淺談信息化建設在檔案工作中的作用

李一群

（白山市統計局，吉林 白山134300）

0 引言

檔案工作是管理檔案和提供檔案信息為社會實踐服務的一項業務系統,它深深植根于人類社會的生產、生活之中,與人類社會發展同步,并隨著社會文明程度的提高越來越深入到社會生產、生活的各個領域,在經濟發展、科技進步、精神文明建設中發揮著越來越重要的作用。在網絡技術、信息技術、計算機軟硬件和現代管理學知識飛速發展和普及應用的當今社會,我國已步入信息化穩定發展期,隨著信息社會和檔案事業的發展,檔案信息化建設已經成為現代檔案管理的重要組成部分。檔案信息化是以計算機、網絡,信息技術為手段,以檔案資源為對象,以檔案工作為依托,以檔案管理學最新理論為指導,按照信息社會和國家檔案行政管理部門的要求,開展檔案的收集、整理、保管、開發和利用的現代化管理過程。

1 當代檔案信息化建設存在的問題

不少檔案人員存在“為保管而保管、重保管輕利用”和“等、靠、要”的思想以及“閉架借閱、你查我調”等傳統做法，另外,有部分長期從事檔案管理的檔案人員對手工管理模式很滿意、很熟練,認為自己干了十幾、二十幾年的檔案工作,業務“熟練”，于是就沾沾自喜、不求進取,抱有混日子的思想。雖然部分人員是憑借長期從事檔案工作和資格老獲得了專技高級職稱,可謂多年的媳婦熬成了婆,其實這些人自身素質較差,文化程度較低，根本無法開展檔案編研、開發利用工作,就更談不上懂計算機網絡技術、對現代化管理和信息化應用知識的了解幾乎為零,不想了解,也不想接觸,更沒能力掌握,依賴性較強、存在安于現狀、不講求社會效益和經濟效益等舊觀念,這些都成為制約檔案信息化建設的內在因素。缺少檔案信息化的軟件,滿足不了檔案管理的需要。即使添置了檔案信息管理軟件,逐步在將檔案目錄錄入到計算機中,能夠實現簡單的目錄查詢、統計等功能,但由于專業技術跟不上,根本不能運用自如。 在平時商家售后培訓、技術服務等一系列工作都不能及時到位,致使檔案信息化建設、發展受到制約。 一些有豐富紙質檔案管理經驗的人員在管理理論基礎、館藏原則、管理方法和技術上已熟門熟路，但對以電子計算機、應用軟件、信息存儲、電子檢索、發布、利用等技術“一竅不通”，而年輕、掌握計算機知識的檔案管理人員確僅僅懂得信息化建設所需的技術，對檔案管理的基本原則和管理流程卻知之甚少。 在檔案信息化建設過程中,基礎設施是條件,標準系統是手段,信息資源是核心,信息利用是目的,安全管理是保障,人力資源是關鍵。 人才是檔案信息化的建設者,更是檔案信息化建設的重要組成部分。 當前,檔案隊伍中大多數專業人員,還不具備檔案信息化管理素質。 因此首先,有的領導對檔案工作不夠重視,認為檔案工作很簡單,只是保管些材料,負責給利用檔案者提供材料即可,所以在經費投入方面,相對其他工作而言,投入的資金非常少,導致檔案部門不具備檔案保管和管理的最基本的條件,更談不上購置現代化檔案管理設施設備。 領導應重視檔案信息化人才隊伍建設,優化組合檔案工作者隊伍,應配備檔案信息化專門技術研發方面的信息專業人才,負責檔案信息化管理系統的設計、建設,給檔案信息化建設提供強有力的智力支持,其次,應立足現有人員的培養提高,培養從業人員的現代信息素質、現代信息意識、信息管理能力。

2 檔案信息化建設的新思路

加大投入，實現檔案現代化。要保證檔案工作現代化的實現，和緩政府要值得投入財力，配置與檔案信息化相適應的基礎設施，改善檔案工作軟硬件環境，增加庫房面積，購置檔案裝具，擴大室藏種類。 改革檔案信息服務方式。 信息時代，傳統的服務方式已經不能適應檔案事業發展需要。檔案部門迫切需要運用當今高新技術和知識開發檔案信息資源，創新檔案信息服務方式，為經濟和社會發展服務。一是計算機管理服務。 這種服務在一些檔案部門已基本實現了，如檔案館管理系統、小型檔案館室管理系統等都已應用和推廣。 目前市場上各種檔案計算機管理系統很多， 國家檔案部門應制定統一的標準和規范，避免重復開發，并規范市場管理；二是縮微技術服務。目前不少地方檔案館通過縮微設備，對一些珍貴的檔案保護，取得了一定的成效；一些大型國有企業在科技檔案圖紙的管理過程中縮微技術運用頗多，節約人力和館庫空間；三是光盤存貯服務。由于光盤具有存貯容量大、處理速度快的特點，可廣泛用國防于檔案信息全文檢索、編目和參考查詢服務；四是現代通訊網絡服務。 充分利用現代通訊技術，如通訊衛星、郵電信息網絡寺，將檔案信息發布出去，使利用者在不同地域、不同時空利用檔案；五是公共信息網絡服務。 檔案信息部門充分利用地區公用信息網、國家公用信息網和國際公用信息網進行服務；六是視聽傳播服務。 運用電視網、電影、廣播、錄音、錄像等制作檔案信息，并向公眾發布。培養人才，提高檔案隊伍素質。信息化時代，一切競爭，最終都反映在人才的競爭上。知識經濟時代的檔案工作需要大量“專”與“博”相結合的“通才”。這種專是跨學科的“多專”，而不是過去的“專一”；這種博是隨現代化科技發展的“動態廣博”，而不是過去傳統不變的“知識廣博”。這樣的人才有著更強的適應性和更好的穩定性，才能適應解決復雜性、綜合性和跨學科的檔案工作問題的需要。因此，檔案部門必須加大人才培養力度，為提高檔案人員工作素質創造良好環境。 一是檔案部門在進行培訓前，應做好需求調研，按需設計內容，將培訓課程內容與工作相結合，也就是說，培訓應該是因需產生的。二是制定科學系統的培訓計劃，注重提高教學者層次，注重教學、自學、研討和實踐的有機結合。三是增加檔案工作者之間、相關專業工作者之間的交流，為他們提供學習進修的機會，使其拓寬知識面，借鑒優秀經驗，掌握和運用現代技術的方法，更新知識儲備。

總之，檔案信息化建設是檔案工作的重要內容，是一個全面、長時間而且特別詳細的工作， 而且它要求檔案管理人員主要的參加到其中。它們的管理意識、管理形態、管理設施和檔案管理人士的水平等等都對檔案管理的信息化有著十分主要的作用。在互聯網發展的如此之快的這個時代，檔案管理進入電子信息管理是這個時期所賦予我們的使用，它的推動也一定是所有檔案管理工作的必然發展動向，由于檔案服務的對象是廣大人民群眾，從這一點來說，檔案管理人員要逐步完善檔案在收集和整理過程中的科學化、系統化，方便檔案的利用和查找，增加檔案的使用價值，發揮檔案應有的作用。

［1］薛四新，彭榮，陳永生，主編.檔案信息化應用系統建設[M].機械工業出版社,2006，1.