淺析高校總務管理工作的改進措施

莫永新/江蘇城市學院武進學院

淺析高校總務管理工作的改進措施

莫永新/江蘇城市學院武進學院

總務部門是現代高校中的一個重要部門，隨著形勢的變化，現代高校的事物越來越復雜，給總務部門帶來的工作壓力也日益增加，這就需要總務部門加大改革力度，正視本部門工作中所存在的不足之處，積極實施改進策略，促使總務部門的服務工作得以持續改進。

高校；總務管理；改進

現代高校的正常運轉離不開總務管理部門，高等院校的核心工作是教學和科研，同時還需要其他部門為這兩項核心工作的開展創造安全、舒適、和諧的環境，這種輔助性工作就需要總務部門進行協調管理和統籌安排。總務部門的服務工作涉及到后勤、基建、食品安全、保衛、宿舍管理等方方面面，事情眾多，而且繁瑣，任何一個環節都不能出現問題。總務部門是現代高校中的一個重要部門，然而隨著形勢的變化，現代高校的各項事物越來越復雜，給總務部門帶來的工作壓力也日益增加，這就需要總務部門加大改革力度，正視本部門工作中所存在的不足之處，積極實施改進策略，促使總務部門的服務工作得以持續改進。

一、高校總務管理工作需要改進的環節

現代高校就是一個小社會，校園里種種事情，都需要總務部門來開展。伴隨著校園規模的擴大和入學人數的增多，一些高校總務部門的管理工作就出現了需要進一步改進的環節。

1.總務管理中條款分割情況嚴重。高校內總務管理涉及到方方面面的工作，需要總務部門做出總體規劃，然而，部分學校里，后勤、保衛、醫療等單位相互獨立，有些單位不接受總務部門的安排和協調，這種條塊分割的現狀就容易造成管理疏漏，出現問題時容易發生相互推卸責任的情況，影響了正常的教學秩序的形成，也不利于健康的校園環境的塑造。

2.總務部門中存在一定的腐敗行為。隨著高校擴招的深入進行，一些校園的基建工作呈現紅火態勢，眾多院校都開展了轟轟烈烈的新校區建設工作。這種基建工作歸總務部門的管轄，再加上其他的后勤事務涉及到大量的資金往來，這就使得總務部門的一些人員鋌而走險，走上貪污的犯罪道路。前幾年，我國北方一所著名院校的總務管理人員貪污了一億多后勤資金，這個案例就給我國高校的總務管理工作敲響了警鐘。

3.后勤社會化改革的要求。高校后勤社會化是高校總務部門改革的發展方向，這種改革目標就要求相關院校的總務部門按照社會化的要求來開展管理工作。高校后勤社會化有兩層含義，一是把部門工作完全讓付給社會機構，二是按照社會機構的運作方式來開展總務工作，借鑒社會機構的成熟經驗，切實提升服務工作質量。這也是后勤改革新形勢下的要求。

二、高校發展中總務工作面臨的新情況

高校總務管理工作隨著社會形勢的變化和擴招的持續進行，出現了一些的新情況，教師人數、學生人數的不斷增加、校園面積的擴大、安全保衛、食品衛生、醫療保健等眾多的事情都分攤給了總務部門，這就加大了總務部門的工作壓力。

1.總務管理工作需要全員參與。現代高校社會職能的擴大，承擔了更多的社會壓力，這些任務僅僅靠總務部門的工作人員來完成，肯定是心有余而力不足。現代高校的總務管理應確立全員參與的觀念，集中全體師生員工的智慧，總務管理人人有責，不僅僅發揮本部門員工的工作積極性，還應發揮全體員工的積極性，人人關心總務服務產品質量，人人做好本職工作，全體參與質量管理活動，經過全體人員的努力，最終提升總務工作的管理水平。

2.做好組織機構內的分工與協作。良好的組織機構能產生出管理合力，組織機構內分工明確、又能實現有效合作，可以有效提高運行效率，提升總務工作的服務水平。總務管理的組織機構內，上層機關側重制定部門的質量方針、質量目標、質量政策和質量計劃，并協調各部門、各環節、各類人員的質量管理活動，保證實現部門的服務目標；中層管理側重貫徹落實上層管理的質量決策，并對基層工作進行具體的管理；基層管理則要求每個員工嚴格地按標準進行服務，相互間進行分工合作，并結合本職工作開展合理化建議和質量管理小組活動，不斷改進工作。

3.持續提升服務質量。總務工作本質上就是一種服務工作，為師生員工、教學科研活動提供必要的服務，服務質量沒有最好，只有更好，需要持續改進，發現問題及時解決，最終無限接近于全體員工的服務需求。這種服務工作的改進就需要每一位總務員工都有持續改進的心態，發自內心地認識到持續改進對自己及整個總務部；各小組應制訂一套完整的計劃推動不同的小組或部門團結合作以達到持續的質量改進。只要每一員工都要有強烈的主動性去持續改進，每一小組或部門的持續改進活動都蓬勃、有效進行，整個總務部門乃至整個持續的質量改進就有了保證。

三、現階段高校總務管理工作的具體改進措施

現階段高校的總務管理工作應借鑒一些社會機構成熟的工作經驗，按照現代管理制度、管理理念來開展工作，按照總體規劃、合理統籌、積極協調、互相合作的原則，以總務部門為核心，集中全體員工的力量，開展一些有效的工作，使得總務管理工作在現代校園環境中得以持續改進。

1.制定長遠的工作目標。現階段高校總務管理工作，不能存在短視行為，不能有干一年就算一年的工作思想，應該有長遠工作目標和整體工作規劃。總務部門可以根據所在院校的整體發展規劃制定五年、十年、甚至更長的工作目標，有秩序、分步驟的開展工作，用總體規劃和長遠目標吸引全體員工，協調、分配好各分支機構的工作，提升工作積極性。

2.建立規范的組織機構。現階段我國一些高校內的總務部門應進行機構改革，按照現代管理制度的要求進行部門重組，建立規范化的組織機構，提高運行效率，切實提升服務質量。總務部門應結合所在院校的實際情況，組建一個指揮靈、職責清、信息通、效率高的管理組織機構，打破條塊分割的狀況，具體而言，總務部門應組建有決策中心、負責機關、執行小組、監督機構所形成的組織機構，實現各組織之間、工作人員之間有效配合，減少推諉、扯皮現象的發生，營造讓師生滿意的校園環境。

3.鼓勵全員參與。總務管理不僅僅本部門的工作，更應是全體師生的工作，只有全員參與，才能調動全體人員的主動性、積極性和創造性，為實現總務服務質量目標同心協力、相互配合，減輕勞動強度，克服工作難關。全員參與的形式有兩種：一是發動師生員工的力量，從事一些校園衛生和校園安保工作，營造美麗校園、安全校園；二是挑選部門師生組成監督機構，在校園內進行巡查，監督總務部門的工作，發現問題及時反饋，以便隨時解決。

總之，現階段我國高校的總務管理工作存在著一些需要改進的環節，只要總務部門認真發現問題，積極學習先進的工作經驗，利用現代管理理念來開展日常工作，總務工作肯定能得以持續改進。

[1]許慶瑞.全員創新的理論來源探索[J].科學研究，2006（3）.

[2]金立真.企業組織的演化及其管理變革[J].東南大學學報（哲學社會科學版），2005（S1）.