不光聊天 QQ辦公也精彩

許玲玲

如果問起QQ是什么，可能很多朋友會(huì)想到它是一款用戶量最多的即時(shí)通信工具，但很少有人會(huì)想到，它同時(shí)是一款有助于高效辦公的利器。利用它，原先需要專門工具才能完成的遠(yuǎn)程PPT文檔演示、語音、視頻會(huì)議和文件瞬間快傳等工作，都可瀟灑搞定。

會(huì)議溝通，隨時(shí)隨地

出差在外，忽然想有起幾樁事需要向公司里幾個(gè)主要的部門負(fù)責(zé)人訓(xùn)話一番，難道非要屁顛屁顛地從遙遠(yuǎn)的城市趕回來？當(dāng)然不必！借助QQ提供的多人語音和視頻通話功能，BOSS完全可以坐在舒適的星級酒店中，面對筆記本或手機(jī)，輕松地完成對這些人員的集體“洗腦”。

由于多人語音和多人視頻的操作方法十分類似，這里僅以多人視頻為例。

登錄QQ（手機(jī)版和電腦版均可），在其主面板中單擊右下角的“應(yīng)用管理器”按鈕，打開同名界面。單擊“社交通訊類”項(xiàng)下的“多人視頻”按鈕，打開“邀請好友”對話框，在左側(cè)的聯(lián)系人列表中，單擊需要“洗腦”的負(fù)責(zé)人，將其添加到右側(cè)的“已選聯(lián)系人”列表中（最多可添加50人），單擊“確定”按鈕（如圖1）。

此時(shí)，BOSS的本本上會(huì)出現(xiàn)多人聊天窗口，而有幸被“邀請”的部門Leader的QQ中（既可以是電腦QQ，也可以是手機(jī)QQ），會(huì)彈出視頻邀請對話框，他們只要單擊“加入”按鈕（如圖2），即可加入到“受訓(xùn)”的大軍中來。

默認(rèn)情況下，QQ多人視頻支持同時(shí)顯示6個(gè)視頻畫面，其中主顯示只有一個(gè)，如果參加會(huì)議的人較多，BOSS可通過點(diǎn)擊右側(cè)視頻參與者列表中的好友名稱，隨時(shí)將主窗口切換到該好友的視頻中來，所以注意力一定要集中，要畢恭畢敬，否則一副懶散的樣子，一旦被BOSS看到，結(jié)果必定是“痛并不快樂的”。

PPT文檔，同步演示

使用PPT文檔來演示產(chǎn)品特性、公司的發(fā)展意向，是我們平時(shí)工作中最常使用的，同時(shí)也是最直觀的介紹方式。不過，有時(shí)需要向其演示的客戶或同事在外地，這時(shí)，我們該怎么辦？將文檔通過QQ和郵件等方式發(fā)給他，讓他獨(dú)自查看？當(dāng)然不必，實(shí)際上最新版本的QQ已提供了遠(yuǎn)程PPT文檔同步演示功能，利用它，不管“被”演示的對象身處多遠(yuǎn)，只要能上QQ，我們就能讓其身臨其境，即時(shí)查看文檔中的內(nèi)容。

第一步：打開分享對象的聊天窗口，單擊“屏幕分享”按鈕（受到邀請的好友的QQ中此時(shí)會(huì)出現(xiàn)一個(gè)提示，他只要單擊“立即加入”按鈕，即可加入到分享行列中來），打開同名界面，在左側(cè)，我們可看到QQ提供了兩種分享方式：分享窗口和分享區(qū)域（如圖3），其中前者可分享指定的文檔的全部，而后者則可分享文檔中指定的部分，我們可根據(jù)自己的需要進(jìn)行選擇。此處我們將以“分享區(qū)域”為例進(jìn)行演示。

第二步：打開要分享的PPT文檔，在如圖3所示界面中單擊“分享區(qū)域”按鈕，拖拽鼠標(biāo)劃選要分享的區(qū)域，該區(qū)域處于被選中狀態(tài)，點(diǎn)擊下方的“開始實(shí)時(shí)分享”按鈕，相應(yīng)文檔的內(nèi)容即會(huì)顯示在好友的聊天窗口中（如圖4）。其間我們對該區(qū)域所做的所有操作，比如鼠標(biāo)選定相應(yīng)的文字或添加標(biāo)注等，也會(huì)如現(xiàn)場演示一樣，在好友的聊天窗口中有同樣的反應(yīng)。分享完畢，別忘了在PPT所選區(qū)域的下方單擊“退出分享”按鈕退出分享。

重要文件，即時(shí)互傳

這里的互傳包括兩個(gè)方面，一是在沒有數(shù)據(jù)線的情況下，讓文件在電腦和手機(jī)中互傳；二是文件在手機(jī)中，想將其快速傳遞到同事手機(jī)中。顯然，這當(dāng)中無論哪一種需求，通常實(shí)現(xiàn)起來都會(huì)比較麻煩，但如果借助QQ，情況就大不同了。

實(shí)例1：在PC、手機(jī)中互傳文件

以將PC中的文件上傳到手機(jī)中為例。

在PC和手機(jī)中同時(shí)登錄QQ，然后在PC端的QQ聯(lián)系人列表中，單擊展開“我的設(shè)備”項(xiàng)，在其下，我們會(huì)看到當(dāng)前登錄的手機(jī)設(shè)備，右擊它，在出現(xiàn)的右鍵菜單中選擇“打開發(fā)送窗口”，打開相應(yīng)的界面，單擊左下角的“選擇文件發(fā)送”按鈕（如圖5）。

在出現(xiàn)的“打開”對話框中，選擇好要發(fā)送的文件，單擊“打開”按鈕，該文件即可發(fā)送到手機(jī)中。

在手機(jī)中查看接收文件的方法為：在手機(jī)端QQ消息列表中，單擊“我的電腦”項(xiàng)，接收的文件即會(huì)顯示在相應(yīng)的頁面中（如圖6），接下來，用我們通常熟悉的方法，單擊文件，然后在出現(xiàn)的界面中選擇相應(yīng)的方式將其打開，或選擇“存到微云”項(xiàng)，將保存到QQ微云中即可。

實(shí)例2：零流量實(shí)現(xiàn)文件秒傳

和傳統(tǒng)的通過將文件拖曳到好友名稱上實(shí)現(xiàn)文件傳遞不同，手機(jī)QQ新版本中提供的“面對面快傳”功能，僅限于同一WiFi環(huán)境下的好友之間傳遞文件，同時(shí)，由于它是基于WiFi的，所以傳遞速度極快，而且不消耗流量。

登錄手機(jī)QQ后手指右滑，打開左側(cè)工具欄，選擇“我的文件”項(xiàng)，在出現(xiàn)的界面中，依次選擇“面對面快傳”和“發(fā)文件”項(xiàng)（如圖7），然后在接下來的界面中，選擇好接收方所用的設(shè)備類型（如：安卓、iPhone），同時(shí)讓接收方登錄QQ并進(jìn)入如圖7所示的界面，選擇“收文件項(xiàng)”，最后按照提示，選擇文件并發(fā)送即可。