圖書館文獻配置價值鏈優化研究

●倪道敏，俞國琴

（上海圖書館·上海科學技術情報研究所，上海 200031）

1 引言

對于當今圖書館文獻配置的發展，感受最深的就是用戶需求變化的加快、市場需求不確定性的加劇，以及用戶需求的定制化出現，這些不僅對傳統圖書館文獻配置運作模式提出了挑戰，而且對圖書館文獻配置管理提出了更高、更新、更迫切的要求，如將有限資源用于戰略業務而將非戰略業務外包，從傳統的一體化格局向專業化分工轉變，與出版商、供應商等進行有效合作以提供完整的文獻配置服務等。

盡管目前圖書館文獻配置工作開始實施流程管理，但尚未形成流程持續優化機制，沒有建立基于流程的責任體系，文獻配置各部門之間溝通不暢、協調困難，扯皮推托現象很多，使得配置運行效率低下，無法滿足圖書館的更高需求。同時，缺乏從流程的設計到監控、優化和退出整個生命周期的主動管理，流程管理工作的信息化還處于起步階段，難以適應不斷變化的內、外部環境。

圖書館采編究竟配送什么品種文獻，配送多少才算合理，這樣的問題長期困擾著圖書館文獻配送中心，如果不能科學而有效地解決這樣的問題，勢必會使文獻提供滯后。另外，在配送過程中還經常遇到，如何與不同類型的客戶建立良好的關系，如何審批配送人員送來的客戶訂單和客戶費用申請單并有效地加以控制，圖書館文獻配置到底應該通過什么樣的管理模式來規范配送人員行為等，而這些問題將依賴于圖書館規范的管理體系和制度以及運用卓有成效的信息技術予以解決。

運用價值鏈理論研究圖書館文獻配置有利于設計一個新的圖書館文獻配置價值鏈運作模式，有利于通過市場選擇最優環節，用最小的投入獲得最大收益，保證文獻配置獲得最大的投入產出比，實現更高的增值效益。

2 圖書館文獻配置價值鏈整合相關理論綜述

2.1 價值鏈概念

價值鏈的概念是由美國著名的戰略家、哈佛大學商學院的邁克爾·波特（MichaelPorter）教授于1985年在《競爭優勢》一書中提出的。書中講到，每一個企業都是在設計、生產、銷售、發送和輔助其產品的過程中進行種種活動的集合體，所有這些活動都可以用一個價值鏈來表示。價值鏈把企業活動看成一系列過程，每個過程都能向為顧客提供的產品或服務添加一定的價值。顧客向企業支付利潤，就是因為這些過程為產品或服務增加了價值。如果我們把企業看成一個價值鏈，就可以識別為客戶增加價值的那些重要活動。邁克爾·波特認為：“一定水平的價值鏈是企業在一個特定行業內的各種活動的組合。”［1］而美國學者Shank和Govindarajan則認為，價值鏈是指“在企業中從基本原材料到交給最終客戶的產品的整個經營過程中各種價值創造活動的聯結結合”。［2］

2.2 圖書館文獻配置價值鏈相關概念界定

（1）圖書館文獻配置價值鏈。從廣義上來看，價值鏈是指一系列創造價值的價值活動的集合。從這個定義來看，圖書館文獻配置價值鏈是由文獻配置內部一系列創造價值的價值活動集合形成的內部價值鏈、圖書館文獻配置與出版商和供應商等構成的上游價值鏈、圖書館文獻配置與各區縣圖書館、物流和讀者構成的下游價值鏈。圖書館文獻配置價值鏈既有它的分散性又有連續性的特征，從而決定了其環節的整合和優化尤為重要，因為文獻配置價值鏈優化是對價值策略進行總體運籌，并從用戶價值這一終極層面對文獻價值鏈上各個資源要素與環節進行整合并尋求改進，使圖書館文獻配置效率達到最優，實現多方共贏。

（2）圖書館文獻配置價值鏈整合。圖書館文獻配置價值鏈整合是配置中心和它的伙伴之間為給用戶提供更高的價值和提高競爭優勢而進行戰略性合作，通過協調管理組織內部和組織之間的業務流程，實現有效果、高效率的、更高水平的合作的管理方法。

（3）圖書館文獻配置價值鏈優化的含義。圖書館為提高文獻配置價值增值，必然采取措施改善配置中的各環節，使價值鏈環節之間的關系接近價值鏈聯系的要求，價值鏈環節之間越接近理想狀態，圖書館文獻配置價值增值也越大，這個過程就是價值鏈優化，它體現了價值鏈各環節之間與文獻配置價值增值之間的關系。

3 圖書館文獻配置價值鏈優化因素與整合

3.1 圖書館文獻配置價值鏈優化因素

（1）外部環境。外部環境因素包括政策因素、經濟因素、技術因素等。外部環境的變化往往會對圖書館文獻配置工作帶來沖擊，影響配置的生存和發展。圖書館業需要在不斷加速的經濟發展環境中增強自身快速分析環境的能力、戰略調整的能力以及重新配置價值活動的能力。要以價值為主線，通過對價值活動的協調和配置，順應環境以及實現價值創造。

（2）內部環境。內部環境因素包括管理、技術和服務。圖書館文獻配置價值鏈整合，可利用現代信息技術、網絡技術來對配置環節進行管理，使文獻配置價值鏈更易產生協同效應。

（3）市場環境。在價值鏈定義中，用戶需求是其核心內容，價值鏈之所以能夠形成或發生變化，完全是為了提供能夠滿足用戶某種需要的效用系統，離開了用戶需求，價值鏈便失去了存在的基礎。圖書館文獻配置價值鏈的形成和變化是由用戶需求決定的，為適應用戶需求的變化，進而采取相應的策略，促使原配置價值鏈發生變化而形成新的配置價值鏈。

3.2 圖書館文獻配置價值鏈整合

圖書館文獻配置運作之間的聯系有直接和緊密的、間接和松散的。圖書館文獻配置在進行價值鏈整合分析時，要找出存在問題的價值鏈環節，而不是存在問題的某一具體價值活動。因為價值活動不是獨立存在的，而是與其他價值活動有聯系的，為此，在考慮文獻配置價值鏈升級方案時，不僅要考慮某個環節價值活動的變革，還要考慮它對其他價值鏈環節的影響，這就需要以價值鏈環節為框架，分析整個價值鏈升級方案，內容涉及：一是要考慮所有相關的內外聯系，并把整個文獻配置鏈看成是一個有機的整體；二是各節點文獻配置在信息共享的基礎上，以提高整體最優為目標；三是各節點配置構成框架及其運行規則主要是基于最終客戶的需求和整個價值鏈的增值；四是各合作伙伴建立新型的合作關系，即樹立“共贏”意識。價值鏈整合可以使整個文獻配置創造的價值最大化，整合的形成不僅可以強化自己的核心競爭力，同時也將幫助自己的供應商和用戶最大限度地提升他們的用戶滿意度。圖書館文獻配置價值鏈整合由三個方面組成：戰略整合、策略整合、技術整合，如圖1所示。

圖1 圖書館文獻配置價值鏈整合內容

4 圖書館文獻配置價值鏈優化的內在機理

4.1 圖書館文獻配置的縱橫向價值鏈

（1）縱向價值鏈。縱向價值鏈是從上游的出版商和供應商以至為用戶提供文獻及服務之間各個環節上的價值活動（價值的創造、傳遞、轉移、增值）所形成的價值結構形式，縱向價值鏈講究高效的合作，形成長期的戰略聯盟。［3］價值鏈上的從事不同價值創造的主體實行資源與信息共享，相互影響、相互依存、相互依賴，使配置價值鏈中各價值創造環節上每一個主體的個體運作效率對整體配置鏈條運作的效率的影響越來越大，進而促進了自身及其主體間的協調發展，創造了配置的整合效應，形成長期穩定的擁有有效合作機制、高效創造價值的縱向戰略聯盟。

（2）橫向價值鏈。橫向價值鏈是存在于縱向價值鏈上的某一鏈環上的以完成同一價值活動為主要功能的文獻配置過程中所形成的價值結構形式，橫向價值鏈講求合理的競爭，建立核心競爭力，以更好地選擇合作伙伴，［4］實現成本降低、配置效率提高等效應。配置價值鏈整合后的運作在提升配置價值鏈的各個鏈環的效率與質量的同時帶來了配置鏈更大的價值創造能力，實現了多贏的價值空間，見圖2。

圖2 文獻配置優化運行機制

4.2 圖書館文獻配置價值鏈的三個分環節

文獻配置并不是單獨存在的，它處于一個更復雜的價值鏈系統中，主要包括出版商、供應商、圖書館、物流和用戶等幾個主體。其中圖書館與供應商就文獻采購達成合作，涉及采購成本、采購量和采購時間等價值活動，構成圖書館文獻配置價值鏈的上游價值鏈；圖書館文獻配置內部涉及資金流、信息流、商流和物流等環節，構成圖書館文獻配置的內部價值鏈；配置最終目的是要將文獻配送給用戶，在這一過程中，圖書館要和終端用戶接觸，涉及配置、作業和服務等價值活動，構成圖書館文獻配置價值鏈的下游價值鏈。圖書館文獻配置價值鏈一共包括三個分環節，即上游價值鏈、內部價值鏈和下游價值鏈。

（1）上游價值鏈整合。上游價值鏈主要涉及采購活動，即主要是對出版商和供應商之間的能力進行整合，要形成以圖書館文獻配置為依托的主體地位，要占有絕對優勢的戰略合作關系。主要表現為同出版商和供應商達成戰略共識的運作和協商能力；在采購上與供應商的討價還價能力等。圖書館必須與供應商進行優化組合，具體做法是可以有效地控制供應商的數量，使本身掌握絕對的主動權，這樣在與供應商的協商過程中才能夠更有利于自身。

（2）內部價值鏈整合。文獻配置內部的能力整合主要涉及單個業務單元和業務單元之間的能力整合。單個業務單元的整合，包括不同的業務單元，如采購部、配送中心、作業部等，要分別提升各個業務單元的操作能力，以至于能和其他業務單元更好地協同。業務單元之間的能力整合，指不同業務單元之間要相互配合，形成戰略共識和目標一致。要確保不同業務單元的協同和信息共享。價值鏈是一條協作鏈，價值鏈上任何一個節點出現問題都會影響到其他環節的決策，因此各個價值活動要彼此協作，競爭力往往是來自于這些價值活動的配合過程中。

（3）下游價值鏈整合。下游價值鏈主要涉及對用戶文獻配置、服務、用戶關系管理等價值活動。［5］下游價值鏈上的能力主要體現為配置能力、服務能力、用戶關系管理能力、問題解決能力和討價還價能力等。對終端用戶進行能力整合，主要體現以更低的成本提供文獻或服務的能力；讓用戶感知到更高的價值能力。要能滿足他們的個性化需求，圖書館必須提升自己的配置能力、服務能力或走差異化戰略的能力。

5 圖書館文獻配置價值鏈優化建議

（1）多維管理。一是建立信任機制。在實際操作中，相互信任的維護往往需要一個較長的過程，在這個過程中需要進行良好的信息溝通。文獻配置鏈各主體除利用現代化的手段實現信息共享外，還應互派員工學習，進行定期的溝通，來了解對方的運做動態、戰略方針、發展趨勢，及時發現不利于合作的信息，并做出調整。二是協同多維網絡化管理。協同網絡是通過互聯網，電子商務等使文獻配置上下游主體進行溝通，從而促使加強信息系統的建設，使配置的信息傳遞變得及時準確，能與各個合作主體實現信息交流。在這種網絡內部，協同不僅局限于上下游主體間的協作，所有參與的節點主體在信息共享的基礎上都能發揮各自自身的優勢，實現整體協調，提升文獻配置鏈的整體競爭力。三是智能化管理。以信息共享為基礎，使用信息系統跟蹤文獻配置鏈上的數據流，建立強大的文獻鏈合作，并將數據和關系轉變為“智能”，創建反應計劃。對文獻配置鏈主體的計劃進行協商，并使之分析需求趨勢，超前作出采購、配送計劃，為成員提供智力支持，提升文獻配置鏈管理能力。

（2）動態管理。文獻配置鏈系統必須具有動態管理能力，才能做到對外部環境的變化具有極強的響應能力，同時也才能快速響應系統內部各個環節的變化，并及時對各環節進行調節，使整個系統處于一種動態的平衡狀態。一是緩沖能力。系統中各個要素和環節應具備吸收和弱化市場需求變化對系統影響的能力，從而做到既能保證隨市場條件的變化及由此產生的文獻配置服務任務的變更而迅速改變系統的輸入和輸出，又能保證系統所提供的服務的連續性和穩定性。二是適應能力。系統中的各個環節和要素隨市場的變化而變化，要有迅速重新組合資源的能力，這種能力直接影響到系統向配置市場提供高質量服務的及時性。

（3）用戶管理。隨著文獻提供市場規模的擴大，用戶要求的差異性也隨著增大，這種需求的差異必然導致服務模式更趨個性化。一般來說，所謂配置流程標準化，其實更多的是一個用戶一種服務模式。［6］圖書館文獻配置服務講究的就是用戶個性化。從圖書館文獻配置價值鏈的角度來說，用戶位于整個文獻配置價值鏈的下游，是整個文獻配置價值鏈價值的外在體現。同時，用戶對價值鏈其他環節的反饋也會影響價值鏈上游和內部政策的制定，起到循環發展文獻配置價值鏈的作用。所以，圖書館文獻配置服務解決方案的個性化恰恰是圖書館文獻配置生存和發展的依據或市場基礎。在實踐中，圖書館文獻配置服務必須與上下游主體多溝通，共同確立編制個性化的文獻配置解決方案。

（4）風險管理。根據圖書館文獻配置特點，合理安排價值鏈中的價值各項作業，提高市場運作的效率。文獻配置系統的變化會引起一系列的連鎖反應，必須制定出一套合理高效的策略，對現有的文獻配置進行優化布局，使文獻配置在競爭中的應付能力提升，加強與其他主體的合作，一起創建出配置的價值產生過程。采購過程運行控制是在履約管理過程，監督供應商績效，掌控文獻配置鏈環境變化，具體方法包括：一是強化供應鏈管理。定期對供應商進行質量體系審核，降低供貨風險；二是強化供應商培訓，改善與供應商溝通模式。有計劃開展質量培訓，既降低成本又縮短交貨期限。三是強化采購程序的管理，降低采購風險。減少采購中的行政作業時間、減少采購訂單的變異性，提供專門的、非常規服務項目或定制化的管理。

（5）庫存管理。對庫存的管理實施先進的庫存管理方法。加強對供應商的管理，把握市場行情，降低采購成本和減少缺貨損失，積極與供應商進行溝通。同時，緊密聯系各個合作伙伴，實現信息共享，讓供應商及時了解自己的現有庫存，實行聯合庫存管理。一是實現信息流的暢通。文獻配置鏈中存在著許多不確定性。內在不確定性存在的主要原因在于信息流動不暢通，減少不確定性，并最終減少總體庫存與相應成本，以實現用動態信息代替靜態庫存，達到減少庫存的目的。二是不斷改進，追求完善。在庫存管理優化模式中，文獻配置活動是一種不斷改進和完善的循環，每一次改進，消除一批浪費，形成新的庫存運行體系，不斷的改進將最小化庫存成本、資源浪費，最大化文獻配置經濟效益，實現優化的庫存管理目標。

（6）績效管理。建立文獻配置鏈成員長期合作下的靜態模型及動態模型，對成員的工作努力、協同成果和承擔風險的情況進行評估，做到多方平衡，享受收益，進而實現文獻配置鏈整體效益的最大化。一是根據契約或博弈論來構建一個恰當的契約或博弈機制。這個契約應既能保證文獻配置鏈的運營最優，又能保證供需雙方都沒有偏離文獻配置鏈最優軌跡的意圖。二是建立綜合評價指標體系。根據自身的實際情況和周圍的客觀環境，靈活地建立綜合評價指標體系。

［1］邁克爾·波特．競爭優勢［M］．陳小悅，譯．北京：華夏出版社，1997：36.

［2］ John KShank，Vijay Govindarajan．Strategic Cost Management［M］．NewYork：The Free Press，1993：13.

［3］謝志華，等．商業企業競爭力的本質與結構［J］．商業研究，2011（10）：8－11.

［4］ Zeithaml VA．Consumer perceptionsofprice，quality，and value：amean end model and synthesisof evidence［J］．Journalof Marketing，1988 （3）：2－22.

［5］操陽．系統論視角下的連鎖商業企業競爭力結構解析［J］．現代經濟探討，2011（4）：55－59.

［6］武永紅，范秀成．基于顧客價值的企業競爭力整合模型探析［J］，中國軟科學，2004（11）：86－92.