新升本地方高校科研管理部門檔案管理淺析

田文勇/銅仁學(xué)院科研處

新升本地方高校科研管理部門檔案管理淺析

田文勇/銅仁學(xué)院科研處

通過對地方高校科研管理部門檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題進(jìn)行分析和思考，提出相應(yīng)對策建議。

科研項目；管理部門；檔案管理

科研管理部門在高校中屬于行政部門之一，部門名稱通常為科研處或者科技處，其主要肩負(fù)著全校科研管理任務(wù)，是學(xué)校對外形象的“窗口”。而部門檔案管理作為部門內(nèi)在規(guī)范性管理能力和水平的集中體現(xiàn)，對其管理現(xiàn)狀及存在的問題進(jìn)行分析，并提出針對性的對策建議，對于提升新升本地方高校科研管理部門檔案管理水平具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、現(xiàn)狀及問題

科研管理部門主要承擔(dān)四方面檔案管理工作：一是科研項目檔案管理，二是科技統(tǒng)計檔案管理，三是學(xué)科專業(yè)建設(shè)檔案管理，四是部門日常檔案管理，其中科研項目檔案管理是部門檔案管理的重點(diǎn)，各方面檔案管理現(xiàn)狀及問題如下所述。

1.科研項目檔案管理現(xiàn)狀及問題。現(xiàn)狀呈現(xiàn)三點(diǎn)：一是涉及點(diǎn)多，易造成材料遺漏。科研項目涉及過程環(huán)節(jié)多，導(dǎo)致檔案管理涉及點(diǎn)多。一個完整的科研項目管理要經(jīng)過申報通知、項目申請、項目評審、項目合同管理、項目中期檢查、項目經(jīng)費(fèi)管理、項目結(jié)題、項目成果管理、項目評獎等環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)中要涉及很多點(diǎn)，加之發(fā)生的時間段不同，易導(dǎo)致檔案材料易遺漏、不完整。二是涉及面廣，造成材料分類難。目前所主管的科研項目涉及面比較廣，按層次主要分為國家級、省部級、地廳級和校（院）級四個層面，而每個層面的項目按時間和部門又可以分為多個層次，層層分下去，導(dǎo)致材料分類過細(xì)、過多，易導(dǎo)致材料歸檔時出現(xiàn)分類混淆，給后期管理造成較大困難，而適當(dāng)?shù)姆诸惛欣麢n案的管理。三是涉及點(diǎn)多、面廣，造成材料管理量大。由于科研項目涉及各層面項目、數(shù)量多，管理環(huán)節(jié)較多，導(dǎo)致項目檔案管理工作量大。

2.科技統(tǒng)計檔案管理現(xiàn)狀及問題。地方高校科研主管部門每年主要配合國家、省市做好六次規(guī)模較大的科技統(tǒng)計，分別是國家級層面的教育部科技和人文統(tǒng)計數(shù)據(jù)、國家資源情況調(diào)查，省部級（省科技廳、教育廳）層面教育資源及統(tǒng)計數(shù)據(jù)、地方政府及院校層面年度統(tǒng)計數(shù)據(jù)。科技統(tǒng)計工作具有三方面特征：一是鮮明的時效性、組織性、固定性；二是鮮明的時間緊、主體多、壓力大；三是鮮明的科學(xué)性、嚴(yán)謹(jǐn)性、準(zhǔn)確性。而科技統(tǒng)計檔案管理主要指對年度內(nèi)的各種統(tǒng)計數(shù)據(jù)報表及上報的數(shù)據(jù)支撐材料進(jìn)行歸檔管理。由于科技統(tǒng)計檔案管理主要涉及統(tǒng)計工作中后期，前期材料易忽略，導(dǎo)致科技統(tǒng)計檔案材料不完整，不便于檔案持久管理。

3.學(xué)科建設(shè)檔案管理現(xiàn)狀及問題。學(xué)科建設(shè)內(nèi)容主要指全校的學(xué)科規(guī)劃、國家重點(diǎn)學(xué)科、重點(diǎn)培育學(xué)科、一級學(xué)科、二級學(xué)科、碩博士點(diǎn)、學(xué)科帶頭人、學(xué)術(shù)骨干等內(nèi)容。而新生本地方高校科研主管部門學(xué)科建設(shè)涉及相應(yīng)的學(xué)科內(nèi)容少，其檔案管理主要是對本校的學(xué)科、專業(yè)、學(xué)術(shù)帶頭人、中青年學(xué)術(shù)骨干、人才支撐計劃及實(shí)驗(yàn)室建設(shè)等材料進(jìn)行分類、歸檔、管理。檔案管理主要呈現(xiàn)出三方面問題：一是材料涉及部門（系別）多，導(dǎo)致材料協(xié)調(diào)收集工作量大；二是材料涉及內(nèi)容多，導(dǎo)致材料歸檔分類不合理；三是材料使用較頻繁，導(dǎo)致材料易磨損；四是涉及更新材料較多，與舊材料難以系統(tǒng)連接，全過程管理較困難。

4.部門日常檔案管理現(xiàn)狀及問題。部門日常檔案管理現(xiàn)狀呈現(xiàn)四點(diǎn)：一是材料類型繁雜，歸檔工作量大。材料類型繁雜，主要可分為國家級層面材料、省級主管部材料、地廳級材料、學(xué)校日常管理文件材料及企業(yè)委托材料，材料分類費(fèi)時費(fèi)力，造成歸檔工作量大。二是文件材料居多，歸檔程序繁雜。文件數(shù)量較多，主要包括國家級、省部級、地廳級主管部門及學(xué)校日常管理下發(fā)的各類文件及科研部門下發(fā)的各類文件。歸檔程序繁雜，一般收到文件后，需要經(jīng)過登記記錄、閱覽、文件內(nèi)容實(shí)施及文件處理等程序，繁雜的程序造成歸檔時易出現(xiàn)較多無關(guān)材料，需要耗費(fèi)大量時間和人力將其剔除。三是制度缺失，管理不規(guī)范。由于地方高校科研管理部門缺乏完善的檔案管理制度，加之人力不足，檔案管理很隨意、規(guī)范性很差。

二、對策建議

1.科研項目檔案管理對策。建議從制度和實(shí)踐層面的三個角度進(jìn)行管理：一是健全完善的部門檔案管理制度。完善檔案歸檔前材料審核、歸檔監(jiān)管及歸檔檔案查閱制度。二是增強(qiáng)檔案管理規(guī)范性。在檔案管理中要配備專職科研項目檔案管理員，投入足夠的時間，保證項目檔案材料的完整性、準(zhǔn)確性、科學(xué)性。三是加強(qiáng)檔案督查機(jī)制。科研項目涉及點(diǎn)多、面廣、工作量大，檔案中出現(xiàn)差錯的概率比較高，除提高檔案管理人員自身素質(zhì)，也要加強(qiáng)部門監(jiān)督檢查力度，部門主管領(lǐng)導(dǎo)要定期對進(jìn)行抽檢，發(fā)現(xiàn)問題，及時整改。

2.科技統(tǒng)計檔案管理對策。科技統(tǒng)計檔案管理相對較固定、單一。良好管理的關(guān)鍵在平時[1]，尤其是科技統(tǒng)計結(jié)束后要及時歸整檔案。建議從以下三方面進(jìn)行管理：一是配備專職統(tǒng)計人員負(fù)責(zé)科技統(tǒng)計工作和檔案管理。科技統(tǒng)計數(shù)據(jù)涉及的主體和部門較多，需要專職人員負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)，才能確保科技統(tǒng)計工作完成和科技和管理工作持續(xù)性；二是科技統(tǒng)計數(shù)據(jù)及支撐材料歸檔要及時。由于科技統(tǒng)計數(shù)據(jù)時間要求短、支撐材料較多，需注意收集所有材料并及時歸檔。三是要加強(qiáng)檔案材料審查力度。檔案材料歸檔前要及時檢查數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和歸檔后要及時檢查檔案材料的完整性。

3.學(xué)科專業(yè)建設(shè)檔案管理對策。由于新升本地方高校發(fā)展時間較短，學(xué)科建設(shè)剛剛起步，相應(yīng)材料較少，歸檔起來較容易，但由于管理經(jīng)驗(yàn)不足，建議從以下三方面進(jìn)行管理：一注重管理規(guī)范性[2]。重點(diǎn)應(yīng)放在歸檔材料的分類正確性、合理性及日常管理過程規(guī)范性兩方面，保障檔案前期材料和后期檔案材料相連接；二是注重檔案材料和管理的完整性。由于學(xué)科建設(shè)時間長，在建設(shè)過程中的不同時間段，會產(chǎn)生一些新材料和文件，要及時收集歸檔，保障材料和管理的協(xié)同；三是注重材料的連貫性。專業(yè)建設(shè)、學(xué)術(shù)帶頭人、學(xué)術(shù)骨干等材料時間闊度大，要按項目類別分，每個項目要做到前期、中期及后期材料連貫一致。

4.部門日常檔案管理對策。部門日常檔案管理工作難度較大，建議從以下三方面進(jìn)行管理：一是提高檔案管理能力。部門日常檔案管理較為繁雜，不斷通過業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、進(jìn)修等途徑提高檔案管理人員的材料分類、歸檔、調(diào)閱及日常維護(hù)管理能力；二是增強(qiáng)激勵機(jī)制。部門日常檔案歸檔前需要耗費(fèi)管理員較多的時間和精力，建議增強(qiáng)各種激勵機(jī)制來調(diào)動檔案管理人員的工作動力和積極性；三是健全日常檔案管理機(jī)制。完善材料和文件登記制度、歸檔制度、查閱制度及檢查制度，減少檔案管理的隨意性，提高檔案管理的規(guī)范性。

[1]溫艷秋.高校檔案管理質(zhì)量保障體系建設(shè)探究[J].蘭臺世界，2013年4月中旬.

[2]宋平.遼寧省高校檔案網(wǎng)站建設(shè)調(diào)查[J].蘭臺世界，2013年1月中旬.