淺論適應網絡環境的檔案管理工作

宋瑛

(天津振津工程集團有限公司,天津 300222)

淺論適應網絡環境的檔案管理工作

宋瑛

(天津振津工程集團有限公司,天津 300222)

本文主要從檔案人員思想意識的轉變、檔案信息的安全保密、檔案管理技術和設備的現代化以及如何建設高素質的檔案管理者隊伍這四個方面對新時期檔案工作適應網絡環境做出了論述。

網絡 檔案管理

進入新世紀以來,微電子技術、通訊技術、數據庫及多媒體技術的飛速發展和相互融合,使現代信息技術有了質的變化,人類進入了一個全新的信息環境——網絡環境。網絡環境的建立,使得檔案管理建設由以前的內部業務管理型向公共管理服務型轉變,并從過去的單線自動化需求方向向著以網絡化為前提的數字化檔案方向發展,檔案資料的數字化服務也在一步一步地變為現實。我國的網絡化檔案管理起步較晚,發展水平也較低,與發達國家先進的現代化檔案管理工作的差距很大。檔案管理要符合時代要求,走出一條現代化、網絡化的道路,一定要解決好以下幾個問題。

1 檔案工作人員要實現思想意識的轉變

網絡環境下的檔案管理工作由傳統檔案管理模式向現代化檔案管理模式的轉變,是一個逐步延續的過程,檔案管理要實現真正意義上的數字化、自動化、網絡化建設,絕不是簡單的上幾套設備、配幾個軟件就能解決的。首先對檔案工作者來說,最重要的是實現思想意識和傳統觀念的轉變,將現代化的管理理念和服務理念融入到日常的檔案管理工作中。

管理理念是管理思想、管理宗旨、管理意識等一整套觀念性因素的綜合,有什么樣的管理理念就會采用什么樣的管理模式和管理手段,從而產生不同的管理結果。傳統檔案管理觀念中,檔案管理工作是建立在紙質檔案為主的現實實體基礎上的,而網絡時代的檔案管理和服務則是依托于現實實體和虛擬的數字化資源二者的結合。信息網絡化背景下,網絡技術以其所提供的信息知識和技術手段沖擊了傳統的檔案管理理念,服務理念已滲透到管理的架構、過程、方式等各個方面。服務理念的精髓就是提供更快、更好、更周到的公共服務,檔案管理工作應由被動服務轉向主動服務,由靜態服務轉向動態服務,由提供以紙質檔案服務為主轉向提供檔案信息服務為主。借助網絡,實現更便捷、更全面地滿足人們的需要,能夠更迅速直接地傳遞服務,探索出一條實現更高效、更令人滿意服務的途徑。

2 注意檔案信息的安全保密性

檔案資源對于保密性和安全性的要求非常嚴格,無論是紙質文件還是電子檔案,對其的保管工作在安全保密性上都格外重要。實現檔案管理自動化、網絡化模式后,檔案信息主要在計算機與計算機網絡之間傳遞,這既給檔案工作帶來了巨大的發展機遇,也向檔案信息的安全保密性提出了巨大挑戰,檔案信息安全保障日趨重要。

傳統檔案管理模式下,檔案部門和檔案工作人員可以比較容易的保證檔案的安全,而在網絡環境下,檔案信息管理方式的非直觀性、管理技術的復雜性等給檔案信息安全帶來了新的風險和隱患。一方面,由于為了排除故障、維持網絡正常運行等合法的目的,人們可以進入網絡內部,觀察網絡中傳遞的信息包,但同時也帶來了惡意的窺竊和泄密;另一方面,計算機病毒的侵襲和人們有意或無意的修改,都會改變檔案信息內容的真實性。檔案信息網絡安全保障問題已經成為檔案部門必須重視和研究解決的主要業務問題,要真正實現檔案管理的自動化、網絡化,必須要解決檔案信息在計算機網絡傳遞中的安全保密性。這就要求檔案工作應根據計算機管理系統的特點,并結合國家信息安全政策和法規,從制度建設、人員管理和信息安全技術應用等方面,加強檔案計算機信息的安全、保密和管理。

3 檔案管理技術、設備的現代化

檔案信息資源的自動化、網絡化系統的開發,現代的通信技術、計算機技術、光盤技術、網絡技術等廣泛應用到檔案工作中,檔案的載體形態也從傳統的紙質檔案擴展到現代的以計算機軟盤、磁帶、光盤等光學材料為載體的電子文件。時代的發展,社會的需求,科技的進步,正推進我國的檔案管理從手工管理向計算機管理轉變。檔案管理的自動化網絡化離不開計算機和軟件技術,檔案部門的設備、技術必須現代化。這是搞好檔案信息服務最強有力的技術保障,也是實現檔案部門信息服務網絡化的前提。

檔案管理自動化網絡化除了要有必要的高性能硬件設備如計算機、掃描儀、光盤刻錄儀、縮微閱讀機等外,還必須基于網絡技術和數據庫技術,大力開發檔案管理應用軟件。無論是硬件建設還是軟件開發,都需要大量的物力和人力投人,而且不可能一蹴而就,需要一個長期的探索的過程。在檔案管理的設備與技術的現代化建設中,應重點注意三個問題,一是選擇適合的檔案自動管理軟件,并做好日后升級、維護和不斷的完善。二是努力推進文檔一體化的進程。檔案部門必須把檔案管理環節的內容提前介入到文書處理環節,真正做到將處理完畢的文件隨時歸檔管理。三是文書立卷的改革要早日到位。

4 建設高素質的檔案管理者隊伍

檔案管理人員是檔案部門的重要資源,要使檔案管理工作能夠適應網絡環境的新要求,就一定要在人才培養上下功夫。進入信息化社會,網絡環境給檔案工作帶來的轉變要求檔案工作人員要具備更高的業務素質。為適應現代化的檔案管理模式和信息社會對檔案工作的需求,檔案部門應加強培養復合型人才,讓人才向新型化方向發展。

與傳統的檔案工作相比,網絡時代的檔案工作者要達到復合型高素質的目標,至少應具備以下幾點要求:

一是精通檔案專業知識,了解國內檔案法規和國際檔案管理的狀況。二是熟悉計算機等相關知識。檔案管理自動化和網絡化就是采用計算機技術和網絡技術實現傳統的檔案管理業務,它只能通過專業人員操作計算機才能得以實現和發展。三是掌握一門外語。掌握一門或多門外語是網絡環境下檔案管理工作對檔案管理人員一項新的要求。當前因特網上的檔案信息很多是英文信息,因此英文能力不高則使用網絡也是十分困難的。

總之,網絡環境下檔案管理工作需要一支具有深厚外語功底、扎實的檔案專業知識、熟悉網絡檔案信息搜索、經驗豐富,具有探索和創新精神的檔案服務隊伍,才能適應現代檔案工作的要求,有效的開展檔案管理業務工作。

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