淺談高校實施人事檔案網絡信息化管理的必要性

鐘麗洪

（惠州經濟職業技術學院，廣東惠州 516057）

淺談高校實施人事檔案網絡信息化管理的必要性

鐘麗洪

（惠州經濟職業技術學院，廣東惠州 516057）

人事檔案是人才信息的重要載體，是人才選拔的重要的工具之一。當前，部分高校人事檔案管理工作中存在管理手段落后、人員管理水平不高等方面的問題。要改變這種現狀，加強網絡信息化建設是提高高校人事檔案管理質量的必由之路。

高校；人事檔案；網絡信息化

人事檔案是記錄個人經歷、思想品德、工作表現、業務水平和成長過程的真實寫照，它既能反映出個人的經歷、學歷和專業技術資格，同時又能反映個人的社會關系和獎懲等情況。在個人求職和單位求才的過程中，只有人事檔案才能夠給我們提供真實、有效、原始的數據，可見，人事檔案對個人和單位都起著舉足輕重的作用。所以人事檔案管理工作的成效，直接關系到每一位教職工的切身利益，也直接影響到人才使用的效果。近年來，我通過對各行業中人事檔案管理發展情況的了解，結合自身在高校中從事檔案管理工作的實踐，深刻體會到要適應當今信息時代檔案事業的發展和高校人事制度改革的需要，必須促進網絡信息化建設管理。

一、當前高校人事檔案管理現狀

（一）高校管理者對人事檔案管理工作不夠重視

在實際工作中，往往會因為某些領導對人事檔案的不夠重視，致使人事檔案管理缺乏專業人員和必要的設備。領導者往往將人事檔案管理工作看成是簡單收存保管的事務性工作，在他們看來，人事檔案管理是附屬性工作，工作的成效就是只要做到不丟失、不泄密，能應付外調、查檔就可以了。在這種錯誤意識的影響下，相當一部分單位忽視了人事檔案管理工作。檔案管理工作沒計劃、沒安排，場所、經費、人員沒有保障，就更別談購置現代化技術設備和安排人事檔案管理人員參加培訓進修了。

（二）檔案管理人員水平不高

高校人事檔案管理人員的政治素質都比較高。雖然思想覺悟高、工作責任感強是做好人事檔案管理工作的必備條件，但具備較高的業務水平和專業能力更是重中之重。而大部分學校在人事檔案管理人員配備上從不配備專職專業人員，而是采取人員兼職的辦法來應付。人事檔案管理中出現的不少問題，都是由于兼職管檔人員工作變動頻繁、業務不熟而造成的。由于不懂得人事檔案管理，許多單位在調閱檔案時都是采用原始的手工操作方式，這樣做的后果會導致紙張殘舊、字跡褪色等現象，影響到檔案的完整與安全。

（三）人事檔案收集與利用兩項工作輕重失衡

要管好人事檔案，就要有一套完整的收集歸檔工作管理制度。然而，許多高校只是照搬國家關于干部人事檔案材料收集歸檔的相關規定，而沒有結合本單位的實際情況來制定相關的實施細則，從而導致檔案管理人員執行不嚴格，收集歸檔工作被動，僅注重檔案材料的收集工作，而忽視對其科學合理的利用，久而久之，管理人員就養成材料來了裝進口袋的被動接受習慣。最終，我們會發現要么材料不全面，要么有些材料在內容和形式上是雷同的。內容偏重于對個人的政治思想和歷史問題的記錄，而忽視了對人員業務檔案的建立，不能準確地、全面地反映每個人的真實情況，人事檔案管理形同虛設。

（四）個人對人事檔案不重視

有些人認為，在社會主義市場經濟條件下，個人政治表現和家庭歷史毫無價值，個人人事檔案可有可無，人事檔案政策與己無關。許多人在畢業的時候拿到了畢業證書后，對自己的人事檔案就不管不顧。有的被畢業學校打回了生原地，有的自己拿在手上自行保管，有的甚至丟失。有些人雖然認為人事檔案是自己的，但那是自己從來接觸不到的東西，反正有人事檔案管理工作人員收集整理，根本用不著自己操心，所以逐漸對個人人事檔案態度冷淡起來，就是有些需要歸檔案的材料證書也懶得上交，致使人事檔案材料缺少、內容不真實、個人存放等問題出現。

（五）人事檔案管理的網絡信息化程度不高

目前大多數高校人事檔案管理“保管型”的管檔方式仍占據主要地位，查閱檔案靠的是手工檢索，人工管理，工作量大，效率低。由于沒能很好地利用現代化的管理技術和手段，高校人事檔案工作和服務大多處于被動狀態。

二、改變人事檔案管理現狀的有效方法—實現網絡信息化管理

（一）高校人事檔案網絡信息化建設的必要性

1.為人事部門“選人用人”時提供服務

人事檔案網絡信息化的最大好處是能讓人事部門和領導方便快捷地了解各級人員的狀況，迅速掌握他們在“德、能、勤、績、廉”等方面的最新信息。

2.提高人事檔案管理人員的工作效率和服務質量

實現人事檔案數據庫網絡信息化后，可在局域網內部實現數據共享，從而使庫房查找變為網絡即時檢索查詢，大大提高了管理人員的工作效率和工作質量。實施了人事檔案數據共享后，在日后人員職務聘任、專業技術資格晉升提供材料時，就不會在查找、復印、整理等方面浪費過多的人力、財力和物力。省略了此項工作，也給檔案的原始材料起到了重要的保護作用。

3.有利于信息的完整、準確和及時更新

人事檔案實現網絡信息化后，管理人員也會大大降低勞動強度，提高工作效率。主要表現在：一是準確性。檔案管理能夠更好地保證檔案信息內容的準確；二是信息更新及時。管理人員能第一時間將收集的信息更新，這樣既方便領導調閱，又為人事部門提供了科學準確的信息。

4.檔案管理人員業務水平得到提高

人事檔案網絡信息化后，將檔案管理人員從繁瑣的手工勞動中解脫出來，管理人員就有充足的時間鉆研業務，從而提高管理水平；同時，減少了管理人員在庫房的逗留時間，有益于管理人員的身心健康，更能體現以人為本的人性化管理理念。

（二）實現高校人事檔案管理網絡信息化的有效途徑

1.提高人事檔案網絡信息化管理的認識

在當今經濟迅速發展的時代中，僅靠傳統的手工操作來實現人事檔案管理，已遠遠不能適應和滿足高校發展的需要。領導者應轉變觀念，重視信息化管理工作，在現代化管理設備投入、專業人員引進、管理人員的培訓等方面給予大力支持。

2.建設現代化人事檔案管理團隊

學校應定期或不定期地對管理人員進行培訓。培訓可采取兩條途徑進行：一是請進來。高校是知識豐富和人才集聚的地方，可將學校計算機專業人才請進來，借用他們的知識和技術開發人事檔案信息資源，提高檔案管理人員計算機實際操作能力和系統管理檔案能力。二是走出走。人事檔案管理人員可抽出時間，到兄弟院校參觀學習，或參加社會上一些權威機構舉辦的培訓班。通過學習借鑒，使其掌握現代化管理方法和手段，提高現代化管理技術。此外，還應適當引進專業管理人員，最終實現現代化人事檔案管理團隊的形成。

3.加大基礎技術設施的投入

要實現人事檔案管理網絡信息化，除了有專業的管理團隊外，基礎技術設施建設也是必不可少的。學校應建立人事檔案信息網絡，及時更新計算機軟硬件設施。

〔1〕龍明坤.如何做好干部人事檔案目標管理工作［J］.貴州檔案，2002，（06）.

〔2〕謝琳.檔案干部“內存”不足時如何升級［J］.檔案管理，2003，（01）.

〔3〕潘廷將.試論高校實施“人才強校”戰略對人事檔案管理工作的要求［J］.右江民族醫學院學報，2008，（04）.

On Necessity of Information Technology Application in College Personnel Record Management

Zhong Lihong
（Huizhou Vocational and Technical College of Economics，Huizhou，Guangdong，516057）

As an all－round manifestation of personnel information，personnel record is a vital tool to select personnel.To solve problems in college personnel record management such as underdeveloped manner and inefficient managing staff，it is necessary to apply information technology to improve college personnel record managing level.

college；personnel record；information technology

G647

A

1009－9522（2014）01－0064－02

2013－11－09

鐘麗洪，（1983—），女，廣東惠州人，主要從事人事管理工作。