高職院校系部教務秘書的工作探討

唐奕，鄧躍飛

（九江職業技術學院，江西九江 332007）

高職院校系部教務秘書的工作探討

唐奕，鄧躍飛

（九江職業技術學院，江西九江 332007）

高職院校系部教務秘書是基層教務管理系統中的一個重要角色，在日常教學管理中起著重要的作用。這篇文章淺析了高職院校系部教務秘書的角色定位、工作特點以及應具備的素質和工作能力，并就如何更好地做好教務秘書的本職工作進行了探討。

高職院校；教務秘書；職能；素質

教學工作是學校的中心工作，而系部教務秘書作為學校基層教學管理的參與者，是學校教學管理隊伍中的組成部分，對保證教學秩序的正常運行和提高教學質量起著重要的作用。本文就如何做好高職院校系部教務秘書工作進行探討。

一、教務秘書在教學管理中的位置

高職院校教學秘書工作是反映學校教師精神面貌和工作狀態的重要窗口，是聯系教師和學生的橋梁，也是高職院校落實管理育人、服務育人功能的重要崗位。

首先，教務秘書是組織者和管理者。在教務處和各個系部所有教學工作的連接當中，教務秘書是教務處對各系部日常教學工作進行組織、管理的聯絡人，是任務的主要傳達者和具體執行者。系部主任是各項工作的負責人，工作一般是決策性、統籌性、全局性的，而面向廣大師生的、具體的日常實際工作卻需要教務秘書直接管理和完成。教務秘書的基本職責就是從事日常的教學管理，協助領導完成相關的工作，維持正常的教學秩序。工作范圍涉及面廣，從課程教學大綱、計劃的制定執行，教師授課計劃表的驗收上交，排調（代）課，核算教師工作量，統計教師教研成果，教學檔案的歸類，各類教學通知的下達，以及每學期協助教務處進行期中教學質量檢查等等，教務秘書都得直接參與。在教務系統的各項工作中，學生對任課老師課堂教學效果的收集和反饋、各類成績匯總、考務管理、考證管理、實習材料收交歸檔、畢業生資格審查等等，這都決定了教務秘書必須面對各種事務，而且一旦發現問題必須及時處理。

其次，教務秘書是服務者。可以說，服務性是教務秘書最根本的工作屬性。一是要服務于領導，給領導當好參謀和助手，協助組織、管理好具體教學事務，為系部領導的決策提供必要的數據依據和建議。同時，作為一線的教學管理人員，教務秘書掌握著包括教師的教學、科研、學生考試成績等在內的第一手資料，對師生的意見、要求以及現狀最為了解，這就需要將相關的信息進行匯總并及時反饋給系部主任，使領導能夠全面了解情況，作出正確判斷和決策。二是要服務于教師，為教師提供工作上的便利和幫助，例如教材的選用與征訂、調（代）課調整、考試的安排與實施等，同時將教師的工作建議和遇到的困難及時匯總、反饋給領導，以尋求解決辦法。三是要服務于學生，為學生提供及時的教學動態和學習信息。如每學期的課程安排、學生成績匯總、學籍管理、各類考證等等，主動為師生著想，給予學生幫助和引導。

最后，教務秘書還是協調者。教務秘書是連接院系之間、教師之間、師生之間教學活動的紐帶，具有上傳下達、協調左右、溝通信息和改善關系的作用。教務秘書要準確領會領導的工作要求，及時傳達給師生，同時也要及時向院、系領導和教學部門反饋教學計劃的實施情況和師生們的建議，使領導和教務部門對教學實施過程中出現的情況和問題能夠作出相應的調整。此外，在教學過程中經常會出現一些問題，比如實踐教學場地的落實、教材版本的選用等，有可能會影響正常的教學秩序，這都需要教務秘書及時協調處理，以確保教學計劃的順利實施。由于工作的需要，教務秘書還要經常與學校教務處、人事處等職能部門聯系、協調，如課程調整、教室調整、教師工作量審核、了解其他部門對本系部教學工作的意見反饋等。

二、教務秘書應具備的基本素質和工作能力

要做好本職工作，教務秘書必須全面提升自己的基本素質和業務能力。

1.認真的態度。教務秘書的工作繁雜瑣碎，比如教師教案、授課計劃表等材料的歸檔，教師工作量核算，考務工作，學生成績管理等。如果粗心大意，不認真，造成哪怕是一點小小的錯誤，都會給教師和學生帶來麻煩，影響正常的教學秩序。做教務工作只有認真，本著一絲不茍的態度，才能夠勝任這個工作。

2.良好的心態。教務秘書每天的工作會接觸很多老師和學生，要不厭其煩地跟他們解釋例行工作，如果再遇到教師和學生不理解和誤解的事情，難免會產生暴躁的情緒。這時，就要保持冷靜，要耐心解釋，避免與教師和學生之間產生正面沖突，要會調整自己的心態，使自己永遠保持樂觀向上的精神，踏實做好每一件事。

3.熟練的業務。教務秘書要熟悉本部門的詳細情況，清楚院系人才培養方案的內容和特點、課程體系設置的原則和主要課程的內容。另外，現在高職院校大多實行信息化教務管理，這就要求教務秘書必須具備較強的計算機和網絡技術運用能力。

4.良好的協調能力。在日常的教學管理中，教務秘書要具備辦公室人員特有的協調溝通能力，注意工作的方式方法，調協工作中不同的矛盾沖突。

5.主動性和靈活性。優秀的教務秘書要充分發揮自己的主觀能動性，到什么時候該做什么事，要做到心中有數，辦事不拖拉。另外，優秀的教務秘書應該做事得法，比如遇到很多教務考務工作需要同時進行的時候，應該明白哪項工作應該先做，哪項工作可以后做，靈活交替做好各項工作。總之，辦事講究方法，靈活安排每項工作。

三、如何才能做好高職院校系部教務秘書工作

1.加強學習，努力提高自身素質。一要認真學習黨的路線方針政策，并自覺運用于實踐。二要認真學習業務，積累豐厚的業務知識和文化功底。教務人員要充分認識學習的重要性，使自己的理論水平和業務水平適應不斷變化發展的新形勢，以跟上時代的步伐。

2.在工作中要提高服務意識。服務意識是指服務人員在工作中所體現出的發自內心的為他人提供熱情、周到、主動服務的欲望和意識。教務人員的工作就是服務，為教學服務，為任課教師及學生服務。所以，教務人員要樹立以教師、學生為本的工作思想和理念，樹立全心全意為全校師生服務的意識，從原來的管理者的角色逐步轉變為服務者的角色，把自己的全部熱情和精力投入到服務活動中去，并認真、虛心的聽取各方面的意見和建議，主動幫助教師和學生解決實際工作和學習中遇到的困難，努力使自己成為廣大師生的服務員。

3.努力提升職業道德。師德是教師最重要的素質，是教師的靈魂。高尚的師德對學生的影響是潛移默化的，甚至有可能是終身受益的。教師職業道德建設作為教師隊伍建設的重要內容，是教師職業達到專業化水平的基本素質要求。一名教務人員，他的責任無處不在，如果沒有責任意識，就不會明白自己的職守，不會明確自己肩負的歷史使命，也就辦不好教育。為此，教學秘書更要增強使命感和責任感，深刻明確肩上的重任，絕不可放松對教學管理質量的要求，甘作無名英雄，兢兢業業地、腳踏實地地努力工作，不僅要熱愛自己的崗位，勤于職守，還要對自己的工作盡職盡責、遵守法紀，在實踐中提高分析問題和解決問題的能力。

4.踏實工作，以身作則。教學秘書的工作主要是服務性工作，很多是瑣碎、枯燥的，作為教務人員在工作中要有耐心、細心，要有高尚的奉獻和自我犧牲精神，在工作中要吃苦耐勞，無私奉獻，做教師的楷模。教學質量是高職院校生存和發展的基礎，是高校的生命線；保證和提高教育教學質量是學校永恒的主題。因此要不斷進取，使學校的各項教學工作在原有的基礎上不斷提高。同時，每項工作任務都要認真做好記錄，這樣可以盡可能的減少差錯。作為教務人員在工作中更要嚴格要求自己，保證工作的原則性、準確性和公正性，只有在工作中不斷創新，不斷改進，才能使教務工作做得既輕松又完美。

四、做好教務秘書還應在工作中注意的幾個問題

1.擺正自己的位置。高職院校教務秘書工作起到了上令下達、下情上傳的橋梁與紐帶作用，要清楚自己的角色定位，工作既要主動，又不能越權處理，為部門領導的決策提供客觀參考。

2.保守秘密。保守秘密是所有秘書職業必須遵守的一條重要原則和紀律，由于職務本身的特殊性，一些情況會知道得比較早，這就需要教務秘書必須要謹言慎行、保守秘密，這樣才不至于引發不必要的矛盾和誤會。

〔1〕李秀峰.關于高職院校系部教務秘書工作的思考［J］.科教文匯，2011，08（下旬刊）.

〔2〕賈津.高校教務秘書的崗位職責和應具備素質的探討［J］.企業導報，2010，（04）.

〔3〕晁陽，趙曉宇.淺析高職院校系（部）教務秘書的作用和素質能力［J］.中小企業管理與科技，2009，06（上旬刊）.

Exploration on the Work of HVC Teaching－affair Secretary

Tang Yi，Deng Yuefei
（Jiujiang Vocational and Technical College，Jiujiang，Jiangxi，332007）

The department teaching－affair secretary is a key role in HVC teaching－affair management system and they are vital to the teaching management work.This paper analyses the role and the work specialties of them，and the qualities and capabilities as well.Moreover，ways of improving their work are put forwarded.

HVC；teaching－affair secretary；responsibility；quality

G717

A

1009－9522（2014）01－0012－02

2013－12－24

唐奕（1975－），女，九江職業技術學院電氣工程學院教務科長，主要研究方向：教育教學管理。