淺析高校總務(wù)管理工作的改進措施

莫永新/江蘇城市學院武進學院

淺析高校總務(wù)管理工作的改進措施

莫永新/江蘇城市學院武進學院

總務(wù)部門是現(xiàn)代高校中的一個重要部門，隨著形勢的變化，現(xiàn)代高校的事物越來越復(fù)雜，給總務(wù)部門帶來的工作壓力也日益增加，這就需要總務(wù)部門加大改革力度，正視本部門工作中所存在的不足之處，積極實施改進策略，促使總務(wù)部門的服務(wù)工作得以持續(xù)改進。

高校；總務(wù)管理；改進

現(xiàn)代高校的正常運轉(zhuǎn)離不開總務(wù)管理部門，高等院校的核心工作是教學和科研，同時還需要其他部門為這兩項核心工作的開展創(chuàng)造安全、舒適、和諧的環(huán)境，這種輔助性工作就需要總務(wù)部門進行協(xié)調(diào)管理和統(tǒng)籌安排。總務(wù)部門的服務(wù)工作涉及到后勤、基建、食品安全、保衛(wèi)、宿舍管理等方方面面，事情眾多，而且繁瑣，任何一個環(huán)節(jié)都不能出現(xiàn)問題。總務(wù)部門是現(xiàn)代高校中的一個重要部門，然而隨著形勢的變化，現(xiàn)代高校的各項事物越來越復(fù)雜，給總務(wù)部門帶來的工作壓力也日益增加，這就需要總務(wù)部門加大改革力度，正視本部門工作中所存在的不足之處，積極實施改進策略，促使總務(wù)部門的服務(wù)工作得以持續(xù)改進。

一、高校總務(wù)管理工作需要改進的環(huán)節(jié)

現(xiàn)代高校就是一個小社會，校園里種種事情，都需要總務(wù)部門來開展。伴隨著校園規(guī)模的擴大和入學人數(shù)的增多，一些高校總務(wù)部門的管理工作就出現(xiàn)了需要進一步改進的環(huán)節(jié)。

1.總務(wù)管理中條款分割情況嚴重。高校內(nèi)總務(wù)管理涉及到方方面面的工作，需要總務(wù)部門做出總體規(guī)劃，然而，部分學校里，后勤、保衛(wèi)、醫(yī)療等單位相互獨立，有些單位不接受總務(wù)部門的安排和協(xié)調(diào)，這種條塊分割的現(xiàn)狀就容易造成管理疏漏，出現(xiàn)問題時容易發(fā)生相互推卸責任的情況，影響了正常的教學秩序的形成，也不利于健康的校園環(huán)境的塑造。

2.總務(wù)部門中存在一定的腐敗行為。隨著高校擴招的深入進行，一些校園的基建工作呈現(xiàn)紅火態(tài)勢，眾多院校都開展了轟轟烈烈的新校區(qū)建設(shè)工作。這種基建工作歸總務(wù)部門的管轄，再加上其他的后勤事務(wù)涉及到大量的資金往來，這就使得總務(wù)部門的一些人員鋌而走險，走上貪污的犯罪道路。前幾年，我國北方一所著名院校的總務(wù)管理人員貪污了一億多后勤資金，這個案例就給我國高校的總務(wù)管理工作敲響了警鐘。

3.后勤社會化改革的要求。高校后勤社會化是高校總務(wù)部門改革的發(fā)展方向，這種改革目標就要求相關(guān)院校的總務(wù)部門按照社會化的要求來開展管理工作。高校后勤社會化有兩層含義，一是把部門工作完全讓付給社會機構(gòu)，二是按照社會機構(gòu)的運作方式來開展總務(wù)工作，借鑒社會機構(gòu)的成熟經(jīng)驗，切實提升服務(wù)工作質(zhì)量。這也是后勤改革新形勢下的要求。

二、高校發(fā)展中總務(wù)工作面臨的新情況

高校總務(wù)管理工作隨著社會形勢的變化和擴招的持續(xù)進行，出現(xiàn)了一些的新情況，教師人數(shù)、學生人數(shù)的不斷增加、校園面積的擴大、安全保衛(wèi)、食品衛(wèi)生、醫(yī)療保健等眾多的事情都分攤給了總務(wù)部門，這就加大了總務(wù)部門的工作壓力。

1.總務(wù)管理工作需要全員參與。現(xiàn)代高校社會職能的擴大，承擔了更多的社會壓力，這些任務(wù)僅僅靠總務(wù)部門的工作人員來完成，肯定是心有余而力不足。現(xiàn)代高校的總務(wù)管理應(yīng)確立全員參與的觀念，集中全體師生員工的智慧，總務(wù)管理人人有責，不僅僅發(fā)揮本部門員工的工作積極性，還應(yīng)發(fā)揮全體員工的積極性，人人關(guān)心總務(wù)服務(wù)產(chǎn)品質(zhì)量，人人做好本職工作，全體參與質(zhì)量管理活動，經(jīng)過全體人員的努力，最終提升總務(wù)工作的管理水平。

2.做好組織機構(gòu)內(nèi)的分工與協(xié)作。良好的組織機構(gòu)能產(chǎn)生出管理合力，組織機構(gòu)內(nèi)分工明確、又能實現(xiàn)有效合作，可以有效提高運行效率，提升總務(wù)工作的服務(wù)水平。總務(wù)管理的組織機構(gòu)內(nèi)，上層機關(guān)側(cè)重制定部門的質(zhì)量方針、質(zhì)量目標、質(zhì)量政策和質(zhì)量計劃，并協(xié)調(diào)各部門、各環(huán)節(jié)、各類人員的質(zhì)量管理活動，保證實現(xiàn)部門的服務(wù)目標；中層管理側(cè)重貫徹落實上層管理的質(zhì)量決策，并對基層工作進行具體的管理；基層管理則要求每個員工嚴格地按標準進行服務(wù)，相互間進行分工合作，并結(jié)合本職工作開展合理化建議和質(zhì)量管理小組活動，不斷改進工作。

3.持續(xù)提升服務(wù)質(zhì)量。總務(wù)工作本質(zhì)上就是一種服務(wù)工作，為師生員工、教學科研活動提供必要的服務(wù)，服務(wù)質(zhì)量沒有最好，只有更好，需要持續(xù)改進，發(fā)現(xiàn)問題及時解決，最終無限接近于全體員工的服務(wù)需求。這種服務(wù)工作的改進就需要每一位總務(wù)員工都有持續(xù)改進的心態(tài)，發(fā)自內(nèi)心地認識到持續(xù)改進對自己及整個總務(wù)部；各小組應(yīng)制訂一套完整的計劃推動不同的小組或部門團結(jié)合作以達到持續(xù)的質(zhì)量改進。只要每一員工都要有強烈的主動性去持續(xù)改進，每一小組或部門的持續(xù)改進活動都蓬勃、有效進行，整個總務(wù)部門乃至整個持續(xù)的質(zhì)量改進就有了保證。

三、現(xiàn)階段高校總務(wù)管理工作的具體改進措施

現(xiàn)階段高校的總務(wù)管理工作應(yīng)借鑒一些社會機構(gòu)成熟的工作經(jīng)驗，按照現(xiàn)代管理制度、管理理念來開展工作，按照總體規(guī)劃、合理統(tǒng)籌、積極協(xié)調(diào)、互相合作的原則，以總務(wù)部門為核心，集中全體員工的力量，開展一些有效的工作，使得總務(wù)管理工作在現(xiàn)代校園環(huán)境中得以持續(xù)改進。

1.制定長遠的工作目標。現(xiàn)階段高校總務(wù)管理工作，不能存在短視行為，不能有干一年就算一年的工作思想，應(yīng)該有長遠工作目標和整體工作規(guī)劃。總務(wù)部門可以根據(jù)所在院校的整體發(fā)展規(guī)劃制定五年、十年、甚至更長的工作目標，有秩序、分步驟的開展工作，用總體規(guī)劃和長遠目標吸引全體員工，協(xié)調(diào)、分配好各分支機構(gòu)的工作，提升工作積極性。

2.建立規(guī)范的組織機構(gòu)。現(xiàn)階段我國一些高校內(nèi)的總務(wù)部門應(yīng)進行機構(gòu)改革，按照現(xiàn)代管理制度的要求進行部門重組，建立規(guī)范化的組織機構(gòu)，提高運行效率，切實提升服務(wù)質(zhì)量。總務(wù)部門應(yīng)結(jié)合所在院校的實際情況，組建一個指揮靈、職責清、信息通、效率高的管理組織機構(gòu)，打破條塊分割的狀況，具體而言，總務(wù)部門應(yīng)組建有決策中心、負責機關(guān)、執(zhí)行小組、監(jiān)督機構(gòu)所形成的組織機構(gòu)，實現(xiàn)各組織之間、工作人員之間有效配合，減少推諉、扯皮現(xiàn)象的發(fā)生，營造讓師生滿意的校園環(huán)境。

3.鼓勵全員參與。總務(wù)管理不僅僅本部門的工作，更應(yīng)是全體師生的工作，只有全員參與，才能調(diào)動全體人員的主動性、積極性和創(chuàng)造性，為實現(xiàn)總務(wù)服務(wù)質(zhì)量目標同心協(xié)力、相互配合，減輕勞動強度，克服工作難關(guān)。全員參與的形式有兩種：一是發(fā)動師生員工的力量，從事一些校園衛(wèi)生和校園安保工作，營造美麗校園、安全校園；二是挑選部門師生組成監(jiān)督機構(gòu)，在校園內(nèi)進行巡查，監(jiān)督總務(wù)部門的工作，發(fā)現(xiàn)問題及時反饋，以便隨時解決。

總之，現(xiàn)階段我國高校的總務(wù)管理工作存在著一些需要改進的環(huán)節(jié)，只要總務(wù)部門認真發(fā)現(xiàn)問題，積極學習先進的工作經(jīng)驗，利用現(xiàn)代管理理念來開展日常工作，總務(wù)工作肯定能得以持續(xù)改進。

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