淺談電子檔案管理和利用

李 元

（棗陽市吳店鎮(zhèn)計劃生育服務(wù)中心，湖北 棗陽 441214）

1 電子檔案使用的主要途徑

電子檔案具有快捷、方便的特點，關(guān)于電子檔案的利用，其途徑主要有三種：提供拷貝、通信傳輸和直接利用。

1.1 提供拷貝

拷貝是電子檔案使用的第一途徑，目的是向使用者提供檔案的原始狀態(tài)，確保其使用過程中的權(quán)威性。當(dāng)向利用者提供載體拷貝時，應(yīng)將文件轉(zhuǎn)換成通用標(biāo)準(zhǔn)文檔存儲格式，由利用者自行解決恢復(fù)和顯示的軟硬件平臺。當(dāng)利用者不具備利用電子文件的軟硬件平臺時，也可向這些用戶提供打印件或縮微品。

1.2 通信傳輸

通信傳輸可以解決使用者無法到達(dá)檔案所在地的難題，而且可以節(jié)省時間和財力，是電子檔案在使用中的一個重要方式。所謂通信傳輸，即用網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案，在不同的館際之間，可以實現(xiàn)檔案資源互相交流，以及向相對固定的查檔單位提供檔案資料，可以通過點對點轉(zhuǎn)換數(shù)字通信或互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)來實現(xiàn)。

1.3 直接利用

直接利用指的是利用檔案部門或另一檢索機構(gòu)的電腦，在檔案部門的網(wǎng)絡(luò)上直接查詢。直接利用的特點是可為利用者提供技術(shù)支持，也可使更多的讀者同時利用同一份電子檔案。這一方法的可能性，取決于檔案館網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中可供直接利用的信息資源的多少。

2 加強電子檔案管理的意義

2.1 加強電子檔案管理，可以節(jié)省人力物力

為夯實檔案基礎(chǔ)管理，堅持嚴(yán)把“四關(guān)”：第一，嚴(yán)把資料形成關(guān)。認(rèn)真規(guī)范公文處理、業(yè)務(wù)辦理、行政執(zhí)法等各項工作程序，嚴(yán)格按照檔案管理的要求把關(guān)，嚴(yán)格程序控制，加強質(zhì)量管理，從源頭上保證歸檔材料質(zhì)量的嚴(yán)肅性。第二，嚴(yán)把資料收集關(guān)。第三，嚴(yán)把檔案整理關(guān)。對當(dāng)年的檔案資料，嚴(yán)格按照機關(guān)檔案“三合一”制度，統(tǒng)一檢查、指導(dǎo)、歸檔，確保檔案整理的規(guī)范性。第四，嚴(yán)把檔案管理關(guān)。檔案室實行專人負(fù)責(zé)，專人管理，定期檢查，形成記錄。檔案借閱實行臺帳管理，嚴(yán)格實行保密規(guī)定，確保檔案安全性。

2.2 加強電子檔案管理，有利于提高服務(wù)質(zhì)量

檔案管理的目的是為使用者提高便捷高效的服務(wù)，加強電子檔案管理，資源信息實現(xiàn)電子化，有利于提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。電子檔案的特點是實物資料的信息化，大量的原始檔案可以集中在計算機存儲介質(zhì)中，通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳播，這可以使得用戶在查閱時可以實現(xiàn)對海量信息的快速篩選。加強電子檔案的管理，為讀者提高高質(zhì)量的服務(wù)，要求我們必須拓寬知識面，努力學(xué)習(xí)新技術(shù)，增長技能，提高駕馭現(xiàn)代化技術(shù)的能力，使檔案管理工作發(fā)揮出應(yīng)有的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。

3 加強電子檔案管理的重要意義

3.1 加強電子檔案管理，有利于節(jié)省人力物力

為夯實檔案基礎(chǔ)管理，堅持嚴(yán)把“四關(guān)”：第一，嚴(yán)把資料形成關(guān)。認(rèn)真規(guī)范公文處理、業(yè)務(wù)辦理、行政執(zhí)法等各項工作程序，嚴(yán)格按照檔案管理的要求把關(guān)，嚴(yán)格程序控制，加強質(zhì)量管理，從源頭上保證歸檔材料質(zhì)量的嚴(yán)肅性。第二，嚴(yán)把資料收集關(guān)。第三，嚴(yán)把檔案整理關(guān)。對當(dāng)年的檔案資料，嚴(yán)格按照機關(guān)檔案“三合一”制度，統(tǒng)一檢查、指導(dǎo)、歸檔，確保檔案整理的規(guī)范性。第四，嚴(yán)把檔案管理關(guān)。檔案室實行專人負(fù)責(zé)，專人管理，定期檢查，形成記錄。檔案借閱實行臺帳管理，嚴(yán)格實行保密規(guī)定，確保檔案安全性。

3.2 加強電子檔案管理，有利于提高服務(wù)質(zhì)量

檔案管理的目的是為使用者提高便捷高效的服務(wù)，加強電子檔案管理，資源信息實現(xiàn)電子化，有利于提高檔案管理的服務(wù)質(zhì)量。電子檔案的特點是實物資料的信息化，大量的原始檔案可以集中在計算機存儲介質(zhì)中，通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳播，這可以使得用戶在查閱時可以實現(xiàn)對海量信息的快速篩選。加強電子檔案的管理，為讀者提高高質(zhì)量的服務(wù)，要求我們必須拓寬知識面，努力學(xué)習(xí)新技術(shù)，增長技能，提高駕馭現(xiàn)代化技術(shù)的能力，使檔案管理工作發(fā)揮出應(yīng)有的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。

4 注重利用，強化服務(wù)保障

檔案利用是檔案管理的根本。我們堅持整理與利用相結(jié)合，利用與開發(fā)相結(jié)合，開發(fā)與效益相結(jié)合，環(huán)環(huán)相扣，推進(jìn)檔案管理建設(shè)，充分發(fā)揮檔案服務(wù)全市經(jīng)濟(jì)社會的作用。一是服務(wù)科學(xué)跨越發(fā)展。二是服務(wù)工作。發(fā)揮檔案史志性和信息量全的優(yōu)勢，充分利用檔案。同時，我們著力推行“高效服務(wù)、優(yōu)質(zhì)服務(wù)”，查閱檔案資料做到準(zhǔn)確、快捷，人人爭當(dāng)“檔案活字典”；對待查詢客戶做到熱情、周到，把檔案室打造“利用者之家”。