基于市場經(jīng)濟(jì)條件下的會計(jì)信息系統(tǒng)分析

牟大勇

(江蘇食品藥品職業(yè)技術(shù)學(xué)院 財會與經(jīng)濟(jì)貿(mào)易學(xué)院，江蘇 淮安 223003)

會計(jì)信息是市場經(jīng)濟(jì)條件下的企業(yè)最重要的經(jīng)濟(jì)信息，其全面、客觀、系統(tǒng)、連續(xù)、綜合地監(jiān)督和反映企業(yè)經(jīng)營狀況，并為企業(yè)的管理者提供經(jīng)營管理決策的重要信息。傳統(tǒng)會計(jì)信息系統(tǒng)是建立在借貸記賬的復(fù)式簿記體系。

一、傳統(tǒng)會計(jì)信息系統(tǒng)的局限性

傳統(tǒng)會計(jì)信息系統(tǒng)所采用的電算化軟件都是建立在借貸會計(jì)上的信息系統(tǒng)，而基于借貸會計(jì)的信息系統(tǒng)難免具有其不可避免的局限性。

1.相關(guān)數(shù)據(jù)的采集相對單一

傳統(tǒng)會計(jì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的采集沒有對企業(yè)所有業(yè)務(wù)流程的數(shù)據(jù)進(jìn)行采集，它只注重對所有業(yè)務(wù)流程的某一部分流程。往往是一項(xiàng)業(yè)務(wù)流程如果影響企業(yè)的財務(wù)會計(jì)報告，那么反映該業(yè)務(wù)流程的數(shù)據(jù)才會被會計(jì)信息系統(tǒng)所記錄，否則就不會被會計(jì)信息系統(tǒng)所記錄，因此往往會忽略很多重要的非會計(jì)事項(xiàng)，由于會計(jì)信息系統(tǒng)僅記錄會計(jì)事項(xiàng)的部分?jǐn)?shù)據(jù)，同時所記錄的會計(jì)事項(xiàng)往往又只是計(jì)量的貨幣結(jié)果，因此不能準(zhǔn)確反映企業(yè)業(yè)務(wù)活動的真實(shí)狀態(tài)，反映的內(nèi)容難以對企業(yè)所有經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的具體過程進(jìn)行表述，如業(yè)務(wù)發(fā)生的相關(guān)崗位、業(yè)務(wù)發(fā)生的時間地點(diǎn)等其他信息，不能滿足經(jīng)營管理決策者越來越高的信息要求。

2.數(shù)據(jù)匯總的標(biāo)準(zhǔn)高度統(tǒng)一

傳統(tǒng)會計(jì)信息系統(tǒng)是按照現(xiàn)有的高度統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行數(shù)據(jù)匯總，這往往會限制經(jīng)營管理決策者所需要的個性化的信息，同時企業(yè)的基本信息常常是以高度集中的方式提供，而不可能使其處于“最基本的”狀態(tài)，這樣使得經(jīng)營管理決策者不能從多個不同維度比較分析所采集的數(shù)據(jù)。

3.信息難以綜合利用

一個企業(yè)的完整業(yè)務(wù)流程往往被會計(jì)信息系統(tǒng)和其他業(yè)務(wù)部門的各自為政分別記錄在不同的階段，因此對于業(yè)務(wù)所采集的數(shù)據(jù)信息千差萬別，數(shù)據(jù)難以綜合利用，體現(xiàn)不出業(yè)務(wù)的整體性，業(yè)務(wù)的會計(jì)信息與其他信息整合能力較差。同時同樣的業(yè)務(wù)信息又存儲在不同的企業(yè)內(nèi)部各個部門中，從而會導(dǎo)致數(shù)據(jù)信息重復(fù)、冗余以及數(shù)據(jù)信息的不同。

4.信息缺乏及時性

一個企業(yè)所有的經(jīng)營管理活動往往伴隨著資金流、物流和信息流。傳統(tǒng)會計(jì)信息通常是在業(yè)務(wù)流程結(jié)束后進(jìn)行采集會計(jì)數(shù)據(jù)信息。由于物流活動和資金活動又具有一定的時差，所以會計(jì)信息系統(tǒng)往往滯后于資金流和物流。在此基礎(chǔ)上的會計(jì)處理和生產(chǎn)的會計(jì)報告難以及時反映企業(yè)的每一業(yè)務(wù)活動，導(dǎo)致企業(yè)無法動態(tài)地適應(yīng)市場的瞬息萬變。

二、對市場經(jīng)濟(jì)條件下的會計(jì)信息系統(tǒng)分析

要建立符合市場經(jīng)濟(jì)條件下的會計(jì)信息系統(tǒng)必須根據(jù)計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)的特點(diǎn)，對現(xiàn)有系統(tǒng)的不足進(jìn)行分析，找出能補(bǔ)充和完善原有會計(jì)信息系統(tǒng)的各種不足的新的會計(jì)信息系統(tǒng)架構(gòu)。

1.會計(jì)信息系統(tǒng)的需求分析

會計(jì)信息系統(tǒng)的需求分析是建立新會計(jì)信息系統(tǒng)的第一步。第一，對舊系統(tǒng)的描述和分析:包括收集原系統(tǒng)的各種原始憑據(jù)、會計(jì)賬簿、會計(jì)報表等樣本，分析現(xiàn)有系統(tǒng)的組織機(jī)構(gòu)、數(shù)據(jù)信息流程、數(shù)據(jù)信息量、數(shù)據(jù)信息處理步驟和結(jié)果、現(xiàn)有資源利用狀況、企業(yè)管理方式以及內(nèi)外部環(huán)境，分析原有系統(tǒng)的架構(gòu)以及實(shí)際運(yùn)行描述。第二，針對舊系統(tǒng)存在的問題建立新系統(tǒng)的框架。第三，撰寫需求分析報告。

在對會計(jì)信息系統(tǒng)的需求分析時必須關(guān)注會計(jì)信息系統(tǒng)對信息的加工和傳遞功能。對會計(jì)信息的加工是通過會計(jì)活動而實(shí)現(xiàn)的。會計(jì)活動包括以下方面:第一，取得和審核原始憑證。第二，設(shè)置賬戶和復(fù)式記賬。第三，記賬憑證的填制和賬簿登記。第四，成本核算。第五，財務(wù)檢查和賬務(wù)核對。第六，編制會計(jì)報表。第七，會計(jì)報表分析。會計(jì)信息系統(tǒng)將收集、加工、處理后形成的會計(jì)信息，通過一定的信息載體和渠道，適時地傳送給有關(guān)的信息使用者，就是它的信息傳遞功能。會計(jì)信息的使用者有兩種類型:企業(yè)外部使用者和企業(yè)內(nèi)部決策者。對外部信息使用者，會計(jì)信息通過財務(wù)會計(jì)報表這一載體傳遞，對內(nèi)部決策者所需的會計(jì)信息，則用管理會計(jì)報表的載體傳遞。會計(jì)信息的傳遞是會計(jì)信息系統(tǒng)獲得動力的基礎(chǔ)，沒有傳遞功能，會計(jì)信息系統(tǒng)就失去了存在的必要。

2.新會計(jì)信息系統(tǒng)架構(gòu)的可行性研究

新會計(jì)信息系統(tǒng)架構(gòu)的可行性研究是現(xiàn)有會計(jì)信息系統(tǒng)分析的基礎(chǔ)上對新會計(jì)信息系統(tǒng)架構(gòu)在技術(shù)、經(jīng)濟(jì)和組織機(jī)構(gòu)的可行性方面進(jìn)行分析。第一，必須詳細(xì)研究現(xiàn)有系統(tǒng)，要厘清現(xiàn)有會計(jì)信息系統(tǒng)的邊界、組織機(jī)構(gòu)、人員分工、業(yè)務(wù)流程、各種賬、證、表的格式、分類以及處理過程。第二，其次是描述現(xiàn)有系統(tǒng)，在對現(xiàn)有系統(tǒng)進(jìn)行詳細(xì)研究的基礎(chǔ)上，用一定的文字圖表描述現(xiàn)有系統(tǒng)，得出現(xiàn)有會計(jì)信息系統(tǒng)的邏輯結(jié)構(gòu)。再對系統(tǒng)開發(fā)進(jìn)行可行性分析。第三，分析企業(yè)目前的需求，改進(jìn)現(xiàn)有架構(gòu)，形成新系統(tǒng)的架構(gòu)。對現(xiàn)有會計(jì)信息系統(tǒng)的架構(gòu)進(jìn)行分析，根據(jù)計(jì)算機(jī)、軟件以及網(wǎng)絡(luò)的特點(diǎn)以及企業(yè)現(xiàn)有的和潛在的可利用的資源，改進(jìn)舊架構(gòu)中不近合理之處，增加新的功能，提出新系統(tǒng)的架構(gòu)，包括建立新系統(tǒng)的數(shù)據(jù)流圖，規(guī)定新系統(tǒng)的數(shù)據(jù)存儲方式、輸入輸出格式、運(yùn)行適用環(huán)境。最后要論證開發(fā)新系統(tǒng)的可能性，做出可行性分析報告。

三、市場經(jīng)濟(jì)條件下的會計(jì)信息系統(tǒng)構(gòu)建

在構(gòu)建市場經(jīng)濟(jì)條件下的會計(jì)信息系統(tǒng)時必須關(guān)注如下方面。

1.封閉式架構(gòu)轉(zhuǎn)向開放式架構(gòu)

在市場經(jīng)濟(jì)條件下，各種企業(yè)的信息化水平越來越高，這對傳統(tǒng)會計(jì)信息系統(tǒng)的基本理論和組織管理提出了新的挑戰(zhàn)，而且?guī)砹藢鹘y(tǒng)會計(jì)信息系統(tǒng)的理念、理論與方法的前所未有的沖擊。必須對傳統(tǒng)會計(jì)信息系統(tǒng)進(jìn)行全面的改革與創(chuàng)新，才能使新的會計(jì)信息系統(tǒng)能夠適應(yīng)企業(yè)在激烈的競爭中獲得成功的需求。

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，現(xiàn)代社會已經(jīng)由工業(yè)社會跨進(jìn)信息社會，知識經(jīng)濟(jì)、信息技術(shù)日新月異，會計(jì)信息系統(tǒng)所需要適應(yīng)的環(huán)境也發(fā)生了巨大的變化。信息技術(shù)時代不僅為會計(jì)信息系統(tǒng)提供了信息技術(shù)這一先進(jìn)的技術(shù)手段，而且信息技術(shù)時代會計(jì)信息對的企業(yè)重要程度也大大提高，社會的方方面面，無論是外部信息使用者還是企業(yè)內(nèi)部經(jīng)營決策者，都對會計(jì)數(shù)據(jù)信息的采集、加工、傳遞和披露都有了全新的要求。會計(jì)信息系統(tǒng)還應(yīng)充分考慮企業(yè)與外部社會的交流，在會計(jì)信息系統(tǒng)的開放性方面給予綜合考慮。在這種背景下，利用信息技術(shù)對現(xiàn)有會計(jì)信息系統(tǒng)進(jìn)行不斷的創(chuàng)新改造，才能滿足信息技術(shù)時代對會計(jì)數(shù)據(jù)信息的要求。

2.不斷更新企業(yè)會計(jì)信息系統(tǒng)軟件

企業(yè)信息化過程中的問題在于如何充分利用信息技術(shù)來開發(fā)使用新的會計(jì)信息系統(tǒng)。到目前為止，很多數(shù)企業(yè)采用了ERP會計(jì)信息系統(tǒng)軟件。ERP是基于企業(yè)價值鏈的現(xiàn)代管理系統(tǒng)，它集企業(yè)的物流、資金流和信息流于一體。ERP中會計(jì)信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)的著眼點(diǎn)不同傳統(tǒng)的會計(jì)信息系統(tǒng)，在設(shè)計(jì)時它是站在會計(jì)部門的角度去設(shè)計(jì)，而不是站在企業(yè)的角度，這樣設(shè)計(jì)的會計(jì)軟件一般總是不能局限于會計(jì)部門的范圍，所形成的會計(jì)信息系統(tǒng)，信息流也只能在會計(jì)部門內(nèi)部流動，形成了信息孤島。ERP中會計(jì)信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)的著眼點(diǎn)是如何整合企業(yè)各部門、各種資源，如何實(shí)現(xiàn)管理會計(jì)與財務(wù)會計(jì)的一體化以及財務(wù)業(yè)務(wù)的一體化要求。但ERP會計(jì)信息系統(tǒng)軟件并不是萬能的，由于每一個企業(yè)具體情況不同，所需要的信息又千差萬別，因此不同的企業(yè)又必須不斷開發(fā)利用適合于自己的會計(jì)信息系統(tǒng)軟件。

3.培養(yǎng)符合企業(yè)要求的復(fù)合型會計(jì)人才

新的會計(jì)信息系統(tǒng)離不開高素質(zhì)的會計(jì)人才，每一個企業(yè)都要重視加快會計(jì)專業(yè)人才的引進(jìn)和復(fù)合型人才的培養(yǎng)。對現(xiàn)有會計(jì)人員要采取定期的短期培訓(xùn)和長期進(jìn)修相結(jié)合的辦法，要改革和完善相應(yīng)的會計(jì)人員管理制度，比如實(shí)行會計(jì)勞務(wù)派遣制，形成科學(xué)合理的會計(jì)人才選拔和激勵機(jī)制。

會計(jì)信息系統(tǒng)要求有掌握現(xiàn)代電子技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，知曉自然科學(xué)、社會科學(xué)、人文科學(xué)的復(fù)合型人才，而這種復(fù)合型人才在大多數(shù)企業(yè)還很缺乏。因此，企業(yè)要加大復(fù)合型會計(jì)人才的培養(yǎng)力度，要貫徹以人為本的戰(zhàn)略，普及信息技術(shù)及電子商務(wù)知識，加快培養(yǎng)復(fù)合型人才。

4.完善會計(jì)信息系統(tǒng)安全機(jī)制

現(xiàn)代的會計(jì)信息系統(tǒng)構(gòu)架是建立在開放的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)上，必然會使自身存在巨大的安全風(fēng)險，這些風(fēng)險主要體現(xiàn)在信息泄密和數(shù)據(jù)破壞上。根據(jù)會計(jì)信息系統(tǒng)的特點(diǎn)、互聯(lián)網(wǎng)的開放特征及安全問題的來源，企業(yè)要做好如下具體工作:

(1)建立完善的輸入控制制度。為會計(jì)信息系統(tǒng)的安全提供基礎(chǔ)首先要建立會計(jì)確認(rèn)制度。對電子化原始憑證加以認(rèn)可，并通過動態(tài)數(shù)字簽字對其可靠性加以確認(rèn)，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，并在會計(jì)報表中得到真實(shí)反映。其次建立記賬憑證的輸入制度。從原始憑證電子化到記賬憑證電子化，會計(jì)軟件要根據(jù)網(wǎng)絡(luò)上已經(jīng)審核簽字的原始憑證自動生成記賬憑證;并在生成過程中，最大限度地減少人為的干預(yù)。

(2)建立完善的操作控制制度。為會計(jì)信息系統(tǒng)的安全提供基礎(chǔ)首先要建立機(jī)房管理控制制度，以減少程序、數(shù)據(jù)丟失或遭受破壞的風(fēng)險。其次建立操作權(quán)限控制制度，明確規(guī)定上機(jī)操作人員對會計(jì)軟件操作的工作內(nèi)容和權(quán)限，對操作密碼要嚴(yán)格管理，指定專人定期更換，杜絕未經(jīng)授權(quán)人員操作會計(jì)軟件。最后健全操作規(guī)程控制制度，保證會計(jì)信息系統(tǒng)正確、安全運(yùn)行，防止各種差錯的有力措施。

(3)建立完善的會計(jì)數(shù)據(jù)監(jiān)控制度。首先要建立嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度，從法律、道德、紀(jì)律等方面約束企業(yè)內(nèi)部會計(jì)人員，以防止企業(yè)內(nèi)部會計(jì)人員的舞弊與犯罪行為。其次建立數(shù)字簽名確認(rèn)制度，企業(yè)與往來客戶雙方都向其共同信賴的第三方機(jī)構(gòu) (CA)申請用戶身份證書，并將各自的相關(guān)信息及內(nèi)容列入自己的證書域內(nèi)，同時設(shè)定自己的簽名密鑰，甚至可以擁有加密密鑰對。再次建立監(jiān)控制度，做好嚴(yán)格的系統(tǒng)監(jiān)控工作，及時發(fā)現(xiàn)問題并解決問題;判斷有無非法用戶進(jìn)入會計(jì)信息系統(tǒng)，并隨時采取措施，保證系統(tǒng)的安全。最后建立會計(jì)數(shù)據(jù)的備份與恢復(fù)控制制度，以便在系統(tǒng)出現(xiàn)問題后能夠迅速地恢復(fù)這些會計(jì)數(shù)據(jù)。

(4)建立軟件安全控制制度。通常對軟件程序的保護(hù)措施是對數(shù)據(jù)和程序加密，要對計(jì)算機(jī)病毒進(jìn)行防治等。必須定期檢查軟件的運(yùn)行狀況、定期調(diào)閱軟件運(yùn)行日志記錄，進(jìn)行數(shù)據(jù)和軟件日志備份。禁止在服務(wù)器上進(jìn)行試驗(yàn)性質(zhì)的軟件調(diào)試，禁止在服務(wù)器隨意安裝軟件。需要對服務(wù)器進(jìn)行配置，必須在其他可進(jìn)行試驗(yàn)的機(jī)器上調(diào)試通過并確認(rèn)可行后，才能對服務(wù)器進(jìn)行準(zhǔn)確的配置。機(jī)房管理人員要定期對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的殺毒軟件進(jìn)行升級和病毒監(jiān)測，發(fā)現(xiàn)病毒后及時匯報值班并做好清理及相關(guān)記錄。機(jī)房內(nèi)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)不得擅自安裝與系統(tǒng)無關(guān)的軟件，系統(tǒng)升級前必須進(jìn)行病毒監(jiān)測。不得在信息化系統(tǒng)設(shè)備上使用不明的U盤、外存儲設(shè)備以防病毒侵入。經(jīng)遠(yuǎn)程通信傳送的程序或數(shù)據(jù)，必須經(jīng)過安全監(jiān)測確認(rèn)無病毒后方可使用。

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