運用Excel管理固定資產卡片賬

許長榮

[摘 要] 固定資產卡片是按固定資產項目開設，用以進行固定資產明細核算的賬簿，是加強固定資產管理的重要措施。對于小微企業而言，以Excel為平臺進行固定資產卡片賬管理經濟有效，本文闡述了運用Excel進行固定資產卡片賬管理的方法。

[關鍵詞] Excel；固定資產卡片賬；公式設置

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 22. 021

[中圖分類號] F232 [文獻標識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）22- 0035- 02

1 問題的提出

固定資產卡片賬是企業為了加強對固定資產的管理，更加詳細地了解某方面的信息而設置的一種輔助賬簿，它不屬于會計核算中的賬簿系統，沒有固定的格式，沒有固定的賬頁，企業可根據實際需要自行設計，盡量詳細，以全面反映某方面的信息。對于固定資產卡片賬而言，一般包含固定資產名稱、編號、類型、原值、使用年限、起用日期、折舊方法、已折舊期限、當期折舊額、累計折舊額等信息。隨著科學技術進步，計算機廣泛應用，現在很多單位再不用手工做賬，而是運用計算機進行電子卡片賬管理。對于小微企業而言，由于固定資產數量不多，考慮到成本問題也未必有功能全面的財務管理系統，以Excel為平臺進行固定資產卡片賬管理不失為一種經濟有效的方法。下面本文以一臺使用期限為5年的電子設備線路板制版機為例說明固定資產卡片賬的構建。

2 固定資產卡片結構

Excel下的固定資產電子卡片包含兩個基本部分，如圖1所示，①基礎資料部分，在此輸入與固定資產有關的基本信息；②計算數據部分，此部分是根據固定資產的基礎資料計算出來的相關數據，供經營決策參考。在基礎資料部分，對于左邊的諸如固定資產卡片編號、固定資產編號、固定資產名稱、固定資產型號、原值、殘值率、預計使用年限、固定資產啟用日期等項目直接輸入數據即可。對于右邊的諸如“固定資產性質”“固定資產類別”“增加方式”“使用部門”“使用狀況”“折舊費用入賬科目”“折舊方法”等關鍵信息，為了保證其統一規范不宜直接輸入，而應由系統提供下拉式列表框選擇輸入。以“固定資產性質”為例，在E3單元格進行數據有效性設置，具體方法為：點擊菜單“數據”/“有效性”/“設置”，有效性條件設置為允許“序列”，數據來源設置為“生產經營用，非生產經營用”，見如圖2所示。

一般說來，固定資產類別的序列值可以設置為“電子類、機械類、交通運輸類、房屋類”等；增加方式的序列值可以設置為“外購、投資投入、捐贈、在建工程轉入”等；使用部門的序列值根據企業的具體情況設置為“一車間、二車間、管理部門、銷售部門”等；使用狀況的序列值可以設置為“在用、季節性停用、大修停用”等；折舊費用入賬科目的序列值可設置為“制造費用、管理費用、銷售費用”等；折舊方法的序列值可設置為“平均法、年數總和法、雙倍余額遞減法”等，如果出現了原來未設定的新序列值可以在使用過程中隨時增加。

根據《企業會計制度》的規定，固定資產計提折舊方法可以在平均年限法、工作量法、雙倍余額遞減法、年數總和法中選擇。但按照稅法規定，企業固定資產折舊一般應采取平均年限法，采用加速折舊法的需當地主管稅務機關核準，企業不能自行決定。目前絕大部分企業還是采用直線法（平均法）計提固定資產折舊，所以本文所闡述的固定資產卡片賬以平均法計提折舊，即符合絕大多數企業的實際情況，數據計算也相對簡化。

3 固定資產卡片賬計算公式設置

固定資產卡片賬計算公式設置是電子卡片賬的關鍵，它實現固定資產卡片賬“基礎資料”和“計算數據”兩個部分的動態關聯，即表頭的當前日期的年份、月份變動后，數據欄的6項數據會自動更新。

經過上述步驟，固定資產卡片賬管理模版構建完成，不同的固定資產只要在基礎資料中變更一些資料即可。每當打開文件時，當前日期自動更新為系統日期，系統日期的月份發生變化時，已提折舊月數、尚需計提折舊月數、本期折舊額、至本期累計折舊額、本期末固定資產凈值等項目的數值也隨著更新。固定資產卡片能為固定資產管理提供各種數據，比如當期的折舊額，提前報廢時應注銷的累計折舊額等。

此外，在基礎資料與公式全部設置完畢后，為了防止用戶不小心誤刪除或者改動表格的某個部分，增強表格的安全性，可以對整個表格進行保護，具體做法是：選中區域A2：E12，點擊菜單“工具”/“保護”/“保護工作表”，調出保護工作表對話框，如圖3所示，單擊確定按鈕就可以把工作表保護起來。設計者還可以設置保護密碼，但設置密碼后解除工作表保護也需要相應的密碼。

主要參考文獻

[1]丁昌平.Excel財務應用教程[M].北京：人民郵電出版社，2011.

[2]黃新榮.Excel在財務中的應用[M].北京：人民郵電出版社，2011.