高職檔案管理的創(chuàng)新與優(yōu)化探析

辛明華

【摘要】本文首先對(duì)創(chuàng)新與優(yōu)化高職檔案管理的必要性進(jìn)行了分析，接著從檔案管理基礎(chǔ)設(shè)備更新、檔案管理工作人員職業(yè)素質(zhì)提高、檔案管理方法創(chuàng)新和檔案管理監(jiān)督反饋四個(gè)方面，探討了高職檔案管理創(chuàng)新與優(yōu)化的途徑，最后總結(jié)了在檔案管理工作發(fā)展中需要注意的問(wèn)題。希望本文能夠?yàn)楦呗殭n案管理工作的發(fā)展提供幫助和建議。

【關(guān)鍵詞】高職檔案管理；創(chuàng)新；優(yōu)化

引 言：高職院校的檔案管理工作包括了對(duì)本校師生的個(gè)人檔案的更新、歸檔和保存，還包括了對(duì)學(xué)校各位教職工在科研和教學(xué)工作中取得的進(jìn)展和成果的總結(jié)和保存，以及對(duì)學(xué)校發(fā)展歷史的建檔和歸檔?？傮w來(lái)說(shuō)，高職院校的檔案管理工作反映了高職院校發(fā)展的整體狀況，對(duì)高職院校建設(shè)方向的設(shè)定以及師生的進(jìn)一步發(fā)寒來(lái)說(shuō)是十分重要的。

1.創(chuàng)新與優(yōu)化高職檔案管理的必要性

1.1 時(shí)代背景要求高職檔案管理進(jìn)行優(yōu)化

信息科技的發(fā)展以及現(xiàn)代社會(huì)精神文明的發(fā)展給各項(xiàng)事務(wù)的進(jìn)行都提供了一個(gè)更加廣闊和復(fù)雜的背景，那就是，要利用網(wǎng)絡(luò)和信息技術(shù)達(dá)到事務(wù)的集成性發(fā)展，并且要在工作中體現(xiàn)出“以人為本”、“高效節(jié)能”的特征。因此，高職檔案管理應(yīng)該摒棄以往人工管理的工作方式，以提高管理效率為主，在管理設(shè)備和管理方法上進(jìn)行優(yōu)化。

1.2 服務(wù)需要要求高職檔案管理有所創(chuàng)新

高職檔案管理工作對(duì)學(xué)校的發(fā)展具有特殊的服務(wù)作用，一方面，高職檔案記錄了學(xué)校發(fā)展的歷史以及學(xué)校各學(xué)科的發(fā)展?fàn)顩r，為學(xué)校進(jìn)行學(xué)科發(fā)展規(guī)劃提供幫助；另一方面，高職檔案記錄和學(xué)生和教師的在校行為，能夠?yàn)閷W(xué)生和教師的個(gè)人發(fā)展規(guī)劃提供良好的檔案證明。尤其對(duì)于高職學(xué)生來(lái)說(shuō)，一份完善的、細(xì)節(jié)清楚的檔案，能夠幫助學(xué)生在就業(yè)的道路上少走彎路。由此可見，高職學(xué)校的發(fā)展和教師以及學(xué)生的發(fā)展都要求高職檔案的服務(wù)作用更加清晰和強(qiáng)效，高職檔案管理應(yīng)在這些方面有所創(chuàng)新。

2.優(yōu)化與創(chuàng)新高職檔案管理的途徑

2.1 對(duì)檔案管理進(jìn)行設(shè)備投資

檔案管理優(yōu)化的基礎(chǔ)是檔案管理設(shè)備的更新，目前大多數(shù)高職院校的檔案管理設(shè)備都比較傳統(tǒng)和老舊，有不少學(xué)校為了節(jié)約資金，所使用的檔案柜還比較笨重，文件存放的分隔處理不夠科學(xué)，使得紙質(zhì)檔案查找特別困難；還有的學(xué)校在檔案信息化建設(shè)方面不積極，全校的檔案信息庫(kù)建設(shè)不完善，師生的個(gè)人檔案不能完全被轉(zhuǎn)化為信息檔案，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案和信息檔案的分離，因此造成學(xué)生提取檔案不完整，為學(xué)生檔案的應(yīng)用造成不良的后果。因此，高職院校檔案管理優(yōu)化的第一要素，就是要對(duì)檔案管理工作進(jìn)行設(shè)備投資。高職院校應(yīng)將投資的重點(diǎn)放在檔案信息化建設(shè)上，以彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理的不足，購(gòu)買相應(yīng)的檔案管理軟件、配置電腦、打印機(jī)、刻錄機(jī)等，都是十分必要的。

2.2 提高檔案管理工作人員的職業(yè)素質(zhì)

在信息化背景下，高職檔案管理工作要想發(fā)揮對(duì)學(xué)校的宣傳作用和對(duì)教師、學(xué)生的服務(wù)作用，就要求檔案管理工作人員對(duì)工作形成科學(xué)的、先進(jìn)的工作意識(shí)，即認(rèn)識(shí)到在信息科技的條件下檔案管理工作的創(chuàng)新之處，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的服務(wù)性特點(diǎn)，認(rèn)識(shí)到職業(yè)能力對(duì)檔案管理工作的促進(jìn)作用，即，學(xué)校應(yīng)該重視檔案管理工作人才隊(duì)伍的建設(shè)，優(yōu)化檔案管理工作人員的年齡結(jié)構(gòu)和專業(yè)素質(zhì)，并且重視到對(duì)檔案管理工作人員的職業(yè)技能培訓(xùn)和職業(yè)道德教育，如舉行“檔案服務(wù)大賽”等，使檔案管理工作人員對(duì)自己的工作充滿信心，從工作意識(shí)上形成正確的、積極的態(tài)度。

2.3 進(jìn)行開放式的檔案管理

對(duì)學(xué)校的教師和學(xué)生的基本檔案進(jìn)行分類、歸檔、編制檢索工具再進(jìn)行利用，是傳統(tǒng)的檔案管理方式，這種管理方式是封閉性的，不利于檔案服務(wù)工作的開展。例如，在檔案查找和調(diào)用方面，只有高職學(xué)校檔案工作人員才能找到相應(yīng)的檔案文件的位置，普通教師和學(xué)生想要了解自身信息則要經(jīng)過(guò)多種復(fù)雜的審批程序。因此，建議學(xué)校檔案采用開放式的管理方式，即以信息技術(shù)為基礎(chǔ)進(jìn)行檔案資料庫(kù)的建立，實(shí)現(xiàn)檔案分類、歸檔、檢索等工作的一站式完成，通過(guò)登錄檔案資料庫(kù)和賬戶密碼授權(quán)，使學(xué)校的教師和學(xué)生也能夠通過(guò)信息檢索窗口迅速找到自己需要的檔案文件，以展現(xiàn)高職檔案工作對(duì)學(xué)校教師和學(xué)生的個(gè)體服務(wù)性質(zhì)。

2.4 對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和反饋

要對(duì)高職檔案管理服務(wù)進(jìn)行創(chuàng)新，就要以檔案管理工作的是績(jī)效能為基礎(chǔ)，檔案管理工作的服務(wù)作用強(qiáng)不強(qiáng)，是由師生對(duì)檔案管理的滿意度決定的。因此，高職院校有必要對(duì)檔案管理工作設(shè)置監(jiān)督和反饋機(jī)制，將檔案管理工作的服務(wù)性質(zhì)提升到發(fā)展的最高要求上，通過(guò)師生參與實(shí)現(xiàn)檔案管理的創(chuàng)新。首先，應(yīng)將檔案管理工作改革進(jìn)行全校公示，使師生了解到檔案管理工作的職責(zé)，為參與監(jiān)管提供基本框架；其次，應(yīng)該設(shè)立檔案管理工作反饋專線，師生可以將檔案工作中不符合規(guī)則的行為直接上報(bào)給學(xué)校辦公室，或?qū)?yōu)秀的檔案管理工作提出表?yè)P(yáng)，這樣一來(lái)，學(xué)校就可以根據(jù)師生反饋的結(jié)果，進(jìn)一步調(diào)整對(duì)檔案管理工作的安排，并在檔案管理工作人員中進(jìn)行科學(xué)的獎(jiǎng)懲，以提高檔案管理人員的工作積極性。

3.優(yōu)化與創(chuàng)新高職檔案管理過(guò)程中應(yīng)注意的問(wèn)題

對(duì)高職檔案管理進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新需要?jiǎng)佑酶呗氃盒５娜肆臀锪Α⒇?cái)力資源，因此，無(wú)論進(jìn)行怎樣的優(yōu)化和創(chuàng)新，都必須注意符合本校實(shí)際，不能給學(xué)校帶來(lái)過(guò)多負(fù)擔(dān)；另外，還應(yīng)以檔案管理工作實(shí)際效用的發(fā)揮為創(chuàng)新和優(yōu)化的基礎(chǔ)，有些檔案管理設(shè)備能夠體現(xiàn)出檔案管理的先進(jìn)性，但如果學(xué)校用不到，則不需要進(jìn)行大量更改，以免畫蛇添足。

4.結(jié)語(yǔ)

綜上所述，高職檔案管理面臨著信息化和人本管理的社會(huì)發(fā)展趨勢(shì)，并且，學(xué)校和教師以及學(xué)生對(duì)檔案管理工作的服務(wù)作用需求越來(lái)越高，高職院校檔案管理必須進(jìn)行優(yōu)化和創(chuàng)新，才能與檔案管理工作的未來(lái)趨勢(shì)相符。建議高職院校對(duì)檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)進(jìn)行投資，并以檔案管理工作人員的職業(yè)技能提高作為檔案管理優(yōu)化的基礎(chǔ)；同時(shí)，進(jìn)行開放式的檔案管理并加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作的反饋和監(jiān)督，以此為創(chuàng)新途徑，提高檔案管理的服務(wù)效能。相信通過(guò)高職院校的各方努力，檔案管理工作一定能夠獲得長(zhǎng)足的發(fā)展。

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