超聲影像學專職秘書崗位的實踐與體會

□田霞TIAN Xia 穆玉明MU Yu-ming

我院是醫(yī)科大學附屬大型綜合性醫(yī)院，醫(yī)院根據(jù)專科建設發(fā)展需要，在超聲影像部門設置了專職秘書。經(jīng)過幾年實踐，已形成一套成熟的專職秘書工作模式。專職秘書的建立使學術、學科帶頭人的工作效能得到大幅度提高，為科室和醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展起到了重要作用。

大型綜合性醫(yī)院現(xiàn)狀

大型綜合性醫(yī)院是教學醫(yī)院和高級醫(yī)學人才的培養(yǎng)基地，承擔本專業(yè)學生和進修醫(yī)生、輪轉(zhuǎn)醫(yī)師的技能培訓，亞專業(yè)學科建設計劃的制定和實施。作為自治區(qū)級超聲質(zhì)控中心和超聲研究所的掛牌單位，在區(qū)內(nèi)開展了一系列新技術新項目，并承擔多項國家和省部級科研項目。學術、學科帶頭人不僅承擔醫(yī)教研工作，還承擔著行政職務，為了讓學術、學科帶頭人能有更多的精力與時間投入到醫(yī)療服務、技術創(chuàng)新和學科建設中，醫(yī)院設置專職秘書崗位，規(guī)范各項管理，改進辦事流程，節(jié)約時間資源，真正做到了人力資源合理配置與有效利用[1]。通過對學術、學科帶頭人工作時間分配開展調(diào)查，計算其工作時間分配結(jié)果如下：

表1 兩種狀況下學術、學科帶頭人的工作時間分配結(jié)果（%）

從表中可以看出，在設置專職秘書前，學術、學科帶頭人每天要處理各類事務性工作時間占20%，在引入專職秘書之后，學術、學科帶頭人則有更多的時間和精力投入到醫(yī)療、教學、科研工作。

建立超聲影像學專職秘書的目的

由于超聲診斷具有無創(chuàng)、無損、無電離輻射等優(yōu)點，已經(jīng)越來越受到人們的歡迎，成為醫(yī)學科學中重要的組成部分。在學科發(fā)展過程中，目前我國從事超聲專業(yè)的人員數(shù)量大，增長快，各學歷層次人員都有，超聲檢查中操作、診斷難以規(guī)范。如何更好的協(xié)助決策者確立和實施學科發(fā)展規(guī)劃，協(xié)助學術、學科帶頭人、專家教授、技術骨干完成醫(yī)教研和管理工作，使他們有更多的精力和時間投入醫(yī)教研和創(chuàng)新工作中，設立專職秘書非常重要[2-3]。

超聲影像學專職秘書的主要職責

專職秘書作為學術、學科帶頭人的助手，工作職責包括常規(guī)性事務的提醒，學科計劃實施的落實，全程監(jiān)控，對工作運行情況定期匯報和總結(jié)，有了新想法及時建議，讓學術、學科帶頭人節(jié)約更多的時間，提高管理質(zhì)量和業(yè)務水平。

1.學術、學科帶頭人的幫手。學術、學科帶頭人不僅要重視各層次醫(yī)務人員業(yè)務培養(yǎng)，制定員工人才規(guī)劃，引導和激勵他們業(yè)務的快速成長[4]，還要負責制定學科發(fā)展規(guī)劃，進行科研項目的管理，在醫(yī)院管理中起到承上啟下的作用。專職秘書應當協(xié)助其統(tǒng)籌協(xié)調(diào)日常事務，如負責安排每年繼續(xù)醫(yī)學教育項目的申報、舉辦，負責醫(yī)院下發(fā)文件的管理，協(xié)助草擬各類報告、通知；負責整個學科的大事記的收集整理，督促檢查各種決議、決定的執(zhí)行情況。負責承擔科研項目管理、成果申報以及科研工作量化考評。及時向醫(yī)院科研管理部門提供科室各類科研信息，如學術論文、學術會議交流、出版著作等錄入登記，加強科研管理的規(guī)范性，促進科研信息資料共享。

2.勤溝通，加強信息聯(lián)絡。團隊的力量遠遠超過個人，而合作順暢的必要條件就是要勤溝通，做到同事間無縫對接。在整個學科管理工作中，學術、學科帶頭人的工作是決策性、統(tǒng)籌性和全局性的，專職秘書要深入到科室第一線，聽取意見，集思廣益，掌握第一手資料，把協(xié)調(diào)結(jié)果及時反饋給學術、學科帶頭人和醫(yī)院。如制定學科中青年學術人才培養(yǎng)和引進，學科梯隊建設，不同階段學科建設目標等。這樣，學術、學科帶頭人制定計劃，進行決策時才能體現(xiàn)多數(shù)員工的意見。專職秘書為各亞專業(yè)學科間互通信息，相互交流學習，團結(jié)協(xié)作起到一定的協(xié)調(diào)作用，也是與醫(yī)院職能部門順暢溝通的橋梁。

3.貫徹執(zhí)行，監(jiān)督及反饋。作為一個優(yōu)秀的專職秘書，要經(jīng)常和各方面人員、職能部門打交道，但這不是簡單的上傳下達的拷貝，除做好一般的公務電話和來訪記錄，及時向相關人員傳達信息外，還要協(xié)助學術、學科帶頭人加強學科文化建設，運用科學有效的激勵機制，調(diào)動亞學科人員的積極性，合理分配勞務費等。充分協(xié)調(diào)好各類人員利益關系，增強各亞學科凝聚力，推進學科建設，監(jiān)督各項決策的落實，注意反饋信息的收集，以便學術、學科帶頭人能及時修正學科建設計劃，糾正執(zhí)行中的偏差。

超聲影像學專職秘書的自身培訓

專職秘書作為學科建設主要參與者和推行者，必須重視并加強管理知識和影像學相關知識的學習和培訓，在學習、工作中注意制訂和完善專職秘書工作流程，不斷總結(jié)經(jīng)驗，通過學習和自我管理，對自身技能進行持續(xù)改進和適時調(diào)整。在實際工作中自主制訂工作計劃，養(yǎng)成良好的時間管理習慣，進而提高工作效率。努力學習管理知識，積累自己的實踐經(jīng)驗，做到博采眾長，厚積薄發(fā)，為做好超聲影像學專職秘書打好基礎。

體會

超聲影像學在臨床中的廣泛應用，使超聲影像從業(yè)人員不但要具備臨床多學科和其他影像學科的相關知識，還要有精湛的實際操作技能和創(chuàng)造性思維能力，對專職秘書的要求也越來越高。如召開一次會議，要計劃會議時間，制定明確的會議議程和目標，發(fā)送會議相關內(nèi)容及邀請函，做好會議記錄，及時反饋等。由此可見超聲影像學專職秘書需要具備以下基本素質(zhì)。

1.文字寫作能力。由于超聲影像學是由不同的醫(yī)學知識與工程技術交匯融合的學科，作為學術、學科帶頭人的參謀和助手，要經(jīng)常記錄、起草各類文稿，在撰寫各類文稿材料時要運用醫(yī)學和影像學專業(yè)術語，并做到文字簡明扼要，直奔主題。

2.信息資料收集能力。隨著超聲新技術的不斷發(fā)展，目前大型醫(yī)院的超聲影像學按人體器官劃分為心血管、腹部及淺表器官、婦產(chǎn)科超聲等，要想充分發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢，使學科整體規(guī)劃切合醫(yī)院實際，在制訂學科計劃時，需要收集醫(yī)院及各亞專業(yè)信息，及時了解學科現(xiàn)狀，員工需求。

3.計算機操作能力。超聲影像學運用現(xiàn)代醫(yī)學影像技術對醫(yī)學圖像進行綜合分析來診斷和治療疾病，目前三級甲等醫(yī)院已使用PICS系統(tǒng)，所有的檢查數(shù)據(jù)都能在系統(tǒng)中查詢。只有熟練掌握計算機等現(xiàn)代化辦公工具，如利用工作站系統(tǒng)統(tǒng)計各類數(shù)據(jù)，了解圖像，各類數(shù)據(jù)庫管理等，才能順利完成工作。

4.制定解決問題方案能力。由于秘書工作是事務性工作，在搜集、整理、歸類、統(tǒng)計、分析各類管理數(shù)據(jù)后，還要具備制定解決問題方案能力。如遇到突發(fā)事件時，專職秘書應快速制定合理的解決問題方案，要有較強的謀劃和組織能力。

5.時間管理。專職秘書作為學科的組織和管理參與者，必須做到以最少的時間投入獲取到最佳效果，用較少的時間做更多的事情。合理運用ABCD時間管理分類法、時間管理SMART法則，在工作中分清輕重緩急，巧妙利用時間。

小結(jié)

專職秘書通過科學管理方法，不斷制定、完善秘書工作流程，為學術、學科帶頭人、科室人員節(jié)約了大量精力和時間，使學術、學科帶頭人有更多精力投入到醫(yī)療、科研和教學工作中。專職秘書幫助科室建立科技人員檔案，參與科室制定科研規(guī)劃，參與科研量化考評工作，做好與上級醫(yī)院領導、職能科室的溝通，下級與科室人員的溝通，起到上傳下達的作用。

秘書工作既在醫(yī)院管理中起著重要的溝通、協(xié)調(diào)作用，又能協(xié)助做好日常管理等具體工作，獲得醫(yī)院職能部門、學術、學科帶頭人、科室同事的普遍認同，真正做到了綜合性醫(yī)院人才資源合理利用，為醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展注入了新的活力[5]。

1 尹桂山，吉建偉，黃偉.創(chuàng)新公立醫(yī)院人力資源管理的探索[J].中國醫(yī)院管理，2012,32(11):37-38

2 楊毅，李建.時間管理在醫(yī)院專職秘書工作中的運用[J].解放軍醫(yī)院管理雜志，2009,16(4):303

3 蘇曉英.學科秘書在醫(yī)院重點學科建設中的作用[J].中華醫(yī)學科研管理雜志，2009,22(4):235

4 倪萍，陳海娟.科主任目標管理考核制度的探討[J].醫(yī)院管理論壇，2011,28(12):54-56

5 徐博，王禮泉.醫(yī)院學科評估存在的問題及對策探討[J].中國醫(yī)院管理，2011,31(12):40-41