淺談會計檔案的管理

劉蓓蓓

【摘要】會計機構、會計人員依照《會計法》的規定對企事業單位生產經營、業務活動進行會計核算，實行會計監督，會計檔案是記錄這些活動的重要資料和證據。通過整理、妥善保管和合理利用會計檔案，能夠幫助企事業單位總結過去經營管理工作中的經驗和教訓，防止貪腐，堵塞漏洞，提高效率，能夠起到促進單位可持續發展的作用。盡管會計檔案管理工作的現實意義重大，但是，它在實際工作中往往容易被忽視。針對目前存在的一些問題和不足，本文提出了解決的辦法供探討。

【關鍵詞】會計檔案 管理 辦法

會計檔案是指會計憑證、會計賬簿和財務報告等會計核算專業材料，是記錄和反映單位經濟業務的重要史料和證據。從會計檔案中可以詳細地了解到企事業單位的生產經營、技術開發、社會服務的基本情況，通過對不同時期的單位運行情況進行分析比對，可以揚長避短改進管理。會計檔案工作是運用科學的方法管理會計檔案，為各項經濟工作服務。

一、現階段會計檔案管理存在的問題和不足

（一）相關人員對會計檔案管理重視不夠

會計檔案管理相關人員指的是單位領導和財務人員，現階段領導比較注重經濟效益、社會效益，對會計檔案管理比較忽略。財務人員存在重視會計核算、收支管理和項目實施，相對忽視文件材料的收集、整理和歸檔工作，甚至認為會計檔案管理費時費力，根本不把財務資料的整理、歸檔工作列入議事日程，造成會計人員對會計業務非常熟練，但是對會計檔案規范化整理的要求知之甚少。沒有設專人負責管理會計檔案，有的單位甚至由出納兼管會計檔案，不符合《會計基礎工作規范》要求和《會計檔案管理辦法》的規定。

（二）會計檔案管理制度不健全

我國1999年1月1日實施的《會計檔案管理辦法》第四條明文規定：各單位必須加強對會計檔案管理工作的領導，建立會計檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便查閱，嚴防毀損、散失和泄密。實際情況是小的企事業單位、私營企業沒有聯系實際建立簡單易行的會計檔案管理制度；有些企事業單位雖然訂了一些會計檔案管理制度，也僅作為應付各種財務檢查的擺設，檢查一過便束之高閣形同虛設。

（三）會計檔案整理不規范

會計檔案整理的不規范主要表現為：

1.會計檔案整理是有規定和要求的，要求會計憑證要素完整，粘貼和裝訂整齊、牢固，附件和制單、記賬、會計主管的簽章手續齊備，歸檔立卷、編號要規范。因此最好由憑證制單人或記賬的專業會計來做，而有些單位比較輕視整理工作，沒有專人負責，哪個有空哪個人整理。

2.現在企事業單位普遍采用計算機進行會計核算，許多企事業單位的會計人員，僅僅將電算化看成自動運算記賬的工具，缺乏對會計電算化檔案管理的重視。會計電算化檔案管理局限在保存打印出的紙質會計檔案，人員能力要提高。

（四）會計檔案管理的硬件設施設備不完善

現階段單位的財務部門的安保普遍得到了加強，財務科防盜門窗、保險柜都比較到位。會計檔案保管的硬件設施卻很不完善，會計檔案用木箱或紙箱隨便放在財務室內的地上文件柜頂上，專門的檔案室很少。有的單位雖有專門的檔案室，但安全意識不強，沒有安裝防盜門窗，缺少防損毀的必要設施設備等。

（五）會計檔案保管期限和銷毀不規范

盡管《會計檔案管理辦法》第八、第九條規定了會計檔案保管期限，第十、第十一條規定了會計檔案進行銷毀的程序和特殊情況處理。但是，由于思想上缺少足夠的重視，客觀上缺少專人會計檔案管理，很多單位會計檔案都存在著超期保管的問題（永久保存的除外）。這個問題表面上看沒有大礙，實際上造成有限的保管設施資源浪費，不利于新會計檔案的保管利用。

二、如何改進會計檔案管理工作

（一）領導帶頭提高對會計檔案管理的重要性的認識

領導要帶頭認真學習《會計法》和《會計檔案管理辦法》，財會人員更要主動地學法守法，領會掌握會計檔案管理的規定和要求，在此基礎上認真履行職責做好會計檔案管理工作。領導要為會計檔案管理工作創造必要的條件，為其解決工作中存在的實際問題，配合有關部門加強對會計檔案管理工作的督查。

（二）加強會計檔案管理制度建設

企事業單位要聯系實際建立會計檔案的整理、立卷、歸檔、保管、移交、查閱和銷毀等管理制度，通過制度化建設，促進會計檔案管理工作的規范化。盡量做到會計檔案管理有專人負責，條件有限的單位要明確專人兼管，各項工作有章可依。有條件的單位可設專人加強對會計檔案管理工作的監督檢查。建立電算化會計檔案的歸檔制度，會計電算化系統開發和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應視同會計檔案保管。

（三）會計檔案的整理要規范化、程序化

要重視會計檔案的整理工作，這是會計檔案管理的關鍵性和基礎性工作。會計憑證要由制單人或記賬的專業會計來做，應按月整理，加具封面，封底裝訂成冊。記賬憑證、會計賬簿、會計報表及本年度的預算、計劃和財務文件的整理裝訂要參照《會計檔案管理辦法》的規定。要加強人員培訓，提高財會人員電算化的業務能力，逐步完善會計電算化的電子檔案的整理和保管工作。

（四）加強會計檔案管理硬件建設

企事業單位要重視會計檔案管理工作，加強硬件建設，購置必要的保管設施、設備，使會計檔案的保管達到《會計檔案管理辦法》規定的要求，確保會計檔案的妥善保管。

（五）明確規定會計檔案保管期限并按期及時整理銷毀過期檔案

企事業單位要按照《會計檔案管理辦法》的規定制訂會計檔案保存期限表，制訂會計檔案銷毀報批程序。及時對照會計檔案保存期限表，按照程序履行過期會計檔案的銷毀報批手續，及時處理過期檔案，提高會計檔案保管設備的利用效率。

會計檔案管理是財務管理的重要環節，加強會計檔案管理可以促進財務管理水平的提高。通過加強會計檔案整理、保管和查閱等工作，能夠為生產經營、社會管理、經濟體制改革提供更加優質的服務，促進經濟發展和社會文明進步。

參考文獻

[1]《中華人民共和國檔案法》.

[2]《中華人民共和國會計法》.

[3]《會計檔案管理辦法》.