簡論民族中專學(xué)校科技檔案管理信息化建設(shè)

張朝梅

摘要：信息化是科技檔案管理的必由之路。作為學(xué)校的檔案管理者，務(wù)必要樹立起強烈的職業(yè)創(chuàng)新意識，以信息化建設(shè)推動科技檔案管理工作，把建立學(xué)校檔案信息網(wǎng)絡(luò)，把實現(xiàn)館藏科技檔案數(shù)字化、資源共享、服務(wù)對象與需求擴(kuò)大化，當(dāng)成義不容辭的職責(zé)。科技的管理檔案在學(xué)校信息化建設(shè)中發(fā)揮的作用，科技檔案管理是學(xué)校檔案信息化建設(shè)和發(fā)展的重要環(huán)節(jié)，科技信息化管理是一項系統(tǒng)工程、科技管理系統(tǒng)實現(xiàn)了科技檔案現(xiàn)代化管理等幾個方面進(jìn)行闡述

關(guān)鍵詞：信息化；科技；檔案管理；必經(jīng)之路；

中圖分類號：G271.6文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1674-3520（2014）-06-00103-01

進(jìn)入21世紀(jì)以來，由于現(xiàn)代信息化技術(shù)得到突飛猛進(jìn)的發(fā)展，對于科技檔案管理而言，不再只停留在保存原有資料的功能上，更重要的是依靠現(xiàn)代信息、網(wǎng)絡(luò)等高新技術(shù)和資源，利用信息化網(wǎng)絡(luò)和計算機(jī)技術(shù)構(gòu)成嶄新平臺，從而提高學(xué)校檔案管理的力度，增強學(xué)校的檔案信息管理。由此可見，信息化是科技檔案管理的必經(jīng)之路。作為學(xué)校的檔案管理者，務(wù)必要樹立起強烈的檔案管理創(chuàng)新意識，以信息化建設(shè)推動科技檔案管理工作，把建立學(xué)校檔案信息網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)館藏科技檔案數(shù)字化、資源共享、服務(wù)對象與需求擴(kuò)大化，當(dāng)成義不容辭的職責(zé)。

一、科技檔案在企業(yè)信息化建設(shè)中發(fā)揮的作用

檔案具有歷史再現(xiàn)性、知識性、信息性、政治性、文化性、社會性、教育性、價值性等特點，其中歷史再現(xiàn)性為其本質(zhì)屬性，其他特點為一般屬性。因此，可將檔案的定義簡要表述為：檔案是再現(xiàn)歷史真實面貌的原始文獻(xiàn)。

科技檔案是指在自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)等活動中，形成的應(yīng)該歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、計算材料、照片、影片、錄像帶等科技文件材料。科技檔案管理是檔案管理的重要組成部分，它在企事業(yè)單位中是一項技術(shù)基礎(chǔ)工作。盡管檔案管理歷史悠久，而科技檔案管理卻誕生在近代工業(yè)革命之后，是社會化大生產(chǎn)和專業(yè)分工的產(chǎn)物。科技檔案對于學(xué)校建設(shè)與發(fā)展具有重大的作用，特別是在進(jìn)入當(dāng)代學(xué)校建設(shè)中，科技檔案在招生、平時管理、畢業(yè)生科學(xué)管理中顯示出越來越明顯的無可替代的作用，具有相當(dāng)高的社會價值。 當(dāng)今社會正步入一個新的技術(shù)革命新時代，這些高新技術(shù)廣泛應(yīng)用于生產(chǎn)，應(yīng)用于社會之中，勢必帶來社會生產(chǎn)力的飛躍，同樣也會引起社會生活的深刻變化，尤其是計算機(jī)和通信技術(shù)的迅速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，信息已成為人類生存和發(fā)展的重要資源，是現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的支柱之一。信息資源的利用就是人類知識和智慧的利用，科學(xué)信息的交流、利用必將推動學(xué)校檔案的不斷發(fā)展，科技檔案信息化管理勢在必行。 所謂科技檔案信息化，就是根據(jù)學(xué)校的實際情況，在科技檔案管理中，全面運用現(xiàn)代信息技術(shù)，對學(xué)校科技檔案信息資源進(jìn)行處置、管理并提供利用服務(wù)。學(xué)校科技檔案信息化一般而言，可以從實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，實現(xiàn)檔案的信息接收、傳遞、存儲和提供利用的一體化，實現(xiàn)檔案信息的高度共享，引發(fā)檔案管理模式的變革。具體來說，由于原始檔案經(jīng)過反復(fù)查閱，不可避免地受到一定程度的損害，給文檔的保管與利用帶來管理上的困擾。而信息化技術(shù)就彰顯出獨特的魅力，可以說，現(xiàn)代信息技術(shù)成為實現(xiàn)科學(xué)開發(fā)檔案信息資源的關(guān)鍵條件。

二、科技檔案管理是學(xué)校信息化建設(shè)和發(fā)展的重要環(huán)節(jié)

學(xué)校信息化以現(xiàn)代化的信息處理技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，對學(xué)校進(jìn)行全方位、多角度、高效能的改造，通過信息資源的開發(fā)和信息技術(shù)的有效利用，來提高學(xué)校的知名度和管理水平，增強學(xué)校的管理水平。

三、科技信息化管理是一項系統(tǒng)工程

職業(yè)中專學(xué)校一般設(shè)置辦檔案管理部門，這個部門的主要職責(zé)是：根據(jù)本學(xué)校的實際情況和發(fā)展需要，開展科技工作，解決實際問題，推動學(xué)校檔案工作的進(jìn)行；運用科技管理、計算機(jī)應(yīng)用、信息化和技術(shù)監(jiān)督等手段，提高本學(xué)校科學(xué)管理水平。管理的內(nèi)容：一是負(fù)責(zé)制定科技發(fā)展規(guī)劃，負(fù)責(zé)科技檔案管理，包括科學(xué)招生、學(xué)籍管理、畢業(yè)生檔案移交等；二是負(fù)責(zé)科學(xué)管理成果，包括鑒定、申報；三是負(fù)責(zé)后期管理工作，包括申報、統(tǒng)計、實施等。當(dāng)然，學(xué)校檔案部門的工作的內(nèi)容并非僅僅以上幾個方面，之所以羅列出來，是說明科技信息絕非是檔案管理部門一家的事情，它是學(xué)校科技管理的重要組成部分，建立科技管理系統(tǒng)與科技數(shù)據(jù)庫，同樣是一項系統(tǒng)工程。學(xué)校科技管理系統(tǒng)服務(wù)于全網(wǎng)的各個部門，在功能上覆蓋整理、歸檔、檔案編號。通過集約化的共享數(shù)據(jù)庫和發(fā)達(dá)的計算機(jī)通信網(wǎng)絡(luò)，溝通各層間的信息交流，實現(xiàn)全網(wǎng)科技管理工作（當(dāng)然包括科技檔案管理）的統(tǒng)一管理。科技管理、科技?xì)w檔，科技編號等，就為科技檔案管理提供了強大的支撐能力，提供了科技檔案靈活、方便的查詢、統(tǒng)計功能。 推進(jìn)科技檔案信息化的關(guān)鍵是人才。舉例來說，如由于科技檔案的信息化，其中包括檔案信息內(nèi)容的數(shù)字化，文檔處理的一體化，電子檔案保存的技術(shù)化，開發(fā)利用形式的多樣化，使得電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案的管理有著截然不同的方法，這就對檔案管理人員提出了更高的要求。只有把人才問題解決好了，才能使檔案信息化建設(shè)符合正確的方向，才能最大限度地能滿足學(xué)校對科技檔案的需求。 科技檔案信息化建設(shè)是一項長期、全面而又具體的工作，信息化建設(shè)的實現(xiàn)不可能是檔案部門力所能及的，也不是僅僅單憑幾個計算機(jī)技術(shù)人員，它固然需要所有科技檔案人員的積極參與，更需要企業(yè)統(tǒng)籌兼顧全面安排，特別是依靠企業(yè)科技信息管理部門所發(fā)揮的主導(dǎo)作用。

四、科技管理系統(tǒng)實現(xiàn)了科技檔案現(xiàn)代化管理

（一）科技計劃管理系統(tǒng)。如目標(biāo)績效考評體系，項目責(zé)任制等。現(xiàn)在比較成功的是將ISO9001的管理思想引入在學(xué)校管理中來，不過也有很多學(xué)校嘗試并不是很成功，我想歸咎原因只有兩點：第一，不是ISO9001標(biāo)準(zhǔn)不好，而是學(xué)修沒有把ISO9001標(biāo)準(zhǔn)真正的理解透，盲目的套用一些所謂的文件，兩張皮。第二，是沒有認(rèn)真堅持下去，我們總是講“堅持決定成敗”，如只是一時興奮，沒有將文件管理作為真正的管理機(jī)制來推行，學(xué)校一樣沒有取得最后成功。

（二）科技統(tǒng)計系統(tǒng)。統(tǒng)計是科技檔案工作的一個組成部分，基本任務(wù)是對檔案工作發(fā)展情況進(jìn)行統(tǒng)計調(diào)查、分析、監(jiān)督，以計量化的管理，科技統(tǒng)計系統(tǒng)的所有報表均采取網(wǎng)上電子報表形式。對各類統(tǒng)計信息實現(xiàn)計算機(jī)管理，通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)信息共享，使統(tǒng)計工作標(biāo)準(zhǔn)化、實用化。基層單位可以錄入、查詢、統(tǒng)計、修改、打印。

參考文獻(xiàn)：

[1]《科技檔案管理學(xué)》,《高等學(xué)校檔案管理辦法》