高校后勤辦公室工作人員基本素質(zhì)芻議

呂 杰

（西北農(nóng)林科技大學(xué) 后勤管理處，陜西 楊凌 712100）

高校后勤辦公室作為聯(lián)系社會(huì)與學(xué)校各方的紐帶，其工作的質(zhì)量直接影響后勤的形象，辦公室工作質(zhì)量主要取決于工作人員的基本素質(zhì)，務(wù)必結(jié)合職責(zé)要求、崗位特點(diǎn)，主動(dòng)學(xué)習(xí)文化知識(shí)，總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，提升能力素養(yǎng)，提高工作水平。主要需要做好如下工作：

（1）確保信息保密。辦公室是一個(gè)單位的樞紐，人員相對(duì)繁雜，各種信息這里傳播，辦公室人員一定要做到對(duì)所有信息充耳不聞，不發(fā)表任何意見(jiàn)，尤其與工作相關(guān)的信息，更不能表態(tài)。辦公室作為領(lǐng)導(dǎo)的秘書(shū)機(jī)構(gòu)其工作性質(zhì)決定了工作期間會(huì)接觸大量機(jī)要文件、核心機(jī)密，一旦泄密將會(huì)給工作甚至學(xué)校帶來(lái)巨大的損失，因此作為一名合格的辦公室工作人員一定要確保信息通過(guò)正常渠道傳播，不隨意傳播信息。

（2）細(xì)節(jié)決定成敗。周恩來(lái)總理經(jīng)常強(qiáng)調(diào)，“秘書(shū)工作無(wú)小事，有時(shí)說(shuō)錯(cuò)一句話(huà)，做錯(cuò)一件事，辦錯(cuò)一個(gè)文件，往往會(huì)造成很?chē)?yán)重的后果”，所以必須要嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致，實(shí)行精細(xì)化管理，不能有絲毫馬虎。辦文要細(xì)心，核文要細(xì)致，辦會(huì)要細(xì)密［1］。一是辦文要細(xì)心。收發(fā)文件，分門(mén)別類(lèi)，登記詳細(xì)，按輕重緩急處理文件；二是核文要細(xì)致。不論是上行文還是下行文，在發(fā)布前，一定要逐字逐句校對(duì)，絕對(duì)不能出現(xiàn)任何紕漏；三是辦會(huì)要細(xì)密。從會(huì)議通知、會(huì)場(chǎng)布置、材料準(zhǔn)備、人員分工、音響設(shè)備、應(yīng)急預(yù)案等各方面要詳細(xì)周密。

（3）虛心請(qǐng)教、勤于思考。作為領(lǐng)導(dǎo)的秘書(shū)部門(mén)，如何做好領(lǐng)導(dǎo)安排的任務(wù)，這是首要任務(wù)，辦公室人員面對(duì)的領(lǐng)導(dǎo)較多，要圓滿(mǎn)的完成各個(gè)任務(wù)除了認(rèn)真負(fù)責(zé)外，還有一是多請(qǐng)教，向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)教，向有經(jīng)驗(yàn)的同事；二是查閱資料，對(duì)很多專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)的問(wèn)題除了請(qǐng)教以外，查閱資料也是必不可少的環(huán)節(jié)；三是認(rèn)真思考，把事情分析透徹，理解明白，學(xué)會(huì)在工作中思考，不斷的積累豐富辦事經(jīng)驗(yàn)，提高自身的工作素質(zhì)，努力把事情做得圓滿(mǎn)得體。

（4）積極學(xué)習(xí)，提高水平。辦公室人員要不斷學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)時(shí)事要聞，學(xué)習(xí)黨的大政方針及單位出臺(tái)的各項(xiàng)規(guī)章制度，掌握工作的特點(diǎn)和規(guī)律，提高理論知識(shí)水平，要不斷的更新自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)，獲取新的知識(shí)，要?jiǎng)?chuàng)新思維，要學(xué)以致用，真正提高分析能力以及解決問(wèn)題的能力。同時(shí)，對(duì)各業(yè)務(wù)科室工作的職能及各種工作完成情況、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)、報(bào)表等各方面的知識(shí)也要經(jīng)常學(xué)習(xí)。

（5）筆桿子硬。這主要是對(duì)文秘的要求，要做到這一點(diǎn)，主要有三條，一是了解領(lǐng)導(dǎo)的思維方式，分析領(lǐng)導(dǎo)的意圖；二要盡量了解和掌握單位一個(gè)時(shí)期的中心工作；三要不斷積累和儲(chǔ)存有關(guān)工作資料，對(duì)各部門(mén)主要工作非常了解，這樣在寫(xiě)材料時(shí)才能“下筆如有神”。

（6）正確給自己定位。辦公室工作人員通常被稱(chēng)作領(lǐng)導(dǎo)身邊的人，其實(shí)并不享有什么特權(quán)，并且應(yīng)該經(jīng)常反思自身，嚴(yán)格要求自己言行，謙虛謹(jǐn)慎，說(shuō)話(huà)辦事得體，講究方法，不能頤指氣使，更不能借領(lǐng)導(dǎo)的名義去辦個(gè)人私事，謀取好處；工作中應(yīng)做到嚴(yán)于律己，寬以待人，把握做人尺度，準(zhǔn)確就位不越位，端正心態(tài)，擺正位置，埋頭苦干，默默無(wú)聞，積極完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的各項(xiàng)任務(wù)，千萬(wàn)不能忘記自己的身份，必須時(shí)刻保持清醒的角色意識(shí)；秘書(shū)決不能越俎代庖，自作主張，擅自行動(dòng)［2］。

（7）圓滿(mǎn)完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)。如何能圓滿(mǎn)完成任務(wù)呢？尤其在同時(shí)為多位領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)時(shí)，心里一定要有一桿秤，要一視同仁，不論哪位領(lǐng)導(dǎo)安排工作，都要根據(jù)輕重緩急及時(shí)安排做好，不能有的去做，有的不去做，或三心二意去做，一定要想辦法解決，不能把問(wèn)題推給領(lǐng)導(dǎo)，要全力以赴盡快完成，達(dá)到滿(mǎn)意的效果。

（8）積極維護(hù)辦公室的“窗口”形象。辦公室人員要轉(zhuǎn)變思想，提高服務(wù)意識(shí)，積極實(shí)現(xiàn)“窗口”職能，對(duì)內(nèi)，要變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，要做好與職工的溝通交流工作，協(xié)調(diào)好領(lǐng)導(dǎo)與職工的溝通關(guān)系，要做好調(diào)查研究工作，為領(lǐng)導(dǎo)提供有價(jià)值的信息，結(jié)合工作的實(shí)際情況為領(lǐng)導(dǎo)的決策出謀劃策；對(duì)外，要熱情服務(wù)、溫馨服務(wù)，保持“窗戶(hù)”潔凈，透過(guò)窗口，讓人們看到美麗的風(fēng)景。

（9）接待服務(wù)做到熱情周到，不卑不亢。不論是接待貴賓或者領(lǐng)導(dǎo)或者業(yè)務(wù)科室或者其他單位人員的接待，一定要做到熱情周到，不卑不亢。一是接待貴賓或者領(lǐng)導(dǎo)，要按照相關(guān)禮儀做好接待工作，服務(wù)熱情、優(yōu)質(zhì)服務(wù)、思考周密，安排妥當(dāng)，舉止得體；二是接待業(yè)務(wù)科室或者下級(jí)單位來(lái)訪人員，切忌一副高高在上的表情，要做到謙虛謹(jǐn)慎、微笑服務(wù)、熱情大方、有條不紊、從容不迫，對(duì)樹(shù)立辦公室良好形象，有著非常重要的作用。

（10）良好的人際關(guān)系。辦公室工作人員在是接觸的人最廣泛的，和單位中其它人關(guān)系處理得好壞也是關(guān)鍵所在，因此不僅要處理好領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，而且還應(yīng)該處理好和同事以及下級(jí)之間的關(guān)系，要獲得良好的人際關(guān)系，只要坦誠(chéng)相待，在細(xì)節(jié)上關(guān)心別人，始終保持平和淡薄的心態(tài)，始終保持公正公平的處事方式。

總之，辦公室工作人員一定要自覺(jué)加強(qiáng)學(xué)習(xí)，嚴(yán)格要求自己，明確崗位職責(zé)，從點(diǎn)滴做起，努力鍛煉自己成為業(yè)務(wù)精、作風(fēng)硬、成績(jī)佳的辦公室人員。

［1］朱建梅.唱好三部曲做好辦公室秘書(shū)工作[J].中共樂(lè)山市委黨校學(xué)報(bào)，2010(5):37.

［2］李昕璐.辦公室秘書(shū)與領(lǐng)導(dǎo)的人際關(guān)系[J].科教前沿，2011(7)：77.