基于專案管理視角的最優化物資采購策略研究

陳文光

[摘 要] 專案管理視角的采購模式不僅可以降低采購成本，而且可以有效提升采購效率，有必要結合企業實際進行推廣。在這種背景下，本文首先對物資采購中的專案管理構成，進而分析了專案管理視角的最優化物資采購策略選擇，并給出了相應的結論。

[關鍵詞] 專案管理；物資采購管理；最優化

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 08. 040

[中圖分類號] F252 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）08- 0066- 02

1 物資采購中的專案管理構成

1.1 內涵

每家企業的背景不一，作業流程也不盡相同，采購管理能達到的成效也有限。因此，可通過專案管理來對采購計劃予以修正。在專案之下，成員可利用腦力激蕩法，讓整個專案變得更有趣，提出不同構思來改善工作。為了有效率地掌握人員對于采購作業的執行，促進專業的采購經驗、傳承，并兼顧好工作的流暢感及應對未來環境的變化，在需要有嚴密的決策過程時，確實且有效地善用于專案，以提升采購管理作業層次。

1.2 構成內容

（1）整合管理。將專案管理過程中的相關要素加以整合，以確保專案的成功；在不同情況下，尋求替代策略，如何時下采購單？在“累積很多產品才統一采購”或“產品只要接近或低于安全存量就進行補貨”這兩種情形中，應系統考慮采用最優方案，以滿足專案人員的需求。因此，整合管理需掌握采購專案的重要性及采購屬性、變更采購作業的管理等，才能有效地做好整合管理。可靠度搭配在此即是將各種可能會發生的狀況做充分考量，然后再依需求尋求替代策略以配置資源。專案管理系統需求確定后，則執行可靠度搭配，對于可能面對的問題，尋求解決的替代方案。專案進行過程中的文件需求部分，由于簡化程序的考量上，不另設計多余表單。而負責整合整個專案要點，便是專案經理將專案的目標及作業程序清楚地讓專案團隊了解其在專案中的工作與責任，借助界面管理，持續地修正與檢討，改善至最適狀況。

（2）范疇管理。利用WBS（Work Breakdown Structure）建立工作細節來加以管理，做為工作的指南，該方式適用于組織中大部分的專案，都有類似的專案生命周期，也適用于特定的專案。WBS 的意思是將任務組織起來，以便安排及追蹤時程或成本，以階層架構方式的識別碼區分，每個任務都在個別的位置標明識別碼。專案中任何時間都有可能發生變更，而本專案的范圍變更控制在：可促進改善、可使成員接受、可使成員易于管理。

（3）成本管理。運費的成本是采購人員可以控制的，其作業方式則是將一些不占空間的商品，湊成整箱，可節省件數；另外，在采購策略方面，可采用統一采購，避免浪費時間再進貨。因很多情況并非每樣商品均可裝箱，有的產品僅需采購一兩件，不符經濟效益，因此借助專案管理，統一采購，獲得實質改善，而采購件數也隨之減少。

（4）品質管理。專案管理可將5S 運用于品質管理構面之中。5S是被日本企業界認為是提升品質的有效工具，因而對5S 的定義非常明確，使得員工一聽就懂且易于執行。5S 的項目為：整理（seiri）、整頓（seiton）、清掃（seiso）、清潔（seikets）、身美（shitsuke）。

2 專案管理視角的最優化物資采購策略選擇

在個案改善前，都是采隨機采購，只要一接近安全庫存，則隨即采購，平均一周約有一次采購同一種商品，專案管理所采取的供貨原則為：商品多數由總倉出貨至臺南分公司、先進先出（first in first out， FIFO）。而總倉接單后隔天即可到達目的地，故可避免一樣商品接近安全存量就立即采購，專案盡可能至少兩種以上產品一起聯合采購，以節省采購及進貨時間。例外情況：更換瑕疵品、特殊規格且數量龐大的訂單、天候因素、宅配公司問題。為減少抽檢作業，提高安全存量，可增加采購的數量，以便于拉長采購時間的間隔，先評估4～8月存貨周轉率，觀察商品品質情況，一般平均應維持采購在2～3次/月。一些工廠及代理廠商生產的商品，由于總倉每次進貨的數量總會評估有效期而進貨。因此，各區域公司根據總倉的庫存來決定進貨數量，若總倉存量剩余不多時，采購數量便不宜太多，按照各區域公司銷售比例分攤剩余存貨，再進行新貨采購入庫。

企業物資的采購流程可看出分倉與總倉的合作，由分倉上傳欲采購的商品，隨之總倉再行出貨，最后，分倉進行進貨作業。而原抽檢作業為總倉和分倉需個別抽檢，分倉則在10箱以上必須抽檢，經本專案小組討論后，認為可將分倉抽檢省略，以省去重復性作業，提報管理部門通過后，目前抽檢部分一概由總倉進行抽檢，也省去抽檢樣品過多，商品耗置的問題。很多企業會因為原先不規則、講求采購進貨速度的即時采購，造成人員手忙腳亂及可觀的運費。因此，借助聯合、統購、批購、間接、預備采購等策略，將欲采購的促銷商品，在接近安全存量時，與其他商品低于安全存量的商品統一采購，不需一接近安全存量就采購（因為沒低于安全存量的促銷因素，主管需簽核）。采購次數減少、總成本也隨之減少，作業流程簡化，在客戶端也可提高服務品質，減少進貨當下需請客戶等候進貨完成才能再為客戶服務的窘況。

3 建 議

制度層面：安全存量的控制，常因缺貨問題而導致與事實相違，在不得不低于安全存量采購之下，一些公司并未對安全存量有所限制，對采購時間的拿捏稍顯彈性太大。因此，建議將安全存量明確定義范圍，以防止外部稽核導致安全存量不明的疑慮。實務層面：專案管理是國際化趨勢，公司應培育各不同部門的管理人員對專案的了解與執行，不僅可提升專業知識、管理能力及觀念，還可對跨部門交流、更可為個案公司帶來綜效。執行層面：建議企業先試行采購策略專案，待專案執行完成，統整不同地區公司的改善范圍，予各區參考，并循求更好的解決方法，通過學習型組織，讓各單位一同成長與分享工作經驗。