對于水利工程的影響較大，導致水利工程檔案管理工作中存在諸多不足之處。

2.1 缺乏一定的管理意識。隨著我國社會主義經(jīng)濟體制的不斷改革與完善，國家政府的職能慢慢轉(zhuǎn)變，水利工程建設管理體制改革也不斷深入，相關的質(zhì)量終身制度、建設監(jiān)理制度、項目法人負責制度以及竣工驗收備案制度等正在逐步趨于完善，因此新時期下的水利工程檔案的載體、形式、內(nèi)容以及相關制度也發(fā)生了很大變化，對于水利工程檔案信息的收集、整理、建檔以及驗收等工作流程也有了新的要求。但是很多管理者一直以來都存在重工程輕檔案的現(xiàn)象存在，并沒有正確、全面的認識到檔案管理工作的重要性，導致水利工程檔案管理工作一直處于被動狀態(tài)，很多水利工程檔案的收集、整理都不及時，水利工程檔案管理沒有充分發(fā)揮其作用。

2.2 檔案管理體系不健全。水利工程檔案管理的專業(yè)要求較強，但很多單位只是將檔案管理的職能納入綜合部門里，并沒有設置專門的獨立檔案管理部門，導致檔案管理工作的地位低下，并沒有得到員工的重視。雖然國家及單位也制定了相關的管理條例，但大部分都是形同虛設，并沒有起到實質(zhì)性的監(jiān)督管理作用。因此，在實際的工作中，缺乏相應的操作性較強的管理制度來規(guī)范實際的水利工程檔案管理工作，導致水利工程綜合管理部門以及建設部門工作較隨意，各自為營，經(jīng)常出現(xiàn)人員流動現(xiàn)象，導致檔案的收集、管理工作難以順利開展。

2.3 缺乏專業(yè)性的管理人才。由于很多單位管理者并沒有意識到水利工程檔案管理的重要性，并沒有投入過多的人力、物力，很多水利工程檔案管理人員并非班科出身，缺乏一定的專業(yè)性，都是由工程技術(shù)人員來擔任兼職，只懂得水利工程的施工技術(shù)，對于檔案管理知識缺乏一定的認識和了解，之前也并未接受過相應的專業(yè)業(yè)務培訓，并不熟悉了解水利工程檔案管理的基本流程、相關的管理制度以及法律法規(guī)，很多水利工程檔案管理工作都只是在資料保管方面原地踏步，導致水利工程檔案管理質(zhì)量低下。同時水利檔案管理部門中普遍存在的現(xiàn)象是檔案專業(yè)人員較少，新來的工作人員以及工程技術(shù)人員較多，工作人員的專業(yè)素質(zhì)水平參差不齊，水利工程檔案管理工作缺乏一定的規(guī)范性。

3 加強水利工程檔案管理措施的思考

3.1 加強水利工程檔案管理意識。思想決定行為，想要提高水利工程檔案管理水平，首先必須要求單位管理者應正確認識水利工程檔案管理的意義及其重要性，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理觀念，應將水利工程檔案管理納入水利工程的整體格局中進行規(guī)劃，并將其作為工程管理的重要內(nèi)容，將水利工程檔案管理貫穿于工程建設全過程，滲透到工程建設的方方面面。同時應加強施工前的設計人員、施工人員、管理人員、技術(shù)人員這些重要工作人員的檔案管理意識，積極參與檔案管理工作中，進而確保水利工程檔案收集的完整性、真實性、全面性。

3.2 建立完善的管理制度。科學、完善的水利工程檔案管理制度是確保水利工程檔案管理工作順利實施的重要前提，首先應時刻掌握水利工程建設市場的動態(tài)發(fā)展變化，根據(jù)實際的發(fā)展動態(tài)及時的調(diào)整、修正檔案制度，努力做到與時俱進。首先應制定完善的水利工程檔案日常管理辦法，規(guī)范水利工程檔案管理人員的工作行為，加強工程審計、監(jiān)督、質(zhì)檢、管理以及施工部門的工作執(zhí)行力度和強度，實現(xiàn)水利工程檔案管理部門的有效監(jiān)督職能，進而確保水利工程檔案管理的規(guī)范性、有序性。同時應制定科學合理的管理激勵機制，將水利工程檔案管理工作目標盡量細化到每一個部門、崗位及個人，并將檔案管理目標納入單位的年度整體計劃中，納入領導日常工作議事環(huán)節(jié)中，納入到單位職工的崗位責任制以及經(jīng)濟責任制中。制定嚴格的考核評分機制，做到獎罰分明，為檔案管理工作創(chuàng)造一個良性的管理運行環(huán)境。

3.3 建立專門的水利工程管理機構(gòu)。單位管理者應指派專人來負責水利工程的檔案管理工作，努力實現(xiàn)“統(tǒng)一領導”、“協(xié)調(diào)配合”、“專人負責”的管理模式，如果是尚未具備設置專門的檔案管理部門，可以先行安排一名專業(yè)的工程檔案管理人員進行管理；若完全有實力創(chuàng)建一個專門獨立的水利工程檔案管理部門的單位，應全部按照專業(yè)的專職檔案管理人員。同時應注意與施工部門人員做好協(xié)調(diào)工作，將水利工程檔案管理工作真正的融入到施工建設的全過程中。

3.4 應加強水利工程檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。水利工程檔案管理工作是一項專業(yè)性、綜合性較強的工作，涉及的范圍比較廣，內(nèi)容非常的繁雜、瑣碎，同時要求檔案管理應具備技術(shù)性、服務性以及科學性，因此對檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)有較高的要求。尤其是在當今經(jīng)濟和科學技術(shù)快速發(fā)展的時代，檔案管理人員應該不斷提升自身素質(zhì)，不斷更新自己的知識結(jié)構(gòu)，做到與時俱進，與時代的發(fā)展同步。對于水利工程檔案管理人員不僅要求具備扎實的檔案管理專業(yè)知識，同時還要求熟練掌握現(xiàn)代先進的數(shù)字化技術(shù)，不斷的吸收、借鑒先進的管理手段以及管理理念。其次，應注意培養(yǎng)檔案管理部門工作人員的專業(yè)培訓，提高他們的業(yè)務素質(zhì)以及愛崗敬業(yè)的良好服務意識，進而滿足現(xiàn)代化水利工程管理的實際需求和要求。

總而言之，隨著社會經(jīng)濟以及水利事業(yè)的不斷發(fā)展，水利工程檔案管理工作的重要性也日益突出，單位管理者應加強檔案管理的意識，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念，建立完善的檔案管理制度以及專門的管理機構(gòu)，同時應加強檔案管理隊伍的素質(zhì)建設，進而全面提高水利工程檔案管理水平。

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