合同管理信息系統的設計與應用

曹婷

摘 要：通過合同管理信息系統，實現合同的審批管理、執行管理、數據分析，實現合同收、付款與財務的集成，同時為后期實現合同動態管理，智能數據分析，智能移動應用奠定良好的基礎。

關鍵詞：合同管理 信息 財務

隨著長江南京航道局進一步強化經濟管理，尤其是對收入類合同、支出類合同的監督，結合長江南京航道局及其下屬單位對合同管理的要求采用“統一管理、分級控制”的原則，我們提出了開發合同管理信息系統的設計構想。合同管理信息系統是把紙質合同關鍵信息電子化，并在系統中記錄合同的執行金額，以財務的角度監督合同覆行，既簡化管理，又抓住了合同最關鍵要素，提高管理的效率。通過合同管理信息系統，實現合同的執行管理，實現合同收、付款與財務的集成，最終實現合同實時管理，合同綜合分析和合同管理移動應用。

合同管理信息系統主要構想

合同管理信息系統是結合長江南京航道局及其下屬單位對合同管理采取“統一管理、分級控制”的原則，進一步整合全局資源，強化合同業務財務一體化功能，同時強化合同審批、合同信息集中管理等職能，形成合同的全面信息化管理。合同管理信息化總體構想是“統一管理”用合同管理平臺來實現，“分級控制”用合同業務執行平臺來實現，主要構想以下幾點：①實現合同的無紙化管理、實現合同的存檔，合同綜合信息查詢；②合同的跟蹤，全過程實現電子化；③實現合同從起草到簽訂有規范的流程審批，保證合同是合規，合法，同時確保合同管理部門對合同有審查的作用；④通過系統提醒，服務財務、經辦部門關注業務，確保合同按計劃執行；⑤合同查詢：按單位年度、單位、名稱、金額等維度；⑥合同統計：按一定的條件進行綜合分析；⑦合同預警分析：代辦事項提醒，合同審批，到期款提醒、合同執行提醒；⑧集成：以合同管理平臺為基礎，實現與已建成的財務系統、基建系統、等系統的信息集成；⑨合同管理采取全局統一管理、下屬單位分級控制的管理模式：架構統一的合同管理平臺，通過平臺實現對下屬單位的合同統計、分析和監控，實現全局合同管理規范化，合同統計統一化，提高合同管理水平和管理效率；⑩合同管理平臺后期更加深化應用：監控細化。例如：合同管理自動化、智能化：通過信息管理平臺，設置一定的約束條件，由系統自動產生對合同監控、分析的提醒和報告，對合同進行預警；合同管理便捷化：通過信息管理平臺，提供統一的工作平臺，也可以通過Andriod智能手機，實現移動應用對合同的查詢、分析、工作審批等內容。

合同管理信息系統總體架構

合同管理信息系統主要是依據局對合同指導要求，對全局合同的統一管理和監督的平臺。總體架構圖如下：

合同管理信息系統的應用

合同管理信息系統根據應用的功能不同分為合同管理平臺和合同業務執行平臺兩個層面，合同管理平臺主要用于合同的后臺管理者對合同執行的監督與管理，合同業務執行平臺為合同承辦部門的日常業務使用。

1、合同管理平臺主要功能

平臺基礎數據管理。合同管理信息與組織架構對應，便于分析下屬各單位的合同信息，保證信息的準確性。在合同管理平臺中對下屬各單位的各種數據信息進行定義，保證向下數據抽取的時候，能準確識別合同信息與單位信息匹配。

合同簽定前審批流程管理。合同草擬后，通過系統的標準工作流引擎預先的合同審批流程，對草擬的合同進行審批，審批通過后，合同才能簽定。簽定后的合同一方面繼續保證合同管理平臺對合同的跟蹤、記錄，另一方面作為合同業務執行管理平臺的輸入，由經辦部門對合同再進行過程管理，并實現合同業務財務的一體化管理操作。

合同查詢。以合同號作為查詢的根據，實現對合同的相關信息查詢，查詢的時候可以與基建系統等其它系統集成，帶出合同審批信息，便于基建等系統中對合同的審批信息和相關信息的查詢，全面了解合同的全過程信息。注意要實現此功能，必須保證合同編號在合同系統、基建等其它系統中都是相同的且唯一的編號。具體實現過程如下圖：

合同統計分析。局下達合同統計要求，在合同管理平臺中開發格式報表，成功發布后，由平臺按條件，自動的從下屬單位的數據庫中進行抽取，并按平臺要求的條件進行匯總、分析和展現。具體工作流程如下：

合同管理平臺權限管理。設置人員對各機構的查詢權，實現人員對各類合同的查詢權。在合同管理平臺中開發了各種分析、監控報表，報表可以通過用戶授權，實現不同人員的不同查詢范圍和查詢權限。

平臺集成功能。由平臺實現南京航道局及其下屬各單位的合同管理系統集成，主要包含賬套的集成。賬套集成了，才能保證下屬單位的數據能自上而下的抽取，自下而上的傳輸。

2、合同業務執行平臺主要功能

合同統計分析。主要是開發各種報表，如上文所述的一系列分析，如支出合同一覽表、支出合同執行進度監控與分析、收入類型分析、資金類型分析等表。

合同執行預警。根據合同的計劃收款日期和系統當前日期對比，自定義提前預警的周期（天數），由系統自動提醒快到期未收款或付款的合同，提供給相關部門、人員參考，跟進合同的執行情況，保證合同的按期完成和財務業務對應工作的按期執行。設置預警項目和對應的預期規則等內容；設置預警觸發條件、發送內容、發送規則、接收對象等內容；系統自動預警，產生預警報表，自動發送給相關人員，跟進業務。

移動應用。移動應用主是是通過Andriod智能手機平臺，進行合同的相關業務操作，達到以下管理或工作價值：隨時隨地查詢合同執行狀況；隨時隨地進行合同相關流程的審批；通過移動終端快速的進行合同相關的查詢；系統的預警信息，發送到移動終端，保證業務信息及時有效的傳遞。

合同管理信息系統的安全保障

安全賬戶和登陸。合同管理平臺系統賬戶管理安全特點如下：賬戶密碼加密存儲；支持動態密碼登陸（認證）。

平臺安全記錄：用戶對系統訪問的記錄；用戶對資源操作的記錄；記錄數據的查詢；記錄數據的分析。

數據傳輸安全用戶終端和服務器的數據傳輸采用TCP/IP、ORM-RPC傳輸協議，數據包采用128位SSL加密，加密采用MD5算法。

數據庫訪問安全。數據庫訪問采用獨立的SQL語法體系和解析引擎，進行數據庫的查詢和更新操作。

結語

目前長江南京航道局及其下屬單位均已經使用合同管理信息系統，系統運行狀態穩定。合同管理信息系統的上線，給日常合同管理及財務管理工作帶來了便捷性，同時使得合同財務管理的規范性尤其是內控管理要求得到實際落地。合同管理信息系統與財務系統的數據共享及功能聯動，有效地規避了財務的支付風險；為收入合同數據的統計分析以及收款預測，提供了強有力的支撐。

（作者單位：長江南京航道局）