淺談檔案信息資源建設策略

李愛霞

引言：檔案信息資源建設應該以滿足社會公眾的檔案信息需求為落腳點，充分挖掘檔案信息資源的價值，最大限度地發揮其對社會發展的作用，實現檔案信息資源的全面共享。本文旨在通過研究檔案信息資源建設策略，提高檔案信息資源的社會服務效能。

隨著信息時代的到來，檔案信息資源不僅是社會公共文化服務體系的重要載體，更是推動國民經濟發展的潛在動力。人們對檔案信息的需求水平不斷提高，獲取方式也由傳統的現場查閱向利用信息技術獲取轉變。檔案信息數量的激增，使公眾對檔案信息獲取的便捷性與檔案信息資源的零散性之間的矛盾日益突出，為有效滿足社會公眾對檔案信息的需求，對檔案信息資源進行科學、合理地建設迫在眉睫。

一、樹立以公眾為中心的服務理念

檔案管理部門工作人員是檔案信息資源建設的關鍵因素，他們主體能動性的發揮直接影響著檔案信息資源建設的質量。而檔案工作人員主體能動性的強弱主要由其思想意識即服務理念所支配。因此，檔案工作人員只有樹立正確的服務理念，才能從根本上推動檔案信息資源建設工作的順利開展。檔案工作人員應該摒棄重保密輕利用、重藏輕用等傳統服務理念，樹立主動向社會開放檔案信息的觀念。檔案工作的最終目的是為了利用，檔案人員不能抱著嫌麻煩的心理過分注重檔案的收集和保密而不愿意公開檔案信息。檔案信息資源屬于公共信息資源，每個公民都有合法利用檔案的權利。因此，檔案工作人員應該主動開放檔案信息，并積極做好檔案的解密、降密工作，擴大檔案信息的開放范圍，同時也要處理好公開與保密的關系。

二、改革檔案管理體制

科學的檔案管理體制是實現檔案信息資源有效整合、充分開發和全面共享的組織保障。當前我國檔案管理工作實行的是條塊化管理體制，即檔案行政管理部門和專業主管機關相結合的集中統一管理體制，這種管理體制造成了檔案信息資源保管存在過度分散的問題，影響了檔案信息資源的有效整合，并導致檔案館難以滿足公眾日益增長的檔案信息需求。因此，針對當前檔案管理體制的弊端，可以采取創新機制的方式來改善檔案信息資源的整合現狀。機制不同于體制，機制強調的是事物內部各組成部分之間的互動關系，而體制則具有剛性，改革檔案管理體制是一項復雜的系統工程，而從機制創新角度著手會快速有效。在檔案信息資源整合方面，可以借助檔案信息化建設因勢利導，利用信息技術構建檔案目錄中心，使不同行政區域內不同類型、分散保管于不同部門的檔案信息資源實現整合和共享，打破館與館、館與室、室與室的界限，并規避檔案管理體制導致的檔案實體整合的阻力，構建檔案信息資源全文數據庫，使檔案信息資源得到高效整合和共享。

三、構建結構合理的檔案信息資源體系

構建結構合理的檔案信息資源體系是實現公眾檔案信息需求的根本保障。網絡時代的到來，產生了大量的電子文件，其數量已遠遠超過紙質檔案，成為檔案管理的重要組成部分。同時，網絡用戶在檔案用戶中也占據越來越大的比重，公眾希望通過網絡方便地查詢和獲取所需信息。因此，要加強館藏檔案數字化工作和電子文件歸檔工作，并將電子文件歸檔納入辦公自動化系統，建立簡單易用的自動歸檔程序。同時，檔案部門要對電子文件運行、保管和利用的全過程加以控制，確保電子文件的真實和完整。在加強數字檔案信息資源建設的同時，要注意平衡好數字檔案資源和傳統檔案資源的結構關系。

四、加強檔案信息資源數據庫的建設

檔案信息資源數據庫是指針對特定的專題將相關的檔案信息資源進行科學整合、分類、加工的專業化檔案信息資源系統。隨著社會分工的不斷深入，尤其對于專業檔案信息需求用戶而言，如科研人員、技術人員往往需要大量專、深、精的檔案信息資源輔助工作，檔案信息資源數據庫能為其提供準確、完整的信息資源，滿足其信息需求。檔案信息資源數據庫分為目錄數據庫和全文數據庫兩個階段。首先，應該建立起檔案信息資源目錄中心，將不同行政區域內不同類型、分散保管在不同部門的檔案信息資源統一錄入數據庫。然后，在檔案信息資源目錄中心的基礎上逐步實現向檔案全文數據庫的轉化，實現檔案信息的全文共享，以此來滿足公眾對獲取檔案全文信息的迫切需求。

五、構建檔案用戶服務平臺

檔案用戶服務平臺是檔案信息資源服務部門與檔案用戶進行互動交流的網絡服務平臺，它將檔案信息資源和業務流程集成起來，提供一體化的信息服務。檔案用戶服務平臺集合了多種服務模式，為公眾提供智能化的信息服務，滿足公眾個性化的檔案信息需求。檔案用戶服務平臺能夠實現檔案信息資源的個性化推送。推送技術是跟蹤網絡用戶的信息行為，通過對用戶的興趣愛好、個性、習慣等信息的收集和分析，形成用戶模型，再根據用戶的定制來發送信息的技術。它能夠針對不同檔案用戶的需求，有針對性地推送檔案信息。個性化信息推送服務需求基于檔案網站或數字檔案館平臺，用戶登錄檔案用戶服務平臺界面，填寫注冊信息，并產生瀏覽行為，服務器便會根據用戶信息并追蹤其信息瀏覽行為，構建用戶信息數據庫，當用戶向服務器提交信息需求時，推送服務器就會根據用戶提交的檢索命令并結合用戶信息數據庫中的數據進行分析和匹配，篩選出最符合用戶需求的檔案信息推送給用戶。

參考文獻

[1]石磊.論檔案利用服務需求[J].檔案學通訊，2005.

[2]饒圓.檔案服務社會化研究[J].檔案學通訊，2009.

作者單位：鶴壁中泰礦業有限公司