流程再造與學(xué)分制條件下的高校教務(wù)管理改革

李友良

一、實施學(xué)分制過程中面臨的問題

學(xué)分制是—種以學(xué)分計算學(xué)生學(xué)習(xí)量的教學(xué)管理制度，作為一種新型的教學(xué)管理制度，學(xué)分制的實行盡管具有促進(jìn)學(xué)生個性化發(fā)展、調(diào)動學(xué)生學(xué)習(xí)的自覺性與主動性等優(yōu)點，但也存在著諸多弊端。目前我國高教管理體制中主要存在以下幾方面不利于學(xué)分制發(fā)展的弊端：

1.教育觀念落后。傳統(tǒng)的價值觀念注重權(quán)威，教學(xué)模式單向化制約了學(xué)分制的發(fā)展。學(xué)分制倡導(dǎo)的是個性發(fā)展與自我完善，在學(xué)習(xí)上注重發(fā)揮學(xué)生的主觀能動性，改變過去以教師為主導(dǎo)、教師在教學(xué)中滿堂灌的呆板方式，采取諸如集體討論、演講答辯等形式活潑多樣的授課方式。學(xué)分制的這些特點恰恰與傳統(tǒng)的重權(quán)威、單向化教育觀念格格不入。此外，“中庸”的民族心理是中國培養(yǎng)“完人”“圣人”的客觀標(biāo)準(zhǔn)，是我國忽略個性、創(chuàng)造性的原因之一，同時也是我國教育以及教育所培養(yǎng)出的人才缺乏競爭力的重要原因之一。

2.集權(quán)制下學(xué)生積極性和創(chuàng)造性的缺失。長期以來我國高校在內(nèi)部管理體制上套用的是政府行政級別，因而從高校這個層面來看，高校自身并沒有多少自主權(quán)；而從學(xué)校內(nèi)部管理的層面來看，學(xué)校內(nèi)部職能部門的權(quán)力又相對過大，往往是職能部門的一般人員一個電話就能使各學(xué)院的分管院長忙得團(tuán)團(tuán)轉(zhuǎn)。學(xué)校內(nèi)部的各級行政管理部門和教學(xué)管理部門，對廣大老師和學(xué)生強(qiáng)調(diào)過多的是管理和控制。這樣就形成了國家—學(xué)校—各職能部門—教師和學(xué)生這樣單一、集權(quán)的直線職能管理體制。此外，在各級行政管理部門內(nèi)部也相應(yīng)與行政職務(wù)的高低而形成較為嚴(yán)格的等級制度。“在學(xué)校里，行政部門越來越起主導(dǎo)作用，有的學(xué)校從一個教育學(xué)術(shù)單位變成了等級森嚴(yán)的機(jī)關(guān)。”①各級官僚體制的存在已經(jīng)嚴(yán)重束縛了學(xué)生的積極性、主動性和創(chuàng)造性。

3.條塊分割嚴(yán)重，信息流動不暢。從系統(tǒng)論的角度來看，系統(tǒng)存在狀況如何與其內(nèi)部及外部的信息自由流動程度關(guān)系密切。傳統(tǒng)的層級制管理因條塊分割過細(xì)使得信息在系統(tǒng)內(nèi)部流動的節(jié)點增多，流動的路線模糊，因而信息在沿眾多節(jié)點流動時容易導(dǎo)致信息延誤乃至信息失真，同時因信息流動路線的模糊會導(dǎo)致“大家管，大家都不管”的現(xiàn)象。此外，工作中由于種種原因存在分工不合理，也會導(dǎo)致工作流程的不盡合理的現(xiàn)象經(jīng)常存在。

4.重復(fù)勞動嚴(yán)重，辦事效率低下。形成這一現(xiàn)象盡管有諸多的原因，但在很大程度上與集權(quán)及條塊分割的管理體制有關(guān)。條塊分割、多層管理必然出現(xiàn)重復(fù)勞動，信息流動的環(huán)節(jié)過多必然增加許多無用作業(yè)，進(jìn)而導(dǎo)致效率低下。

5.信息技術(shù)利用不夠，管理人員業(yè)務(wù)技能亟待提高。學(xué)分制是一種流動管理，原有的班級觀念淡化，學(xué)生的離合頻度增加，是一種“牽一發(fā)而動全身”的系統(tǒng)工程。②加之近幾年我國高校迅速擴(kuò)招，使得在校生人數(shù)急劇增加，僅就選課而言，每學(xué)期學(xué)生都要進(jìn)行選課，同時還要接受學(xué)生的退選和改選，工作量很大，教學(xué)秩序控制的難度加大，因而教務(wù)管理中依靠傳統(tǒng)的手工操作已經(jīng)無法解決問題，必須借助于現(xiàn)代信息技術(shù)。因此進(jìn)行學(xué)分制改革必須做到：一是充分利用信息技術(shù)，搭建教務(wù)管理的信息網(wǎng)絡(luò)平臺；二是要有能夠熟練利用信息技術(shù)進(jìn)行教務(wù)管理的管理人員。目前盡管國內(nèi)不少高校都自主研發(fā)了自己的教學(xué)管理系統(tǒng)，如清華大學(xué)、東南大學(xué)、合肥工業(yè)大學(xué)等，但是沒有很好搭建信息管理平臺的仍然不在少數(shù)。此外，我國高校管理人員在這方面的技能也普遍不盡如人意，有的管理人員甚至連基本辦公軟件的使用都不是十分熟練，所以更談不上編輯、使用程序?qū)σ恍┲匾臄?shù)據(jù)進(jìn)行處理了。由于高校管理中普遍缺乏合理的激勵機(jī)制，也使得那些信息技術(shù)水平較高的畢業(yè)生不愿意加入到高校的管理隊伍中來，而愿意加入的往往又缺乏這方面的能力。

二、流程再造與學(xué)分制條件下的高校教務(wù)管理改革

被稱為“管理的第二次革命”的企業(yè)流程再造思想主要是通過對企業(yè)原有的管理流程、業(yè)務(wù)流程進(jìn)行根本性的重新思考和徹底翻新，通過科學(xué)的流程再造及同時對流程再造的支撐要素進(jìn)行再造，能夠突破原有的基于專業(yè)化分工的、以職能為核心的組織形式的缺點，從而提高企業(yè)的管理與運營效率，提高組織的競爭力，使企業(yè)重新進(jìn)入一個最佳的存在與發(fā)展?fàn)顟B(tài)，進(jìn)而實現(xiàn)企業(yè)整體效益的顯著提高。目前，很多企業(yè)都熱衷于請咨詢公司進(jìn)行“流程重組”，這甚至成為國內(nèi)的一種管理時尚，足見其“魅力”所在。基于流程再造理論與高校教務(wù)管理在管理形式、管理環(huán)節(jié)、管理目標(biāo)等方面具有相似性的基礎(chǔ)上，主張在進(jìn)行教務(wù)管理流程再造的時候引入企業(yè)流程再造理論，是一種有益的嘗試與創(chuàng)新。

1.樹立現(xiàn)代教育理念——管理觀念的再造。在實施學(xué)分制之前的傳統(tǒng)教務(wù)管理活動中，由于涉及面廣、頭緒多、手工操作量大，因此在工作中往往是“以物為中心”，容易出現(xiàn)管理與師生實際需求相脫離，與教學(xué)實施中的實際情況相脫離，進(jìn)而形成管理流于形式，甚至是嚴(yán)重滯后的現(xiàn)象。利用流程再造理論對高校管理體制的改革中，管理觀念的再造是首當(dāng)其沖的。因為學(xué)校管理理念支配和指導(dǎo)著學(xué)校管理行為，在不同管理理念的作用下，產(chǎn)生的管理行為方式是截然不同的。具體到學(xué)分制管理當(dāng)中來說，管理觀念再造的核心則是：轉(zhuǎn)變教育思想，樹立以人為本的教育理念。為此學(xué)校必須樹立面向市場、服務(wù)學(xué)生的觀念。因為只有學(xué)校管理部門自上而下真正樹立起服務(wù)于師生的觀念，才能在實際運行中真正體現(xiàn)并做到以人為本，也只有這樣高校的發(fā)展才能實現(xiàn)可持續(xù)。真正樹立以人為本、注重個性、靈活多樣的適應(yīng)學(xué)分制條件下的現(xiàn)代教育管理觀念。

2.管理結(jié)構(gòu)扁平化——組織結(jié)構(gòu)的再造。高校原有組織結(jié)構(gòu)是傳統(tǒng)的金字塔式層級結(jié)構(gòu)，在這種結(jié)構(gòu)中，龐大的中間管理層起著上情下達(dá)、下情上呈的作用，客觀上它的存在是管理技術(shù)及信息技術(shù)落后的產(chǎn)物，大量中間管理層的存在實際上既減緩了信息傳遞的速度，又易造成信息的過濾、堵塞、失真或扭曲。因此高校教務(wù)管理流程再造勢在必行。把原來條塊分割的各個部門整合起來，改變過去職能型組織結(jié)構(gòu)為流程型組織結(jié)構(gòu)，管理業(yè)務(wù)辦理的各個環(huán)節(jié)形成一個完整的流程鏈條，并對應(yīng)于相應(yīng)的部門，每個部門管理并負(fù)責(zé)相對單一的業(yè)務(wù)。這樣在解決機(jī)構(gòu)重疊和業(yè)務(wù)重復(fù)問題的同時，大大提高了工作效率。在現(xiàn)代信息技術(shù)的基礎(chǔ)上，將條塊分割、各自為政的教務(wù)管理業(yè)務(wù)流程理順，建立適應(yīng)學(xué)分制改革需要的扁平管理結(jié)構(gòu)，將原來分由不同部門或同一部門多人完成的多道工序，改由同一部門（或團(tuán)隊）或一人負(fù)責(zé)，從而實現(xiàn)信息在流程中自由、準(zhǔn)確、適時、全面地流動，提高管理效率，節(jié)省管理成本。如合肥工業(yè)大學(xué)實行行政大部制改革，通過管理重心下移，適度分離行政管理與行政服務(wù)，將事務(wù)性的部分從機(jī)關(guān)管理職能中分離，成立相應(yīng)的服務(wù)中心，如學(xué)生注冊中心、教師發(fā)展中心，財務(wù)結(jié)算中心和工業(yè)培訓(xùn)中心等。其目的是精簡機(jī)構(gòu)、轉(zhuǎn)變職能，管辦分離、增強(qiáng)服務(wù)，活化機(jī)制、提高效率。還有些學(xué)校在此項工作中盡管沒有成立例如注冊中心這樣的機(jī)構(gòu)，但是在實際的工作中也按照流程再造理論在各單位內(nèi)進(jìn)行了相應(yīng)的職能劃分與整合。

3.以教務(wù)管理信息系統(tǒng)建設(shè)為核心，搭建教學(xué)管理信息化平臺。學(xué)分制管理是一種動態(tài)管理，必須借助信息技術(shù)作為支撐，對原有學(xué)年制管理模式下的排課、學(xué)籍、考試、成績、畢業(yè)等管理方式進(jìn)行再造，研發(fā)基于先進(jìn)理念和現(xiàn)代信息技術(shù)手段的網(wǎng)上綜合教學(xué)管理信息平臺。目前很多高校都自行開發(fā)了教學(xué)管理信息系統(tǒng)，其中合肥工業(yè)大學(xué)的系統(tǒng)包含了從教學(xué)計劃的安排、課程的排與選到學(xué)籍、成績、考試、評價、教室等管理模塊，再到最后的畢業(yè)審核等教學(xué)運行必需的相關(guān)管理模塊。不同的使用者以不同的身份登錄，可以實現(xiàn)在任何時間、任何地點、任何方式進(jìn)行交流，從而提升了師生對學(xué)校管理的滿意度，破除了長期以來在高校管理中師生與管理部門之間的情感壁壘。

利用流程再造理論，可以實現(xiàn)高校教務(wù)管理與其他相關(guān)部門聯(lián)動，實現(xiàn)全校信息共享。然而現(xiàn)實中許多高校并沒有做到這一點，往往是各自使用自己的系統(tǒng)，使得辦事流程無法實現(xiàn)無縫對接，進(jìn)而降低了辦事效率，甚至出現(xiàn)扯皮的現(xiàn)象，給師生帶來了不便。此外，教學(xué)管理信息化、無紙化提出已經(jīng)很久了，但是在實際運行中，各單位因怕出問題而要承擔(dān)責(zé)任，所以每次都是網(wǎng)上和紙制同時進(jìn)行，工作上出現(xiàn)重復(fù)，這不僅沒有達(dá)到提高辦事效率的初衷，反而出現(xiàn)了資源浪費，師生無法適應(yīng)等新的問題。對此必須進(jìn)一步整合和提高。只有這樣才能把“以人為本，服務(wù)師生”的理念落到實處。

4.流程再造基礎(chǔ)上的教學(xué)信息的反饋控制機(jī)制。高校教務(wù)管理活動是動態(tài)的、螺旋上升的過程，計劃的編制與運行、課程的選擇、學(xué)籍的管理、學(xué)生畢業(yè)資格的審核等各個環(huán)節(jié)間的數(shù)據(jù)相互關(guān)聯(lián)。從計劃的編制到執(zhí)行，從運行過程到結(jié)果數(shù)據(jù)的分析，再到計劃的調(diào)整整個過程中，計劃的合理性、教學(xué)運行的質(zhì)量等隨著整個運行過程中暴露出來的問題的解決而不斷得以提升，進(jìn)而實現(xiàn)螺旋上升。促使這一上升過程的動力是來自多方面的，但其中非常重要的一點便是遍布整個過程中每個環(huán)節(jié)、來自不同層面、不同群體的信息反饋的控制作用。在此過程中，要求管理部門形成一種自下而上的信息反饋“綠色通道”。為此要求上層管理者能夠深入基層，從師生和一線教務(wù)管理人員那里獲取一手信息與資料，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行分析與研究，作為指導(dǎo)和調(diào)整教學(xué)運行的參考依據(jù)。而要做到這一點又要求管理者能夠營造一種良好的團(tuán)隊氛圍，關(guān)心一線人員的工作與生活，使他們愿意主動進(jìn)行溝通，這樣才能及時排除教學(xué)運行過程中存在的隱患，才能在第一時間里解決教學(xué)運行過程中出現(xiàn)的問題，從而在管理中實現(xiàn)變被動為主動。

5.強(qiáng)化教務(wù)管理隊伍建設(shè)——管理者素質(zhì)再造。經(jīng)過流程再造后的學(xué)分制管理模式和現(xiàn)代信息技術(shù)條件下的教務(wù)管理新模式，對管理者的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)提出了更高的要求。因此必須建設(shè)一支優(yōu)秀的教學(xué)管理隊伍。教務(wù)管理人員除了要有良好的道德品質(zhì)、扎實的專業(yè)知識以及先進(jìn)的教育理念之外，還應(yīng)當(dāng)掌握適應(yīng)現(xiàn)代化教育管理的方法和手段，自覺提高自身的綜合管理素質(zhì)。由于歷史、環(huán)境等諸多因素，高校教務(wù)管理隊伍的素質(zhì)與當(dāng)今高等教育改革和信息化社會發(fā)展的要求存在較大差距。因此必須通過不同形式的宣傳和教育，增強(qiáng)管理人員服務(wù)師生的意識；同時加強(qiáng)職業(yè)知識與技能培訓(xùn)，定期對教學(xué)管理人員進(jìn)行與現(xiàn)代教學(xué)管理模式相關(guān)的信息技術(shù)的培訓(xùn)；輔以適當(dāng)?shù)膬?yōu)勝劣汰政策，使無法適應(yīng)現(xiàn)代教學(xué)管理的人員分流到其他崗位或部門，從而形成一支觀念領(lǐng)先、技術(shù)先進(jìn)、充滿活力的適應(yīng)學(xué)分制管理模式的教學(xué)管理隊伍。

［注釋］

①李亞彪，郭奔勝，顧立林.論文厚、學(xué)歷高、官味濃——三問高校怪現(xiàn)狀［N］.新安晚報，2006-03-30.

②董宇艷.淺析高校實施學(xué)分制管理模式［J］.中國高教研究，2002（6）：60-61.