環境監測業務技術檔案管理的思考

于 莉，彭 華，王興國，王 琪，彭國偉，王坤麗

河南省環境監測中心，河南鄭州450004

環境監測檔案是指在環境監測活動中直接形成的，記述和反映環境監測管理和監測活動的，具有保存價值，且按照一定的歸檔制度作為真實的歷史記錄集中保管起來的文件材料［1-2］。環境監測檔案包括黨群工作、基本建設、行政管理、會計檔案、人事檔案、業務管理、技術管理、科研管理、儀器設備、聲像檔案、榮譽實物檔案及其他檔案。其中反映或記錄環境監測業務技術活動的檔案屬于科技檔案(包括專業技術人員檔案、業務培訓檔案、儀器設備檔案、監測數據及報告檔案、質量保證、標準及計量檔案、科研檔案等)，這部分檔案是環境監測檔案的主體，是環境監測檔案價值的核心所在。

環境監測檔案(特別是技術檔案)客觀真實地記錄著一個地區的環境質量變化，為環境保護及規劃、科學研究等提供了依據;同時記載著環境監測人員的技術思想、環境監測工作的寶貴經驗［3］，是一個環境監測工作部門技術水平的寫照。環境監測檔案是指導和服務當前環境基礎工作、研究環境監測未來發展方向的主要信息載體，直接或間接推動著環境監測工作乃至整個環保工作的開展，促進了環境監測水平的不斷提高。因此，加強環境監測業務技術檔案管理水平具有重要的現實意義。

筆者對當前環境監測業務技術檔案管理中常見的問題進行分析，較為系統地提出了如何做好環境監測業務技術檔案管理的思路。

1 環境監測業務技術檔案管理常見問題

1.1 監測工作者檔案意識不強

在環境監測工作中，由于任務分工的不同，監測工作者往往把主要精力用在完成監測任務或提高監測水平上，在不同程度上忽視了監測文件材料的歸檔，從而導致了一些重要文件資料的遺漏或散失，待日后需要復查時無跡可循，也給監測檔案的開發利用帶來了無法彌補的損失。

1.2 體系制度不完善

環境監測工作牽涉面廣而瑣碎，如果沒有一個實用而完善的檔案制度體系作保障，就會讓監測工作者感到歸檔范圍模糊、歸檔程序不明確，進而帶來歸檔速度慢、處理效率低、使用效益落后等一系列問題。

1.3 檔案管理人員業務能力不高

有的單位(特別是三級監測站)，雖然建立了檔案管理體系，但是檔案管理人員并非專業人員，沒有接受過專業知識培訓，而且調動頻繁，新接任者缺乏檔案管理方面的知識、經驗和方法，做不到標準化、規范化管理檔案，更談不上對檔案的開發和利用，這也是檔案管理工作目前所面臨的考驗［4］。

1.4 檔案管理工作受重視程度不夠

雖然環保工作越來越受到政府和社會各界的關注，但環保部門各單位卻大都在不同程度上受到資金不足、人員緊缺和場地擁擠等困擾。在這種情況下，監測單位往往首先考慮的是監測力量(儀器設備、技術水平)的軟硬件保障，而忽視了檔案管理的標準化和規范化，久而久之導致檔案管理無法與監測工作平衡發展［4］。

2 環境監測業務技術檔案管理建議

2.1 歸檔建檔方面

2.1.1 全面加強各崗位工作者的檔案意識

環境監測檔案管理問題的根本癥結在于“檔案意識”。環境工作者只有加強檔案意識，充分理解監測技術檔案在監測工作中的重要作用，才可能在日常工作中自覺及時地歸檔，將檔案工作徹底融為監測工作的一部分。

對檔案工作者來講，必須認真學習《中華人民共和國檔案法》、《環境保護檔案管理規范環境監測》等法律和技術文件，充分理解自己的工作性質和工作職責，認識到檔案工作對環境監測的重要性和自身肩負的重大責任，按要求做好檔案的各項管理利用工作，還要從質量要求出發對本單位的檔案工作進行監督和指導。具體包含對單位管理業務人員樹立“檔案意識”的宣傳教育，對環境監測全過程文件材料形成、積累、整理、立卷歸檔工作進行規范與檢查。在監督與指導的同時積極協助監測人員做好文件材料的立卷歸檔工作［5］。

對環境監測工作者來講，檔案意識的培養要變被動為主動：不僅要遵守單位的各項檔案制度，更要體會到環境監測技術檔案給單位、個人的工作、生活帶來的諸多便利(如為后人提供學習參考資料、為個人今后的擇業或職稱評定留下成果證明、為環保管理工作提供服務)，從主動層面提升環境監測工作者的檔案意識。

2.1.2 合理建立環境監測業務技術檔案體系

歸檔是檔案工作的基礎，要使檔案管理工作標準化和規范化，首先必須明確歸檔范圍，建立合理完善的環境監測業務技術檔案體系。

《中華人民共和國計量法》第二十二條規定“為社會提供公正數據的產品質量檢驗機構，必須經省級以上人民政府計量行政部門對其計量檢定、測試能力和可靠性考核合格”。環境監測中心(站)作為為社會提供公正數據機構，必須進行計量認證。在計量認證現場評審的過程中，需要查看質量體系運行的全部記錄。這也需要合理完善的環境監測業務技術檔案體系的支撐。

環境監測業務技術檔案管理除了應該以《中國檔案分類法環境保護檔案分類表》(HJ/T 7—1994)和《環境保護檔案管理規范 環境監測》(HJ/T 8.2—1994)等標準為框架藍本，還應圍繞質量管理體系有效運行，結合環境監測工作的實際情況，按照《評審準則》的要求，建立起一個內容完善、實用性強的環境監測業務技術檔案管理體系，詳見表1。

2.1.3 完善各項檔案制度

沒有規矩，不能成方圓。為了做好環境監測業務技術檔案管理工作，應當結合實際工作需要，制定和完善一系列檔案管理的規章制度、工作制度和管理辦法。如《檔案管理制度》、《檔案查(借)閱制度》、《檔案資料保密制度》、《檔案鑒定銷毀制度》、《技術檔案存檔細則》等。

檔案工作人員應分工協作，建立起專(兼)職人員崗位責任制。①在歸檔制度方面，歸檔的文件材料應當規范、系統，成套書寫案卷目錄，卷內目錄一律用耐久材料書寫，不能用淺藍墨水、圓珠筆、鉛筆、紅墨水等書寫;歸檔的文件材料要以本單位形成的為主，保持文件之間的自然聯系，檔案內容應符合系統性成套性要求。②在檔案保管制度方面，準確劃定監測檔案材料的保管期限：分為永久、長期、短期3種，凡在工作查考、經驗總結、環境科研等方面具有長遠利用價值的應永久保存，凡在較長時間內具有查考利用價值的應長期(16～50 a)保存，凡在一定時期內具有保存價值的應短期(15 a之內)保存［3］。

表1 環境監測業務技術檔案體系框架

以上只是對檔案制度的一般性規定和建議，檔案制度的建立應因地制宜，要根據各單位的實際情況制定并隨著各項工作的開展而不斷完善。

2.1.4 嚴格監督考核

為使存檔人員養成自覺存檔、及時存檔的良好習慣，需要實行通報制度，要求檔案管理人員定期或不定期將各種類型的檔案文件歸檔情況進行通報，通報內容包括歸檔內容是否完整、歸檔是否及時等，通報情況與各科室的年終考核掛鉤。

由于質量體系相關支持性文件都分別建檔，因此通過加強檔案管理，能夠促進質量體系的有效運行。

2.2 加強檔案庫和檔案數據庫的建設

2.2.1 完善檔案庫房的硬件設備

檔案管理工作會形成大量的文件資料，分門別類的文件資料需要完善有效的硬件支持(如房間、檔案柜、計算機、打印機等辦公用品)。需要上級部門和領導在加強一線監測力量的同時，給予檔案庫房建設足夠的重視，做到檔案管理設備與監測設備的均衡發展。

2.2.2 加快檔案信息系統建設

目前存在的共性問題是：大多數資料在歸檔時，只提交紙質文件;檔案管理人員在整理檔案時只錄入資料或文件目錄等，缺乏資料具體內容。這種落后的管理方式造成工作人員查閱、參考資料時，案卷調動頻繁、磨損嚴重，且檢索速度慢、查找準確率低。

計算機應用于檔案管理已成為必然趨勢。由于環境監測檔案具有信息量大、涉及面廣、數據間的關聯性強但差異較大等特點，運用計算機數據庫系統來管理，不但可以提高檔案卷宗檢索、查找的速度，更重要的是可利用計算機的快速運算、大容量貯存空間及準確的邏輯判別功能，對現存的檔案資料，根據不同的需要從各個角度來計算分析、匯總，從而大大提高監測檔案的利用價值［6］。

因此，加快環境監測檔案軟件系統建設是提高環境監測業務技術檔案管理水平的必由之路。

2.2.3 加強檔案管理人員業務培訓

選拔思想好、素質高、業務精、敬業精神強、工作細致扎實的人員擔任檔案管理員。在檔案管理人員上崗之前要做好崗前培訓工作，使其明白應該收集哪些資料，如何進行分類、編目和整理歸檔等。在資料收集中做到“三勤”，即勤收集、勤督促、勤檢查。

2.3 加強環境監測技術檔案的開發利用

下面為環境監測檔案應用的一個實例。

鄭州市是河南省的重要工業城市和交通樞紐。城區環境空氣質量污染較重，主要大氣污染物有二氧化硫、氮氧化物、一氧化碳、總懸浮顆粒物(TSP)等，污染最嚴重的是 TSP。1993—1997年“八五”期間，其年平均濃度范圍為0.451～0.497 mg/m3，日均濃度超標范圍為 67.1% ～87.4%。環境保護管理部門對歷年來數千個TSP監測數據變化情況進行分析，制定了一系列污染治理措施(如取締燃煤鍋爐、關閉或整改一些污染嚴重的企業，減輕二次揚塵，遏止機動車尾氣上升等)。1996—2000年“九五”期間，TSP年平均濃度為0.403 mg/m3，年均值濃度范圍0.290～0.469 mg/m3，比“八五”期間下降 0.053 mg/m3，平均超標率也下降了2.2個百分點。

檔案管理的最終目的是提供服務，環境監測檔案管理要積極主動服務于環境管理。環境監測業務技術檔案內容翔實、涵蓋面廣，在專項監測、科研、環境整治、數據溯源、各類檢查、依法取證等方面都有獨特的參考價值，發揮著重要作用。

隨著人們環保意識的加強，社會各界對環境監測技術檔案的利用逐年增加。環境監測檔案工作者需要遵循科學規律，在保證資料科學性、真實性的基礎上，利用現代科學技術手段，把潛在的信息進行加工整理，變成直接的、現實的、方便利用的信息，以便社會各界的咨詢利用［7-9］。

3 結語

環境監測檔案管理能夠對不同歷史時期的不同環境狀況以及對環境的認識進行詳細的記錄，不僅能夠提高人們對環境的認識，還有利于人類樹立正確的環境意識，為治理環境污染、加強環境保護提供重要的依據。檔案工作人員應提高自身業務能力，從檔案的完整性、準確性、系統性方面保證環境監測技術檔案的案卷質量。監測工作者應加強檔案意識，做到及時完整地歸檔。環境監測單位應該在從事監測工作的同時，標準化和規范化環境監測業務技術檔案體系與制度。給予檔案工作足夠的重視，保障檔案工作硬件軟件水平與監測工作均衡發展。同時，應采取各種措施，加強技術檔案的開發利用，更便利地為各項環保工作服務。

［1］HJ/T 7—1994 中國檔案分類法環境保護檔案分類表［S］．

［2］HJ/T 8.2—1994 環境保護檔案管理規范 環境監測［S］．

［3］陸義紅．環境監測檔案的價值與管理利用淺析［J］．科技信息，2010(11)：203．

［4］張文英．探討環境監測檔案管理的問題研究［J］．辦公室業務，2013(15)：97-98．

［5］陳晶，劉震谷．環境監測工作者“檔案意識”的探討［C］//中國環境科學學會學術年會論文集．北京：中國環境科學出版社，2012．

［6］王坤，張檀，李福春，等．對于環境監測檔案管理的幾點建議［J］．中國科技信息，2011(17)：152．

［7］房立新，王漫雪，王謙．淺談環境監測檔案管理［J］．環境科學導刊，2007，26(5)：91-92．

［8］趙詠．淺談環境監測檔案的管理與利用［J］．山東檔案，2007(5)：48．

［9］朱玉萍．環境監測檔案的開發利用［J］．甘肅科技，2006，22(8)：29-30．