新形勢下測繪檔案分類方法的思考和實踐

劉惠英

(福建省制圖院,福建福州 350003)

新形勢下測繪檔案分類方法的思考和實踐

劉惠英

(福建省制圖院,福建福州 350003)

測繪工作是國防建設(shè)和社會發(fā)展的基礎(chǔ)。測繪生產(chǎn)、基本建設(shè)和科學研究等活動中形成的應該重點保存的計算資料、圖紙、圖表和各種技術(shù)文件等資料就是測繪檔案。測繪檔案管理是社會發(fā)展的基礎(chǔ),隨著經(jīng)濟是社會的不斷發(fā)展,測繪檔案的應用范圍也更加的廣泛。筆者通過對新形勢下的測繪檔案進行分析,進而探討測繪檔案分類法的途徑和方法。

測繪檔案 分類方法 思考與實踐

隨著科技的不斷發(fā)展，測繪檔案從之前的傳統(tǒng)實物檔案向電子檔案的方向發(fā)展。檔案管理人員要在此基礎(chǔ)上不斷的研究新的方法和新的模式，進而加強現(xiàn)代測繪檔案的管理工作。

1 測繪檔案分類和歸檔工作

首先測繪活動中存在一部分技術(shù)性較強的技術(shù)總結(jié)、驗收報告、成果圖、展點圖、技術(shù)設(shè)計書和文件材料等測繪資料。這些資料涉及的專業(yè)比較廣，形成過程也比較的復雜，所記錄的介質(zhì)種類也比較的多。基于以上特點，如果忽略對測繪資料的管理和收集工作，那么就比較容易造成測繪資料的失真與不規(guī)范。對生產(chǎn)和管理活動以及測繪科技方面的資料收集是測繪科技歸檔的基礎(chǔ)，對測繪檔案的歸檔、積累、整理和形成有著重要作用。在將測繪資料歸檔之前，各個單位要進行分類系統(tǒng)的整理，而且還要對檔案管理部門進行嚴格的驗收。檔案管理人員還要參加測繪科研項目驗收，進一步的了解項目的情況，明確檔案的歸類范圍、內(nèi)容的檢定和手續(xù)的移交。在移交測繪材料的過程中，管理人員還要注意成果最終版本、移交期限等是否經(jīng)過了歸檔份數(shù)、整理份數(shù)和項目鑒定驗收的要求。在進行歸檔的過程中，工作人員要在合理的時間范圍內(nèi)，按照相關(guān)的法律法規(guī)進行歸檔。其次對于通用格式、數(shù)據(jù)成果形成單位、數(shù)據(jù)采用標準、管理部門責任和有關(guān)涉密資料在利用、保管、運輸和銷毀等的要求，都需要工作人員按照標準嚴格執(zhí)行。資料的收集與歸檔工作主要包括依法匯交的成果數(shù)據(jù)副本、基本測繪成果數(shù)據(jù)、出版發(fā)行的產(chǎn)品數(shù)據(jù)和相關(guān)的專用軟件與設(shè)備參數(shù)等。對于需要入館和上架的測繪資料，管理人員要及時的進行分類、登記、制作檢索卡片以及編入檔案目錄，進而方便今后的查找與上報。對于需要編入檔案信息庫的數(shù)據(jù)，檔案管理人員要對錄入設(shè)備有熟練的掌握，進而做好軟件的分類歸檔并對比較重要的信息進行備份保存。

2 內(nèi)容方面的分類

2.1 按照載體形式的不同進行分類

測繪檔案主要包括全國性測繪檔案、地域性測繪檔案和專業(yè)性的測繪資料。地域性測繪檔案和全國性測繪檔案都是按照國家的統(tǒng)一規(guī)定，進行分級管理和歸口負責的制度，并且由各個專業(yè)部門按照規(guī)定對專業(yè)測繪資料進行自行管理。我國對檔案的有關(guān)規(guī)定為測繪系統(tǒng)的建立提供了檔案編制、歸檔范圍和檔案分類等依據(jù)。

2.2 根據(jù)載體的不同進行分類

圖紙檔案主要是包括紙質(zhì)的圖表、照片文字說明、卡片、測繪記錄和成果成圖等，電子檔案則是需要通過計算機進行處理和編輯的測繪檔案，并且還需要通過硬盤、磁盤和光盤等進行保存。

2.3 根據(jù)記錄的內(nèi)容進行分類

根據(jù)所記錄內(nèi)容的不同可以將測繪檔案分為生產(chǎn)技術(shù)檔案、儀器設(shè)備檔案、教學科研檔案、測繪管理檔案和基本建設(shè)檔案。

2.4 根據(jù)檔案的性質(zhì)進行分類

根據(jù)檔案的性質(zhì)可以將測繪檔案分為特業(yè)測繪檔案、專業(yè)測繪檔案、基本測繪檔案和現(xiàn)勢資料測繪檔案。另外，常用的測繪檔案分類還包括專題分類、作者分類、職能分類、時間分類、區(qū)域分類、型號分類、外形分類和項目分類等。

3 加強測繪檔案分類管理的重要性

3.1 國土資源的基礎(chǔ)資料

目前，我國已經(jīng)大范圍的開展了林業(yè)、土地等的詳查工作，測繪檔案則是不同時期土地資源開發(fā)現(xiàn)狀的記錄。測繪檔案能夠使組織人員實地的進行調(diào)繪，進而準確的反映出土地資源的變遷和利用的現(xiàn)狀。

3.2 測繪是經(jīng)濟規(guī)劃的科學依據(jù)

科學的規(guī)劃是經(jīng)濟建設(shè)的基礎(chǔ)，它必須根據(jù)能夠反映真實情況的測繪資料檔案，使布局更加的符合自然條件和經(jīng)濟發(fā)展的需要，進而達到合理、經(jīng)濟、事半功倍的效果。我國一些重點的建設(shè)項目在選址、布局設(shè)計、線路選擇等方面都是以測繪資料為依據(jù)，并在考證、研究和調(diào)查的基礎(chǔ)上進行建設(shè)的。在對測繪檔案的充分利用上，科學合理的利用了地理優(yōu)勢。

3.3 能夠確保勘定界限的可靠性

我國決定用5年的時間來勘定各個省、市縣的界限，進而確定各個行政區(qū)的范圍。影響勘定界限的因素有很多，其中包括生產(chǎn)生活過程中形成的環(huán)境，歷史記錄等因素，但最重要的還是依靠測繪檔案，它對勘界的地圖有著詳細的記載，為界限的勘定提供了比較有價值的參考資料。

3.4 測繪檔案是對歷史的真實記載

測繪檔案是社會、歷史、經(jīng)濟發(fā)展的記錄，是不同地域進行歷史編纂的重要依據(jù)。很多記載都對各地的歷史進行了直觀、具體的描述，這些地形圖為以后研究經(jīng)濟、社會、歷史有著重要的作用。為了使測繪資料能夠更好的為社會服務，測繪生產(chǎn)單位在提交測繪資料之前要向上級上交測繪資料的目錄或者是副本，進而實行統(tǒng)一的管理，以防測繪檔案資料的丟失，確保測繪資料的安全可靠，使其具有實際的參考價值。

4 結(jié)語

測繪檔案管理部門要利用現(xiàn)代的多媒體技術(shù)和計算機技術(shù)建立完善的檔案分類系統(tǒng)，進而提高檔案的質(zhì)量，進一步的規(guī)范測繪檔案管理。測繪檔案不僅是一般的文檔資料，而且還涉及到經(jīng)濟、軍事和政治等多個方面，所以我們要使測繪檔案的分類與管理向規(guī)范化、標準化、信息化方面發(fā)展，進而促進社會的發(fā)展。

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