雜談高校教學秘書需要具備的能力

陳朝芳

（溫州大學甌江學院 浙江溫州 325000）

雜談高校教學秘書需要具備的能力

陳朝芳

（溫州大學甌江學院 浙江溫州 325000）

教學秘書是教學管理工作的具體事務的執行者，是保證高校教學工作順利運行的關鍵一個環節。教學秘書的工作幾乎涉及院校教學管理工作的方方面面，工作任務繁重，千頭萬緒，很多事情不僅重要，而且有很強的緊迫性。所以做好教學管理工作必須具備多方面的素質，如思想素質，業務素質和心理素質等。作者從實際經驗出發，重點對所要具備的業務素質進行分析。

教學秘書；素質；業務素質

高校教學秘書是高校教學管理工作的具體事務的執行者，是最基層的教學管理人員，是聯系院校領導、教務部、校辦公室等各職能部門和協調師生的紐帶，是維護正常教學運行的橋梁。起著上傳下達、左右協調的作用，因此教學秘書是保證教學管理鏈暢通的重要環節。

教學秘書的工作幾乎涉及院校教學管理工作的方方面面，所以工作面廣，工作任務繁重。如課程安排，教材征訂，學籍管理，期中、期末考試安排及管理，檔案管理，材料收集和整理，重補修任務下達及重補修考試安排，成績管理，調停課等日常教學管理，還要每天解答老師和學生的咨詢并處理他們提出的問題，處理突發事件等。既要做好與學校各部門的聯系和溝通，又要保質保量地完成本院的教學工作任務，而且還有很多隱性的工作是無法預計和量化的。教學秘書的工作性質與其它工作性質還有不同，很多工作有很強的時效性和急迫性，必須要按時完成或緊急處理，所以要做好教務秘書的工作就需要具備多項素質和能力。

一、思想素質

教學秘書是教學管理的最基層，是具體事務的執行者和聯絡者。教學秘書的工作宗旨就是為教學服務、為師生服務，這是教學秘書做好本職工作基本要求。而教師和學生都是有思想的人，他們的個性特征、家庭背景、生活經歷千差萬別，工作對象的特殊性、差異性，使得教學秘書的工作難度也相應加大。因此，教學秘書的工作需要耐心和誠心。教學秘書應當要充分認識到教學秘書崗位的特殊性，要有很強的責任感和服務意識。服務體現在細節中，耐心的解答疑問，幫助解決困難，尋求最優化解決方案。有時候僅僅是幾句完善的提醒，可以為老師或學生帶來方便和避免不必要的麻煩；有時候僅僅是更加周到的方式處理事情，可以讓學生和老師感受到細心和貼心；有時候僅僅是設身處地的為他人著想并開展工作，可以讓學生和老師更樂于接受和配合。對于我們來說，有可能一個問題要重復數百遍，難免厭煩，但對于學生來說，他的問題是“棘手”的，還可能直接關系到他能不能正常畢業，所以我們要耐心的幫學生分析問題，并提出解決方法。教學秘書的工作必須建立在真心誠意服務的基礎上，急教師所急，解學生所難，任勞任怨，全心全意為教師和學生服務。

但是，無規矩難成方圓，教學管理工作還是要堅持原則，執行學校相關的規章制度和政策，才能讓教學管理工作有條不紊的進行，才能圓滿的完成學校的教學任務。

二、業務素質

教學秘書的工作瑣碎而復雜，千頭萬緒，而且責任重大。教學秘書工作的好壞直接影響到本部門的教務管理工作，所以保質保量地做好教學秘書的本職工作至關重要，那高效、完美地完成教學管理任務，教學秘書需要具備一些必備的業務素質：組織和協調能力；信息處理能力；掌握現代化信息工具和熟練運用辦公軟件的能力，文字和語言表達能力等。

1.組織和協調能力

組織和協調能力是指根據工作任務和要求，教學秘書在教學管理工作中，對現有資源和時間進行分配，使之高效、合理的實施教學管理，完成工作的目的。由于學校的各個職能部門在學校的教學活動中占有不同的地位和作用。教學秘書的工作就需要在中間進行調節和溝通，及時處理問題、解決矛盾、調節各部門的相互關系，如教學秘書工作涉及學校和院系之間的關系，院系和師生之間的關系以及本部門和外部之間的關系，所以教學秘書的協調能力至關重要。教學秘書不僅要組織和維護好正常的教學工作，還要和學校各職能部門保持密切聯系，及時向領導和老師或學生反饋相關的各項信息，匯報情況，起到承上啟下的作用，是學校、教師和學生之間的溝通橋梁。而且工作任務和各種事項常常交織在一起，很多工作都還有時間要求，所以教學秘書需要通過協調能力。

2.信息處理能力

教學秘書要面對大量的文件、電話、會議資料和通知，這些信息材料都是教學秘書工作的一些常態信息，也是從不同的方面和角度保證教學工作順利進行的要件。他們的時效性、指導性、要求和處理方法各不相同，輕重緩急需要教學秘書自己處理和把握，所以教學秘書需要具備迅速、準確地處理信息的能力。如學籍管理中的學業警告、降級等情況的處理，還需要耐心對學生的情況進行核實，再進行處理。教務系統中導出學生的不及格成績之后，還要逐一進行核對，有些學生的不及格課程是轉專業之前的專業課程就要先排除，再進行統計。

要及時對這些材料和信息進行分門別類，收藏存檔，向領導及時請示和匯報，向及時通知相關的老師和學生，收集教師或學生上交的材料和反饋信息，同時，還要客觀、及時、全面地了解工作的進展情況和處理信息，及時整理，并報告相關的領導，從而進一步進行調整和反饋決策情況，使之更加有效的完成教學管理任務，更加符合教學實際需要。

3.掌握現代化信息工具和熟練運用辦公軟件的能力

現在是信息化高度發達的時代，文件的傳送，信息的發布和通知的發布等需要通過QQ、MSN和旺旺等軟件和高校通等網絡媒體實現，學生的學籍管理、成績管理和錄入，全國各項考試報名，排課和任務落實，日常調停課情況等都需要通過教務管理系統進行操作和維護，而這些都需要借助互聯網，通過計算機網絡進行處理和完成教學任務，所以教學秘書要掌握好必要的計算機的應用知識，讓工作更加輕松快捷。

此外，還需要熟練掌握和運用WORD、EXCEL、PPT等辦公軟件，如重補修任務安排，學生數據非常多，利用EXCEL中的透視圖功能就能準確、快速、高效的統計整理出學生數據，起到事半功倍的效果，如幾門課程，有多少學生報名重新該些課程等。還比如開學初補考和重補修考試安排等事務，很多學生要參加考試的科目有多門，在安排考試時，需要錯開這些考試時間，那EXCEL軟件中的糾錯功能能準確地找出重復的數據。

4.文字和語言表達能力

教學秘書是高校教學體系中縱向和橫向聯系的樞紐，需要較好的溝通交流能力，而人際交流的主要表現在口頭表達和文字表達兩個方面。要經常向領導清晰簡要請示、匯報工作情況和進展；也要簡潔明了地安排教學任務，語言得體，表達清晰。同時，也要書寫一些教務文件，如通知，總結、匯報、說明等。這就要求教學秘書要有良好文字表達能力，準確、簡潔、及時。

除此以外，高校教學秘書還需要具備良好的創新思維和自主學習能力。

三、心理素質

教學秘書每天的工作任務比較繁瑣，千頭萬緒，所以教學秘書還必須具備良好的心理素質和較強的自我情緒調節能力和控制能力。除了處理繁雜的日常工作事務外，還需要處理很多臨時性的事情和回答學生和老師的疑問，幫他們解決問題，難免會出現情緒的波動，如厭煩、抑郁、煩躁等。所以要及時做好自我情緒的控制和調節，保持樂觀積極的態度面對工作。而且，在實際工作中，教學秘書還難免會遇到很多的矛盾，面臨很多的困難和誤解，難免會生氣和委屈，也需要教學秘書能保持平穩的心態和開朗的心情。

[1]張曉梅,精劍明.高校院系教學秘書的素質和能力探討[J].教學與職業,2006(18):191-192.

[2]唐艷.教學秘書如何在高校教學管理工作中發揮作用[J].南寧職業技術學院學報,2006,11(3):77-79.

[3]呂陽.高校教學秘書素質之我見[J].浙江工商大學學報,2005(2):86-90.

[4]吳秀紅.談高校教學秘書的素質[J].機械職業教育,2007(2):25-26.

Ability teaching secretary need to have in universities

Chen Zhao-fang

(Oujiang College of Wenzhou University, Wenzhou Zhejiang, 325000, China)

Teaching secretary is the specific affairs management executive, is a key link to ensure the smooth operation of the teaching work. The teaching secretary's work involves teaching management work of colleges and universities in almost all aspects of work, task is heavy, a lot of things is not only important, but also very urgent. So do the teaching management work must have many qualities, such as ideological quality, professional quality and the psychological quality etc.. The author from the actual experience, focuses on the service quality.

teaching secretary; quality; service quality

G647

A

1000-9795（2014）01-0293-02

［責任編輯：劉麗杰］

2013-11-21

陳朝芳（1983-），女，浙江溫州人，從事教育管理研究。