信息化視野下的油田企業物資采購審計研究

張美榮 趙自強

[摘 要] 中原油田作為特大型國有企業，每年對外物資采購金額超過50億元，年簽訂采購合同上萬份，編制物料憑證幾十萬份，如何促使物資采購計劃、合同、招標、存儲等各環節實現成本節約、管理高效，審計部門責任重大。開展傳統的物資采購審計，受審計力量和審計手段限制，往往效果欠佳。當前油田AIS審計查證系統已成功上線，借助此系統的強大查閱功能，利用現代化的審計手段開展物資采購審計，必將有效地提高審計效率、降低審計成本、保證審計質量。

[關鍵詞] 信息化；物資；采購；審計

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 03. 009

[中圖分類號] F239.1 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）03- 0015- 02

中原油田作為特大型國有企業每年物資采購金額在50億元以上，而物資采購審計是對物資采購計劃、合同、招標、供貨商選擇、物資管理等全過程實施的監督和評價，按照傳統的審計方法開展物資采購及管理審計，面對每年上萬份采購合同，幾十萬份物料憑證，審計項目開展難度大、時間長、效果不明顯，從而不能充分發揮審計在物資采購方面的預警和防范經營風險的作用。當前，中原油田AIS審計查證系統的成功上線，為提高物資采購審計的成功開展創造了良好條件，本文就如何在ERP環境下搞好物資采購審計，從而提高審計效率、降低審計成本、提高審計質量進行探討。

1 依法審計

通過中國石化審計信息集成管理系統，學習掌握國家、集團公司有關物資采購管理方面的法律法規、文件制度，做到依法依規審計。

中國石化審計信息集成管理系統是中國石化自行開發的自動化辦公系統，該系統除對審計項目實施全程線上操作和質量控制外，同時也是審計人員學習培訓、信息交流的重要網上平臺，其法律法規庫和公司文件庫是審計人員獲取最新法律法規、公司文件的信息源。因此在開展物資審計項目前，審計組要通過集成管理系統深入學習掌握集團公司制定的《物資資源市場管理辦法》《物資采購渠道管理規定》《物資招標采購管理辦法》《合同管理辦法》《物資采購價格管理暫行規定》《物資供應質量管理規定》《重要設備材料監造管理辦法》等，針對招標和合同管理方面還要了解《合同法》《招標法》等有關國家法規，對于采購價格、質量、技術標準等方面還要了解油田的具體規定，在此基礎上編制審計方案，才能合理確定審計內容，把握重點，做到“有的放矢”。

2 抓住審計重點

通過了解物資供應部門內部控制制度健全及執行情況，確定審計重點。

（1）審查各職能崗位設置是否遵從內部牽制和不相容原則，ERP主數據維護人員權限設置是否符合中石化集團（股份）公司內控要求。重點關注：物資需求計劃是否真正由生產部門提出，由采購部門執行；物資采購是否與物資驗收實現崗位分離；物資的采購、存儲和領用與會計核算是否分離；付款與審核是否實現崗位分離；大數額采購業務審批人的審批金額是否與其審批權限相符合。

（2）物資采購管理部門內部是否實行計劃、采購、質檢、合同審核、申請付款等環節相互監督的分段管理模式。物資供應部門在ERP系統中設計計劃、采購等崗位的權限時，是否遵從內部牽制和不相容原則。

（3）關注物資計劃編制與審核時的主數據維護，通過穿行測試了解主數據維護人員是否按規定程序將審批后的物料主數據及時維護到ERP系統，并做到一物一碼。

（4）采購渠道的確定與控制是否符合中石化集團公司要求。目前中國石化建立了統一的供應商網絡。ERP供應商準入按規定審批后，物資部門是否通過供應商電子檔案管理系統申請、錄入、修改供應商主數據以及供應商產品目錄，是否啟用供應商產品目錄增強程序控制采購渠道。

（5）在ERP環境下采購訂單執行完成的當月，物資供應部門在ERP系統中針對價格、質量、供貨周期、服務供應商是否按規定執行進行動態量化考核，并及時上報考核結果，是否對考核結果不佳的供應商進行新的資質認定或取消入網資質。

3 利用信息化手段成功開展物資采購審計

3.1 了解ERP環境下物資計劃編制與審核是否符合中石化規定，并及時實施

（1）對于采油廠、鉆井公司等生產單位上報的物資計劃，經 ERP系統審批后要及時、準確、完整地錄入（或批量導入）ERP系統，對于因系統數據維護不及時，影響正常物資采購的要落實責任。對于超過需求日期3個月以上且未完成的采購計劃、未按規定核銷的，審計組要查明原因。

（2）通過物資采購計劃執行情況表，審查采購計劃執行情況。 根據公司代碼、物料、供應商、訂單日期等信息查詢物資采購計劃的執行情況，審查內容包括：物料編碼、物料名稱、采購訂單類型、計劃采購數量、訂單數量、實際收貨數量、訂單數量-收貨數量、計劃數量-收貨數量、計劃執行率等，以檢查配置采購是否按計劃完成；對于實際收貨數量遠大于訂單數量的業務要重點審計，對于計劃執行率很低的采購業務要查明原因，審查分析采購計劃上報是否與生產需要嚴重脫節。

3.2 審查批量物資采購招標情況

審查批量物資采購的招標情況是否符合股份公司和油田規定，審查物資供應部門是否根據集中招標結果，創建框架協議，并在ERP系統內創建采購訂單。

（1）審查大宗物資采購招標過程是否符合“公開選購、公平競爭、公正交易”的原則，審查在招標、開標、評標和定標過程中有無違反規定程序、私自與供貨商串通、泄露招標信息等情況。審查有關招標文書的內容是否完整、嚴密，有關條款規定是否得到切實遵守。采用公開招標方式的，審查對外發布的招標信息是否全面、準確，發布范圍是否具有廣泛性，參與招標的投標人是否合格；采用邀請招標的，審查接受邀請的投標單位是否具有良好信譽、資質和財務狀況，是否邀請3個以上投標人參加。

（2）審查電子商務和ERP系統內的采購訂單是否及時錄入。目前ERP上網采購物資通過接口下載詢比價信息和上傳采購訂單；非上網采購物資依據詢價單、框架協議創建采購訂單（獨家采購、寄售采購和委托加工采購除外），完善采購訂單條款后，按規定權限審批。電子商務和ERP系統內的同一采購訂單必須保持一致。

3.3 審查采購計劃完成情況

通過AIS采購訂單清單查詢審計程序和物資采購清單，檢查配置采購是否按計劃完成，并審查具體采購業務是否真實、完整，采購價格及額外損耗是否合理。

（1）通過線上系統提供的自動補庫采購訂單清單，與線下補充庫存的采購申請、運輸計劃相核對。

（2）通過線上取得的采購訂單清單，與線下的物資采購計劃、供應商清單、采購合同、招投標文件、詢比價記錄資料相核對。

（3）審查物資采購清單中顯示的物資名稱、數量、單價、金額、供應商、采購日期等信息，是否與事實相符，審查采購價格與中石化指導價、油田內部指導價相比是否明顯偏高，并審查落實原因。 （4）通過AIS線上查詢列出定損/超損清單以及財務處理情況 ，結合線下調查落實定額外損耗及成因。

3.4 對存貨收、發、存管理及核算業務進行審計

（1）對入庫存貨的審計。對于已入庫存貨，要審查入庫到貨清單、產品交付清單及剩余存貨的退料清單，以及倉儲部門的入庫驗收單，需要質檢部門檢驗的還要審查質檢證明；對于直接運抵生產現場的“直達料”，要審查相應的運輸記錄資料和生產單位的接收驗收簽字。

（2）通過存貨收發存報表審查物資領用、結存與報廢、盈虧及處理情況。通過查看存貨收、發、結存的數量、金額，及時掌握油田及各下屬單位存貨管理的整體情況，通過與實際庫存數核對，查看賬實是否相符；了解油田存貨報廢、盤盈盤虧、損益處理等特殊業務的發生情況，以便核實特殊業務的合理性、真實性，以及損益處理的及時性，檢查是否存在通過存貨人為調節利潤的現象。

（3）通過物資動態分析表，按1年以內、1～2年、2～3年、3年以上分段查詢物料的數量和金額，檢查被審計單位是否存在長期無動態物資形成潛虧的問題，通過穿透查詢相關的采購訂單、收貨憑證、物料憑證和會計憑證，掌握較為完整的物資動態管理信息。

3.5 應付款項審計

通過對應付款項實施審計，審查是否存在虛列費用或收入掛賬等問題。

對于因物資采購形成的應付款項，主要包括：應付賬款、應付內部單位款、應付票據、其他應付款、預付賬款等，通過總賬科目→供應商統馭明細賬→憑證的穿透查詢，能夠查詢到發生額、發生時間、余額及供應商名稱，集成業務產生的應付憑證可以查詢到采購訂單等原始憑證單據流；通過線下追查采購申請單、合同、入庫單、發票等原始資料，審查是否存在虛列費用或收入掛賬等問題，對大額應付款項的掛賬供應商應還應進行函證或實地查證。

利用信息化手段開展物資采購審計必將取得令人矚目的審計成果，必將有效促進油田物資精細化管理水平的提高和經營效益的提升。

主要參考文獻

[1]付代紅，張建.網絡環境下的審計創新[J].陜西審計，2003（2）.

[2]李子偉.試論電算化下加強會計控制的方法[J].經濟師，2002（8）.