淺談電子檔案及管理措施

趙云麗/黑龍江省伊春市新青區(qū)檔案局

淺談電子檔案及管理措施

趙云麗/黑龍江省伊春市新青區(qū)檔案局

電子檔案是由于計算機技術在檔案領域的應用而產(chǎn)生的，其將社會實踐活動中的各種信息收集、整理后形成大量的電子檔案，電子檔案是當前信息化的產(chǎn)物，所以加強電子檔案的管理工作具有十分必要性，也具有現(xiàn)實的意義。本文從電子檔案的優(yōu)越性入手，分析了電子檔案的整理、開發(fā)和利用，并進一步對加強電子檔案管理的具體措施進行了闡述。

檔案管理；電子檔案；優(yōu)越性；開發(fā)和利用；規(guī)范措施

長期以來，我國的傳統(tǒng)檔案都是以紙質(zhì)檔案為主的，而電子檔案與傳統(tǒng)的檔案載體存在著較大的不同，其可以利用計算機硬盤、磁性介質(zhì)等對社會實踐活動中的形成的具有保存價值的信息進行存儲，由于其形成、存儲和管理都與傳統(tǒng)檔案具有很大的不同，所以需要加強對電子檔案管理工作的認識，從而做好電子檔案的管理工作。

一、電子檔案的優(yōu)越性

1.直接減輕了檔案管理工作人員的動強度，提高了工作時效。電子檔案是信息化社會的產(chǎn)物，所以其充分的利用計算機技術、網(wǎng)絡技術和信息技術，實現(xiàn)了管理的快捷和方便。管理人員不用再手工來進行立卷歸檔、手工查找檔案的工作，而是能通過計算機來進行處理，隨時進行歸檔，而且通過檢索程序直接查找。電子檔案將管理人員從枯燥的工作中解脫出來，減輕了工作人員的勞動強度，提高了歸檔的質(zhì)量和檢索的速度，由于立卷歸檔工作不再集中進行，工作可以隨時進行整理，所以分散了工作量，使立卷的水平得到提升，同時有效的保證檔案管理工作的及時性，方便了用戶對檔案的利用。

2.微機管理有利于遺漏文件的補漏增缺。利用計算機來對檔案進行管理，有效的解決了傳統(tǒng)立卷中文件遺漏時，還要重新進行拆卷的問題，現(xiàn)在只需要輕按一下鼠標，就可以將檔案的目錄進行修改，可以隨時進行補漏增缺，避免了出現(xiàn)文檔存積的問題，不僅省時省力，這樣可以將節(jié)省下來的時間進行有效的利用，工作人員有更多時間去鉆研業(yè)務，提高自身的管理水平。

3.微機管理更有利于文檔的保密。利用計算機來對檔案進行管理，有效的提高檔案的保密性。微機管理下的檔案，利用者需要一份檔案里的哪個文件，就為其提供這個文件，而檔案的其他內(nèi)容利用者是無法看到的，這與傳統(tǒng)的查一份文件而提供整卷檔案的情況具有很大的改進，這符合檔案保密原則的，更有利用檔案保密要求的實現(xiàn)。

4.微機管理有利于提高檔案管理工作的質(zhì)量。檔案工作的根本目的在于利用。而要提供可利用的檔案，就必須有高質(zhì)量高水平的文檔卷宗。但是傳統(tǒng)的文書立卷工作是人為的紙張立卷，立卷人根據(jù)自己的理解來進行操作，其對立卷標準掌握的尺度很難做到完全統(tǒng)一，這必然影響到案卷質(zhì)量水準，從而給今后的利用工作帶來了許多不便。同時，歸檔工作還占用了檔案人員的絕大部分時間，致使檔案管理人員的編研工作幾乎處于空白的境地，這又制約了管理人員的水平提高。在這種管理模式下的檔案利用，也是被動式的。文書檔案管理進行微機管理，檔案人員就可以從繁瑣的整理工作中解脫出來，可以把時間和精力放在檔案編研和二次信息開發(fā)利用上來，從而提高文書檔案管理工作的質(zhì)量和利用的效率，使文書檔案的管理、在提供利用服務時，能夠發(fā)揮出更好的時效價值。

二、電子檔案的整理、開發(fā)和利用

1.電子檔案的整理。電子檔案是由電子文件所轉(zhuǎn)化來的，一份電子檔案的形成可以將各單份文件從任何角度進行分類和組合，從而形成案卷，這樣就使在電子檔案管理工作中，“文件”一詞基本代替了“案卷”一詞，同時電子檔案整理的主要任務也發(fā)生了較大的轉(zhuǎn)移，因為在電子檔案工作中不再需要對案卷進行整理，而需要對光盤磁介質(zhì)進行編曲目和排架，同時還要定期從計算機電子文件保存系統(tǒng)的電子檔案進行光盤備份，同時進行編目和排架等工作。

2.電子檔案的開發(fā)利用管理。電子檔案的獨特性決定了電子檔案的開發(fā)和利用比傳統(tǒng)檔案更加快捷、方便，更具實用性。

一是開發(fā)平臺的選擇。系統(tǒng)的目標是將各檔案管理單位的數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡連為一體，便于共享數(shù)據(jù)資源，因此應選用分布式數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)作為開發(fā)平臺，同時在檔案管理單位所在地建立數(shù)據(jù)庫，本地數(shù)據(jù)直接上機存取，既節(jié)約了經(jīng)費，又方便了各單位互訪數(shù)據(jù)。

二是硬件要求。各檔案單位的計算機在處理大量各類檔案信息的同時，又要互相進行數(shù)據(jù)通信，所以硬件必須具備相應的需求條件。

三是數(shù)據(jù)庫模式設計。數(shù)據(jù)庫的模式設計是一個非常復雜的問題，設計的目標既要滿足當前的應用需要，又要滿足可預見未來的應用需要，既具有良好性能，又易于修改和擴充。

四是應用程序設計。設計數(shù)據(jù)輸入、查詢、事務處理、報表處理等應用程序。

五是數(shù)據(jù)的備份及故障恢復。檔案數(shù)據(jù)是珍貴的數(shù)據(jù)資源，為避免出現(xiàn)系統(tǒng)對數(shù)據(jù)資源的破壞，應用系統(tǒng)必須能定期對數(shù)據(jù)進行備份，以便于數(shù)據(jù)信息被破壞后的恢復。

六是數(shù)據(jù)庫的安全性保護。電子檔案利用必須在保證數(shù)據(jù)庫的安全性的前提下進行，這就需要對用戶使用數(shù)據(jù)庫提供鑒別方法，即使用權(quán)鑒別，也要由計算機確認合法性，還要注意確保檔案資源安全利用。

三、加強電子檔案管理的幾項措施

1.加強電子檔案歸檔制度建設。由于各單位的性質(zhì)不同，所以需要根據(jù)自己單位的實際情況來制定電子檔案管理制度，從而對電子檔案管理工作進行規(guī)范。這樣在電子檔案形成、歸檔、責任等任何一個工作環(huán)境都有可依據(jù)的規(guī)范，確保了電子檔案管理工作的規(guī)范性。但是在制定電子檔案歸檔制度時，需要對歸檔過程中的人員的責任、歸檔時機、歸檔時責任簽署和文件的動態(tài)管理問題進行充分的重點考慮，以確保制度的各個細節(jié)都能夠達到完善。

2.從電子文件的源頭抓電子檔案的質(zhì)量。為進一步加強電子信息的管理，對電子信息進行集中統(tǒng)一管理和工程圖紙等文件集中制作。為檔案部門增配必要的設備，建立一系列服務手段是加強這一工作的必備條件。

（1）檔案室設立圖紙與文件集中處理系統(tǒng)，對審查完畢的電子文件進行統(tǒng)一收集，按要求形成紙質(zhì)文件。

（2）設置專門場地對紙質(zhì)文件進行集中審鑒，以保證紙質(zhì)文件與相應電子信息的一致性。

（3）電子信息由檔案部門集中積累，并在項目階段結(jié)束時，在項目組的配合下統(tǒng)一按“電子檔案管理辦法”集中整理歸檔。

（4）為便于操作和管理，建議進一步規(guī)范電子文件形成所使用的軟件平臺，因工作需要必須使用特殊軟件的，有關人員應按“電子檔案管理辦法”的規(guī)定將軟件一并歸檔。

3.要嚴把電子信息歸檔關，做好電子信息動態(tài)管理。歸檔時要對電子檔案做好檢查、鑒定和驗收工作。同時還要做好電子檔案的電子信息管理工作，實現(xiàn)電子檔案的動態(tài)管理。

四、結(jié)束語

隨著社會的發(fā)展，電子檔案已成為現(xiàn)代檔案管理工作的重點，所以需要加大對電子檔案的研究力度，及時解決管理中存的問題，從而更便于對檔案的利用和開發(fā)。

[1]唐雪妍.《淺談電子檔案的管理》[J].蘭臺世界，2006(15).

[2]張文亮.《關于電子檔案管理的思考》[J].云南檔案，2008(9).

[3]趙晏.《淺談加強電子檔案管理》[J].商業(yè)文化(學術版)，2009（12）.