芻議如何適應新時期檔案特點做好檔案工作

龐 軍

（寧夏醫科大學 檔案館，寧夏 銀川750004）

0 引言

新時期檔案工作面臨著深刻變化和新的挑戰，做好新時期檔案工作，要站在新的歷史起點上，正確和認識檔案工作面臨的新形勢、新任務和新特點，加強檔案業務基礎工作，不斷提高檔案工作的服務能力和應對復雜局面的能力。筆者就在新時期如何做好檔案工作談一下自己的認識

1 新時期檔案工作的新特點

1.1 多樣化

社會格局的變化，新生事物的不斷涌現，教育、科技、文化事業的迅速發展， 社會的多元化發展，必然導致檔案的來源、檔案的內容、檔案的形式、檔案的結構、檔案的歸屬、檔案的保存、檔案的利用等呈多元化和多樣化。

1.2 信息化

在現代社會，隨著電子政務等技術的不斷發展和普遍應用，有很多是檔案資料可通過網絡上公布出來。

1.3 社會化

過去檔案工作是內部的，并以公務檔案為主。對檔案資源的公開、銷毀采取消極等待、 謹慎觀望的態度。 如今檔案管理工作的重點已經轉變為如何充分利用檔案信息資源，最大化地為社會服務，最優化地為檔案利用者服務。

2 新時間檔案工作應做好以下六個方面的工作

2.1 新時期的檔案工作必須以“嚴”為保證

“嚴”即指檔案行政管理部門要嚴肅認真地對待檔案工作,檔案工作應主要做到“三嚴”。 一是紀律嚴明。 檔案工作是一項平凡瑣碎的工作,同時又是一項紀律性、專業性較強的工作。檔案工作者要嚴于律已,帶頭執行《檔案法》和有關檔案工作規章制度,嚴格遵守檔案工作紀律,堅持原則,端正“檔”風,秉公執法,真正做到“檔”風正、思想純、紀律明。二是作風嚴實。 檔案行政管理部門和廣大檔案工作者,應牢固樹立“無為便是錯,無功便是過”的思想,以“檔”為榮,奮力拼搏,默默無聞地獻身檔案事業。 三是工作嚴謹。 檔案工作光有嚴明的紀律和嚴實的作風是不夠的,還必須有工作上的嚴謹作支撐。 工作上的嚴謹是作好檔案工作的根本之所在。

2.2 新時期的檔案工作必須以“收”為基礎

“收”即指全方位地收集國家機構、社會組織以及個人從事政治、軍事、經濟、科學、技術、文化、宗教等活動,在一定時期內形成的各種門類、各種載體,能反映本單位歷史全貌的具有一定價值的歷史記錄。檔案工作要努力實現“三個轉變”一是從單純收藏向藏、用并重轉變。要突出重點抓檔案，根據形勢的發展變化，及時調整檔案資源收集、服務的重點和領域，同時要不斷更新檔案管理技術，提高檔案保護、管理和開發效率。 二是從傳統的關門收藏向開門征集轉變。 今后要著眼社會需求，拓展收集視野，完善優化館藏檔案資源結構。當前要特別注重改革建設實踐中新型聲像資料檔案、社會重大活動、重要事跡等鮮活內容的收集，，進一步改善檔案收藏結構，豐富館藏資源。 三是從分散零星查詢向集中平臺建設轉變。 加快建設檔案目錄數據庫、重要檔案全文數據庫和多媒體數據庫， 不斷完善現行文件查閱中心數據庫系統，實現現行文件網上查閱，實現百姓足不出戶，在家中的電腦上就能輕松滿足需要，進一步密切檔案與人民群眾的聯系。

2.3 新時期的檔案工作必須以“用”為目的。

“用”即指最大限度地開發利用檔案信息資源,變靜態檔案為動態檔案,變死資料為活資料。我國檔案工作的方針是“以利用為綱,為社會主義建設服務”。 筆者認為當前最重要的方面就是要加大三個力度,一是加大宣傳力度。 充分利用檔案史料、典型利用實例和出版書籍等多種形式進行宣傳,進一步提高全社會的檔案利用意識。 二是加大編研力度。切實選準題目,編研出更多的拳頭產品,提高檔案的利用率。三是加大館藏力度。 館藏越豐富,編研的內容就越廣,為社會提供的利用機會就越多。

3 檔案工作必須“建” 為努力目標

基礎建設是檔案安全保管和有效利用的最基本的物質條件，也是新時期檔案進行“兩個基地、一個中心”建設的根本保障，檔案工作要上新水平，就必須加強基礎設施建設。 當前要就是一要加大檔案硬件基礎設施建設。 要從檔案信息開發的實際出發，抓緊配置計算機等工作設備，改善檔案基礎設施。二要加大檔案資源建設。要高度重視檔案資源建設，嚴格文件材料歸檔制度，健全檢查監督機制，確保檔案資料收集齊全、保管完好，任何人不得把職務范圍內形成的檔案資料據為己有。 三要加大檔案信息化建設。 檔案信息是信息化建設的有機組成部分，一定要重視和加強檔案信息化建設，將電子文件歸檔管理和檔案信息化資源數據庫等檔案信息化建設的重要內容納入各級信息化建設規劃中，進一步推進檔案信息化建設進程。

4 檔案工作必須“培” 為根本

強化檔案工作隊伍的建設,是實現檔案管理工作創新能力的基礎和靈魂。 只有強化檔案管理隊伍建設,才能使檔案工作在新形勢下獲得長足發展。 要高度重視對檔案工作人才的培養選拔,為他們施展才華,成就事業創造良好的氛圍。 對待檔案工作人員,一要在工作上加強指導,研究檔案工作的新方法、新思路。二要在業務上加強教育,要提高檔案部門負責人的素質,發揮他們的帶頭作用,要提高檔案管理工作業務骨干的素質,要培養跨世紀的高級檔案管理人才和學術帶頭人,以承前啟后,保證檔案事業的可持續發展。

新世紀、新機遇使幾十年艱苦奮斗的中國檔案工作者有了大顯身手的機會,同時也喚起了檔案工作者的憂患意識、創新意識。 檔案工作者要未雨綢繆,迎接挑戰,以創新精神開創檔案工作新局面。

［1］張蓉.淺析電子文件與電子檔案管理[J].中國科技博覽，2010（7）.

［2］李爽.信息時代電子檔案管理應采取的對策[J].蘭臺內外,2010（5）.